Un conto "For Benefit Of" (FBO) è un tipo di conto finanziario che consente a un'azienda o organizzazione di gestire fondi per conto di un'altra entità o di un altro individuo.

Nell'elaborazione dei pagamenti, i conti FBO sono conti bancari che gli elaboratori di pagamento utilizzano per gestire denaro che non appartiene loro. Quando vengono effettuati i pagamenti, il denaro viene raccolto in un conto FBO per tenerlo separato dal denaro dell’elaboratore del pagamento, quindi viene pagato al venditore dopo aver eseguito i controlli necessari.

Di seguito ti spiegheremo nel dettaglio come funzionano i conti FBO, quali sono i loro principali utilizzi e come configurarne uno per ottimizzare le operazioni della tua azienda.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come funzionano i conti FBO?
  
• Differenze tra i conti FBO e i conti bancari tradizionali
  
• Usi comuni dei conti FBO nelle transazioni finanziarie
  
• Creazione di un conto FBO: Una guida passo passo
  
• Conformità normativa per i conti FBO
  

Come funzionano i conti FBO?

I conti FBO sono un tipo di conto bancario in cui il gestore del conto non è il beneficiario dei fondi. Ecco come funziona.

• Configurazione del conto: Un'azienda, come un elaboratore di buste paga o una piattaforma di investimento, crea un conto FBO presso una banca. Durante questa procedura, l'azienda specifica a chi è destinato il denaro sul conto (ad esempio, il beneficiario).

• Convenzioni di denominazione: Il conto è intestato ad altri, il che significa che i fondi sono destinati a loro e non all'azienda che lo gestisce. In questo modo è possibile chiarire la proprietà e lo scopo dei fondi.

• Depositi: I fondi possono essere depositati sul conto FBO dall'azienda che lo gestisce, dai beneficiari o da altre parti che hanno motivo di trasferire denaro a tali beneficiari.

• Conservazione dei registri: Ogni deposito viene registrato con cura per attribuire i fondi ai conti dei beneficiari appropriati all'interno della struttura dell'FBO.

• Controllo operativo: L'azienda controlla il conto ed è responsabile della gestione dei fondi in base alle esigenze dei beneficiari. Ciò include la gestione di pagamenti e trasferimenti e, talvolta, l'effettuazione di investimenti.

• Conformità normativa: Tutte le transazioni devono rispettare specifici standard legali che tutelano il patrimonio del beneficiario e impongono una gestione responsabile.

• Proprietà legale: Sebbene sia l'azienda a gestire i fondi, i beneficiari mantengono la proprietà legale.

• Accesso dei beneficiari: In genere, i beneficiari non hanno accesso diretto alla gestione del conto. La loro interazione con i fondi è regolata dalle condizioni stabilite dall'impresa incaricata, che agisce in qualità di fiduciaria.

• Estratti conto: L'azienda deve fornire ai beneficiari estratti conto dettagliati e regolari che mostrino tutte le attività, inclusi depositi, prelievi ed eventuali guadagni o spese. Tali estratti conto possono essere sottoposti ad audit per verificare che l'azienda gestisca i fondi in modo appropriato.

Differenze tra i conti FBO e i conti bancari tradizionali

I conti FBO si distinguono dai conti bancari tradizionali in diversi modi.

Conti FBO

• Finalità e utilizzo: I conti FBO sono concepiti per detenere e gestire fondi per conto dei beneficiari. Sono generalmente utilizzati dalle aziende che gestiscono fondi per conto di più parti, come società di buste paga, consulenti finanziari o piattaforme online.

• Proprietà dei fondi: In un conto FBO, i fondi sono legalmente di proprietà dei beneficiari, non del titolare del conto (l'azienda che gestisce il conto). Gli intestatari dei conti agiscono come fiduciari, il che significa che hanno la responsabilità legale di gestire i fondi nel migliore interesse dei beneficiari.

• Accesso ai fondi: In genere i beneficiari non hanno accesso diretto al conto FBO. Invece, si affidano al fiduciario per gestire ed erogare i fondi secondo i termini concordati o i requisiti normativi.

• Conformità normativa: I conti FBO sono fortemente regolamentati per garantire che il fiduciario gestisca in modo appropriato i fondi. Esistono regole rigorose sulla segregazione dei fondi, sulla rendicontazione e sulla conformità per proteggere gli interessi dei beneficiari.

• Configurazione del conto: Per la creazione di un conto FBO è necessario specificare i beneficiari e la natura del rapporto fiduciario. I conti devono essere identificati in modo inequivocabile, specificando che i fondi in essi contenuti sono detenuti a beneficio di soggetti terzi.

• Trasparenza e rendicontazione: I conti FBO devono essere gestiti con un elevato livello di trasparenza. Il fiduciario deve riferire regolarmente ai beneficiari sullo stato dei fondi, compresi i bilanci finanziari dettagliati.

Conti bancari tradizionali

• Finalità e utilizzo: I conti bancari tradizionali sono generalmente utilizzati da persone fisiche o aziende per gestire i propri fondi. Questi conti sono destinati a soddisfare esigenze personali o aziendali, sia per la gestione del risparmio che per le transazioni quotidiane.

• Proprietà dei fondi: I fondi di un conto tradizionale sono di proprietà del titolare del conto. Che si tratti di un conto personale o business, il proprietario ha il pieno controllo e la titolarità legale del denaro presente sul conto.

• Accesso ai fondi: Il titolare del conto ha accesso diretto ai fondi e può depositare, prelevare e gestire il denaro come meglio crede, in base ai termini del conto e alle normative bancarie.

• Conformità normativa: I requisiti di conformità per i conti personali e per la maggior parte dei conti business sono generalmente meno rigorosi rispetto ai conti FBO. L'attenzione si concentra maggiormente sulla sicurezza dei fondi e meno sui doveri di gestione del titolare del conto.

• Configurazione del conto: Aprire un conto bancario tradizionale è semplice. Se il conto è per uso aziendale, il titolare deve fornire un documento di identità ed eventualmente documentazione aggiuntiva.

• Trasparenza e rendicontazione: I conti bancari tradizionali riportano estratti conto bancari regolari, ma i requisiti di segnalazione sono meno rigorosi rispetto ai conti FBO, se non diversamente specificato dal tipo di conto o richiesto dal titolare del conto.

Usi comuni dei conti FBO nelle transazioni finanziarie

I conti FBO sono utilizzati in diversi settori per una serie di motivi. Vediamo insieme come si usano di solito.

Deposito a garanzia e pagamenti

• Beni immobili: I conti FBO vengono utilizzati nelle transazioni immobiliari per detenere depositi cauzionali e gestire i pagamenti degli affitti, raccogliendoli dagli inquilini ed erogandoli ai proprietari di immobili. I conti FBO offrono la possibilità di gestire i pagamenti delle tasse immobiliari, trattenendo i fondi necessari fino alla scadenza ed effettuando i pagamenti per conto del proprietario dell'immobile.

• E-commerce e marketplace: I conti FBO trattengono i pagamenti degli acquirenti nei marketplace fino a quando non confermano la ricezione di beni o servizi. Questo protegge gli acquirenti dai venditori fraudolenti e garantisce che vengano pagati dopo aver adempiuto ai propri obblighi. Questi conti gestiscono anche rimborsi e contestazioni.

• Piattaforme di crowdfunding: Le piattaforme di crowdfunding utilizzano conti FBO per raccogliere fondi dai sostenitori e trattenerli in deposito fino a quando un progetto non raggiunge i suoi obiettivi di finanziamento o traguardi. Ciò garantisce che i fondi dei sostenitori vengano utilizzati come previsto e rilasciati solo quando il progetto procede come previsto.

Gestione degli investimenti e del patrimonio

• Trust e proprietà: I conti FBO vengono utilizzati per gestire i beni detenuti in trust e proprietà. Forniscono un quadro strutturato per la detenzione e la gestione dei fondi e garantiscono una corretta distribuzione ai beneficiari in base al trust o alle disposizioni. Facilitano inoltre la conformità fiscale e la rendicontazione e semplificano la gestione finanziaria per fiduciari ed esecutori.

• Fondi d'investimento: I fondi d’investimento, come i fondi comuni di investimento o gli hedge fund, utilizzano i conti FBO per raggruppare gli investimenti di più investitori. Questa struttura centralizzata consente agli investitori di partecipare a portafogli diversificati.

• Conti di custodia: I conti di custodia, come quelli utilizzati per i minori o le persone con capacità limitate, utilizzano i conti FBO per detenere e gestire i beni per conto del beneficiario. In questo modo si salvaguardano i fondi e si facilitano le transazioni, garantendo al contempo trasparenza e responsabilità al titolare o al tutore del conto.

Fintech e banche

• Elaboratori di pagamento: Gli elaboratori di pagamento utilizzano conti FBO per gestire le transazioni tra aziende e clienti. Questi conti trattengono temporaneamente i fondi durante l'elaborazione e la verifica delle transazioni.

• Neobanche e portafogli elettronici: le neobanche e i portafogli elettronici utilizzano i conti FBO per gestire i fondi degli utenti. Consentono servizi finanziari come pagamenti, trasferimenti e risparmi mantenendo la separazione tra proprietà e controllo.

• Piattaforme di prestito: Le piattaforme di prestito utilizzano conti FBO per riscuotere ed erogare i fondi relativi ai prestiti. Trattengono i rimborsi dei mutuatari, erogano fondi ai prestatori e gestiscono i pagamenti degli interessi.

Altre applicazioni

• Gioco d'azzardo: Le piattaforme di gioco d'azzardo online utilizzano conti FBO per gestire i depositi, le vincite e i pagamenti dei giocatori. Questi conti salvaguardano i fondi dei giocatori e forniscono un ambiente sicuro per le attività di gioco online.

• Organizzazioni non profit: Le organizzazioni non profit utilizzano i conti FBO per raccogliere e gestire le donazioni. Ciò garantisce che i fondi siano utilizzati per gli scopi di beneficenza previsti e fornisce trasparenza ai donatori su come vengono utilizzati i loro contributi.

• Servizi legali e professionali: Gli studi legali e altri fornitori di servizi professionali utilizzano i conti FBO per trattenere i fondi dei clienti in modo fiduciario. In questo modo si mantiene una netta separazione tra i fondi dei clienti e le finanze dell'azienda.

Creazione di un conto FBO: Una guida passo passo

Poiché i fondi dei conti FBO non sono legalmente di proprietà del titolare del conto, è necessario un processo più accurato per la configurazione. Ecco come funziona in genere.

Scegli un istituto finanziario

Confronta le offerte di diverse banche e istituti finanziari. Concentrati su coloro che hanno esperienza nel tuo settore o nel tuo tipo di business. Valuta le commissioni del conto, i costi delle transazioni, i requisiti di saldo minimo e i servizi disponibili come l'online banking e la gestione dedicata del conto. Scegli un istituto con una solida reputazione in termini di sicurezza, conformità e servizio clienti.

Raccogli le informazioni richieste

Per configurare il conto dovrai fornire le seguenti informazioni:

• La ragione sociale completa e l'indirizzo della tua attività

• Numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) o numero di previdenza sociale (SSN)

• I beneficiari effettivi della tua attività, insieme ai loro documenti di identità e alla percentuale di proprietà

• Copie dell'atto costitutivo, dell'accordo di partnership o di altri documenti pertinenti che compromettono la tua entità commerciale

• I nomi completi, gli indirizzi, le date di nascita e i numeri di previdenza sociale di ogni singolo beneficiario

• La ragione sociale, l'indirizzo, il codice fiscale e i documenti per la costituzione dell'azienda per ogni beneficiario dell'azienda

• Una spiegazione completa di come verrà utilizzato il conto, inclusi i tipi di transazioni per cui verrà utilizzato e il ruolo di ciascun beneficiario

Avrai anche bisogno della seguente documentazione:

• Copie di licenze o permessi specifici del settore

• Eventuali contratti o accordi con i beneficiari che delineano i termini dell'accordo FBO

• Documentazione di verifica dell'identità dell'azienda e della conformità ai regolamenti antiriciclaggio (AML) e di adeguata verifica della clientela (KYC)

Completa la richiesta di registrazione

Richiedi il modulo di richiesta del conto FBO all'istituto prescelto. Questo potrebbe essere disponibile online o cartaceo. Compila attentamente il modulo di richiesta e verifica la presenza di eventuali errori o omissioni. Ottieni le firme necessarie dai rappresentanti autorizzati della tua azienda.

Leggi e firma il contratto

Leggi con attenzione il contratto del conto, comprendendo tutti i termini, le commissioni e le limitazioni. Presta particolare attenzione a:

• Chi ha la proprietà legale dei fondi e chi ha il controllo sulle transazioni

• Le responsabilità e gli oneri sia del titolare del conto che dei beneficiari

• Le procedure per la risoluzione di eventuali controversie o disaccordi

In caso di domande o dubbi, chiedi consiglio a un professionista legale qualificato prima di firmare. Firma l'accordo elettronicamente o di persona, come richiesto dall'istituto.

Invia fondi al conto

Effettua il deposito iniziale sul conto dell'FBO, soddisfacendo tutti i requisiti di deposito minimo. Stabilisci procedure per il finanziamento continuo del conto, tramite depositi diretti, trasferimenti o altri metodi.

Stabilisci procedure di gestione del conto

Definisci chiaramente chi, all'interno della tua organizzazione, ha l'autorità di accedere e gestire il conto FBO. Implementa controlli interni per prevenire l'accesso non autorizzato, le frodi o l'uso improprio dei fondi. Ciò potrebbe includere la separazione dei compiti, la doppia autorizzazione per le transazioni e riconciliazioni regolari dei conti. Stabilisci canali di comunicazione coerenti con i beneficiari per aggiornamenti regolari sull'attività del conto e sui saldi.

Mantieni la trasparenza e la rendicontazione

Fornisci ai beneficiari estratti conto periodici che dettaglino l'attività del conto, compresi depositi, prelievi ed eventuali commissioni o interessi maturati. Se disponibile, offri ai beneficiari un accesso online sicuro per visualizzare i saldi dei conti e la cronologia delle transazioni. Rispondi prontamente a qualsiasi domanda o richiesta di informazioni da parte dei beneficiari.

Conformità alle normative

Comprendi e rispetta tutte le normative specifiche del tuo settore che regolano l'uso dei conti FBO. Ciò potrebbe comportare ulteriori obblighi di segnalazione o restrizioni per determinati tipi di transazioni. Implementa procedure AML e KYC per verificare l'identità dei beneficiari, monitorare le attività sospette e salvaguardare le informazioni personali e finanziarie dei beneficiari in conformità con le leggi applicabili sulla privacy dei dati.

Conformità normativa per i conti FBO

La conformità normativa è una parte importante della gestione dei conti FBO. I requisiti specifici possono variare a seconda del settore, dell'ubicazione e delle finalità del conto, ma in genere includono quanto segue:

• Antiriciclaggio (AML) e adeguata verifica della clientela (KYC): I titolari di conti FBO sono in genere tenuti a disporre di procedure AML e KYC complete per prevenire il riciclaggio di denaro, il finanziamento del terrorismo e altre attività illecite. Ciò comporta la verifica dell'identità dei beneficiari, il monitoraggio delle transazioni per attività sospette e la segnalazione di eventuali preoccupazioni alle autorità competenti.

• Protezione dei dati: I titolari di conti FBO devono salvaguardare le informazioni personali e finanziarie dei beneficiari in conformità con le leggi sulla privacy dei dati, come il Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) negli Stati Uniti o il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) nell'UE. Ciò comporta l'attuazione di misure di sicurezza adeguate, l'ottenimento del consenso per la raccolta e l'utilizzo dei dati e la fornitura ai beneficiari dell'accesso alle loro informazioni.

• Normative specifiche del settore: Alcuni settori, come quello immobiliare, della gestione degli investimenti e dei servizi legali, hanno regolamenti specifici che regolano l'uso dei conti FBO. Gli intestatari del conto devono conoscere e rispettare queste normative, che potrebbero comportare ulteriori obblighi di segnalazione, restrizioni su determinate transazioni o obblighi fiduciari specifici.

• Regolamentazione dei titoli: I conti FBO che detengono titoli o altri asset di investimento possono essere soggetti a normative sui titoli, come quelle applicate dalla Securities and Exchange Commission (SEC) negli Stati Uniti. Gli intestatari del conto sono tenuti a rispettare determinate normative, che prevedono specifici obblighi di registrazione, informativa e reportistica.

• Conformità fiscale: I conti FBO possono avere implicazioni fiscali sia per il titolare del conto che per i beneficiari. Gli intestatari del conto devono dichiarare e trattenere le imposte in modo appropriato.

• Doveri fiduciari: I titolari di conti FBO hanno il dovere fiduciario di agire nel migliore interesse dei beneficiari. Devono gestire i fondi con prudenza, evitare conflitti di interesse e fornire una rendicontazione trasparente e accurata.