Uma conta "Para Benefício De" (FBO) é um tipo de conta financeira que permite a uma empresa ou organização gerenciar fundos em nome de outra entidade ou indivíduo.

No processamento de pagamentos, contas FBO são contas bancárias que os processadores de pagamentos usam para gerenciar fundos que não lhes pertencem. Quando os pagamentos são feitos, o dinheiro é reunido em uma conta FBO para mantê-lo separado do próprio dinheiro do processador de pagamentos e, em seguida, é pago ao vendedor após as verificações necessárias.

Explicamos aqui como funcionam as contas FBO, como são usadas e como configurar uma em sua empresa.

Neste artigo:

• Como funcionam as contas FBO?
  
• Diferenças entre contas FBO e contas bancárias tradicionais
  
• Usos comuns de contas FBO em transações financeiras
  
• Configuração de uma conta FBO, passo a passo
  
• Conformidade regulatória para contas FBO
  

Como funcionam as contas FBO?

As contas FBO são um tipo de conta bancária em que o gestor da conta não é beneficiário dos fundos. Veja como funciona.

• Configuração da conta: uma empresa, como um processador de folha de pagamento ou uma plataforma de investimentos, cria uma conta FBO no banco. Nesse processo, a empresa especifica de quem é o dinheiro na conta (ou seja, o beneficiário).

• Convenções de nomenclatura: o título da conta indica que os fundos são mantidos em nome de terceiros, não da empresa que gerencia a conta. Isso ajuda a esclarecer a propriedade e a finalidade dos fundos.

• Depósitos: os fundos podem ser depositados na conta FBO pela empresa que a gere, pelos beneficiários ou por outras partes que tenham motivo para transferir dinheiro para esses beneficiários.

• Registros: cada depósito é cuidadosamente registrado para atribuir fundos às contas beneficiárias apropriadas dentro da estrutura do FBO.

• Controle operacional: a empresa controla a conta e é responsável por gerenciar os fundos de acordo com as necessidades dos beneficiários. Ela pode fazer pagamentos e transferências e, às vezes, investimentos.

• Conformidade regulatória: todas as transações devem obedecer a normas legais específicas que protejam os ativos do beneficiário e exijam uma gestão responsável.

• Propriedade legal: embora a empresa gerencie os fundos, os beneficiários mantêm a propriedade legal.

• Acesso do beneficiário: geralmente, os beneficiários não têm acesso direto para gerenciar a conta. A interação com os fundos é regida pelos termos estabelecidos pela empresa responsável, que atua como fiduciária.

• Extratos da conta: a empresa deve fornecer extratos de conta detalhados e regulares aos beneficiários, mostrando todas as atividades, como depósitos, saques e quaisquer ganhos ou despesas. Esses extratos podem ser enviados a auditorias para verificar se a empresa está gerenciando os fundos adequadamente.

Diferenças entre contas FBO e contas bancárias tradicionais

As contas FBO são distintas das contas bancárias tradicionais em vários aspectos.

Contas FBO

• Finalidade e uso: contas FBO são feitas para guardar e gerenciar fundos em nome dos beneficiários. Elas costumam ser usadas por empresas que gerenciam fundos para várias partes, como empresas de folha de pagamento, consultores financeiros ou plataformas online.

• Propriedade dos fundos: na conta FBO, os fundos são de propriedade legal dos beneficiários, não do titular da conta (a empresa gestora). Os titulares de contas atuam como fiduciários, ou seja, têm a responsabilidade legal de administrar os fundos no melhor interesse dos beneficiários.

• Acesso aos fundos: os beneficiários geralmente não têm acesso direto à conta FBO. É preciso que o fiduciário gerencie e desembolse os fundos nos termos acordados ou conforme a legislação.

• Conformidade regulatória: contas FBO são fortemente regulamentadas para garantir que o fiduciário gerencie adequadamente os fundos. Há regras rígidas sobre segregação de fundos, relatórios e conformidade para proteger os interesses dos beneficiários.

• Configuração da conta: a criação de uma conta FBO requer especificar os beneficiários e a natureza da relação fiduciária. Essas contas devem ser claramente rotuladas para mostrar que os fundos são guardados em nome de terceiros.

• Transparência e prestação de contas: as contas FBO devem ser gerenciadas com um alto nível de transparência. O fiduciário deve informar regularmente aos beneficiários sobre o status dos fundos, com demonstrações financeiras detalhadas.

Contas bancárias tradicionais

• Finalidade e uso: as contas bancárias normais são usadas por pessoas físicas ou jurídicas para gerenciar seus próprios fundos. Estas contas são usadas em operações pessoais ou comerciais, poupança ou transações diárias.

• Propriedade dos fundos: os fundos de uma conta tradicional são de propriedade do titular da conta. Se a conta de pessoa física ou jurídica, o proprietário tem controle total e titularidade legal sobre o dinheiro na conta.

• Acesso aos fundos: o titular da conta tem acesso direto aos fundos e pode depositar, sacar e gerenciar dinheiro como achar melhor, sujeito aos termos da conta e dos regulamentos bancários.

• Conformidade regulatória: a conformidade para contas de pessoa física e jurídica geralmente é menos rigorosa do que nas contas FBO. O foco está mais na segurança dos fundos e menos nas funções de gestão do titular da conta.

• Configuração da conta: configurar uma conta bancária tradicional é simples. O titular deve fornecer identificação e, possivelmente, documentação adicional se a conta for para uso comercial.

• Transparência e prestação de contas: as contas bancárias tradicionais fornecem extratos bancários regulares, mas os requisitos de relatórios são menos rigorosos do que para FBOs, a menos que especificado de outra forma pelo tipo de conta ou solicitado pelo titular da conta.

Usos comuns de contas FBO em transações financeiras

As contas FBO são usadas em vários setores para diversos fins. Descrevemos aqui os mais comuns.

Caução e pagamentos

• Imóveis: contas FBO são usadas em transações imobiliárias para manter depósitos em dinheiro e gerenciar pagamentos de aluguel, coletando-os dos inquilinos e repassando-os aos proprietários. Contas FBO também podem receber com pagamentos de impostos territoriais, guardando os fundos até o vencimento e fazendo pagamentos em nome do proprietário.

• E-commerce e marketplaces: contas FBO recebem os pagamentos de compradores em marketplaces online até que o recebimento das mercadorias ou serviços seja confirmado. Isso protege os compradores contra fraudes dos vendedores e garante que os vendedores sejam pagos após o cumprimento de suas obrigações. Essas contas também processam reembolsos e contestações.

• Plataformas de crowdfunding: essas plataformas usam contas FBO para coletar fundos de patrocinadores e mantê-los como caução até que um projeto atinja suas metas ou marcos de financiamento. Assim, os fundos dos apoiadores são usados como pretendido e liberados somente quando o projeto avançar conforme o planejado.

Gestão de investimentos e patrimônio

• Fundos fiduciários e patrimoniais: contas FBO são usadas para gerenciar ativos mantidos em fundos fiduciários e espólios. Elas estruturam a manutenção e gestão dos fundos e asseguram uma distribuição adequada aos beneficiários de acordo com o fundo fiduciário ou o testamento. Eles também facilitam a conformidade fiscal e os relatórios, além de simplificar a gestão financeira para administradores fiduciários e executores.

• Fundos de investimento: fundos de investimento, como fundos mútuos ou de hedge, usam contas FBO para reunir investimentos de vários investidores. Essa centralização permite que os investidores participem de carteiras diversificadas.

• Contas de custódia: as contas de custódia, como as usadas para menores ou indivíduos com capacidade limitada, usam contas FBO para manter e gerenciar ativos em nome do beneficiário. Isso protege fundos e facilita transações, proporcionando transparência e responsabilidade ao proprietário ou responsável pela conta.

Fintechs e serviços bancários

• Processadores de pagamentos: os processadores de pagamentos usam contas FBO para gerenciar transações entre empresas e clientes. Essas contas retêm fundos temporariamente, enquanto as transações são processadas e verificadas.

• Neobancos e carteiras digitais: neobancos e carteiras digitais usam contas FBO para gerenciar fundos de usuários. Elas gerenciam serviços financeiros como pagamentos, transferências e poupanças, mantendo a separação entre propriedade e controle.

• Plataformas de empréstimos: plataformas de empréstimos usam contas FBO para coletar e desembolsar fundos de empréstimos. Elas guardam os pagamentos de mutuários, desembolsam fundos para credores e gerenciam pagamentos de juros.

Outras aplicações

• Jogos e apostas: as plataformas de jogos e apostas online usam contas FBO para gerenciar depósitos, ganhos e repasses de jogadores. Essas contas protegem os fundos dos jogadores e fornecem um ambiente seguro para atividades de jogos online.

• Organizações sem fins lucrativos: organizações sem fins lucrativos usam contas FBO para coletar e gerenciar doações. Isso garante que os fundos sejam usados para os fins de caridade a que se destinam e fornece transparência aos doadores sobre como suas contribuições são usadas.

• Serviços jurídicos e profissionais: escritórios de advocacia e outros serviços profissionais usam contas FBO para guardar fundos de clientes administrados pelo prestador. Assim, mantém-se a separação entre os fundos dos clientes e as próprias finanças da empresa.

Configuração de uma conta FBO, passo a passo

Como os fundos em contas FBO não são propriedade legal do titular da conta, sua configuração exige um processo mais completo. Veja como funciona.

Escolha uma instituição financeira

Compare ofertas de diferentes bancos e instituições financeiras. Prefira os que têm experiência no seu setor ou tipo de empresa. Avalie tarifas da conta, custos por transação, requisitos de saldo mínimo e serviços disponíveis, como online banking e gerente exclusivo. Escolha uma instituição com boa reputação em segurança, conformidade e atendimento ao cliente.

Junte a documentação necessária

Você precisa dar as seguintes informações para a configuração da conta:

• Razão social e endereço da sua empresa

• Número de Identificação do Empregador (EIN) ou Número de Seguridade Social (SSN)

• Proprietários usufrutuários da sua empresa, seus documentos de identificação e a porcentagem de propriedade

• Cópias do seu contrato social, contrato de sociedade ou outros documentos relevantes para a constituição da pessoa jurídica

• Nome completo, endereço, data de nascimento e número de seguridade social de cada beneficiário pessoa física

• Nome da empresa, endereço, ID fiscal e documentos de formação de cada beneficiário pessoa jurídica

• Uma explicação completa de como a conta será usada, dos tipos de transações para as quais será usada e do papel de cada beneficiário

Também serão necessários os seguintes documentos:

• Cópias de licenças ou alvarás específicos do setor

• Contratos ou acordos que você tenha com beneficiários, descrevendo os termos do acordo FBO

• Documentação que comprove a identidade da empresa e a conformidade com as normas de Combate à Lavagem de Dinheiro (AML) e Conheça seu Cliente (KYC)

Faça o cadastro

Solicite o formulário de pedido de abertura de conta FBO da instituição escolhida. O processo pode ser online ou presencial. Preencha o formulário com cuidado e confira cuidadosamente se não há erros ou omissões. Obtenha as assinaturas exigidas dos representantes autorizados da sua empresa.

Revise e assine o contrato

Leia atentamente o contrato da conta, compreendendo todos os termos, tarifas e restrições. Preste especial atenção a:

• Quem é o proprietário legal dos fundos e quem tem controle sobre as transações

• As responsabilidades tanto do titular da conta como dos beneficiários

• Os procedimentos para a resolução de litígios ou desacordos

Se você tiver alguma dúvida, consulte um advogado qualificado antes de assinar. Assine o contrato por meio eletrônico ou presencialmente, conforme exigido pela instituição.

Adicione fundos à conta

Faça o depósito inicial na conta FBO, cumprindo quaisquer requisitos mínimos de depósito. Estabeleça procedimentos para o financiamento contínuo da conta, seja por meio de depósitos diretos, transferências ou outros métodos.

Estabeleça procedimentos de gerenciamento de contas

Defina claramente quem dentro da sua organização tem autoridade para acessar e gerenciar a conta FBO. Implemente controles internos para evitar acesso não autorizado, fraude ou uso indevido de fundos. Você pode adotar segregação de funções, autorização dupla para transações e reconciliações regulares de conta. Mantenha linhas abertas de comunicação com os beneficiários para enviar atualizações regulares sobre atividades e saldos das contas.

Mantenha a transparência e a geração de relatórios

Envie aos beneficiários extratos detalhando as atividades da conta, como depósitos, saques e quaisquer tarifas ou juros recebidos. Se possível, ofereça aos beneficiários acesso online seguro para visualizar saldos de conta e histórico de transações. Responda prontamente a quaisquer consultas ou solicitações de informações dos beneficiários.

Cumpra a regulamentação

Entenda e cumpra todos os regulamentos específicos do seu setor para uso de contas FBO. Podem ser exigidos relatórios ou restrições a determinados tipos de transações. Implemente procedimentos de AML e KYC para verificar as identidades dos beneficiários, monitorar atividades suspeitas e proteger dados pessoais e financeiros dos beneficiários, de acordo com as leis de privacidade de dados vigentes.

Conformidade regulatória para contas FBO

A conformidade regulatória é importante para o gerenciamento de contas FBO. Os requisitos específicos podem depender do setor, da localização e da finalidade da conta, mas geralmente incluem o seguinte:

• Combate à Lavagem de Dinheiro (AML) e Conheça seu Cliente (KYC): titulares de contas FBO precisam ter procedimentos abrangentes de AML e KYC para prevenir lavagem de dinheiro, financiamento do terrorismo e outras atividades ilícitas. É preciso verificar as identidades dos beneficiários, monitorar atividades suspeitas nas transações e relatar suspeitas às autoridades relevantes.

• Privacidade de dados: titulares de contas FBO devem proteger os dados pessoais e financeiros dos beneficiários em conformidade com as leis de privacidade de dados, como a Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) nos EUA ou o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) na UE. Para isso, é preciso implementar medidas de segurança adequadas, obter consentimento para a recolha e utilização de dados e permitir que os beneficiários acessem suas informações.

• Regulamentos específicos do setor: determinados setores, como imobiliário, gestão de investimentos e serviços jurídicos, têm regulamentos específicos que regem o uso de contas FBO. Os titulares devem estar familiarizados e cumprir essas regulamentações, que podem envolver requisitos adicionais de relatórios, restrições a certas transações ou deveres fiduciários específicos.

• Regulamentação de valores mobiliários: contas FBO que detêm valores mobiliários ou outros ativos de investimento podem estar sujeitas a regulamentos de valores mobiliários, como os aplicados pela Securities and Exchange Commission (SEC) nos EUA. Os titulares devem cumprir essas regulamentações, que podem exigir registros, divulgações e relatórios.

• Conformidade fiscal: contas FBO podem ter implicações fiscais para o titular da conta e os beneficiários. Os titulares de contas devem declarar e reter impostos corretamente.

• Deveres fiduciários: os titulares de contas FBO têm o dever fiduciário de agir conforme o interesse dos beneficiários. Devem gerir os fundos com prudência, evitar conflitos de interesses e fornecer relatórios transparentes e precisos.