Una cuenta «en beneficio de» (FBO) es un tipo de cuenta financiera que permite a una empresa u organización administrar fondos en nombre de otra entidad o individuo.

En el procesamiento de pagos, las cuentas FBO son cuentas bancarias que los procesadores de pagos utilizan para manejar dinero que no les pertenece. Cuando se realizan los pagos, el dinero se reúne en una cuenta FBO para mantenerlo separado del propio dinero del procesador de pagos, y luego se paga al vendedor después de que se realicen las comprobaciones necesarias.

A continuación, explicaremos cómo funcionan las cuentas FBO, cómo se utilizan y cómo configurar una como empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cómo funcionan las cuentas FBO?
  
• En qué se diferencian las cuentas FBO de las cuentas bancarias tradicionales
  
• Usos comunes de las cuentas FBO en transacciones financieras
  
• Cómo configurar una cuenta FBO: una guía paso a paso
  
• Cumplimiento de la normativa para cuentas FBO.
  

¿Cómo funcionan las cuentas FBO?

Las cuentas FBO son un tipo de cuenta bancaria en la que el administrador de la cuenta no es el beneficiario de los fondos. Así es como funciona.

• Configuración de la cuenta: una empresa, como un procesador de nóminas o una plataforma de inversión, establece una cuenta FBO en un banco. Durante este proceso, la empresa especifica para quién es el dinero en la cuenta (es decir, el beneficiario).

• Convenciones de nomenclatura: el título de la cuenta indica que los fondos se retienen para el beneficio de otros, no para la empresa que administra la cuenta. Esto ayuda a aclarar la propiedad y el propósito de los fondos.

• Depósitos: los fondos pueden ser depositados en la cuenta FBO por la empresa que la administra, por los beneficiarios o por otras partes que tengan un motivo para transferir dinero a estos beneficiarios.

• Mantenimiento de registros: cada depósito se registra cuidadosamente para atribuir los fondos a las cuentas beneficiarias apropiadas dentro de la estructura de FBO.

• Control operativo: la empresa controla la cuenta y es responsable de administrar los fondos de acuerdo con las necesidades de los beneficiarios. Esto incluye el manejo de pagos y transferencias y, a veces, la realización de inversiones.

• Cumplimiento de la normativa: todas las transacciones deben cumplir con normas legales específicas que protejan el patrimonio del beneficiario y exijan una gestión responsable.

• Titularidad legal: aunque la empresa administra los fondos, los beneficiarios conservan la propiedad legal.

• Acceso de beneficiarios: por lo general, los beneficiarios no tienen acceso directo para administrar la cuenta. Su interacción con los fondos se rige por las condiciones establecidas por la empresa a cargo, que actúa como fiduciario.

• Estados de cuenta: la empresa debe proporcionar estados de cuenta detallados y regulares a los beneficiarios que muestren todas las actividades, incluidos los depósitos, retiros y cualquier ganancia o gasto. Estos estados pueden estar sujetos a auditorías para verificar que la empresa está manejando los fondos de manera adecuada.

¿En qué se diferencian las cuentas FBO de las cuentas bancarias tradicionales?

Las cuentas FBO se diferencian de las cuentas bancarias tradicionales en varios aspectos.

Cuentas FBO

• Finalidad y uso: las cuentas FBO están diseñadas para guardar y administrar fondos en nombre de los beneficiarios. Por lo general, las utilizan las empresas que administran fondos para varias partes, como empresas de nómina, asesores financieros o plataformas en línea.

• Titularidad de los fondos: en una cuenta FBO, los fondos son propiedad legal de los beneficiarios, no del titular de la cuenta (la empresa que administra la cuenta). Los titulares de las cuentas actúan como fiduciarios, lo que significa que tienen la responsabilidad legal de administrar los fondos en el mejor interés de los beneficiarios.

• Acceso a fondos: por lo general, los beneficiarios no tienen acceso directo a la cuenta FBO. En cambio, confían en que el fiduciario administre y desembolse los fondos de acuerdo con las condiciones acordadas o los requisitos reglamentarios.

• Cumplimiento de la normativa: las cuentas FBO están fuertemente reguladas para garantizar que el fiduciario administre adecuadamente los fondos. Existen normas estrictas sobre la segregación de fondos, la presentación de informes y el cumplimiento de la normativa fiscal para proteger los intereses de los beneficiarios.

• Configuración de la cuenta: la creación de una cuenta FBO requiere especificar los beneficiarios y la naturaleza de la relación fiduciaria. Estas cuentas deben estar claramente etiquetadas para reflejar que los fondos se mantienen para el beneficio de otros.

• Transparencia y presentación de informes: las cuentas FBO deben gestionarse con un alto nivel de transparencia. El fiduciario debe informar regularmente a los beneficiarios sobre el estado de los fondos, incluidos los estados financieros detallados.

Cuentas bancarias tradicionales

• Finalidad y uso: las cuentas bancarias regulares son utilizadas por individuos o empresas para administrar sus propios fondos. Estas cuentas son para operaciones personales o comerciales, ahorros o transacciones diarias.

• Titularidad de los fondos: los fondos de una cuenta tradicional son propiedad del titular de la cuenta. Ya sea que se trate de una cuenta personal o de empresa, el titular tiene el control total y el título legal del dinero en la cuenta.

• Acceso a fondos: el titular de la cuenta tiene acceso directo a los fondos y puede depositar, retirar y administrar el dinero como mejor le parezca, sujeto a las condiciones de la cuenta y a la normativa bancaria.

• Cumplimiento de la normativa: los requisitos de cumplimiento de la normativa para las cuentas personales y para la mayoría de las cuentas de empresa suelen ser menos estrictos en comparación con las cuentas FBO. La atención se centra más en la seguridad de los fondos y menos en las obligaciones de gestión del titular de la cuenta.

• Configuración de la cuenta: abrir una cuenta bancaria tradicional es sencillo. El titular de la cuenta debe proporcionar una identificación y, posiblemente, documentación adicional si la cuenta es para uso comercial.

• Transparencia y presentación de informes: las cuentas bancarias tradicionales proporcionan extractos bancarios periódicos, pero los requisitos de presentación de informes son menos rigurosos que los de las organizaciones confesionales, a menos que el tipo de cuenta especifique lo contrario o que el titular de la cuenta lo solicite.

Usos comunes de las cuentas FBO en transacciones financieras

Las cuentas FBO se utilizan en varias industrias por una variedad de razones. Aquí hay un resumen de cómo se usan comúnmente.

Depósito en garantía y pagos

• Bienes inmuebles: las cuentas FBO se utilizan en las transacciones inmobiliarias para mantener depósitos de garantía y gestionar los pagos de alquiler, tanto cobrándolos de los inquilinos como desembolsándolos a los propietarios. Las cuentas FBO también pueden gestionar los pagos de impuestos sobre la propiedad reteniendo los fondos hasta su vencimiento y realizando los pagos en nombre del titular.

• Ecommerce y marketplaces: las cuentas FBO retienen los pagos de los compradores en marketplaces en línea hasta que confirman la recepción de los bienes o servicios. Esto protege a los compradores de vendedores fraudulentos y garantiza que los vendedores reciban el pago después de cumplir con sus obligaciones. Estas cuentas también gestionan reembolsos y disputas.

• Plataformas de crowdfunding: las plataformas de crowdfunding utilizan cuentas FBO para cobrar fondos de los patrocinadores y mantenerlos en custodia hasta que un proyecto alcance sus objetivos o hitos de financiación. Esto garantiza que los fondos de los patrocinadores se utilicen según lo previsto y se liberen solo cuando el proyecto avance según lo planeado.

Gestión de inversiones y patrimonios

• Fideicomisos y patrimonios: las cuentas FBO se utilizan para administrar los activos mantenidos en fideicomisos y patrimonios. Proporcionan un marco estructurado para mantener y administrar los fondos, y garantizan una distribución adecuada a los beneficiarios de acuerdo con el fideicomiso o testamento. También facilitan el cumplimiento y la presentación de la normativa fiscal, y simplifican la gestión financiera de los fideicomisarios y albaceas.

• Fondos de inversión: los fondos de inversión, como los fondos mutuos o los fondos de cobertura, utilizan cuentas FBO para agrupar inversiones de múltiples inversionistas. Esta estructura centralizada permite a los inversores participar en carteras diversificadas.

• Cuentas de custodia: las cuentas de custodia, como las que se utilizan para menores de edad o personas con capacidad limitada, utilizan cuentas FBO para mantener y administrar activos en nombre del beneficiario. Esto protege los fondos y facilita las transacciones, a la vez que proporciona transparencia y responsabilidad al titular o tutor de la cuenta.

Fintech y banca

• Procesadores de pagos: los procesadores de pagos utilizan las cuentas FBO para gestionar las transacciones entre las empresas y los clientes. Estas cuentas retienen fondos de forma temporal mientras se procesan y verifican las transacciones.

• Neobancos y carteras digitales: los neobancos y las carteras digitales utilizan cuentas FBO para administrar los fondos de los usuarios. Permiten servicios financieros como pagos, transferencias y ahorros, al tiempo que mantienen la separación de propiedad y el control.

• Plataformas de préstamos: las plataformas de préstamos utilizan las cuentas FBO para cobrar y desembolsar los fondos de los préstamos. Retienen los pagos de los prestatarios, desembolsan fondos a los prestamistas y gestionan los pagos de intereses.

Otras aplicaciones

• Juegos de azar y apuestas: las plataformas de juegos y apuestas en línea utilizan cuentas FBO para administrar los depósitos, las ganancias y los pagos de los jugadores. Estas cuentas protegen los fondos de los jugadores y proporcionan un entorno seguro para las actividades de juego en línea.

• Organizaciones sin fines de lucro: las organizaciones sin fines de lucro utilizan las cuentas FBO para cobrar y administrar donaciones. Esto garantiza que los fondos se utilicen para los fines benéficos previstos y proporciona transparencia a los donantes sobre cómo se utilizan sus contribuciones.

• Servicios legales y profesionales: los bufetes de abogados y otros proveedores de servicios profesionales utilizan las cuentas FBO para mantener los fondos de los clientes en fideicomiso. Esto mantiene una clara separación de los fondos de los clientes de las propias finanzas de la empresa.

Cómo configurar una cuenta FBO: una guía paso a paso

Debido a que los fondos de las cuentas FBO no son propiedad legal del titular de la cuenta, su configuración requiere un proceso más minucioso. Así es como suele funcionar.

Elige una institución financiera

Compara ofertas de diferentes bancos e instituciones financieras. Concéntrate en aquellos con experiencia en tu sector o tipo de empresa. Evalúa las comisiones de la cuenta, los costos de las transacciones, los requisitos de saldo mínimo y los servicios disponibles, como el online banking y la gestión de cuentas dedicada. Elige una institución con una sólida reputación de seguridad, cumplimiento de la normativa y servicio al cliente.

Recopila la información requerida

Tendrás que proporcionar la siguiente información para la configuración de la cuenta:

• El nombre legal completo y la dirección de la empresa.

• El número de identificación del empleador (EIN) o número de seguridad social (SSN).

• Los beneficiarios efectivos de tu empresa, junto con sus documentos de identificación y porcentaje de propiedad.

• Copias de tus artículos de incorporación, contrato social u otros documentos pertinentes que establezcan tu entidad comercial.

• Los nombres completos, las direcciones, las fechas de nacimiento y los números de Seguro Social de cada beneficiario individual.

• El nombre legal de la empresa, la dirección, la identificación fiscal y los documentos de constitución de la empresa de cada beneficiario comercial.

• Una explicación completa de cómo se utilizará la cuenta, incluidos los tipos de transacciones para las que se utilizará y la función de cada beneficiario.

También necesitarás la siguiente documentación:

• Copias de licencias o permisos específicos del sector.

• Cualquier contrato o acuerdo que tengas con los beneficiarios en el que se detallen las condiciones del acuerdo de FBO.

• Documentación que verifique la identidad de tu empresa y el cumplimiento de la normativa fiscal contra el lavado de dinero (AML) y Conozca a su cliente (KYC).

Completa la solicitud

Solicita el formulario de solicitud de apertura de cuenta FBO a la institución elegida. Esto puede estar disponible en línea o en persona. Completa la solicitud cuidadosamente y verifica que no haya errores u omisiones. Obtén las firmas requeridas de los representantes autorizados de tu empresa.

Revisa y firma el acuerdo

Lee atentamente el contrato de la cuenta y comprende todas las condiciones, comisiones y restricciones. Presta especial atención a:

• Quién tiene la propiedad legal de los fondos y quién tiene el control de las transacciones.

• Las responsabilidades y obligaciones tanto del titular de la cuenta como de los beneficiarios.

• Los procedimientos para resolver cualquier disputa o desacuerdo.

Si tienes alguna pregunta o inquietud, busca el asesoramiento de un abogado calificado antes de firmar. Firma el acuerdo electrónicamente o en persona, según lo requiera la institución.

Deposita fondos en la cuenta

Realiza el depósito inicial en la cuenta FBO, cumpliendo con los requisitos de depósito mínimo. Establece procedimientos para la financiación continua de la cuenta, ya sea a través de depósitos directos, transferencias u otros métodos.

Establece procedimientos de gestión de cuentas

Define claramente quién dentro de tu organización tiene la autoridad para acceder y administrar la cuenta de FBO. Implementa controles internos para evitar el acceso no autorizado, el fraude o el uso indebido de los fondos. Esto puede incluir la segregación de funciones, la doble autorización para las transacciones y las conciliaciones periódicas de las cuentas. Establece canales de comunicación consistentes con los beneficiarios para actualizaciones periódicas sobre la actividad y los saldos de la cuenta.

Mantén la transparencia y la presentación de informes

Proporciona a los beneficiarios estados de cuenta regulares que detallen la actividad de la cuenta, incluidos los depósitos, retiros y cualquier tarifa o interés devengado. Si está disponible, ofrece a los beneficiarios acceso seguro en línea para ver los saldos de sus cuentas y el historial de transacciones. Responde con prontitud a las consultas o solicitudes de información de los beneficiarios.

Cumple con la normativa

Comprende y cumple con la normativa específica de tu sector que rige el uso de las cuentas FBO. Esto puede implicar requisitos de información adicionales o restricciones en ciertos tipos de transacciones. Implementa procedimientos de AML y KYC para verificar las identidades de los beneficiarios, monitorear actividades sospechosas y salvaguardar la información personal y financiera de los beneficiarios de acuerdo con las leyes de privacidad de datos aplicables.

Cumplimiento de la normativa para cuentas FBO.

El cumplimiento de la normativa es una parte importante de la gestión de las cuentas de FBO. Los requisitos específicos pueden variar según el sector, la ubicación y el propósito de la cuenta, pero normalmente incluyen lo siguiente:

• Prevención de lavado de dinero (AML) y Conozca a su cliente (KYC): por lo general, los titulares de cuentas FBO deben contar con procedimientos integrales de AML y KYC para prevenir el blanqueo de capitales, el financiamiento del terrorismo y otras actividades ilícitas. Esto implica verificar las identidades de los beneficiarios, monitorear las transacciones en busca de actividades sospechosas e informar cualquier inquietud a las autoridades pertinentes.

• Privacidad de datos: los titulares de cuentas FBO deben salvaguardar la información personal y financiera de los beneficiarios de conformidad con las leyes de privacidad de datos, como la Ley Gramm-Leach-Bliley (GLBA) en los EE. UU. o el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en la UE. Esto implica implementar medidas de seguridad adecuadas, obtener el consentimiento para la recopilación y el uso de datos, y proporcionar a los beneficiarios acceso a su información.

• Normativa específica del sector: ciertas industrias, como las inmobiliarias, la gestión de inversiones y los servicios legales, tienen una normativa específica que rige el uso de las cuentas FBO. Los titulares de cuentas deben estar familiarizados con esta normativa y cumplirla, lo que puede implicar requisitos de información adicionales, restricciones en ciertas transacciones u obligaciones fiduciarias específicas.

• Normativa de valores: las cuentas FBO que contienen valores u otros activos de inversión pueden estar sujetas a normativas de valores como las aplicadas por la Comisión de Bolsa y Valores (SEC) en los EE. UU. Los titulares de las cuentas deben cumplir con esta normativa, que puede implicar requisitos de registro, divulgación y presentación de informes.

• Cumplimiento de la normativa fiscal: las cuentas FBO pueden tener implicaciones fiscales tanto para el titular de la cuenta como para los beneficiarios. Los titulares de las cuentas deben declarar y retener los impuestos de manera adecuada.

• Deberes fiduciarios: los titulares de cuentas FBO tienen el deber fiduciario de actuar en el mejor interés de los beneficiarios. Deben administrar los fondos con prudencia, evitar conflictos de intereses y proporcionar informes transparentes y precisos.