El pago a proveedores puede complicarse cuando se hace a gran escala. Las facturas se acumulan en las bandejas de entrada y en los departamentos, las condiciones de pago varían de un proveedor a otro, los datos bancarios se quedan obsoletos, y el hecho de omitir una sola comprobación a tres bandas para verificar la exactitud de una factura puede significar pagar dos veces la misma entrega.

El proceso de pago a proveedores evita problemas a lo largo de todo el flujo de trabajo, desde el momento en que llega una factura hasta que el pago se compensa y se contabiliza en el libro mayor.

A continuación, describiremos cada paso del pago a un proveedor, cómo pagar a proveedores de otros países y los errores comunes que pueden costar dinero o dañar las relaciones con los proveedores.

Destacados

• Un proceso de pago a proveedores estructurado evita que se dupliquen los pagos, capta los descuentos por pronto pago y mantiene intactas las relaciones con los proveedores.

• Los flujos de trabajo manuales presentan la posibilidad de que se produzcan errores en cada traspaso. Los flujos de trabajo automatizados redirigen el esfuerzo humano hacia las excepciones y el cumplimiento.

• El Onboarding de proveedores es donde se establece la calidad de los datos de pago. Configurar el sistema correctamente por adelantado puede reducir los errores en las transacciones y los registros obsoletos.

¿Qué es el proceso de pago a proveedores?

El proceso de pago a proveedores es el flujo de trabajo de principio a fin que sigue una empresa para validar, aprobar, programar y ejecutar los pagos a sus proveedores, y luego registrar esas transacciones de manera precisa en sus libros. Este proceso abarca todos los puntos de contacto entre la recepción de la factura de un proveedor y la conciliación del pago en tu libro mayor.

¿Cómo funciona el proceso de pago a proveedores, paso a paso?

En general, los flujos de pago a proveedores siguen seis fases. A continuación se analiza cada una de ellas:

Recepción y captura de facturas

Las facturas llegan a través de múltiples canales: correo electrónico, portales de proveedores, en papel y los feeds de intercambio electrónico de datos (EDI). Los feeds de EDI son conexiones automatizadas entre ordenadores que transmiten documentos empresariales estandarizados entre socios comerciales.

El primer requisito es centralizar este material, antes de que comience cualquier procesamiento. Si las facturas llegan a las bandejas de entrada individuales de los empleados y se reenvían de forma incoherente, corres el riesgo de perder el control del proceso.

Verificación de facturas y comprobación a tres bandas

Antes de aprobar cualquier factura, debe validarse tanto con el pedido de compra original como con la recepción de las mercancías o la confirmación de los servicios. Si el pedido de compra era de 500 unidades a 12 $ cada una, pero en la factura se cobran 520 unidades, esa discrepancia se marcará antes de que se libere el pago.

Enrutamiento de la aprobación

Las facturas que superan la comprobación pasan a la fase de autorización, que suele variar en función del importe. Por ejemplo: un solo aprobador para un importe de hasta 10.000 $, una doble autorización por encima de esa cifra y la aprobación de la dirección a partir de los 50.000 $.

Programación y selección del método de pago

Las condiciones de pago definen el límite máximo, pero la programación inteligente funciona en sentido inverso a partir de la fecha de vencimiento para captar los descuentos por pronto pago y equilibrar el flujo de caja. La selección del método debe reflejar el tamaño de la transacción, las preferencias del proveedor y hasta qué punto estás optimizando el coste frente a la velocidad.

Ejecución del pago

En un proceso bien gestionado, la ejecución es el paso en el que se producen menos incidencias. Los pagos aprobados se liberan según lo programado y se comparan con los datos bancarios verificados, con una última comprobación de autorización antes de que se emita el lote.

Conciliación y mantenimiento de registros

Una vez que los pagos se compensan, deben relacionarse con las facturas correspondientes y contabilizarse en las cuentas del libro mayor correctas. Esto cierra el ciclo del vencimiento de las cuentas a pagar y, según el tipo de proveedor y la jurisdicción, alimenta los requisitos de documentación fiscal, como la conservación de facturas con el impuesto sobre el valor añadido (IVA) o las declaraciones 1099 en EE. UU.

¿Cuál es la diferencia entre los flujos de pago a proveedores manuales y los automatizados?

Los flujos de pago a proveedores manuales y automatizados funcionan de manera diferente, y también fallan en lugares distintos.

Los siguientes aspectos de los flujos de pago a proveedores pueden mejorarse significativamente con sistemas automatizados:

• Entrada de datos: con los flujos de pago manuales, alguien introduce los datos bancarios del proveedor a partir de un correo electrónico en un sistema de pagos. Un solo dígito transpuesto puede significar que el pago falle o acabe en la cuenta equivocada. Con los flujos de trabajo automatizados, los datos bancarios de los proveedores se capturan una sola vez en el Onboarding, en lugar de volver a introducirlos con cada transacción. Tu equipo revisa las discrepancias marcadas en lugar de introducir los datos manualmente. El volumen de facturas procesadas por cada empleado de cuentas a pagar puede aumentar considerablemente.

• Comprobación de facturas: con los flujos de trabajo manuales, las facturas se comparan con los pedidos en una hoja de cálculo. Es un proceso lento y propenso a errores, y las discrepancias a menudo se detectan tarde o no se detectan en absoluto. La comprobación automatizada mejora la precisión y libera tiempo.

• Cadenas de aprobación: con los flujos de trabajo manuales, las autorizaciones se encuentran en los hilos de correo electrónico. Es difícil aplicar los umbrales de forma coherente o demostrar a posteriori que la persona adecuada ha dado el visto bueno. Las colas automatizadas aplican los umbrales y escalan sin que nadie tenga que acordarse de hacer un seguimiento.

Aún hay que tener cuidado con los errores en los sistemas automatizados. Los datos bancarios obsoletos pueden producir pagos fallidos, independientemente de lo automatizado que esté tu flujo de trabajo. Y los casos de fraude que se dirigen a los procesos de cuentas a pagar automatizados funcionan precisamente porque los pagos se mueven rápido y las excepciones se someten a un menor escrutinio. La automatización eleva el nivel de calidad del proceso, pero no elimina la necesidad de contar con controles.

¿Qué cambia cuando tu proceso de pago a proveedores cruza las fronteras?

Pagar a un proveedor nacional y pagar a uno extranjero implican la misma lógica básica pero una ejecución diferente.

Esto es lo que se requiere cuando te adentras en el comercio transfronterizo:

• Costes de divisas y conversión: si estás pagando a un proveedor en su moneda local, necesitas una cuenta multidivisa que pueda mantener y enviar en esa moneda, o tendrás que hacer la conversión en el momento del pago y absorber el diferencial. Las empresas con grandes bases de proveedores en un grupo reducido de divisas pueden mantener saldos multidivisa para reducir los costes de conversión innecesarios. Pagar el margen de cambio de divisas en cada transacción se acumula rápidamente.

• Sistemas de pago locales: cada país o región tiene sus propios sistemas de pago. Automated Clearing House (ACH) es una red nacional de EE. UU. Para pagar a un proveedor en Alemania, lo habitual es utilizar una transferencia de la Zona Única de Pagos en Euros (SEPA). En el Reino Unido, es posible que utilices Bacs, Faster Payments o el Clearing House Automated Payment System (CHAPS). En México, es el Sistema de Pagos Electrónicos Interbancarios (SPEI). Cada sistema tiene sus propias horas de corte, plazos de cobro y requisitos de formato para los datos de la cuenta del destinatario.

• Documentación de cumplimiento de la normativa: los pagos transfronterizos que superan determinados umbrales pueden requerir documentación adicional, como códigos del motivo del pago, descripciones de la relación comercial o, en algunas jurisdicciones, la aprobación previa de las autoridades locales. Los requisitos varían según el país y la naturaleza del pago. Si esto se hace mal, la transacción se retrasa y puede dar lugar a la retención de los fondos a la espera de una investigación.

¿Cómo afecta el Onboarding de proveedores a tu flujo de pagos?

El Onboarding de proveedores es donde se establece la calidad de los datos de toda tu operación de pagos. Si recopilas información precisa por adelantado y la mantienes actualizada, el proceso posterior funcionará sin problemas.

Aquí es donde el enfoque tradicional puede fallar:

• Entrada manual de datos: el flujo de trabajo estándar de enviar un formulario a un proveedor, pedirle que lo rellene e introducir los datos en tu sistema presenta la posibilidad de que se produzcan errores de transcripción en cada traspaso.

• Registros obsoletos: los datos bancarios cambian. Los proveedores cambian de banco, actualizan los números de cuenta y son adquiridos. Sin un mecanismo para mantener esa información actualizada, es posible que acabes procesando pagos con datos obsoletos.

Herramientas como Stripe Financial Connections cambian esto. En lugar de pedir a los proveedores que introduzcan los números de cuenta manualmente, Financial Connections les permite vincular automáticamente sus cuentas bancarias a través de una conexión directa a su institución financiera, lo que reduce la posibilidad de errores de introducción manual. Los datos bancarios de los proveedores se capturan dentro de tu plataforma de pagos en lugar de a través de un flujo de trabajo de formulario y entrada separado y más manual.

¿Cómo pueden las empresas optimizar su proceso de pago a proveedores?

Para que tu proceso de pago a proveedores funcione de manera fiable, es necesario actualizar algunas áreas específicas.

Empieza por los datos maestros de tus proveedores: haz una comprobación de duplicados, confirma que los datos bancarios están actualizados e identifica cuánto estás gastando en la conversión de divisas.

A continuación, examina tus flujos de aprobación. Si las facturas por encima de cierto umbral requieren una doble autorización, pero ese proceso se realiza por correo electrónico, tienes un control fácil de eludir y lento de completar. Mover las aprobaciones a un sistema que aplique el flujo de trabajo y cree una pista de auditoría cierra esa brecha.

Audita también los plazos de tus pagos. Si estás perdiendo oportunidades de descuentos por pronto pago porque tu ciclo de aprobación tarda doce días en un periodo de descuento de diez días, es un problema de proceso con un coste que se puede medir. Acortar el ciclo, en especial para las facturas que cumplen los requisitos para descuentos, puede ser una mejora de alta rentabilidad para muchos equipos de cuentas a pagar.

Por último, si pagas a proveedores en varios países, comprueba si tu configuración actual requiere un trabajo de conversión innecesario y considera posibles soluciones. Por ejemplo, Stripe Global Payouts permite a las empresas enviar fondos desde su cuenta bancaria y realizar pagos a proveedores en varias divisas, con el Onboarding de destinatarios integrado en la plataforma.

Cómo puede ayudarte Stripe Payments

Stripe Payments ofrece una solución de pagos internacional unificada que ayuda a cualquier empresa, desde startups en expansión hasta grandes corporaciones internacionales, a aceptar pagos en línea, en persona y en todo el mundo.

Stripe Payments puede ayudarte a:

• Optimizar tu experiencia de proceso de compra: crea una experiencia de cliente fluida y ahorra miles de horas de desarrollo con interfaces para pagar prediseñadas, acceso a más de 125 métodos de pago y Link, un monedero creado por Stripe.

• Expandirte a nuevos mercados más rápido: llega a clientes de todo el mundo y simplifica la gestión de los tipos de intercambio gracias a las opciones para pagar internacionales, que admiten 195 países y más de 135 divisas.

• Unificar los pagos por Internet y en persona: crea una experiencia de comercio unificado entre tus canales en línea y presenciales para personalizar la relación con tus clientes, fomentar su fidelidad y aumentar tus ingresos.

• Mejorar el rendimiento de tus pagos: aumenta tus ingresos con herramientas de pagos configurables y fáciles de implementar, que incluyen soluciones sin programación de protección antifraude y funciones avanzadas para mejorar las tasas de autorización.

• Crecer más rápido con una plataforma flexible y fiable: desarrolla tu empresa sobre una infraestructura que está preparada para crecer contigo, con un tiempo de actividad del 99,999 % y que garantiza una fiabilidad líder en el sector.

Obtén más información sobre cómo Stripe Payments puede impulsar tus pagos en línea y en persona, o empieza hoy mismo.