Pagar fornecedores pode se tornar complicado quando feito em grande escala. As faturas se acumulam em caixas de entrada e departamentos, os termos de pagamento variam de acordo com o fornecedor, os dados bancários ficam desatualizados e a falta de pelo menos uma correspondência de três vias para verificar a precisão de uma fatura pode significar pagar duas vezes pela mesma entrega.

O processo de pagamento de fornecedores evita problemas em todo o fluxo de trabalho, desde o momento em que uma fatura chega até quando o pagamento é compensado e lançado em seu livro-razão geral.

Abaixo, descrevemos cada etapa para fazer um pagamento a um fornecedor, como pagar fornecedores além-fronteiras e erros comuns que podem custar dinheiro ou prejudicar o relacionamento com os fornecedores.

Destaques

• Um processo estruturado de pagamento de fornecedores evita pagamentos duplicados, captura descontos por pagamento antecipado e mantém intactos os relacionamentos com os fornecedores.

• Fluxos de trabalho manuais introduzem potencial para erros em cada repasse. Fluxos de trabalho automatizados redirecionam o esforço humano para exceções e fiscalização.

• O onboarding de fornecedores é onde a qualidade dos dados de pagamento é estabelecida. Acertar seu sistema desde o início pode reduzir transações falhas e registros desatualizados.

O que é o processo de pagamento de fornecedores?

O processo de pagamento de fornecedores é o fluxo de trabalho de ponta a ponta que uma empresa segue para validar, aprovar, agendar e executar pagamentos aos seus fornecedores e, em seguida, registrar essas transações com precisão em seus livros contábeis. Esse processo abrange todos os pontos de contato entre o recebimento da fatura de um fornecedor e a reconciliação do pagamento em relação ao seu livro-razão geral.

Como o processo de pagamento de fornecedores funciona passo a passo?

Geralmente, os fluxos de trabalho de pagamento de fornecedores seguem seis etapas. Veja mais de perto cada uma delas:

Recebimento e captura de faturas

As faturas chegam por vários canais: e-mail, portais de fornecedores, papel e feeds de Electronic Data Interchange (EDI). Os feeds de EDI são conexões computadorizadas automatizadas que transmitem documentos comerciais padronizados entre parceiros de negócios.

O primeiro requisito é centralizar esse material antes do início de qualquer processamento. Se as faturas chegam nas caixas de entrada individuais dos funcionários e são encaminhadas de forma inconsistente, você corre o risco de perder o controle do processo.

Verificação de faturas e correspondência de três vias

Antes de qualquer fatura ser aprovada, ela precisa ser validada em relação ao pedido de compra original e ao recebimento da mercadoria ou confirmação do serviço. Se o pedido de compra era de 500 unidades a US$ 12 cada, mas a fatura cobra 520 unidades, essa discrepância é sinalizada antes da liberação do pagamento.

Direcionamento de aprovação

As faturas que passam na correspondência seguem para autorização, que normalmente escala por limite de valor. Por exemplo: um único aprovador até US$ 10.000, autorização dupla acima disso e aprovação executiva além de US$ 50.000.

Agendamento de pagamento e seleção de método

Os termos de pagamento definem o limite externo, mas o agendamento inteligente funciona de trás para frente a partir da data de vencimento para capturar descontos de pagamento antecipado e equilibrar o fluxo de caixa. A seleção do método deve refletir o tamanho da transação, a preferência do fornecedor e o quanto você está otimizando para custo em vez de velocidade.

Execução do pagamento

Em um processo bem administrado, a execução é a etapa com menos intercorrências. Os pagamentos aprovados são liberados dentro do cronograma com dados bancários verificados, com uma verificação final de autorização antes do envio do lote.

Reconciliação e manutenção de registros

Quando os pagamentos são compensados, eles devem ser correspondidos novamente às faturas correspondentes e lançados nas contas corretas do livro-razão geral (G/L). Isso fecha o ciclo da antiguidade de suas contas a pagar e, dependendo do tipo de fornecedor e da jurisdição, alimenta os requisitos de documentação fiscal, como a retenção de faturas de imposto sobre valor agregado (IVA) ou envios do formulário 1099 nos EUA.

Qual é a diferença entre os fluxos de trabalho manuais e automatizados de pagamento de fornecedores?

Os fluxos de trabalho manuais e automatizados de pagamento de fornecedores funcionam de maneiras diferentes e também falham em lugares diferentes.

Os seguintes aspectos dos fluxos de trabalho de pagamento de fornecedores podem ser significativamente melhorados com sistemas automatizados:

• Entrada de dados: Com fluxos de trabalho de pagamento manuais, alguém digita os dados bancários do fornecedor de um e-mail para um sistema de pagamento. Um único dígito transposto pode significar que o pagamento falhe ou vá parar na conta errada. Com fluxos de trabalho automatizados, os dados bancários do fornecedor são capturados uma vez no onboarding em vez de serem inseridos novamente a cada transação. Sua equipe analisa as discrepâncias sinalizadas em vez de digitar os dados manualmente. O volume de faturas processadas por funcionário de contas a pagar pode aumentar substancialmente.

• Correspondência de faturas: Com fluxos de trabalho manuais, as faturas são comparadas com pedidos de compra em uma planilha. É lento e propenso a erros, e as discrepâncias geralmente são detectadas tarde ou nem são detectadas. A correspondência automatizada melhora a precisão e libera tempo.

• Cadeias de aprovação: Com fluxos de trabalho manuais, as autorizações vivem em conversas por e-mail. É difícil aplicar limites de forma consistente ou provar depois do fato que a pessoa certa aprovou. Filas automatizadas aplicam limites e encaminham solicitações sem que ninguém precise se lembrar de fazer o acompanhamento.

Ainda há erros a serem observados nos sistemas automatizados. Dados bancários desatualizados podem gerar falhas nos pagamentos, independentemente de quão automatizado seja o seu fluxo de trabalho. E os esquemas de fraude que visam os processos automatizados de contas a pagar funcionam justamente porque os pagamentos se movem rapidamente e as exceções recebem menos escrutínio. A automação eleva o nível da qualidade do processo, mas não elimina a necessidade de controles.

O que muda quando o processo de pagamento de fornecedores cruza fronteiras?

Pagar um fornecedor nacional e um no exterior envolve a mesma lógica básica, mas uma execução diferente.

Veja o que é necessário ao ingressar no comércio transfronteiriço:

• Moeda e custos de conversão: Se você pagar um fornecedor na moeda local dele, precisará de uma conta multimoedas que possa reter e enviar fundos nessa moeda ou precisará converter no momento do pagamento e absorver o spread. Empresas com grandes bases de fornecedores em algumas moedas podem manter saldos em várias moedas para reduzir custos de conversão desnecessários. Pagar a margem de câmbio em cada transação se acumula rapidamente.

• Sistemas de pagamento locais: Cada país ou região tem seus próprios sistemas de pagamento. A Automated Clearing House (ACH) é uma rede doméstica dos EUA. Para pagar um fornecedor na Alemanha, você normalmente usará uma transferência de crédito da Área Única de Pagamentos em Euros (SEPA). No Reino Unido, você pode usar Bacs, Faster Payments ou o Clearing House Automated Payment System (CHAPS). No México, é o Sistema de Pagos Electrónicos Interbancarios (SPEI). Cada sistema tem seus próprios horários limite, janelas de liquidação de fundos e requisitos de formatação para os dados da conta do beneficiário.

• Documentação de conformidade: Pagamentos transfronteiriços acima de determinados limites podem exigir documentação adicional, como códigos de finalidade do pagamento, descrições do relacionamento comercial ou, em algumas jurisdições, aprovação prévia das autoridades locais. Os requisitos variam conforme o país e a natureza do pagamento. Entender isso errado atrasa a transação e pode resultar na retenção de fundos enquanto se aguarda a investigação.

Como o onboarding de fornecedores afeta seu fluxo de trabalho de pagamento?

O onboarding de fornecedores é onde a qualidade dos dados de toda a sua operação de pagamento é estabelecida. Se você coletar informações precisas desde o início e mantê-las atualizadas, o processo posterior ocorrerá sem problemas.

É aqui que a abordagem tradicional pode falhar:

• Entrada manual de dados: O fluxo de trabalho padrão de enviar um formulário a um fornecedor, pedir que ele o preencha e digitar os detalhes em seu sistema introduz a possibilidade de erros de transcrição em cada repasse.

• Registros desatualizados: Os dados bancários mudam. Fornecedores trocam de banco, atualizam números de conta e são adquiridos. Sem um mecanismo para manter essas informações atualizadas, você pode acabar processando pagamentos com base em dados desatualizados.

Ferramentas como a Stripe Financial Connections mudam isso. Em vez de pedir aos fornecedores que insiram os números das contas manualmente, a Financial Connections permite que eles vinculem automaticamente suas contas bancárias por meio de uma conexão direta com sua instituição financeira, o que reduz a possibilidade de erros de entrada manual. Os dados bancários dos fornecedores são capturados dentro da sua plataforma de pagamento, em vez de por meio de um fluxo de trabalho de formulário e entrada separado e mais manual.

Como empresas podem otimizar o processo de pagamento de fornecedores?

A atualização do seu processo de pagamento de fornecedores para que ele funcione de forma confiável requer trabalho em algumas áreas específicas.

Comece pelos dados mestre do fornecedor: execute uma verificação de desduplicação, confirme se os dados bancários estão atualizados e identifique quanto você gasta com conversão de moedas.

Em seguida, analise seus fluxos de trabalho de aprovação. Se faturas acima de um determinado limite exigirem dupla autorização, mas esse processo acontecer por e-mail, você terá um controle fácil de burlar e lento de concluir. Transferir as aprovações para um sistema que aplique o fluxo de trabalho e crie uma trilha de auditoria elimina essa lacuna.

Faça uma auditoria também no prazo de pagamento. Se você perde oportunidades de desconto por pagamento antecipado porque seu ciclo de aprovação leva doze dias em uma janela de desconto de dez dias, esse é um problema de processo com um custo mensurável. Reduzir o ciclo especificamente para faturas elegíveis a descontos pode ser uma melhoria de alto retorno para muitas equipes de contas a pagar.

Por fim, se você paga fornecedores em vários países, verifique se sua configuração atual exige trabalho de conversão desnecessário e considere possíveis soluções. Por exemplo, a Stripe Global Payouts permite que empresas enviem fundos de suas contas bancárias e façam pagamentos a fornecedores em várias moedas, com o onboarding de beneficiários integrado à plataforma.

Como o Stripe Payments pode ajudar

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