Le paiement des fournisseurs peut se compliquer lorsqu'il est effectué à grande échelle. Les factures s'accumulent dans les boîtes de réception et les services, les conditions de paiement varient selon le fournisseur, les coordonnées bancaires deviennent obsolètes, et l'absence d'une seule correspondance tripartite pour vérifier l'exactitude d'une facture peut signifier payer deux fois pour la même livraison.

Le processus de paiement aux fournisseurs prévient les problèmes tout au long du flux de travail, du moment où une facture arrive jusqu'à ce que le paiement soit compensé et enregistré dans votre grand livre.

Ci-dessous, nous décrirons chaque étape de l'exécution d'un paiement à un fournisseur, comment payer des fournisseurs au-delà des frontières et les erreurs courantes qui peuvent coûter de l'argent ou nuire aux relations avec les fournisseurs.

Points clés

• Un processus de paiement des fournisseurs structuré empêche les paiements en double, capture les rabais pour paiement anticipé et maintient intactes les relations avec les fournisseurs.

• Les flux de travail manuels introduisent des risques d'erreurs à chaque transfert. Les flux de travail automatisés redirigent les efforts humains vers les exceptions et l'application.

• L'intégration des fournisseurs est l'étape où s'établit la qualité des données de paiement. Le fait de configurer correctement votre système dès le départ peut réduire le nombre de transactions échouées et de dossiers obsolètes.

Quel est le processus de paiement des fournisseurs?

Le processus de paiement des fournisseurs correspond au flux de travail de bout en bout qu'une entreprise suit pour valider, approuver, planifier et exécuter les paiements à ses fournisseurs, puis pour enregistrer ces transactions avec précision dans ses livres comptables. Ce processus couvre tous les points de contact entre la réception de la facture d'un fournisseur et le rapprochement du paiement par rapport à votre grand livre.

Comment fonctionne le processus de paiement des fournisseurs, étape par étape?

Généralement, les flux de paiement des fournisseurs suivent six étapes. Voici un examen plus approfondi de chacune d'elles :

Réception et saisie des factures

Les factures arrivent par de multiples canaux : courriels, portails de fournisseurs, papier et flux d'échange de données informatisé (EDI). Les flux EDI sont des connexions automatisées d'ordinateur à ordinateur qui transmettent des documents commerciaux standardisés entre des partenaires commerciaux.

La première exigence est de centraliser ce matériel, avant que tout traitement ne commence. Si les factures atterrissent dans les boîtes de réception individuelles des employés et sont transférées de manière incohérente, vous risquez de perdre le contrôle du processus.

Vérification des factures et mise en correspondance tripartite

Avant qu'une facture ne soit approuvée, elle doit être validée par rapport au bon de commande initial et au reçu des marchandises ou à la confirmation de service. Si le bon de commande portait sur 500 unités à 12 $ chacune, mais que la facture facture 520 unités, cet écart est signalé avant que le paiement ne soit libéré.

Acheminement de l'approbation

Les factures qui passent la mise en correspondance passent à l'autorisation, qui s'échelonne généralement selon un seuil en dollars. Par exemple : un seul approbateur jusqu'à 10 000 $, une double autorisation au-delà, et une approbation de la direction au-delà de 50 000 $.

Planification des paiements et sélection de la méthode

Les conditions de paiement définissent la limite extérieure, mais la planification intelligente fonctionne à rebours à partir de la date d'échéance pour saisir les rabais pour paiement anticipé et équilibrer les flux de trésorerie. La sélection de la méthode doit refléter la taille de la transaction, la préférence du fournisseur et la mesure dans laquelle vous optimisez pour le coût par rapport à la vitesse.

Exécution du paiement

Dans un processus bien géré, l'exécution est l'étape la moins mouvementée. Les paiements approuvés sont libérés à temps selon les coordonnées bancaires vérifiées, avec une dernière vérification d'autorisation avant l'envoi du lot.

Rapprochement et tenue de dossiers

Une fois les paiements compensés, ils doivent être rapprochés des factures correspondantes et enregistrés dans les bons comptes du grand livre. Cela boucle la boucle de l'ancienneté de vos comptes fournisseurs et, selon le type de fournisseur et le territoire, alimente les exigences en matière de documentation fiscale, telles que la conservation des factures de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ou les déclarations 1099 aux États-Unis.

Quelle est la différence entre les flux de travail manuels et automatisés pour le paiement des fournisseurs?

Les flux de travail manuels et automatisés pour le paiement des fournisseurs fonctionnent de manières différentes, et ils échouent également à des endroits différents.

Les aspects suivants des flux de travail de paiement des fournisseurs peuvent être considérablement améliorés à l'aide de systèmes automatisés :

• Saisie des données : Avec les flux de paiement manuels, quelqu'un saisit les coordonnées bancaires du fournisseur à partir d'un courriel dans un système de paiement. Un seul chiffre transposé peut signifier que le paiement échoue ou atterrit dans le mauvais compte. Avec les flux de travail automatisés, les coordonnées bancaires des fournisseurs sont saisies une fois lors de l'intégration, plutôt que d'être saisies à nouveau à chaque transaction. Votre équipe examine les écarts signalés au lieu de saisir les données manuellement. Le volume de factures traitées par employé des comptes fournisseurs peut augmenter de façon substantielle.

• Mise en correspondance des factures : Avec les flux de travail manuels, les factures sont comparées aux bons de commande dans une feuille de calcul. C'est lent et propice aux erreurs, et les écarts sont souvent détectés tardivement, voire pas du tout. La mise en correspondance automatisée améliore la précision et libère du temps.

• Chaînes d'approbation : Avec les flux de travail manuels, les autorisations vivent dans les fils de courriels. Il est difficile d'appliquer les seuils de manière cohérente ou de prouver a posteriori que la bonne personne a donné son approbation. Les files d'attente automatisées appliquent les seuils et font remonter l'information sans que personne n'ait à se souvenir d'effectuer un suivi.

Il y a encore des erreurs à surveiller avec les systèmes automatisés. Des coordonnées bancaires obsolètes peuvent produire des paiements échoués, quel que soit le degré d'automatisation de votre flux de travail. Et les stratagèmes de fraude qui ciblent les processus automatisés de comptes fournisseurs fonctionnent précisément parce que les paiements circulent rapidement et que les exceptions font l'objet d'un examen moins rigoureux. L'automatisation hausse le niveau de qualité des processus, mais elle n'élimine pas le besoin de contrôles.

Qu'est-ce qui change lorsque votre processus de paiement des fournisseurs traverse les frontières?

Payer un fournisseur national et en payer un à l'étranger implique la même logique de base, mais une exécution différente.

Voici ce qui est requis lorsque vous passez au commerce transfrontalier :

• Coûts de conversion de devises : Si vous payez un fournisseur dans sa devise locale, vous avez besoin d'un compte multidevise qui peut détenir et envoyer dans cette devise, ou vous devrez effectuer la conversion au moment du paiement et absorber l'écart. Les entreprises qui ont de grandes bases de fournisseurs dans une poignée de devises peuvent conserver des soldes multidevises pour réduire les coûts de conversion inutiles. Payer la marge de change sur chaque transaction s'accumule rapidement.

• Systèmes de paiement locaux : Chaque pays ou région possède ses propres systèmes de paiement. La chambre de compensation automatisée (ACH) est un réseau national aux États-Unis. Pour payer un fournisseur en Allemagne, vous utiliserez généralement un virement de l'espace unique de paiement en euros (SEPA). Au Royaume-Uni, vous pouvez utiliser Bacs, Faster Payments ou le Clearing House Automated Payment System (CHAPS). Au Mexique, c'est le Sistema de Pagos Electrónicos Interbancarios (SPEI). Chaque système a ses propres heures de fermeture, fenêtres de règlement et exigences de formatage pour les détails du compte du destinataire.

• Documentation de conformité : Les paiements transfrontaliers supérieurs à certains seuils peuvent nécessiter des documents supplémentaires, tels que les codes d'objet du paiement, les descriptions des relations d'affaires ou, dans certains territoires, l'approbation préalable des autorités locales. Les exigences varient selon le pays et la nature du paiement. Une erreur à ce niveau retarde la transaction et peut entraîner le blocage des fonds en attendant les résultats d'une enquête.

Comment l'intégration des fournisseurs affecte-elle votre flux de paiement?

L'intégration des fournisseurs est l'étape où s'établit la qualité des données de l'ensemble de votre opération de paiement. Si vous recueillez des informations exactes dès le départ et que vous les maintenez à jour, le processus en aval se déroule sans heurts.

Voici où l'approche traditionnelle peut échouer :

• Saisie manuelle des données : Le flux de travail standard qui consiste à envoyer un formulaire à un fournisseur, à le lui faire remplir et à saisir les détails dans votre système introduit la possibilité d'erreurs de transcription à chaque transfert.

• Dossiers obsolètes : Les coordonnées bancaires changent. Les fournisseurs changent de banque, mettent à jour leurs numéros de compte et se font acquérir. Sans mécanisme pour maintenir ces informations à jour, vous pourriez vous retrouver à exécuter des paiements avec des données périmées.

Des outils tels que Stripe Financial Connections changent la donne. Plutôt que de demander aux fournisseurs de saisir manuellement leurs numéros de compte, Financial Connections leur permet de lier automatiquement leurs comptes bancaires au moyen d'une connexion directe à leur institution financière, ce qui réduit les risques d'erreurs de saisie manuelle. Les coordonnées bancaires des fournisseurs sont saisies dans votre plateforme de paiement plutôt que par le biais d'un flux de travail distinct, plus manuel, de formulaires et de saisie.

Comment les entreprises peuvent-elles optimiser leur processus de paiement des fournisseurs?

La mise à jour de votre processus de paiement des fournisseurs afin qu'il fonctionne de manière fiable nécessite un travail dans quelques domaines précis.

Commencez par les données de base de vos fournisseurs : effectuez une vérification de déduplication, confirmez que les coordonnées bancaires sont à jour et déterminez combien vous dépensez en conversion de devises.

Ensuite, examinez vos flux d'approbation. Si les factures dépassant un certain seuil nécessitent une double autorisation, mais que ce processus se déroule par courriel, vous avez un contrôle facile à contourner et lent à réaliser. Le transfert des approbations vers un système qui applique le flux de travail et crée une piste de vérification comble cette lacune.

Vérifiez également les délais de paiement. Si vous laissez passer des occasions de rabais pour paiement anticipé parce que votre cycle d'approbation prend 12 jours sur une fenêtre de rabais de 10 jours, il s'agit d'un problème de processus dont le coût est mesurable. Raccourcir le cycle spécifiquement pour les factures admissibles à un rabais peut constituer une amélioration très rentable pour de nombreuses équipes des comptes fournisseurs.

Enfin, si vous payez des fournisseurs dans plusieurs pays, vérifiez si votre configuration actuelle nécessite un travail de conversion inutile, et envisagez des solutions possibles. Par exemple, Stripe Global Payouts permet aux entreprises de s'approvisionner à partir de leur compte bancaire et d'envoyer des paiements aux fournisseurs dans plusieurs devises, l'inscription des utilisateurs bénéficiaires étant intégrée à la plateforme.

Comment Stripe Payments peut vous aider

Stripe Payments propose une solution de paiement unifiée et mondiale adaptée à toutes les entreprises, des jeunes pousses aux grands groupes. Elle permet d’accepter des paiements en ligne et en personne, partout dans le monde.

Stripe Payments peut vous aider à :

 Optimiser votre expérience de paiement :* créez une expérience client sans friction et économisez des milliers d’heures d’ingénierie grâce à des interfaces utilisateur de paiement prédéfinies, à l’accès à plus de 125 modes de paiement et à Link, un portefeuille numérique conçu par Stripe.

 Pénétrer plus rapidement de nouveaux marchés :* touchez des clients dans le monde entier grâce aux options de paiement transfrontalier. Réduisez la complexité et le coût de la gestion multidevises dans 195 pays et plus de 135 devises.

 Unifier les paiements en personne et en ligne :* créez une expérience de commerce unifiée sur les canaux en ligne et en personne pour personnaliser les interactions, récompenser la fidélité et augmenter les revenus.

 Améliorer le rendement des paiements :* augmentez vos revenus grâce à une gamme d’outils de paiement personnalisables et faciles à configurer, y compris une protection contre la fraude sans codage et des capacités avancées pour améliorer les taux d’autorisation.

 Agir plus rapidement avec une plateforme flexible et fiable pour la croissance :* bâtissez sur une plateforme conçue pour évoluer avec vous, avec un temps de disponibilité de 99,999 % et une fiabilité de premier ordre.

Découvrez comment Stripe Payments peut propulser vos paiements en ligne et en personne ou démarrez dès aujourd’hui.