Le paiement des fournisseurs peut s'avérer complexe lorsqu'il est effectué à grande échelle. Les factures s'accumulent dans les boîtes de réception et les départements, les conditions de paiement varient selon le fournisseur, les coordonnées bancaires deviennent obsolètes, et l'oubli d'un seul rapprochement tripartite pour vérifier l'exactitude d'une facture peut entraîner le paiement en double d'une même livraison.

Le processus de paiement des fournisseurs permet d'éviter les problèmes tout au long du flux de travail, du moment où une facture arrive jusqu'au moment où le paiement est compensé et enregistré dans votre grand livre.

Ci-dessous, nous décrivons chaque étape pour effectuer un paiement à un fournisseur, comment payer des fournisseurs à l'étranger et les erreurs courantes qui peuvent coûter de l'argent ou nuire aux relations avec les fournisseurs.

L’essentiel à retenir

• Un processus structuré de paiement des fournisseurs évite les paiements en double, permet de profiter des remises pour paiement anticipé et préserve les relations avec les fournisseurs.

• Les flux de travail manuels introduisent un risque d'erreurs à chaque transfert. Les flux de travail automatisés redirigent les efforts humains vers les exceptions et l'application des règles.

• L'onboarding des fournisseurs est l'étape où la qualité des données de paiement est établie. La mise en place d'un système adéquat dès le départ peut réduire les échecs de transactions et les dossiers obsolètes.

Qu'est-ce que le processus de paiement des fournisseurs ?

Le processus de paiement des fournisseurs est le flux de travail de bout en bout qu'une entreprise suit pour valider, approuver, programmer et exécuter les paiements destinés à ses fournisseurs, puis enregistrer précisément ces transactions dans ses livres de comptes. Ce processus couvre chaque étape entre la réception de la facture d'un fournisseur et le rapprochement du paiement avec votre grand livre.

Comment le processus de paiement des fournisseurs fonctionne-t-il, étape par étape ?

Généralement, les flux de paiement des fournisseurs suivent six étapes. Voici un aperçu plus détaillé de chacune d'elles :

Réception et capture des factures

Les factures arrivent par de multiples canaux : e-mails, portails fournisseurs, papier et flux d'échange de données informatisé (EDI). Les flux EDI sont des connexions automatisées d'ordinateur à ordinateur qui transmettent des documents commerciaux standardisés entre partenaires commerciaux.

La première exigence est de centraliser ce matériel, avant de commencer tout traitement. Si les factures atterrissent dans les boîtes de réception individuelles des employés et sont transférées de manière incohérente, vous risquez de perdre le contrôle du processus.

Vérification des factures et rapprochement tripartite

Avant l'approbation de toute facture, elle doit être validée par rapport au bon de commande (PO) initial et au reçu des marchandises ou à la confirmation du service. Si le bon de commande portait sur 500 unités à 12 $ chacune, mais que la facture porte sur 520 unités, cet écart est signalé avant le déblocage du paiement.

Acheminement des approbations

Les factures qui passent le rapprochement passent à l'autorisation, qui évolue généralement en fonction du seuil en dollars. Par exemple : un seul approbateur jusqu'à 10 000 $, une double autorisation au-delà, et une validation de la direction au-delà de 50 000 $.

Programmation des paiements et sélection de la méthode

Les conditions de paiement définissent la limite extérieure, mais la programmation intelligente fonctionne à rebours à partir de la date d'échéance pour profiter des remises pour paiement anticipé et équilibrer les flux de trésorerie. La sélection de la méthode doit refléter la taille de la transaction, la préférence du fournisseur et le degré d'optimisation que vous recherchez entre coût et vitesse.

Exécution du paiement

Dans un processus bien géré, l'exécution est l'étape la moins mouvementée. Les paiements approuvés sont débloqués à la date prévue vers les coordonnées bancaires vérifiées, avec une dernière vérification d'autorisation avant l'envoi du lot.

Rapprochement et tenue des dossiers

Une fois les paiements compensés, ils doivent être rapprochés des factures correspondantes et comptabilisés dans les bons comptes du grand livre (GL). Cela permet de boucler la boucle de l'ancienneté de vos comptes fournisseurs et, selon le type de fournisseur et la juridiction, alimente les exigences en matière de documentation fiscale telles que la conservation des factures de TVA ou les déclarations 1099 aux États-Unis.

Quelle est la différence entre les flux de paiement des fournisseurs manuels et automatisés ?

Les flux de paiement des fournisseurs manuels et automatisés fonctionnent de différentes manières et échouent également à différents niveaux.

Les aspects suivants des flux de paiement des fournisseurs peuvent être considérablement améliorés grâce à des systèmes automatisés :

• Saisie des données : Avec les flux de paiement manuels, une personne saisit les coordonnées bancaires du fournisseur à partir d'un e-mail dans un système de paiement. Un seul chiffre inversé peut entraîner l'échec du paiement ou son arrivée sur le mauvais compte. Avec les flux de travail automatisés, les coordonnées bancaires des fournisseurs sont capturées une seule fois lors de l'onboarding, plutôt que d'être saisies à nouveau à chaque transaction. Votre équipe examine les écarts signalés au lieu de saisir les données manuellement. Le volume de factures traitées par employé de la comptabilité fournisseurs peut augmenter considérablement.

• Rapprochement des factures : Avec les flux de travail manuels, les factures sont comparées aux bons de commande dans une feuille de calcul. C'est lent et source d'erreurs, et les écarts sont souvent détectés tardivement, voire jamais. Le rapprochement automatisé améliore la précision et fait gagner du temps.

• Chaînes d'approbation : Avec les flux de travail manuels, les autorisations se trouvent dans des fils d'e-mails. Il est difficile d'appliquer les seuils de manière cohérente ou de prouver après coup que la bonne personne a donné son accord. Les files d'attente automatisées appliquent les seuils et font remonter les problèmes sans que personne n'ait à se souvenir d'effectuer un suivi.

Il y a toujours des erreurs à surveiller avec les systèmes automatisés. Les coordonnées bancaires obsolètes peuvent entraîner des échecs de paiements, quel que soit le niveau d'automatisation de votre flux de travail. De plus, les systèmes de fraude ciblant les processus automatisés de comptabilité fournisseurs fonctionnent précisément parce que les paiements sont rapides et que les exceptions sont moins examinées. L'automatisation améliore la qualité globale du processus, mais ne supprime pas la nécessité de contrôles.

Qu'est-ce qui change lorsque votre processus de paiement des fournisseurs franchit les frontières ?

Payer un fournisseur national ou un fournisseur à l'étranger implique la même logique de base mais une exécution différente.

Voici ce qui est nécessaire lorsque vous vous lancez dans le commerce transfrontalier :

• Devise et frais de conversion : Si vous payez un fournisseur dans sa devise locale, vous avez besoin d'un compte multidevise capable de conserver et d'envoyer cette devise, ou vous devrez effectuer la conversion au moment du paiement et absorber l'écart. Les entreprises disposant d'une vaste base de fournisseurs dans quelques devises peuvent maintenir des soldes multidevises pour réduire les frais de conversion inutiles. Le paiement de la marge de change sur chaque transaction s'accumule rapidement.

• Systèmes de paiement locaux : Chaque pays ou région possède ses propres systèmes de paiement. L'Automated Clearing House (ACH) est un réseau national aux États-Unis. Pour payer un fournisseur en Allemagne, vous utiliserez généralement un virement Single Euro Payments Area (SEPA). Au Royaume-Uni, vous pouvez utiliser Bacs, Faster Payments ou le Clearing House Automated Payment System (CHAPS). Au Mexique, il s'agit du Sistema de Pagos Electrónicos Interbancarios (SPEI). Chaque système a ses propres heures limites, fenêtres de règlement et exigences de formatage pour les informations du compte du bénéficiaire.

• Documentation de conformité : Les paiements transfrontaliers dépassant certains seuils peuvent nécessiter une documentation supplémentaire, comme des codes de motif de paiement, des descriptions de la relation commerciale ou, dans certaines juridictions, une approbation préalable des autorités locales. Les exigences varient selon le pays et la nature du paiement. Une erreur à ce niveau retarde la transaction et peut entraîner le blocage des fonds dans l'attente d'une enquête.

Quel est l'impact de l'onboarding des fournisseurs sur votre flux de paiement ?

L'onboarding des fournisseurs est l'étape où la qualité des données de l'ensemble de vos opérations de paiement est établie. Si vous collectez des informations précises dès le départ et les maintenez à jour, le processus en aval se déroule sans problème.

Voici où l'approche traditionnelle peut échouer :

• Saisie manuelle des données : Le flux de travail standard consistant à envoyer un formulaire à un fournisseur, à le lui faire remplir et à saisir les informations dans votre système introduit un risque d'erreurs de transcription à chaque transfert.

• Dossiers obsolètes : Les coordonnées bancaires changent. Les fournisseurs changent de banque, mettent à jour leurs numéros de compte et sont rachetés. Sans mécanisme pour maintenir ces informations à jour, vous risquez d'exécuter des paiements avec des données obsolètes.

Des outils tels que Stripe Financial Connections changent la donne. Plutôt que de demander aux fournisseurs de saisir manuellement leurs numéros de compte, Financial Connections leur permet de lier automatiquement leurs comptes bancaires via une connexion directe à leur institution financière, ce qui réduit le risque d'erreurs de saisie manuelle. Les coordonnées bancaires du fournisseur sont capturées au sein de votre plateforme de paiement plutôt que via un flux de travail distinct, plus manuel, de formulaire et de saisie.

Comment les entreprises peuvent-elles optimiser leur processus de paiement des fournisseurs ?

La mise à jour de votre processus de paiement des fournisseurs afin qu'il fonctionne de manière fiable nécessite de travailler sur quelques points spécifiques.

Commencez par vos données de base fournisseur : effectuez une vérification des doublons, confirmez que les coordonnées bancaires sont à jour et identifiez vos dépenses en matière de conversion de devises.

Examinez ensuite vos flux d'approbation. Si les factures dépassant un certain seuil nécessitent une double autorisation, mais que ce processus s'effectue par e-mail, vous disposez d'un contrôle facile à contourner et lent à exécuter. Le transfert des approbations vers un système qui applique le flux de travail et crée une piste d'audit permet de combler cette lacune.

Vérifiez également les délais de paiement. Si vous ratez des opportunités de remise pour paiement anticipé parce que votre cycle d'approbation prend douze jours sur une fenêtre de remise de dix jours, il s'agit d'un problème de processus avec un coût mesurable. Le raccourcissement de ce cycle spécifiquement pour les factures admissibles à une remise peut s'avérer une amélioration très rentable pour de nombreuses équipes chargées de la comptabilité fournisseurs.

Enfin, si vous payez des fournisseurs dans plusieurs pays, vérifiez si votre configuration actuelle nécessite un travail de conversion inutile et envisagez des solutions possibles. Par exemple, Stripe Global Payouts permet aux entreprises d'approvisionner depuis leur compte bancaire et d'envoyer des paiements aux fournisseurs dans plusieurs devises, l'onboarding du bénéficiaire étant intégré à la plateforme.

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