Pagarles a los proveedores puede volverse complicado cuando se hace a gran escala. Las facturas se acumulan en las bandejas de entrada y los departamentos, las condiciones de pago varían según el proveedor, los datos bancarios quedan obsoletos y omitir siquiera una sola coincidencia triple para verificar la precisión de una factura puede significar que se pague dos veces la misma entrega.

El proceso de pago a proveedores evita problemas en todo el flujo de trabajo, desde el momento en que llega una factura hasta que el pago se liquida y se asienta en tu libro mayor.

A continuación, describiremos cada paso para hacerle un pago a un proveedor, cómo pagarles a los proveedores en el extranjero y los errores comunes que pueden costar dinero o dañar las relaciones con los proveedores.

Aspectos destacados

• Un proceso estructurado de pago a proveedores evita pagos duplicados, aprovecha los descuentos por pago anticipado y mantiene intactas las relaciones con los proveedores.

• Los flujos de trabajo manuales introducen la posibilidad de que haya errores en cada traspaso. Los flujos de trabajo automatizados redirigen el esfuerzo humano hacia las excepciones y la aplicación de las normas.

• En el onboarding de proveedores es donde se establece la calidad de los datos de pago. Configurar tu sistema correctamente desde el principio puede reducir el número de transacciones fallidas y de registros obsoletos.

¿Qué es el proceso de pago a proveedores?

El proceso de pago a proveedores es el flujo de trabajo integral que sigue una empresa para validar, aprobar, programar y ejecutar pagos a sus proveedores, y luego registrar esas transacciones de manera precisa en sus libros contables. Este proceso abarca todos los puntos de contacto, desde la recepción de la factura de un proveedor hasta la conciliación del pago en tu libro mayor.

¿Cómo funciona el proceso de pago a proveedores paso a paso?

Por lo general, los flujos de trabajo de pago a proveedores constan de seis etapas. A continuación se analiza cada una en detalle:

Recepción y captura de facturas

Las facturas llegan a través de múltiples canales: correo electrónico, portales de proveedores, papel y canales de Intercambio Electrónico de Datos (EDI, por sus siglas en inglés). Los canales de EDI son conexiones automatizadas entre computadoras que transmiten documentos empresariales estandarizados entre socios comerciales.

El primer requisito es centralizar este material antes de que comience cualquier procesamiento. Si las facturas llegan a las bandejas de entrada de distintos empleados y se reenvían de manera incoherente, corres el riesgo de perder el control del proceso.

Verificación y conciliación triple de facturas

Antes de aprobar cualquier factura, debe validarse mediante la orden de compra (OC) original y el recibo de los productos o la confirmación del servicio. Si la orden de compra era de 500 unidades a USD 12 cada una, pero en la factura se cobran 520 unidades, esa discrepancia se marcará antes de que se libere el pago.

Enrutamiento de las aprobaciones

Las facturas que superan la conciliación pasan a la etapa de autorización, que suele variar en función del límite en dólares. Por ejemplo, un solo aprobador si el monto es de hasta USD 10,000, doble autorización si lo supera, y aprobación de los directivos a partir de USD 50,000.

Programación de pagos y selección de métodos

Las condiciones de pago definen el límite exterior, pero la programación inteligente funciona hacia atrás desde la fecha de vencimiento para aprovechar los descuentos por pago anticipado y equilibrar el flujo de caja. La selección del método debe reflejar el tamaño de la transacción, las preferencias del proveedor y en qué medida optimizas el costo frente a la velocidad.

Ejecución de pagos

En un proceso bien ejecutado, la ejecución es el paso en el que ocurren menos imprevistos. Los pagos aprobados se liberan a tiempo mediante datos bancarios verificados, y se realiza una comprobación de autorización final antes de que se envíe el lote.

Conciliación y mantenimiento de registros

Una vez que los pagos se liquidan, se deben conciliar con las facturas correspondientes y registrar en las cuentas correctas del libro mayor. Esto cierra el ciclo de la antigüedad de tus cuentas por pagar y, según el tipo de proveedor y la jurisdicción, alimenta los requisitos de documentación fiscal, como la retención de facturas del impuesto al valor agregado (IVA) o las declaraciones 1099 en EE. UU.

¿Cuál es la diferencia entre los flujos de trabajo de pago a proveedores manuales y automatizados?

Los flujos de trabajo de pago a proveedores manuales y automatizados funcionan de maneras distintas, y también fallan en lugares diferentes.

Los siguientes aspectos de los flujos de trabajo de pago a proveedores se pueden mejorar de manera significativa con sistemas automatizados:

• Ingreso de datos: En los flujos de trabajo de pago manuales, alguien ingresa los datos bancarios del proveedor a partir de un correo electrónico en un sistema de pagos. Un solo dígito transpuesto puede significar que el pago falle o termine en la cuenta equivocada. En los flujos de trabajo automatizados, los datos bancarios del proveedor se capturan una sola vez en el onboarding, en lugar de volver a ingresarlos con cada transacción. Tu equipo revisa las discrepancias marcadas en lugar de ingresar datos manualmente. El volumen de facturas procesadas por cada empleado de cuentas por pagar puede aumentar de manera sustancial.

• Conciliación de facturas: En los flujos de trabajo manuales, las facturas se comparan con las órdenes de compra en una hoja de cálculo. Esto es lento, propenso a errores y, a menudo, las discrepancias se detectan tarde o no se detectan en absoluto. La conciliación automatizada mejora la precisión y libera tiempo.

• Cadenas de aprobación: En los flujos de trabajo manuales, las autorizaciones residen en hilos de correos electrónicos. Es difícil aplicar límites de manera coherente o demostrar a posteriori que la persona adecuada dio su aprobación. Las colas automatizadas aplican los límites e informan las situaciones sin que nadie tenga que acordarse de hacer un seguimiento.

De todos modos, en los sistemas automatizados hay errores a los que hay que prestarles atención. Los datos bancarios obsoletos pueden producir pagos fallidos sin importar qué tan automatizado esté tu flujo de trabajo. Asimismo, los esquemas de fraude dirigidos a procesos de cuentas por pagar automatizados funcionan justamente porque los pagos se mueven rápido y las excepciones reciben menos análisis. La automatización eleva el piso de la calidad de los procesos, pero no elimina la necesidad de contar con controles.

¿Qué cambia cuando el proceso de pago a proveedores cruza las fronteras?

Pagarle a un proveedor nacional y pagarle a uno en el extranjero implican la misma lógica básica, pero una ejecución diferente.

Esto es lo que se requiere cuando incursionas en el comercio transfronterizo:

• Monedas y costos de conversión: Si le pagas a un proveedor en su moneda local, necesitas una cuenta en múltiples monedas que pueda mantener y enviar fondos en esa moneda, o bien tendrás que hacer la conversión en el momento del pago y asumir el diferencial. Las empresas con grandes bases de proveedores en unas pocas monedas pueden mantener saldos en múltiples monedas para reducir los costos de conversión innecesarios. Pagar el margen de cambio de divisas en cada transacción suma rápido.

• Sistemas de pago locales: Cada país o región tiene sus propios sistemas de pago. La cámara de compensación automatizada (ACH) es una red nacional de EE. UU. Para pagarle a un proveedor en Alemania, por lo general usarás una transferencia de crédito de la Zona Única de Pagos en Euros (SEPA). En el Reino Unido, podrías usar Bacs, Faster Payments o el Sistema de Pagos Automatizado de la Cámara de Compensación (CHAPS). En México, es el Sistema de Pagos Electrónicos Interbancarios (SPEI). Cada sistema tiene sus propios horarios límite, períodos de acreditación de fondos y requisitos de formato para los datos de la cuenta del beneficiario.

• Documentación de cumplimiento de la normativa: Los pagos transfronterizos que superan ciertos umbrales pueden requerir documentación adicional, como los códigos de propósito del pago, descripciones de las relaciones comerciales o, en algunas jurisdicciones, la aprobación previa de las autoridades locales. Los requisitos varían según el país y la naturaleza del pago. Si cometes un error en esto, la transacción se demora y puede dar lugar a que se retengan los fondos en espera de que se realice una investigación.

¿Cómo afecta el onboarding de proveedores a tu flujo de trabajo de pago?

El onboarding de proveedores es donde se establece la calidad de los datos de toda tu operación de pagos. Si recopilas información precisa desde el principio y la mantienes actualizada, el proceso posterior se ejecutará sin problemas.

Aquí es donde el enfoque tradicional puede fallar:

• Ingreso de datos manual: El flujo de trabajo estándar de enviarle un formulario a un proveedor, pedirle que lo complete e ingresar los datos en tu sistema introduce la posibilidad de que haya errores de transcripción en cada traspaso.

• Registros obsoletos: Los datos bancarios cambian. Los proveedores cambian de banco, actualizan los números de cuenta y son adquiridos por otras empresas. Sin un mecanismo para mantener esa información actualizada, es posible que termines procesando pagos con datos desactualizados.

Las herramientas como Stripe Financial Connections cambian esta situación. En lugar de pedirles a los proveedores que ingresen los números de cuenta manualmente, Financial Connections les permite vincular sus cuentas bancarias automáticamente a través de una conexión directa con su institución financiera, lo que reduce la posibilidad de cometer errores en el ingreso manual de datos. Los datos bancarios del proveedor se capturan dentro de tu plataforma de pagos, en lugar de hacerlo a través de un flujo de trabajo de ingreso y formularios independiente y más manual.

¿Cómo pueden las empresas optimizar su proceso de pago a proveedores?

Actualizar tu proceso de pago a proveedores para que funcione de manera confiable requiere trabajar en algunas áreas específicas.

Comienza con los datos principales de tus proveedores: ejecuta una comprobación de deduplicación, confirma que los datos bancarios estén actualizados e identifica cuánto gastas en la conversión de monedas.

A continuación, revisa tus flujos de trabajo de aprobación. Si las facturas que superan cierto umbral requieren autorización doble, pero ese proceso se realiza por correo electrónico, tienes un control que es fácil de evadir y lento de completar. Trasladar las aprobaciones a un sistema que aplique el flujo de trabajo y cree un registro de auditoría cierra esa brecha.

También debes auditar los plazos de tus pagos. Si estás perdiendo oportunidades de descuento por pago anticipado porque tu ciclo de aprobación demora doce días en un período de descuento de diez días, tienes un problema de proceso con un costo cuantificable. Acortar el ciclo de manera específica para las facturas que cumplen los requisitos de descuento puede ser una mejora de gran rendimiento para muchos equipos de cuentas por pagar.

Por último, si les pagas a proveedores en varios países, verifica si tu configuración actual requiere trabajo innecesario de conversión y considera posibles soluciones. Por ejemplo, Stripe Global Payouts les permite a las empresas depositar fondos desde su cuenta bancaria y enviar pagos a los proveedores en distintas monedas, con un onboarding de beneficiarios integrado en la plataforma.

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