การชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายอาจซับซ้อนขึ้นเมื่อต้องทำในระหว่างการขยายธุรกิจ ใบแจ้งหนี้ที่กองพะเนินในกล่องจดหมายและแผนกต่างๆ ข้อกำหนดการชำระเงินที่แตกต่างกันไปตามซัพพลายเออร์ รายละเอียดธนาคารที่ล้าสมัย และการพลาดการจับคู่แบบสามทางแม้แต่ครั้งเดียวเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของใบแจ้งหนี้อาจหมายถึงการจ่ายเงินสองครั้งสำหรับการจัดส่งรอบเดียวกัน

ขั้นตอนการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายจะช่วยป้องกันปัญหาตลอดทั้งเวิร์กโฟลว์ ตั้งแต่วินาทีที่ใบแจ้งหนี้มาถึงไปจนถึงเมื่อการชำระเงินเสร็จสมบูรณ์และถูกบันทึกลงในบัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณ

ด้านล่างนี้ เราจะสรุปแต่ละขั้นตอนของการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่าย วิธีชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายข้ามพรมแดน และข้อผิดพลาดทั่วไปที่อาจทำให้สูญเสียเงินหรือทำลายความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์

ประเด็นสำคัญ

• ขั้นตอนการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายที่มีโครงสร้างชัดเจนจะช่วยป้องกันการชำระเงินซ้ำซ้อน ทำให้ได้รับส่วนลดเมื่อชำระเงินล่วงหน้า และรักษาความสัมพันธ์อันดีกับซัพพลายเออร์ไว้ได้

• เวิร์กโฟลว์แบบดำเนินการด้วยตนเองจะเพิ่มโอกาสในการเกิดข้อผิดพลาดในการส่งต่อทุกครั้ง เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติจะเปลี่ยนเส้นทางการใช้แรงงานคนไปที่ข้อยกเว้นและการบังคับใช้

• กระบวนการเริ่มต้นใช้งานของผู้จัดจำหน่ายเป็นส่วนที่ใช้สร้างคุณภาพของข้อมูลการชำระเงิน การตั้งค่าระบบให้ถูกต้องตั้งแต่ต้นจะช่วยลดจำนวนธุรกรรมที่ล้มเหลวและบันทึกที่ล้าสมัยได้

ขั้นตอนการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายคืออะไร

ขั้นตอนการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายคือเวิร์กโฟลว์แบบครบวงจรที่ธุรกิจปฏิบัติตามเพื่อตรวจสอบ อนุมัติ กำหนดเวลา และดำเนินการชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์ จากนั้นจึงบันทึกธุรกรรมเหล่านั้นลงในบัญชีอย่างถูกต้อง ขั้นตอนนี้ครอบคลุมทุกทัชพอยต์ตั้งแต่การรับใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายไปจนถึงการกระทบยอดการชำระเงินกับบัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณ

ขั้นตอนการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายมีขั้นตอนการทำงานอย่างไรบ้าง

โดยทั่วไปแล้ว เวิร์กโฟลว์การชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายจะมี 6 ขั้นตอน ลองมาดูรายละเอียดของแต่ละขั้นตอนกัน

การรับและการบันทึกใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้จะมาถึงผ่านหลายช่องทาง ได้แก่ อีเมล พอร์ทัลของซัพพลายเออร์ กระดาษ และฟีด Electronic Data Interchange (EDI) ฟีด EDI เป็นการเชื่อมต่อระหว่างคอมพิวเตอร์แบบอัตโนมัติที่ส่งเอกสารทางธุรกิจที่เป็นมาตรฐานระหว่างพันธมิตรทางธุรกิจ

ข้อกำหนดแรกคือการรวมศูนย์ข้อมูลเหล่านี้ก่อนเริ่มการประมวลผล หากใบแจ้งหนี้ไปอยู่ในกล่องจดหมายของพนักงานแต่ละคนและมีการส่งต่อที่ไม่สม่ำเสมอ คุณจะเสี่ยงต่อการสูญเสียการควบคุมขั้นตอนการทำงาน

การตรวจสอบใบแจ้งหนี้และการจับคู่แบบสามทาง

ก่อนที่จะอนุมัติใบแจ้งหนี้ใดๆ จะต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องกับทั้งใบสั่งซื้อ (PO) ต้นฉบับและใบรับสินค้าหรือการยืนยันบริการ หากใบสั่งซื้อคือ 500 ชิ้น ชิ้นละ 12 ดอลลาร์สหรัฐ แต่ใบแจ้งหนี้เรียกเก็บ 520 ชิ้น ความคลาดเคลื่อนนั้นจะถูกตั้งค่าแจ้งเตือนไว้ก่อนที่จะมีการปล่อยการชำระเงิน

การกำหนดเส้นทางการอนุมัติ

ใบแจ้งหนี้ที่ผ่านการจับคู่จะถูกส่งไปที่การอนุมัติ ซึ่งโดยปกติแล้วจะแบ่งตามเกณฑ์จำนวนเงิน ตัวอย่างเช่น ผู้อนุมัติคนเดียวสำหรับยอดสูงสุด 10,000 ดอลลาร์สหรัฐ การอนุมัติแบบคู่ขนานสำหรับยอดที่สูงกว่านั้น และผู้บริหารระดับสูงลงนามสำหรับยอดที่เกิน 50,000 ดอลลาร์สหรัฐ

การกำหนดเวลาการชำระเงินและการเลือกวิธีการ

ข้อกำหนดการชำระเงินกำหนดขอบเขตภายนอก แต่การกำหนดเวลาที่ชาญฉลาดจะทำงานย้อนกลับจากวันครบกำหนดเพื่อให้ได้รับส่วนลดเมื่อชำระเงินล่วงหน้าและสร้างสมดุลให้กับกระแสเงินสด การเลือกวิธีการควรสะท้อนถึงขนาดของธุรกรรม ความพึงพอใจของผู้จัดจำหน่าย และระดับของการปรับให้เหมาะสมที่สุดระหว่างต้นทุนกับความเร็วที่คุณต้องการ

การดำเนินการชำระเงิน

ในขั้นตอนที่ดำเนินไปอย่างราบรื่น การดำเนินการเป็นขั้นตอนที่มีเหตุการณ์เกิดขึ้นน้อยที่สุด การชำระเงินที่อนุมัติแล้วจะถูกปล่อยออกตามกำหนดเวลาไปยังรายละเอียดธนาคารที่ผ่านการยืนยันแล้ว โดยมีการตรวจสอบการอนุมัติขั้นสุดท้ายก่อนที่ชุดข้อมูลจะถูกส่งออกไป

การกระทบยอดและการเก็บบันทึก

เมื่อการชำระเงินเสร็จสมบูรณ์ ควรจับคู่การชำระเงินเหล่านั้นกลับไปยังใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องและบันทึกลงในบัญชีแยกประเภททั่วไป (G/L) ที่ถูกต้อง ซึ่งจะช่วยปิดลูปอายุเจ้าหนี้การค้า (AP) ของคุณ และป้อนเข้าสู่ข้อกำหนดด้านเอกสารประกอบเรื่องภาษี ขึ้นอยู่กับประเภทของผู้จัดจำหน่ายและเขตอำนาจศาล เช่น การเก็บรักษาใบแจ้งหนี้ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หรือการยื่นแบบ 1099 ในสหรัฐอเมริกา

เวิร์กโฟลว์การชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายแบบดำเนินการด้วยตนเองกับแบบอัตโนมัติแตกต่างกันอย่างไร

เวิร์กโฟลว์การชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายแบบดำเนินการด้วยตนเองและแบบอัตโนมัติทำงานในรูปแบบที่แตกต่างกัน และยังเกิดข้อผิดพลาดในจุดที่ต่างกันอีกด้วย

องค์ประกอบต่อไปนี้ของเวิร์กโฟลว์การชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายสามารถปรับปรุงได้อย่างมีนัยสำคัญด้วยระบบอัตโนมัติ

• การป้อนข้อมูล: ในเวิร์กโฟลว์การชำระเงินแบบดำเนินการด้วยตนเอง จะมีคนป้อนรายละเอียดธนาคารของผู้จัดจำหน่ายจากอีเมลลงในระบบการชำระเงิน ตัวเลขที่สลับกันเพียงหลักเดียวก็อาจหมายถึงการชำระเงินล้มเหลวหรือไปเข้าบัญชีผิดได้ สำหรับเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ รายละเอียดธนาคารของผู้จัดจำหน่ายจะถูกบันทึกไว้ในกระบวนการเริ่มต้นใช้งานเพียงครั้งเดียวแทนที่จะป้อนใหม่ในทุกธุรกรรม ทีมของคุณจะตรวจสอบความคลาดเคลื่อนที่ถูกตั้งค่าแจ้งเตือนไว้แทนที่จะป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ปริมาณใบแจ้งหนี้ที่พนักงานบัญชีเจ้าหนี้การค้าแต่ละคนประมวลผลได้จะเพิ่มขึ้นอย่างมาก

• การจับคู่ใบแจ้งหนี้: ในเวิร์กโฟลว์แบบดำเนินการด้วยตนเอง ใบแจ้งหนี้จะถูกนำไปเปรียบเทียบกับคำสั่งซื้อในสเปรดชีต ซึ่งเป็นวิธีที่ล่าช้าและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย และมักจะตรวจพบความคลาดเคลื่อนช้าหรือไม่พบเลย การจับคู่อัตโนมัติช่วยเพิ่มความแม่นยำและประหยัดเวลา

• สายงานการอนุมัติ: ในเวิร์กโฟลว์แบบดำเนินการด้วยตนเอง การอนุมัติจะอยู่ในชุดข้อความอีเมล การบังคับใช้เกณฑ์อย่างสม่ำเสมอหรือการพิสูจน์ในภายหลังว่าผู้ลงนามคือบุคคลที่ถูกต้องนั้นทำได้ยาก คิวอัตโนมัติจะบังคับใช้เกณฑ์และส่งต่อเรื่องตามลำดับขั้นโดยที่ไม่มีใครต้องคอยจำว่าต้องติดตามผล

แต่ยังคงมีข้อผิดพลาดที่ต้องระวังสำหรับระบบอัตโนมัติ รายละเอียดธนาคารที่ล้าสมัยสามารถทำให้การชำระเงินล้มเหลวได้ไม่ว่าเวิร์กโฟลว์ของคุณจะเป็นอัตโนมัติเพียงใดก็ตาม และแผนการฉ้อโกงที่พุ่งเป้าไปที่ขั้นตอนของเจ้าหนี้การค้าอัตโนมัติก็ทำงานได้อย่างแม่นยำเนื่องจากการชำระเงินดำเนินการอย่างรวดเร็วและมีการตรวจสอบข้อยกเว้นน้อยลง ระบบอัตโนมัติช่วยยกระดับคุณภาพของขั้นตอน แต่ก็ไม่ได้ทำให้ความจำเป็นในการควบคุมหมดไป

จะเกิดการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้างเมื่อขั้นตอนการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายของคุณข้ามพรมแดน

การชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายในประเทศและในต่างประเทศมีหลักการพื้นฐานเหมือนกันแต่มีการดำเนินการที่แตกต่างกัน

สิ่งที่คุณต้องมีเมื่อเข้าสู่การค้าข้ามพรมแดนมีดังนี้

• สกุลเงินและค่าใช้จ่ายในการแปลง: หากคุณชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายในสกุลเงินท้องถิ่น คุณจะต้องมีบัญชีหลายสกุลเงินที่สามารถเก็บและส่งในสกุลเงินนั้นได้ หรือคุณจะต้องแปลงสกุลเงิน ณ จุดชำระเงินและรับผิดชอบส่วนต่าง ธุรกิจที่มีฐานซัพพลายเออร์จำนวนมากในสกุลเงินบางสกุลสามารถรักษายอดคงเหลือหลายสกุลเงินไว้เพื่อลดค่าใช้จ่ายในการแปลงที่ไม่จำเป็นได้ การชำระส่วนต่างอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศสำหรับทุกธุรกรรมจะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว

• ระบบการชำระเงินในท้องถิ่น: แต่ละประเทศหรือภูมิภาคมีระบบการชำระเงินเป็นของตนเอง Automated Clearing House (ACH) เป็นเครือข่ายภายในประเทศของสหรัฐอเมริกา หากต้องการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายในเยอรมนี โดยทั่วไปแล้วคุณจะใช้การโอนเงินผ่านระบบ Single Euro Payments Area (SEPA) ในสหราชอาณาจักร คุณอาจใช้ Bacs, Faster Payments หรือ Clearing House Automated Payment System (CHAPS) ในเม็กซิโก จะใช้ Sistema de Pagos Electrónicos Interbancarios (SPEI) แต่ละระบบมีเวลาตัดยอด กรอบเวลาการชำระเงิน และข้อกำหนดรูปแบบสำหรับรายละเอียดบัญชีของผู้รับที่แตกต่างกัน

• เอกสารประกอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด: การชำระเงินข้ามพรมแดนที่มียอดเกินเกณฑ์ที่กำหนดอาจต้องใช้เอกสารเพิ่มเติม เช่น รหัสวัตถุประสงค์ในการชำระเงิน คำอธิบายความสัมพันธ์ทางธุรกิจ หรืออาจต้องได้รับการอนุมัติล่วงหน้าจากหน่วยงานในพื้นที่ในบางเขตอำนาจศาล ข้อกำหนดจะแตกต่างกันไปตามประเทศและลักษณะของการชำระเงิน หากดำเนินการผิดพลาดจะทำให้ธุรกรรมล่าช้าและอาจส่งผลให้เงินทุนถูกระงับเพื่อรอการตรวจสอบได้

กระบวนการเริ่มต้นใช้งานของผู้จัดจำหน่ายส่งผลต่อเวิร์กโฟลว์การชำระเงินของคุณอย่างไร

กระบวนการเริ่มต้นใช้งานของผู้จัดจำหน่ายคือจุดเริ่มต้นของการสร้างคุณภาพข้อมูลสำหรับการดำเนินการชำระเงินทั้งหมดของคุณ หากคุณรวบรวมข้อมูลที่ถูกต้องตั้งแต่ต้นและหมั่นอัปเดตข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน ขั้นตอนการทำงานที่ตามมาก็จะราบรื่น

วิธีการแบบเดิมอาจเกิดข้อผิดพลาดได้ในจุดต่อไปนี้

• การป้อนข้อมูลด้วยตนเอง: เวิร์กโฟลว์มาตรฐานในการส่งแบบฟอร์มให้ผู้จัดจำหน่าย ให้ผู้จัดจำหน่ายกรอกข้อมูล และป้อนรายละเอียดลงในระบบของคุณนั้นเพิ่มความเป็นไปได้ที่จะเกิดข้อผิดพลาดในการคัดลอกข้อมูลทุกครั้งที่มีการส่งต่อ

• บันทึกที่ล้าสมัย: รายละเอียดธนาคารเปลี่ยนแปลงได้ ผู้จัดจำหน่ายอาจเปลี่ยนธนาคาร อัปเดตหมายเลขบัญชี และถูกเข้าซื้อกิจการ หากไม่มีกลไกในการอัปเดตข้อมูลดังกล่าวให้เป็นปัจจุบัน คุณอาจดำเนินการชำระเงินโดยใช้ข้อมูลที่ล้าสมัย

เครื่องมือต่างๆ เช่น Stripe Financial Connections จะช่วยเปลี่ยนปัญหานี้ Financial Connections จะช่วยให้ผู้จัดจำหน่ายลิงก์บัญชีธนาคารของตนได้โดยอัตโนมัติผ่านการเชื่อมต่อโดยตรงกับสถาบันการเงิน แทนที่จะขอให้ผู้จัดจำหน่ายป้อนหมายเลขบัญชีด้วยตนเอง ซึ่งจะช่วยลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ระบบจะบันทึกรายละเอียดธนาคารของผู้จัดจำหน่ายไว้ในแพลตฟอร์มการชำระเงินของคุณ แทนที่จะผ่านเวิร์กโฟลว์การกรอกแบบฟอร์มและป้อนข้อมูลที่แยกต่างหากและต้องใช้แรงงานคนมากกว่า

ธุรกิจจะเพิ่มประสิทธิภาพขั้นตอนการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายได้อย่างไร

การอัปเดตขั้นตอนการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายเพื่อให้ทำงานได้อย่างเสถียรนั้นต้องอาศัยการดำเนินการในบางส่วนโดยเฉพาะ

เริ่มต้นจากข้อมูลหลักของผู้จัดจำหน่ายของคุณ โดยตรวจสอบข้อมูลซ้ำซ้อน ยืนยันว่ารายละเอียดธนาคารเป็นข้อมูลปัจจุบัน และระบุว่าคุณใช้จ่ายไปกับการแปลงสกุลเงินเป็นจำนวนเท่าใด

จากนั้นให้ดูที่เวิร์กโฟลว์การอนุมัติของคุณ หากใบแจ้งหนี้ที่มียอดเกินเกณฑ์ที่กำหนดจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติแบบคู่ขนาน แต่กระบวนการดังกล่าวเกิดขึ้นผ่านอีเมล คุณก็จะมีระบบควบคุมที่หลบเลี่ยงได้ง่ายและทำงานได้ช้า การย้ายการอนุมัติเข้าสู่ระบบที่บังคับใช้เวิร์กโฟลว์และสร้างบันทึกเส้นทางการตรวจสอบจะช่วยอุดช่องโหว่นี้ได้

ตรวจสอบระยะเวลาการชำระเงินของคุณด้วยเช่นกัน หากคุณพลาดโอกาสได้รับส่วนลดเมื่อชำระเงินล่วงหน้าเนื่องจากรอบการอนุมัติของคุณใช้เวลา 12 วันในขณะที่ช่วงเวลาให้ส่วนลดคือ 10 วัน นั่นคือปัญหาของขั้นตอนการทำงานที่มีค่าใช้จ่ายซึ่งประเมินได้ การกระชับรอบการทำงานโดยเฉพาะกับใบแจ้งหนี้ที่มีสิทธิ์รับส่วนลดอาจเป็นการปรับปรุงที่ให้ผลตอบแทนสูงสำหรับทีมเจ้าหนี้การค้าหลายๆ ทีม

ประการสุดท้าย หากคุณชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายในหลายประเทศ ให้พิจารณาว่าการตั้งค่าปัจจุบันของคุณจำเป็นต้องใช้แรงงานในการแปลงข้อมูลโดยไม่จำเป็นหรือไม่ และพิจารณาแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้ ตัวอย่างเช่น Stripe Global Payouts ช่วยให้ธุรกิจโอนเงินทุนจากบัญชีธนาคารของตนและส่งการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายได้ในหลายสกุลเงิน โดยมีกระบวนการเริ่มต้นใช้งานของผู้รับติดตั้งมาพร้อมกับแพลตฟอร์ม

Stripe Payments ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Payments มอบโซลูชันการชำระเงินระดับโลกแบบครบวงจรที่ช่วยให้ธุรกิจใดๆ ตั้งแต่สตาร์ทอัพที่กำลังเติบโตไปจนถึงองค์กรระดับโลกรับชำระเงินออนไลน์ ที่จุดขาย และทั่วโลกได้

Stripe Payments สามารถช่วยคุณทำสิ่งต่อไปนี้

• เพิ่มประสิทธิภาพให้ประสบการณ์การชำระเงินของคุณ: สร้างประสบการณ์ที่ราบรื่นให้กับลูกค้าและประหยัดเวลาในการทำงานวิศวกรรมได้หลายพันชั่วโมงด้วย UI การชำระเงินที่สร้างไว้ให้แล้ว, สิทธิ์เข้าถึงวิธีการชำระเงินมากกว่า 125 วิธี และ Link ซึ่งเป็นกระเป๋าเงินที่สร้างโดย Stripe

• ขยายไปสู่ตลาดใหม่ๆ ได้เร็วขึ้น: เข้าถึงลูกค้าทั่วโลกและลดความซับซ้อนและค่าใช้จ่ายในการจัดการหลายสกุลเงินด้วยตัวเลือกการชำระเงินข้ามพรมแดนที่มีให้บริการใน 195 ประเทศและกว่า 135 สกุลเงิน

• รวมการชำระเงินที่จุดขายและทางออนไลน์ไว้ด้วยกัน: สร้างประสบการณ์การค้าแบบแพลตฟอร์มรวมในช่องทางออนไลน์และที่จุดขายเพื่อปรับแต่งการโต้ตอบ ตอบแทนความภักดี และเพิ่มรายได้

• ปรับปรุงประสิทธิภาพการชำระเงิน: เพิ่มรายรับด้วยเครื่องมือการชำระเงินที่กำหนดเองได้และปรับแต่งได้ง่ายๆ ซึ่งรวมถึงระบบป้องกันการฉ้อโกงแบบไม่ต้องเขียนโค้ดและความสามารถขั้นสูงเพื่อเพิ่มอัตราการอนุมัติ

• เดินหน้าได้เร็วขึ้นด้วยแพลตฟอร์มที่ยืดหยุ่นและเชื่อถือได้เพื่อการเติบโต: สร้างบนแพลตฟอร์มที่ออกแบบมาเพื่อขยับขยายธุรกิจไปพร้อมกับคุณ โดยมีระยะเวลาให้บริการ 99.999% ที่แทบจะไม่หยุดทำงานเลย และมีความน่าเชื่อถือสูงเป็นระดับแนวหน้าของอุตสาหกรรม

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe Payments สามารถช่วยให้คุณรับการชำระเงินออนไลน์และที่จุดขายได้ หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้