大规模操作时，向供应商付款可能会变得复杂。收件箱和各部门中堆积如山的账单、因供应商而异的付款条款、过时的银行账户详情，以及只要漏掉一个用于验证账单准确性的三向匹配，都可能意味着对同一次交付支付两次。

向供应商付款流程可防止整个工作流中出现问题，从收到账单那一刻起，到付款结清并过账到总账为止。

下面，我们将概述向供应商付款的每个步骤、如何跨境向供应商付款，以及可能导致资金损失或破坏供应商关系的常见错误。

要点

• 结构化的供应商支付流程可防止重复付款，抓住提前付款折扣并保持供应商关系完好无损。

• 手动工作流会在每次交接时引入出错的可能性。自动化工作流将人力转移到处理异常和强制执行上。

• 供应商入驻是确立支付数据质量的环节。在前端正确设置系统可以减少失败的交易和过时的记录。

供应商支付流程是什么？

供应商支付流程是商家遵循的端到端工作流，用于验证、批准、安排和执行向其供应商的付款，然后在账簿中准确记录这些交易。此流程涵盖从收到供应商账单到根据总账核对付款之间的所有触点。

供应商支付流程是如何运作的，具体步骤是什么？

一般来说，供应商支付工作流分为六个阶段。以下是每个阶段的详细情况：

收到并录入账单

账单通过多种渠道到达：电子邮件、供应商门户、纸质和 EDI（电子数据交换）源。EDI 源是自动的计算机到计算机连接，用于在业务伙伴之间传输标准化的业务文件。

首要要求是在开始任何处理之前将此材料集中。如果账单落入个别员工的收件箱并遭到不一致的转发，您将面临失去对流程控制的风险。

账单验证和三向匹配

在任何账单获批之前，都需要对照原始采购订单 (PO) 和收货或服务确认进行验证。如果采购订单为 500 件，单价 12 美元，但账单开具的是 520 件，那么该差异会在下发付款前被标记出来。

审批路径

通过匹配的账单进入授权阶段，授权通常按美元阈值递增。例如：10000 美元以下由单人审批，超过该金额需要双重授权，超过 50000 美元则需要高管签字。

付款安排和方式选择

付款条款界定了外部边界，但智能排期会从到期日倒推，以获取提前付款折扣并平衡现金流。方式的选择应反映交易规模、供应商偏好以及您在优化成本和速度上的侧重。

付款执行

在一个运转良好的流程中，执行是最平淡无奇的步骤。获批付款按计划针对经过验证的银行账户详情下发，并在批量发送前进行最后的授权检查。

对账和记录保留

一旦付款结清，就应将其匹配回相应的账单并过账到正确的总账 (G/L) 账户。这形成了您的 AP（应付账款）账龄的闭环，并且根据供应商类型和管辖区，还会满足税务合规文件的要求，例如增值税账单留存或美国的 1099 申报。

手动和自动供应商支付工作流有什么区别？

手动和自动供应商支付工作流的运作方式不同，出现故障的环节也不同。

自动化系统可以显著改善供应商支付工作流的以下方面：

• 数据录入： 在手动付款工作流中，有人会将邮件中供应商的银行账户详情键入支付系统。哪怕是一个调换的数字都可能意味着付款失败或落入错误的账户。通过自动化工作流，供应商银行账户详情在入驻时一次性收集，而不是在每次交易时重新录入。您的团队可以审核标记的差异，而无需手动键入数据。每位 AP 员工处理的账单数量可以大幅增加。

• 账单匹配： 在手动工作流中，账单与电子表格中的 PO 进行比较。这不仅缓慢且容易出错，而且发现差异往往较晚，甚至根本未被发现。自动匹配可提高准确性并腾出时间。

• 审批链： 在手动工作流中，授权在电子邮件线索中进行。很难始终如一地执行阈值，或事后证明签署的是合适的人。自动化队列可以实施阈值并在无需任何人费心跟进的情况下上报。

使用自动系统仍有一些需要注意的错误。过时的银行账户详情可能会导致付款失败，无论您的工作流有多自动化。而针对自动 AP 流程的欺诈计划之所以起作用，正是因为付款移动速度快，且异常审查较少。自动化提高了流程质量的底线，但并未消除控制的需要。

当您的供应商支付流程跨境时会发生什么变化？

向国内供应商付款和向国外供应商付款涉及相同的基本逻辑，但执行方式不同。

以下是您涉足跨境商务时需要做的事情：

• 货币和兑换成本： 如果您以供应商的当地货币付款，您要么需要一个能持有和发送该货币的多币种账户，要么您需要在付款点进行兑换并承担差价。在少数几种货币中拥有大量供应商基数的商家可以保持多币种余额，以减少不必要的兑换成本。在每笔交易中支付外汇保证金会迅速累积。

• 本地支付系统： 每个国家或地区都有自己的支付系统。ACH（自动清算中心）是美国国内的卡组织。向德国的供应商付款，您通常会使用 SEPA（单一欧元支付区） 贷记转账。在英国，您可能会使用 Bacs、Faster Payments 或 CHAPS（清算所自动支付系统）。在墨西哥，它是 SPEI（电子银行间支付系统）。每个系统都有自己的截止时间、结算窗口和收款人账户详情格式要求。

• 合规文档： 超过一定阈值的跨境付款可能需要额外的文件，例如付款目的代码、业务关系描述，或在某些管辖区，需要当地监管机构的事先批准。要求因国家/地区和付款性质而异。做错这一步会延误交易，并可能导致资金被冻结等待调查。

供应商入驻如何影响您的支付工作流？

供应商入驻是确立整个支付操作数据质量的环节。如果您在前端收集了准确的信息并保持最新状态，那么下游流程将运行顺畅。

以下是传统方法可能出现故障的地方：

• 手动数据录入： 向供应商发送表格、让他们填写并将详细信息键入系统的标准工作流可能会在每次交接时引入转录错误。

• 过时的记录： 银行账户详情会更改。供应商更换银行、更新账号以及被收购。如果没有保持信息最新的机制，您最终可能会根据过时的数据进行付款。

Stripe Financial Connections 等工具改变了这一点。与其要求供应商手动输入账号，Financial Connections 允许他们通过直接连接其金融机构来自动关联其银行账户，从而降低了手动录入错误的可能性。供应商的银行账户详情会被提取至您的支付平台，而不是通过一个独立、且涉及更多人工填表和录入操作的工作流。

商家如何优化其供应商支付流程？

要更新供应商支付流程以使其可靠运行，需要在几个特定领域开展工作。

从您的供应商主数据开始：运行重复数据消除检查，确认银行账户详情是最新的，并确定您在货币兑换上的花费金额。

接下来，看看您的审批工作流。如果超过特定阈值的账单需要双重授权，而该流程通过电子邮件进行，那么您的控制很容易被规避且完成缓慢。将审批转移到一个强制执行工作流并创建审计线索的系统中，可以弥补这一差距。

也要审计您的付款时间。如果您因为审批周期在十天的折扣窗口期内需要十二天而错失了提前付款折扣的机会，那么这是一个会产生可衡量成本的流程问题。专门针对符合折扣条件的账单缩短周期对许多 AP 团队来说可以是一项高回报的改进。

最后，如果您要向多个国家/地区的供应商付款，请查看您当前的设置是否需要不必要的兑换人工，并考虑可能的解决方案。例如，Stripe Global Payouts 允许商家从其银行账户入金并以多种货币向供应商发送付款，同时平台内置了收款人入驻功能。

Stripe Payments 如何提供帮助

Stripe Payments 提供一体化的全球支付解决方案，能够助力各类企业——从成长型初创公司到全球性企业——在全球范围内接受线上、线下支付。

Stripe Payments 可帮助您：

• 优化您的结账体验：通过预构建的支付用户界面、125 种以上支付方式以及 Stripe 构建的 Link 钱包，打造顺畅的客户体验，并节省数千小时的工程时间。

• 更快拓展新市场：覆盖全球客户，并通过跨境支付选项降低多币种管理的复杂性和成本，覆盖 195 个国家/地区、支持 135 种以上货币。

• 统一线下与线上支付：整合线上与线下渠道，打造一体化商务体验，实现个性化互动、提升客户忠诚度并增加收入。

• 优化支付性能：通过一系列可定制、易于配置的支付工具提升收入，包括无代码的欺诈保护功能和提高授权率的高级功能。

• 依托灵活可靠的平台加速业务增长：采用专为随业务扩展而设计的平台架构，提供 99.999% 的正常运行时间与业界领先的可靠性保障。

了解有关 Stripe Payments 如何为您的线上和线下付款提供支持的更多信息，或者立即开始使用。