Die Bezahlung von Anbietern kann in großem Maßstab kompliziert werden. Rechnungen häufen sich in Posteingängen und Abteilungen, die Zahlungsbedingungen variieren je nach Lieferant, Bankdaten veralten, und das Fehlen auch nur eines einzigen Three-Way-Matches zur Überprüfung der Genauigkeit einer Rechnung kann bedeuten, dass für dieselbe Lieferung zweimal bezahlt wird.

Der Zahlungsprozess für Anbieter verhindert Probleme im gesamten Workflow, von dem Moment, in dem eine Rechnung eintrifft, bis zur Verrechnung der Zahlung und deren Verbuchung in Ihrem Hauptbuch.

Im Folgenden skizzieren wir jeden Schritt der Durchführung einer Zahlung an einen Anbieter, wie Anbieter grenzüberschreitend bezahlt werden und häufige Fehler, die Geld kosten oder Lieferantenbeziehungen schädigen können.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein strukturierter Zahlungsprozess für Anbieter verhindert Doppelzahlungen, erfasst Skonti bei vorzeitiger Zahlung und hält Lieferantenbeziehungen intakt.

• Manuelle Workflows bergen bei jeder Übergabe das Potenzial für Fehler. Automatisierte Workflows lenken den menschlichen Einsatz auf Ausnahmen und Durchsetzung.

• Beim Onboarding von Anbietern wird die Qualität der Zahlungsdaten festgelegt. Ein von vornherein richtig eingerichtetes System kann fehlgeschlagene Transaktionen und veraltete Datensätze reduzieren.

Was ist der Zahlungsprozess für Anbieter?

Der Zahlungsprozess für Anbieter ist der End-to-End-Workflow, den ein Unternehmen befolgt, um Zahlungen an seine Lieferanten zu validieren, zu genehmigen, zu planen und auszuführen und diese Transaktionen dann in seinen Büchern genau aufzuzeichnen. Dieser Prozess deckt jeden Berührungspunkt zwischen dem Eingang der Rechnung eines Anbieters und dem Abgleich der Zahlung mit Ihrem Hauptbuch ab.

Wie funktioniert der Zahlungsprozess für Anbieter Schritt für Schritt?

Im Allgemeinen folgen Zahlungs-Workflows für Anbieter sechs Phasen. Hier ist ein genauerer Blick auf jede einzelne:

Rechnungseingang und -erfassung

Rechnungen gehen über mehrere Kanäle ein: E-Mail, Lieferantenportale, Papier und Electronic Data Interchange (EDI)-Feeds. EDI-Feeds sind automatisierte Computer-zu-Computer-Verbindungen, die standardisierte Geschäftsdokumente zwischen Geschäftspartnern übertragen.

Die erste Voraussetzung ist die Zentralisierung dieses Materials, bevor mit der Verarbeitung begonnen wird. Wenn Rechnungen in den Posteingängen einzelner Mitarbeiter/innen landen und inkonsistent weitergeleitet werden, riskieren Sie, die Kontrolle über den Prozess zu verlieren.

Rechnungsprüfung und Three-Way-Matching

Bevor eine Rechnung genehmigt wird, muss sie sowohl mit der ursprünglichen Bestellung (PO) als auch mit dem Wareneingang oder der Servicebestätigung abgeglichen werden. Wenn die Bestellung über 500 Einheiten zu je 12 USD lautete, die Rechnung jedoch über 520 Einheiten abgerechnet wird, wird diese Diskrepanz gemeldet, bevor die Zahlung freigegeben wird.

Genehmigungs-Routing

Rechnungen, die den Abgleich bestehen, gehen zur Autorisierung über, die typischerweise nach Schwellenwerten skaliert. Zum Beispiel: ein/e einzige/r Genehmiger/in bis zu 10.000 USD, doppelte Autorisierung darüber und Unterzeichnung durch eine Führungskraft über 50.000 USD.

Zahlungsplanung und Methodenauswahl

Zahlungsbedingungen definieren die äußere Grenze, aber intelligente Planung rechnet vom Fälligkeitsdatum rückwärts, um Skonti bei vorzeitiger Zahlung zu erfassen und den Cashflow auszugleichen. Die Auswahl der Methode sollte die Transaktionsgröße, die Präferenz des Anbieters und die Gewichtung zwischen Kosten und Geschwindigkeit widerspiegeln.

Zahlungsausführung

In einem gut geführten Prozess ist die Ausführung der ereignisloseste Schritt. Genehmigte Zahlungen werden planmäßig mit überprüften Bankdaten freigegeben, mit einer abschließenden Autorisierungsprüfung, bevor der Batch herausgeht.

Abgleich und Aufbewahrung von Aufzeichnungen

Sobald Zahlungen freigegeben sind, sollten sie den entsprechenden Rechnungen zugeordnet und auf den richtigen Konten des Hauptbuchs (G/L) verbucht werden. Dies schließt die Lücke bei der Auswertung Ihrer Kreditorenbuchhaltung (AP) und fließt je nach Anbietertyp und Zuständigkeitsbereich in steuerliche Dokumentationsanforderungen ein, wie z. B. die Aufbewahrung von Rechnungen mit Mehrwertsteuer (VAT) oder 1099-Meldungen in den USA.

Was ist der Unterschied zwischen manuellen und automatisierten Zahlungs-Workflows für Anbieter?

Manuelle und automatisierte Zahlungs-Workflows für Anbieter funktionieren auf unterschiedliche Weise und scheitern auch an unterschiedlichen Stellen.

Die folgenden Aspekte der Zahlungs-Workflows für Anbieter können mit automatisierten Systemen sinnvoll verbessert werden:

• Dateneingabe: Bei manuellen Zahlungs-Workflows gibt jemand die Bankdaten des Anbieters aus einer E-Mail in ein Zahlungssystem ein. Eine einzige vertauschte Ziffer kann dazu führen, dass die Zahlung fehlschlägt oder auf dem falschen Konto landet. Bei automatisierten Workflows werden die Bankdaten von Anbietern einmal beim Onboarding erfasst und nicht bei jeder Transaktion neu eingegeben. Ihr Team überprüft gemeldete Diskrepanzen, anstatt Daten manuell einzugeben. Das Volumen der pro AP-Mitarbeiter/in verarbeiteten Rechnungen kann erheblich steigen.

• Rechnungsabgleich: Bei manuellen Workflows werden Rechnungen mit Bestellungen in einer Tabelle verglichen. Das ist langsam und fehleranfällig, und Unstimmigkeiten werden oft spät oder gar nicht erkannt. Ein automatisierter Abgleich verbessert die Genauigkeit und setzt Zeit frei.

• Genehmigungsketten: Bei manuellen Workflows befinden sich Autorisierungen in E-Mail-Threads. Es ist schwierig, Schwellenwerte konsequent durchzusetzen oder im Nachhinein nachzuweisen, dass die richtige Person abgezeichnet hat. Automatisierte Warteschlangen erzwingen Schwellenwerte und eskalieren, ohne dass sich jemand an die Nachverfolgung erinnern muss.

Bei automatisierten Systemen gibt es immer noch Fehler, auf die man achten muss. Veraltete Bankdaten können zu fehlgeschlagenen Zahlungen führen, unabhängig davon, wie automatisiert Ihr Workflow ist. Und Betrugsschemata, die auf automatisierte AP-Prozesse abzielen, funktionieren gerade deshalb, weil Zahlungen schnell erfolgen und Ausnahmen weniger streng geprüft werden. Die Automatisierung erhöht das Basisniveau der Prozessqualität, hebt jedoch nicht die Notwendigkeit von Kontrollen auf.

Was ändert sich, wenn Ihr Zahlungsprozess für Anbieter Grenzen überschreitet?

Die Bezahlung eines inländischen Anbieters und die eines Anbieters im Ausland erfordern dieselbe Grundlogik, aber eine unterschiedliche Ausführung.

Folgendes ist erforderlich, wenn Sie in den grenzüberschreitenden Handel einsteigen:

• Währung und Umrechnungskosten: Wenn Sie einen Anbieter in seiner Landeswährung bezahlen, benötigen Sie entweder ein Konto für mehrere Währungen, das in dieser Währung gehalten und gesendet werden kann, oder Sie müssen am Point of Payment umrechnen und den Spread absorbieren. Unternehmen mit einer großen Lieferantenbasis in einer Handvoll Währungen können Guthaben in mehreren Währungen unterhalten, um unnötige Umrechnungskosten zu reduzieren. Die Zahlung der Wechselkursmarge bei jeder Transaktion summiert sich schnell.

• Lokale Zahlungssysteme: Jedes Land oder jede Region verfügt über eigene Zahlungssysteme. Automated Clearing House (ACH) ist ein inländisches US-Netzwerk. Um einen Anbieter in Deutschland zu bezahlen, verwenden Sie in der Regel eine Single Euro Payments Area (SEPA)-Überweisung. Im Vereinigten Königreich verwenden Sie möglicherweise Bacs, Faster Payments oder das Clearing House Automated Payment System (CHAPS). In Mexiko ist es das Sistema de Pagos Electrónicos Interbancarios (SPEI). Jedes System hat seine eigenen Annahmeschlusszeiten, Abwicklungsfenster und Formatierungsanforderungen für die Kontodaten der Empfängerin oder des Empfängers.

• Compliance-Dokumentation: Grenzüberschreitende Zahlungen über bestimmten Schwellenwerten erfordern möglicherweise zusätzliche Unterlagen, z. B. Zahlungszweckcodes, Beschreibungen der Geschäftsbeziehung oder in einigen rechtlichen Zuständigkeitsbereichen die vorherige Genehmigung lokaler Behörden. Die Anforderungen variieren je nach Land und Art der Zahlung. Fehler hierbei verzögern die Transaktion und können dazu führen, dass Gelder bis zur Untersuchung zurückgehalten werden.

Wie wirkt sich das Onboarding von Anbietern auf Ihren Zahlungs-Workflow aus?

Das Onboarding von Anbietern ist der Punkt, an dem die Datenqualität Ihres gesamten Zahlungsablaufs festgelegt wird. Wenn Sie im Vorfeld genaue Informationen erfassen und auf dem neuesten Stand halten, läuft der nachgelagerte Prozess reibungslos.

Hier kann der traditionelle Ansatz scheitern:

• Manuelle Dateneingabe: Der Standard-Workflow, bei dem einem Anbieter ein Formular gesendet, von ihm ausgefüllt und die Details in Ihr System eingegeben werden, birgt bei jeder Übergabe die Möglichkeit von Übertragungsfehlern.

• Veraltete Datensätze: Bankdaten ändern sich. Anbieter wechseln die Bank, aktualisieren Kontonummern und werden übernommen. Ohne einen Mechanismus zur Aktualisierung dieser Informationen könnten Sie Zahlungen mit veralteten Daten ausführen.

Tools wie Stripe Financial Connections ändern dies. Anstatt Anbieter aufzufordern, Kontonummern manuell einzugeben, ermöglicht Financial Connections ihnen, ihre Bankkonten über eine direkte Verbindung zu ihrem Finanzinstitut automatisch zu verknüpfen, was die Möglichkeit manueller Eingabefehler verringert. Die Bankdaten des Anbieters werden in Ihrer Zahlungsplattform erfasst und nicht über einen separaten, manuelleren Formular- und Eingabe-Workflow.

Wie können Unternehmen ihren Zahlungsprozess für Anbieter optimieren?

Die Aktualisierung Ihres Zahlungsprozesses für Anbieter, damit er zuverlässig abläuft, erfordert Arbeit in einigen bestimmten Bereichen.

Beginnen Sie mit den Stammdaten Ihrer Anbieter: Führen Sie eine Deduplizierungsprüfung durch, bestätigen Sie, dass die Bankdaten aktuell sind, und ermitteln Sie, wie viel Sie für die Währungsumrechnung ausgeben.

Sehen Sie sich als Nächstes Ihre Genehmigungs-Workflows an. Wenn Rechnungen über einem bestimmten Schwellenwert eine doppelte Autorisierung erfordern, dieser Prozess jedoch per E-Mail abläuft, haben Sie eine Kontrolle, die leicht zu umgehen und langsam abzuschließen ist. Die Verlagerung von Genehmigungen in ein System, das den Workflow erzwingt und einen Audit-Trail erstellt, schließt diese Lücke.

Überprüfen Sie auch den Zeitpunkt Ihrer Zahlungen. Wenn Sie auf Gelegenheiten für Skonto bei vorzeitiger Zahlung verzichten, weil Ihr Genehmigungszyklus bei einem zehntägigen Skontofenster zwölf Tage dauert, ist das ein Prozessproblem mit messbaren Kosten. Eine Verkürzung des Zyklus speziell für skontofähige Rechnungen kann für viele AP-Teams eine Verbesserung mit hoher Rendite sein.

Wenn Sie Anbieter in mehreren Ländern bezahlen, prüfen Sie schließlich, ob Ihr aktuelles Setup unnötigen Umrechnungsaufwand erfordert, und erwägen Sie mögliche Lösungen. Beispielsweise ermöglicht Stripe Global Payouts Unternehmen die Finanzierung von ihrem Bankkonto und das Senden von Zahlungen an Anbieter in mehreren Währungen, wobei das Onboarding von Empfängerinnen und Empfängern in die Plattform integriert ist.

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Stripe Payments bietet eine einheitliche, globale Zahlungslösung, mit der jedes Unternehmen – von Start-ups bis hin zu globalen Konzernen – Zahlungen online, vor Ort und weltweit akzeptieren kann.

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• Online- und Vor-Ort-Zahlungen vereinheitlichen: Schaffen Sie Unified Commerce übergreifend über Online- und Vor-Ort-Kanäle, um Interaktionen zu personalisieren, Treue zu belohnen und Ihren Umsatz zu steigern.

• Zahlungs-Performance verbessern: Steigern Sie Ihren Umsatz mit einer Reihe anpassbarer, einfach zu konfigurierender Zahlungstools, darunter No-Code-Betrugsvorbeugung und erweiterte Funktionen zur Verbesserung der Autorisierungsquoten.

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