Het betalen van leveranciers kan ingewikkeld worden als je dit op grote schaal doet. Facturen stapelen zich op in inboxen en op afdelingen, betalingsvoorwaarden variëren per leverancier, bankgegevens verouderen, en het ontbreken van zelfs maar één drievoudige match om de nauwkeurigheid van een factuur te verifiëren, kan betekenen dat er twee keer wordt betaald voor dezelfde levering.

Het betaalproces voor leveranciers voorkomt problemen in de gehele workflow, vanaf het moment dat een factuur binnenkomt tot het moment dat de betaling is verwerkt en op het grootboek wordt bijgeschreven.

Hieronder beschrijven we elke stap van het betalen van een leverancier, hoe je leveranciers in het buitenland betaalt en wat veelvoorkomende fouten zijn die geld kunnen kosten of relaties met leveranciers kunnen schaden.

Hoogtepunten

• Een gestructureerd betaalproces voor leveranciers voorkomt dubbele betalingen, pikt kortingen voor vroegtijdige betalingen mee en houdt relaties met leveranciers intact.

• Handmatige workflows introduceren de kans op fouten bij elke overdracht. Geautomatiseerde workflows leiden menselijke inspanningen om naar uitzonderingen en handhaving.

• Bij de onboarding van leveranciers wordt de kwaliteit van betalingsgegevens vastgesteld. Door het systeem vooraf goed in te richten, kunnen mislukte transacties en verouderde records worden verminderd.

Wat is het betaalproces voor leveranciers?

Het betaalproces voor leveranciers is de end-to-end workflow die een onderneming volgt om betalingen aan leveranciers te valideren, goed te keuren, te plannen en uit te voeren, en deze transacties vervolgens nauwkeurig in de boeken vast te leggen. Dit proces omvat elk contactmoment tussen het ontvangen van een factuur van een leverancier en het reconciliëren van de betaling met het grootboek.

Hoe werkt het betaalproces voor leveranciers stap voor stap?

Over het algemeen volgen workflows voor leveranciersbetalingen zes fasen. Hier bekijken we ze allemaal van dichtbij:

Ontvangst en registratie van facturen

Facturen komen via verschillende kanalen binnen: e-mail, portalen voor leveranciers, papier en feeds van Electronic Data Interchange (EDI). EDI-feeds zijn geautomatiseerde verbindingen tussen computers, die gestandaardiseerde zakelijke documenten verzenden tussen zakenpartners.

De eerste vereiste is om dit materiaal te centraliseren, voordat de verwerking begint. Als facturen in de persoonlijke inbox van individuele werknemers belanden en inconsistent worden doorgestuurd, loop je het risico dat je de controle over het proces verliest.

Verificatie van facturen en drievoudige matching

Voordat een factuur wordt goedgekeurd, moet deze worden gevalideerd aan de hand van zowel de oorspronkelijke inkooporder (PO) als het ontvangstbewijs voor goederen of de servicebevestiging. Als de inkooporder voor 500 eenheden van $ 12 per stuk was, maar er voor 520 eenheden wordt gefactureerd, wordt die discrepantie gemarkeerd voordat de betaling wordt vrijgegeven.

Goedkeuringsrouting

Facturen die zijn gematcht, gaan door naar autorisatie. De omvang daarvan is doorgaans afhankelijk van de dollardrempel. Bijvoorbeeld: één enkele goedkeurder voor bedragen tot $ 10.000, een dubbele autorisatie voor bedragen daarboven, en goedkeuring door leidinggevenden voor bedragen boven de $ 50.000.

Betalingen plannen en methode selecteren

Betalingsvoorwaarden definiëren de uiterste grens, maar met een slimme planning wordt er vanaf de vervaldatum teruggerekend om kortingen voor vroege betalingen mee te pakken en de cashflow in balans te brengen. Bij het selecteren van een methode moet rekening worden gehouden met de grootte van de transactie, de voorkeur van de leverancier en de mate waarin je optimaliseert voor kosten versus snelheid.

Uitvoering van de betaling

In een goed geleid proces is de uitvoering de minst enerverende stap. Goedgekeurde betalingen worden volgens planning vrijgegeven op geverifieerde bankgegevens, met een laatste autorisatiecontrole voordat de batch de deur uitgaat.

Reconciliatie en registratie

Nadat betalingen zijn verwerkt, moeten ze worden gekoppeld aan de bijbehorende facturen en naar de juiste accounts in het grootboek worden gestuurd. Dit sluit de kringloop voor de ouderdomsopbouw van de crediteurenadministratie en dient, afhankelijk van het type leverancier en de regio, ter onderbouwing van de vereisten voor belastingdocumentatie, zoals het bewaren van facturen voor btw of 1099-aangiften in de VS.

Wat is het verschil tussen handmatige en geautomatiseerde workflows voor leveranciersbetalingen?

Handmatige en geautomatiseerde workflows voor leveranciersbetalingen werken op verschillende manieren, en ze lopen ook op verschillende manieren vast.

De volgende aspecten van workflows voor leveranciersbetalingen kunnen aanzienlijk worden verbeterd met geautomatiseerde systemen:

• Gegevensinvoer: Bij handmatige betaalworkflows typt iemand de bankgegevens van de leverancier uit een e-mail over in een betaalsysteem. Eén enkel omgedraaid cijfer kan betekenen dat de betaling mislukt of op de verkeerde rekening belandt. Met geautomatiseerde workflows worden de bankgegevens van de leverancier één keer vastgelegd bij de onboarding, in plaats van opnieuw te worden ingevoerd bij elke transactie. Het team beoordeelt gemarkeerde afwijkingen in plaats van gegevens handmatig in te voeren. Het volume verwerkte facturen per AP-medewerker kan aanzienlijk toenemen.

• Facturen matchen: Met handmatige workflows worden facturen vergeleken met inkooporders in een spreadsheet. Het is traag en foutgevoelig, en discrepanties worden vaak laat of helemaal niet opgemerkt. Geautomatiseerd matchen verbetert de nauwkeurigheid en maakt tijd vrij.

• Goedkeuringsketens: Bij handmatige workflows bevinden autorisaties zich in e-mailthreads. Het is moeilijk om drempels consistent te handhaven of achteraf te bewijzen dat de juiste persoon heeft afgetekend. Geautomatiseerde wachtrijen handhaven drempels en escaleren zonder dat iemand eraan hoeft te denken om erachteraan te gaan.

Er zijn nog steeds fouten om op te letten met geautomatiseerde systemen. Verouderde bankgegevens kunnen leiden tot mislukte betalingen, ongeacht hoe geautomatiseerd de workflow is. En fraudesystemen die zich richten op geautomatiseerde AP-processen werken juist omdat betalingen snel verlopen en uitzonderingen minder streng worden gecontroleerd. Automatisering verhoogt de ondergrens voor proceskwaliteit, maar neemt de behoefte aan controles niet weg.

Wat verandert er wanneer het betaalproces voor leveranciers grensoverschrijdend is?

Het betalen van een binnenlandse leverancier en het betalen van een leverancier in het buitenland omvatten dezelfde basislogica, maar een andere uitvoering.

Dit is er nodig als je overstapt op grensoverschrijdende handel:

• Valuta en conversiekosten: Als je een leverancier in de lokale valuta betaalt, heb je een rekening voor meerdere valuta's nodig die in die valuta kan aanhouden en verzenden, of moet je converteren op het moment van betaling en het verschil accepteren. Ondernemingen met grote leveranciersbestanden in een handvol valuta's kunnen saldi in meerdere valuta's aanhouden om onnodige conversiekosten te verlagen. Het betalen van de wisselkoersmarge bij elke transactie telt snel op.

• Lokale betaalsystemen: Elk land of elke regio heeft zijn eigen betaalsystemen. Automated Clearing House (ACH) is een binnenlands netwerk in de VS. Om een leverancier in Duitsland te betalen, gebruik je doorgaans een Single Euro Payments Area (SEPA)-overschrijving. In het Verenigd Koninkrijk gebruik je mogelijk Bacs, Faster Payments of het Clearing House Automated Payment System (CHAPS). In Mexico is het het Sistema de Pagos Electrónicos Interbancarios (SPEI). Elk systeem heeft zijn eigen sluitingstijden, vereffeningsvensters en indelingsvereisten voor de accountgegevens van de ontvanger.

• Documentatie voor naleving: Grensoverschrijdende betalingen boven bepaalde drempels kunnen aanvullende documentatie vereisen, zoals codes voor het doel van de betaling, beschrijvingen van zakelijke relaties of, in sommige regio's, voorafgaande goedkeuring van lokale autoriteiten. De vereisten variëren per land en aard van de betaling. Als je dit verkeerd doet, loopt de transactie vertraging op en kan het geld in afwachting van een onderzoek worden vastgehouden.

Hoe beïnvloedt onboarding van leveranciers de betaalworkflow?

Bij de onboarding van leveranciers wordt de gegevenskwaliteit van de volledige betalingsoperatie bepaald. Als je vooraf nauwkeurige informatie verzamelt en deze actueel houdt, verloopt het daaropvolgende proces soepel.

Dit is waar de traditionele aanpak kan vastlopen:

• Handmatige gegevensinvoer: De standaardworkflow waarbij een formulier naar een leverancier wordt gestuurd, deze dit invult en de gegevens in het systeem worden ingevoerd, introduceert de mogelijkheid voor transcriptiefouten bij elke overdracht.

• Verouderde records: Bankgegevens veranderen. Leveranciers wisselen van bank, updaten rekeningnummers en worden overgenomen. Zonder een mechanisme om die informatie actueel te houden, kun je betalingen uitvoeren met verouderde gegevens.

Tools zoals Stripe Financial Connections veranderen dit. In plaats van leveranciers te vragen om rekeningnummers handmatig in te voeren, stelt Financial Connections hen in staat om hun bankrekeningen automatisch te koppelen via een directe verbinding met hun financiële instelling, wat de kans op handmatige invoerfouten verkleint. Bankgegevens van leveranciers worden vastgelegd in het betaalplatform in plaats van via een afzonderlijke, meer handmatige workflow voor formulieren en invoer.

Hoe kunnen ondernemingen hun betaalproces voor leveranciers optimaliseren?

Het actualiseren van het betaalproces voor leveranciers, zodat dit betrouwbaar verloopt, vereist werk op een paar specifieke gebieden.

Begin met de stamgegevens van de leverancier: voer een ontdubbelingscontrole uit, bevestig dat de bankgegevens actueel zijn en bepaal hoeveel je uitgeeft aan het omwisselen van valuta.

Kijk vervolgens naar de goedkeuringsworkflows. Als voor facturen boven een bepaalde drempelwaarde dubbele autorisatie vereist is, maar dit proces via e-mail verloopt, is de controle gemakkelijk te omzeilen en traag. Door goedkeuringen te verplaatsen naar een systeem dat de workflow afdwingt en een controlespoor creëert, wordt die kloof gedicht.

Controleer ook de planning van betalingen. Als je kortingskansen voor vroege betalingen misloopt omdat de goedkeuringscyclus twaalf dagen duurt bij een kortingsvenster van tien dagen, is er sprake van een procesprobleem met meetbare kosten. Het verkorten van de cyclus, specifiek voor facturen die in aanmerking komen voor korting, kan voor veel AP-teams een verbetering met een hoog rendement zijn.

Ten slotte, als je leveranciers in meerdere landen betaalt, is het belangrijk om te kijken of de huidige configuratie onnodig werk voor conversie vereist en om mogelijke oplossingen te overwegen. Met Stripe Global Payouts kunnen ondernemingen bijvoorbeeld geld afschrijven van hun bankrekening en betalingen verzenden naar leveranciers in meerdere valuta's, waarbij onboarding van de ontvanger is ingebouwd in het platform.

Hoe Stripe Payments kan helpen

Stripe Payments biedt een gebundelde, wereldwijde betaaloplossing die elke onderneming, van groeiende start-ups tot wereldwijde ondernemingen, helpt om online, persoonlijk en wereldwijd betalingen te ontvangen.

Stripe Payments kan je helpen:

• Je afrekenervaring te optimaliseren: creëer een probleemloze klantervaring en bespaar duizenden engineeringuren met kant-en-klare betaalinterfaces, toegang tot meer dan 125 betaalmethoden en Link, een wallet ontwikkeld door Stripe.

• Sneller uit te breiden naar nieuwe markten: bereik klanten over de hele wereld en verminder de complexiteit en kosten van multivalutabeheer met grensoverschrijdende betaalopties, beschikbaar in 195 landen in 135+ valuta.

• Fysieke en online betalingen samen te voegen: bouw een unified commerce-ervaring op via online en fysieke kanalen om interacties te personaliseren, loyaliteit te belonen en inkomsten te laten groeien.

• De betaalprestaties verbeteren: verhoog inkomsten met een reeks aanpasbare, eenvoudig te configureren betaaltools, waaronder no code-fraudebescherming en geavanceerde mogelijkheden om autorisatiepercentages te verbeteren.

• Sneller te werken met een flexibel, betrouwbaar platform voor groei: bouw voort op een platform dat is ontworpen om met je mee te groeien, met een uptime van 99,999% en toonaangevende betrouwbaarheid.

Lees meer over hoe Stripe Payments je online en fysieke betalingen kan ondersteunen, of ga vandaag nog aan de slag.