Att betala leverantörer kan bli komplicerat när det görs i stor skala. Fakturor hopar sig i inkorgar och på avdelningar, betalningsvillkor varierar mellan leverantörer, bankuppgifter blir inaktuella och att missa ens en trevägsmatchning för att verifiera en fakturas riktighet kan innebära att man betalar två gånger för samma leverans.

Processen för leverantörsbetalningar förhindrar problem genom hela arbetsflödet, från det ögonblick en faktura anländer tills betalningen går igenom och bokförs i din huvudbok.

Nedan kommer vi att beskriva varje steg i att göra en betalning till en leverantör, hur man betalar leverantörer över gränserna, och vanliga fel som kan kosta pengar eller skada leverantörsrelationer.

Viktiga punkter

• En strukturerad process för leverantörsbetalningar förhindrar dubbla betalningar, fångar upp möjligheter till kassarabatter och håller leverantörsrelationer intakta.

• Manuella arbetsflöden introducerar en risk för fel vid varje överlämning. Automatiserade arbetsflöden omdirigerar mänskliga insatser mot undantag och upprätthållande.

• Onboarding av leverantörer är där kvaliteten på betalningsdata etableras. Att få ditt system rätt från början kan minska antalet misslyckade transaktioner och inaktuella register.

Vad är processen för leverantörsbetalningar?

Processen för leverantörsbetalningar är det heltäckande arbetsflöde ett företag följer för att validera, godkänna, schemalägga och utföra betalningar till sina leverantörer, och sedan registrera dessa transaktioner korrekt i sin bokföring. Denna process täcker varje kontaktpunkt mellan mottagandet av en leverantörs faktura och att stämma av betalningen mot din huvudbok.

Hur fungerar processen för leverantörsbetalningar steg för steg?

Generellt sett följer arbetsflöden för leverantörsbetalningar sex stadier. Här är en närmare titt på varje:

Mottagande och registrering av fakturor

Fakturor anländer via flera kanaler: e-post, leverantörsportaler, papper och EDI-flöden (Electronic Data Interchange). EDI-flöden är automatiserade anslutningar från dator till dator som överför standardiserade affärsdokument mellan affärspartners.

Det första kravet är att centralisera detta material, innan någon bearbetning påbörjas. Om fakturor hamnar i enskilda medarbetares inkorgar och vidarebefordras på ett inkonsekvent sätt riskerar du att tappa kontrollen över processen.

Fakturaverifiering och trevägsmatchning

Innan en faktura godkänns måste den valideras mot både den ursprungliga inköpsordern och inleveranskvittot eller tjänstebekräftelsen. Om inköpsordern gällde 500 enheter för 12 USD styck men fakturan debiterar för 520 enheter, flaggas den avvikelsen innan betalningen frigörs.

Dirigering av godkännanden

Fakturor som passerar matchningen går vidare till auktorisering, som vanligtvis skalas efter beloppströsklar. Till exempel: en enda godkännare upp till 10 000 USD, dubbel auktorisering över det och ledningsgodkännande över 50 000 USD.

Schemaläggning av betalning och val av metod

Betalningsvillkor definierar den yttre gränsen, men smart schemaläggning fungerar baklänges från förfallodatumet för att fånga upp möjligheter till kassarabatter och balansera kassaflödet. Valet av metod bör återspegla transaktionsstorlek, leverantörens preferenser och hur mycket du optimerar för kostnad kontra hastighet.

Utförande av betalning

I en välskött process är utförandet det minst händelserika steget. Godkända betalningar frigörs enligt schema mot verifierade bankuppgifter, med en sista auktoriseringskontroll innan batchen går ut.

Avstämning och bokföring

När betalningarna har gått igenom ska de matchas tillbaka till motsvarande fakturor och bokföras på rätt konton i huvudboken. Detta sluter cirkeln för din åldersanalys för leverantörsskulder och, beroende på leverantörstyp och jurisdiktion, matas det in i krav på skattedokumentation såsom lagring av fakturor för mervärdesskatt (moms) eller 1099-rapportering i USA.

Vad är skillnaden mellan manuella och automatiserade arbetsflöden för leverantörsbetalningar?

Manuella och automatiserade arbetsflöden för leverantörsbetalningar fungerar på olika sätt, och de brister också på olika ställen.

Följande aspekter av arbetsflöden för leverantörsbetalningar kan förbättras avsevärt med automatiserade system:

• Datainmatning: Med manuella betalningsflöden knappar någon in leverantörens bankuppgifter från ett e-postmeddelande i ett betalningssystem. En enda omkastad siffra kan innebära att betalningen misslyckas eller hamnar på fel konto. Med automatiserade arbetsflöden registreras leverantörens bankuppgifter en gång vid onboarding istället för att matas in på nytt vid varje transaktion. Ditt team granskar flaggade avvikelser istället för att knappa in data manuellt. Volymen fakturor som hanteras per AP-medarbetare kan öka avsevärt.

• Fakturamatchning: Med manuella arbetsflöden jämförs fakturor med inköpsordrar i ett kalkylblad. Det är långsamt och riskerar fel, och avvikelser upptäcks ofta sent eller inte alls. Automatiserad matchning förbättrar precisionen och frigör tid.

• Godkännandekedjor: Med manuella arbetsflöden lever auktoriseringar i e-posttrådar. Det är svårt att upprätthålla tröskelvärden konsekvent eller bevisa i efterhand att rätt person godkände. Automatiserade köer upprätthåller tröskelvärden och eskalerar utan att någon behöver komma ihåg att följa upp.

Det finns fortfarande fel att se upp för med automatiserade system. Inaktuella bankuppgifter kan leda till misslyckade betalningar oavsett hur automatiserat ditt arbetsflöde är. Och bedrägeriupplägg som riktar in sig på automatiserade AP-processer fungerar just för att betalningar rör sig snabbt och undantag granskas i mindre utsträckning. Automatisering höjer lägstanivån för processkvalitet, men det tar inte bort behovet av kontroller.

Vad förändras när din process för leverantörsbetalningar korsar nationsgränser?

Att betala en inhemsk leverantör och att betala en utomlands innebär samma grundläggande logik men olika genomförande.

Här är vad som krävs när du rör dig mot gränsöverskridande handel:

• Valuta och omvandlingskostnader: Om du betalar en leverantör i deras lokala valuta, behöver du antingen ett konto i flera valutor som kan behålla och skicka i den valutan, eller så måste du växla vid betalningstillfället och ta spreaden. Företag med stora leverantörsbaser i en handfull valutor kan upprätthålla saldon i flera valutor för att minska onödiga omvandlingskostnader. Att betala valutamarginalen på varje transaktion blir snabbt mycket pengar.

• Lokala betalningssystem: Varje land eller region har sina egna betalningssystem. Automated Clearing House (ACH) är ett inhemskt nätverk i USA. För att betala en leverantör i Tyskland använder du vanligtvis en Single Euro Payments Area (SEPA)-kreditöverföring. I Storbritannien kan du använda Bacs, Faster Payments eller Clearing House Automated Payment System (CHAPS). I Mexiko är det Sistema de Pagos Electrónicos Interbancarios (SPEI). Varje system har sina egna bryttider, avräkningsfönster och formateringskrav för mottagarens kontouppgifter.

• Dokumentation för efterlevnad: Gränsöverskridande betalningar över vissa tröskelvärden kan kräva ytterligare dokumentation, såsom koder för betalningsändamål, beskrivningar av affärsrelationer eller, i vissa jurisdiktioner, förhandsgodkännande från lokala myndigheter. Kraven varierar beroende på land och betalningens art. Att göra fel här fördröjer transaktionen och kan leda till att medel hålls inne i väntan på utredning.

Hur påverkar onboarding av leverantörer ditt betalningsflöde?

Onboarding av leverantörer är där datakvaliteten för hela din betalningsverksamhet etableras. Om du samlar in korrekt information i förväg och håller den aktuell, löper den efterföljande processen smidigt.

Här är var det traditionella tillvägagångssättet kan brista:

• Manuell datainmatning: Standardarbetsflödet att skicka ett formulär till en leverantör, låta hen fylla i det och knappa in uppgifterna i ditt system introducerar risken för transkriptionsfel vid varje överlämning.

• Inaktuella register: Bankuppgifter ändras. Leverantörer byter bank, uppdaterar kontonummer och blir uppköpta. Utan en mekanism för att hålla den informationen aktuell kan det sluta med att du kör betalningar mot inaktuell data.

Verktyg som Stripe Financial Connections ändrar på detta. Istället för att be leverantörer att ange kontonummer manuellt, låter Financial Connections dem automatiskt länka sina bankkonton via en direktanslutning till sin finansiella institution, vilket minskar risken för manuella inmatningsfel. Leverantörers bankuppgifter registreras i din betalplattform istället för via ett separat, mer manuellt arbetsflöde med formulär och inmatning.

Hur kan företag optimera sin process för leverantörsbetalningar?

Att uppdatera din process för leverantörsbetalningar så att den fungerar tillförlitligt kräver arbete inom några specifika områden.

Börja med dina leverantörsgrunddata: kör en dedupliceringskontroll, bekräfta att bankuppgifter är aktuella och identifiera hur mycket du lägger på valutaväxling.

Titta därefter på dina godkännandeflöden. Om fakturor över ett visst tröskelvärde kräver dubbel auktorisering men den processen sker via e-post, har du en kontroll som är lätt att kringgå och långsam att slutföra. Genom att flytta godkännanden till ett system som upprätthåller arbetsflödet och skapar en granskningskedja sluter du det gapet.

Granska också tidpunkten för dina betalningar. Om du går miste om möjligheter till kassarabatter för att din godkännandecykel tar tolv dagar för ett rabattfönster på tio dagar, är det ett processproblem med en mätbar kostnad. Att strama åt cykeln specifikt för fakturor som är berättigade till rabatt kan vara en mycket lönsam förbättring för många team för leverantörsskulder.

Slutligen, om du betalar leverantörer i flera länder, titta på om din nuvarande konfiguration kräver onödigt omvandlingsarbete, och överväg möjliga lösningar. Till exempel låter Stripe Global Payouts företag finansiera från sitt bankkonto och skicka betalningar till leverantörer i flera valutor, med onboarding av mottagare inbyggt i plattformen.

Så kan Stripe Payments hjälpa till

Stripe Payments erbjuder en enhetlig, global betalningslösning som hjälper alla företag – från växande startupföretag till globala företag – att ta emot betalningar online, fysiskt och runt om i världen.

Det här kan Stripe Payments hjälpa till med:

• Optimera kassaupplevelsen: Skapa en friktionsfri kundupplevelse och spara tusentals arbetstimmar med färdiga betalningsgränssnitt, tillgång till över 125 betalningsmetoder och Link, en plånbok skapad av Stripe.

• Expandera till nya marknader snabbare: Nå kunder över hela världen och minska komplexiteten och kostnaderna för hantering av flera valutor med gränsöverskridande betalningsalternativ, tillgängliga i 195 länder och för över 135 valutor.

• Göra betalningar både fysiskt och online till en enhetlig upplevelse: Bygg en enhetlig köpupplevelse i digitala och fysiska kanaler för att personanpassa interaktioner, belöna lojalitet och öka intäkterna.

• Förbättrad betalningsprestanda: Öka intäkterna med en rad anpassningsbara, lättkonfigurerade betalningsverktyg, inklusive kodfritt skydd mot bedrägeri och avancerade funktioner som förbättrar auktoriseringstiderna.

• Snabbare utveckling med en flexibel och pålitlig plattform för tillväxt: Bygg vidare på en plattform som är utformad för att skala upp med dig, med 99,999 % upptid och branschledande tillförlitlighet.

Läs mer om hur Stripe Payments kan driva dina online- och fysiska betalningar, eller börja i dag.