Pagare i fornitori può diventare complicato quando ci si inizia a espandere. Le fatture si accumulano nelle caselle di posta e nei vari reparti, le condizioni di pagamento variano da fornitore a fornitore, i dati bancari diventano obsoleti e la mancanza anche di una sola corrispondenza a tre per verificare l'accuratezza di una fattura può significare pagare due volte la stessa consegna.

La procedura di pagamento ai fornitori previene i problemi durante l'intero flusso di lavoro, dal momento in cui arriva una fattura al momento in cui il pagamento viene compensato e registrato nel libro mastro generale.

Di seguito descriveremo ogni passaggio per effettuare un pagamento a un fornitore, come pagare i fornitori a livello internazionale e gli errori comuni che possono costare denaro o danneggiare i rapporti con i fornitori.

In evidenza

• Una procedura strutturata di pagamento ai fornitori evita pagamenti doppi, consente di acquisire sconti per pagamenti anticipati e mantiene intatte le relazioni con i fornitori.

• I flussi di lavoro manuali introducono la possibilità di errori a ogni passaggio. I flussi di lavoro automatizzati reindirizzano lo sforzo umano verso le eccezioni e l'applicazione.

• L'attivazione dei fornitori è la fase in cui viene stabilita la qualità dei dati di pagamento. Avere da subito il sistema giusto può ridurre le transazioni non riuscite e i record obsoleti.

Che cos'è la procedura di pagamento ai fornitori?

La procedura di pagamento ai fornitori è il flusso di lavoro end-to-end che un'attività segue per convalidare, approvare, programmare ed eseguire i pagamenti ai propri fornitori per poi registrare tali transazioni in modo accurato nei propri libri contabili. Questa procedura copre ogni punto di contatto tra la ricezione della fattura di un fornitore e la riconciliazione del pagamento rispetto al libro mastro generale.

Come funziona la procedura di pagamento ai fornitori, passo dopo passo?

In genere, i flussi di lavoro per i pagamenti ai fornitori seguono sei fasi. Ecco un'analisi più approfondita di ognuna:

Ricezione e acquisizione della fattura

Le fatture arrivano attraverso diversi canali: email, portali dei fornitori, cartaceo e feed EDI (Electronic Data Interchange). I feed EDI sono collegamenti automatizzati tra computer che trasmettono documenti aziendali standardizzati tra partner commerciali.

Il primo requisito è centralizzare questo materiale, prima che inizi qualsiasi procedura di elaborazione. Se le fatture finiscono nelle caselle di posta dei singoli dipendenti e vengono inoltrate in modo incoerente, si rischia di perdere il controllo della procedura.

Verifica della fattura e corrispondenza a tre

Prima che una fattura venga approvata, deve essere convalidata confrontandola sia con l'ordine d'acquisto originale, sia con la ricezione della merce o la conferma del servizio. Se l'ordine d'acquisto riguardava 500 unità a 12 $ ciascuna ma la fattura ne fattura 520, tale discrepanza viene segnalata prima del rilascio del pagamento.

Indirizzamento dell'approvazione

Le fatture che superano la corrispondenza passano all'autorizzazione, che in genere varia in base a una soglia in dollari. Ad esempio: un singolo approvatore fino a 10.000 $, doppia autorizzazione al di sopra di tale soglia e approvazione a livello dirigenziale oltre i 50.000 $.

Programmazione del pagamento e selezione del metodo

Le condizioni di pagamento definiscono il limite massimo, ma una programmazione intelligente agisce a ritroso a partire dalla data di scadenza per acquisire sconti per pagamenti anticipati e bilanciare il flusso di cassa. La scelta del metodo deve riflettere l'entità della transazione, le preferenze del fornitore e il livello di ottimizzazione in termini di costi e di tempistiche.

Esecuzione del pagamento

In una procedura ben gestita, l'esecuzione è il passaggio meno problematico. I pagamenti approvati vengono sbloccati nei tempi previsti a fronte dei dati bancari verificati, con un controllo di autorizzazione finale prima dell'invio del batch.

Riconciliazione e conservazione dei record

Una volta liquidati, i pagamenti devono essere ricondotti alle fatture corrispondenti e registrati nei conti della contabilità generale corretti. In questo modo si chiude il cerchio per quanto riguarda l'anzianità del credito dei conti da pagare e, a seconda del tipo di fornitore e della giurisdizione, si soddisfano i requisiti in materia di documentazione per le imposte, come la conservazione delle fatture relative all'imposta sul valore aggiunto (IVA) o le dichiarazioni del modulo 1099 negli Stati Uniti.

Qual è la differenza tra flussi di lavoro manuali e automatizzati per i pagamenti ai fornitori?

I flussi di lavoro di pagamento manuali e automatizzati per i pagamenti ai fornitori funzionano in modi diversi e falliscono anche in punti diversi.

I seguenti aspetti dei flussi di lavoro per i pagamenti ai fornitori possono essere migliorati in modo significativo grazie a sistemi automatizzati:

• Inserimento dati: con i flussi di lavoro manuali per i pagamenti, qualcuno inserisce in un sistema di pagamento i dati bancari del fornitore da un'email. Una singola cifra invertita può significare che il pagamento non va a buon fine o finisce nel conto sbagliato. Con i flussi di lavoro automatizzati, i dati bancari del fornitore vengono acquisiti una volta durante l'attivazione anziché essere reinseriti per ogni transazione. Il tuo team esamina le discrepanze segnalate anziché inserire i dati manualmente. Il volume di fatture elaborate per ogni dipendente addetto ai conti da pagare può aumentare notevolmente.

• Corrispondenza fatture: con i flussi di lavoro manuali, le fatture vengono confrontate con gli ordini di acquisto in un foglio di calcolo. È una procedura lenta e soggetta a errori, e spesso le discrepanze vengono individuate in ritardo o non vengono individuate affatto. La corrispondenza automatizzata migliora la precisione e libera tempo prezioso.

• Catene di approvazione: con i flussi di lavoro manuali, le autorizzazioni risiedono in thread di email. È difficile applicare in modo coerente le soglie o dimostrare in un secondo momento che la persona giusta ha firmato. Le code automatizzate applicano le soglie e le riassegnano senza che nessuno debba ricordarsi di intervenire.

Ci sono ancora degli errori a cui prestare attenzione quando si utilizzano sistemi automatizzati. I dati bancari obsoleti possono generare pagamenti non andati a buon fine indipendentemente da quanto sia automatizzato il flusso di lavoro. Inoltre, le attività di frode che prendono di mira le procedure automatizzate dei conti da pagare funzionano proprio perché i pagamenti avvengono rapidamente e le eccezioni vengono esaminate meno. L'automazione alza la soglia della qualità della procedura, ma non elimina la necessità di controlli.

Cosa cambia quando la procedura di pagamento ai fornitori varca i confini nazionali?

Il pagamento di un fornitore nazionale e di uno estero implica la stessa logica di base, ma un'esecuzione diversa.

Ecco cosa serve quando si passa al commercio transfrontaliero:

• Valuta e costi di conversione: se paghi un fornitore nella sua valuta locale, devi disporre di un conto multivaluta che possa detenere e inviare fondi in tale valuta o convertire al momento del pagamento e assorbire lo spread. Le attività che hanno una vasta base di fornitori che accettano un numero ridotto di valute possono mantenere saldi multivaluta per ridurre costi di conversione di valuta inutili. Il pagamento del margine di cambio su ogni transazione si accumula rapidamente.

• Sistemi di pagamento locali: ogni Paese o area geografica ha i propri sistemi di pagamento. La rete ACH (Automated Clearing House) è una rete nazionale degli Stati Uniti. Per pagare un fornitore in Germania, in genere si utilizza un bonifico SEPA (Single Euro Payments Area). Nel Regno Unito puoi utilizzare Bacs, Faster Payments o il sistema CHAPS (Clearing House Automated Payment System). In Messico, si tratta del Sistema de Pagos Electrónicos Interbancarios (SPEI). Ogni sistema ha i propri orari limite, finestre di regolamento dei pagamenti e requisiti di formattazione per i dati dell'account del destinatario.

• Documentazione di compliance: i pagamenti transfrontalieri che superano determinate soglie potrebbero richiedere documentazione aggiuntiva, come codici causale del pagamento, descrizioni dei rapporti commerciali o, in alcune giurisdizioni, l'approvazione preventiva da parte delle autorità locali. I requisiti variano in base al Paese e alla natura del pagamento. Un errore in questo senso ritarda la transazione e può comportare il blocco dei fondi in attesa di indagini.

In che modo l'attivazione dei fornitori influisce sul flusso di lavoro dei pagamenti?

L'attivazione dei fornitori è la fase in cui viene stabilita la qualità dei dati dell'intera operazione di pagamento. Se raccogli informazioni accurate in anticipo e le mantieni aggiornate, la procedura successiva viene eseguita senza intoppi.

Ecco dove l'approccio tradizionale potrebbe non funzionare:

• Inserimento manuale dei dati: il flusso di lavoro standard, che consiste nell'inviare un modulo a un fornitore, farglielo compilare e inserire i dettagli nel sistema, introduce la possibilità di errori di trascrizione a ogni passaggio.

• Record obsoleti: i dati bancari cambiano. I fornitori cambiano banca, aggiornano i numeri di conto e vengono acquisiti. Senza un meccanismo per mantenere aggiornate tali informazioni, potresti finire per effettuare pagamenti con dati non aggiornati.

Strumenti come Stripe Financial Connections cambiano questa situazione. Anziché chiedere ai fornitori di inserire manualmente i numeri di conto, Financial Connections consente di collegare automaticamente i conti bancari tramite un collegamento diretto all'istituto finanziario, riducendo così la possibilità di errori di inserimento manuale. I dati bancari dei fornitori vengono acquisiti all'interno della piattaforma di pagamento anziché tramite un flusso di lavoro separato, basato su un modulo e un inserimento più manuali.

Come possono le attività ottimizzare la loro procedura di pagamento ai fornitori?

Aggiornare la procedura di pagamento ai fornitori in modo che funzioni in modo affidabile richiede un intervento in alcune aree specifiche.

Inizia con i dati anagrafici dei fornitori: esegui un controllo di deduplicazione, conferma che i dati bancari siano aggiornati e identifica quanto stai spendendo per la conversione di valuta.

Successivamente, esamina i flussi di lavoro di approvazione. Se le fatture che superano una certa soglia richiedono una doppia autorizzazione, ma tale procedura avviene tramite email, si tratta di un controllo facile da eludere e lento da completare. Lo spostamento delle approvazioni in un sistema che applica il flusso di lavoro e crea un audit trail colma questa lacuna.

Controlla anche le tempistiche di pagamento. Se perdi l'opportunità di usufruire di sconti per pagamenti anticipati perché il ciclo di approvazione richiede dodici giorni su una finestra di sconto di dieci giorni, hai un problema procedurale con un costo misurabile. Ridurre il ciclo in modo specifico per le fatture idonee allo sconto può essere un miglioramento ad alto rendimento per molti team che si occupano di conti da pagare.

Infine, se paghi fornitori in più Paesi, verifica se la tua configurazione attuale richiede un lavoro di conversione non necessario e valuta possibili soluzioni. Ad esempio, Stripe Global Payouts consente alle attività di prelevare i fondi dal proprio conto bancario e inviare pagamenti ai fornitori in più valute, con l'attivazione dei destinatari integrata nella piattaforma.

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