En los Países Bajos, emitir una factura a los clientes para los gastos de bolsillo es más complicado que añadir una partida individual a tu factura. La diferencia entre transferir los costes a tu servicio y reenviar una comisión de terceros, a menudo llamada desembolso, puede determinar si pagas el impuesto sobre el valor añadido (IVA). Por eso es importante hacerlo bien, para tu flujo de caja y para el cumplimiento de la normativa. A continuación, te explicamos cómo trasladar los costes del IVA (doorbelasten kosten btw en neerlandés).

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué son los costes recargados en empresas neerlandesas?
  
• ¿Cuándo aplica el IVA a los costes repercutidos?
  
• ¿Cómo facturas correctamente los costes recargados?
  
• ¿Qué errores deben evitar las empresas?
  
• Preguntas frecuentes: IVA sobre los costes repercutidos
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  

¿Qué son los costes recargados en empresas neerlandesas?

Cuando trabajas en proyectos para clientes, a menudo pagas viajes, materiales, honorarios profesionales o incluso el catering en un lanzamiento. Más tarde, facturas al cliente esos gastos. En la terminología del IVA neerlandés, esto se conoce como recargar o trasladar los costes del IVA.

Para gestionar correctamente el IVA, debes saber si estás incluyendo esos costes en tu propio servicio o si estás enviando una factura.

Las normas fiscales neerlandesas distinguen entre estas dos situaciones:

• Recarga de costes (kostendoorberekening): aquí es cuando compras bienes o servicios para tu empresa y luego facturas a otra persona parte o la totalidad de ese gasto. Piensa en la pintura y los pinceles para un mural, en el kilometraje para llegar a la oficina de un cliente o en el asesoramiento jurídico que le encargas. El gasto es tuyo y lo estás recuperando de tu cliente.

• Transferencia de costes (doorlopende post): es cuando actúas meramente como intermediario. Pagas una factura de terceros a nombre de tu cliente y recuperas ese importe exacto. No hay servicio propio por lo que estás fuera del sistema de IVA.

Esta distinción es importante porque trasladar los costes no es un suministro gravable. El IVA solo se aplica cuando el coste está vinculado a tu propio trabajo. Incluso si la factura original tiene un tipo de IVA diferente, una vez que el gasto forma parte de tu servicio, es gravable.

¿Cuándo se aplica el IVA a los costes repercutidos?

En los Países Bajos, las directrices son sencillas. Si un coste forma parte de tu propio servicio sujeto a impuestos, debes incluir el IVA. Si simplemente envías una factura en nombre de tu cliente, no es así.

Así es como se define cada categoría.

Costes que siguen a tu servicio principal

Piensa en tu factura como un único paquete. Puede que estés creando un sitio web, produciendo una película u organizando un evento, todos los gastos que pagas en el camino, desde licencias de software hasta billetes de tren, se convierten en parte de ese paquete.

Cuando añades estos artículos a tu factura (sin incluir el IVA que pagaste), aplicas el mismo tipo de IVA que cobras por tu servicio principal. Si tu servicio está sujeto al 21 %, los gastos de viaje y materiales que recargas también lo estarán, aunque esos artículos se hayan comprado originalmente a un tipo diferente. A continuación, puedes reclamar el IVA que pagaste por estos gastos en tu propia declaración.

Costes por los que pasas

A veces, simplemente pagas la factura de un tercero por tu cliente y pides que te la reembolsen. En la legislación neerlandesa referente al IVA, esto se conoce como «puertas abiertas» o «artículos de transferencia».

Para cumplir los requisitos, deben cumplirse dos condiciones:

• El pago se realiza a nombre de tu cliente y para su cuenta.

• Tu cliente te reembolsa el importe exacto que has pagado.

Cuando los costes cumplen los requisitos debidos, el importe queda fuera de tu facturación sujeta a impuestos. No aceptas pagos con IVA y no reclamas ningún IVA. Por ejemplo, las tasas de registro judicial que adelantan los abogados, las tasas gubernamentales y otras tasas en las que el nombre del cliente aparece en la factura original.

Hacer bien la distinción

Los malentendidos surgen cuando las empresas tratan un gasto como un coste de transferencia cuando realmente forma parte de sus propios servicios, o viceversa.

Dos errores comunes son:

• Aplicar el tipo de IVA de la factura del proveedor en lugar del tipo de tu propio servicio

• Olvidar que incluso los artículos no deducibles deben recargarse como parte de tu facturación sujeta a impuestos

La opción más segura es preguntarse si el coste se relaciona con el trabajo que estás haciendo para el cliente. Si la respuesta es sí, sigue el tratamiento del IVA de ese trabajo. Si simplemente estás actuando como banquero temporal para tu cliente, entonces es un doorlopende post.

¿Cómo facturas correctamente los costes recargados?

Seguir estas prácticas recomendadas hará que cumplas la normativa cuando factures los gastos y le facilitará la vida a tu cliente:

• Sé transparente: enumera cada coste recargado en su propia línea con una descripción clara. Adjunta copias de ingresos o facturas de proveedores. Si un coste cumple los requisitos para la transferencia, dilo y ten en cuenta que se factura en nombre de tu cliente.

• Utiliza el tipo de IVA correcto: aplica el mismo tipo que cobras por tu servicio principal. Si tu factura incluye tanto elementos sujeto a impuestos como exentos, sepáralos para que cada parte reciba el tratamiento correcto. En el caso de los costes de transferencia exentos, explica el motivo (p. ej., una prima de seguro).

• Ponte de acuerdo sobre los costes por adelantado: habla con tu cliente antes de incurrir en gastos sustanciales. Incluye tus disposiciones en el contrato o en el contrato para que no haya sorpresas más adelante. Dile si añadirás un recargo o reenviarás el importe que pagaste.

• Guarda tu papeleo: guarda recibos, facturas y notas que vinculen cada gasto al proyecto. Los buenos registros respaldan tu deducción del IVA y ayudan a demostrar que un coste de transferencia no forma parte de tu facturación.

• Recuerda las normas sobre transacciones transfronterizas: si recargas costes a clientes de la UE, es posible que tengas que utilizar el mecanismo inverso del sujeto pasivo y convertir divisas extranjeras. Las herramientas automatizadas pueden gestionar los tipos de IVA, la conversión de divisas y los textos para la inversión del sujeto pasivo.

¿Qué errores deben evitar las empresas?

Incluso las empresas con experiencia pueden cometer errores con el IVA cuando recargan costes.

Debes estar atento a los siguientes obstáculos:

• Clasificación errónea de un coste: si prestas un servicio, debes cobrar el IVA. Si reenvías una factura de terceros, no lo haces.

• Aplicar un tipo impositivo incorrecto: el tipo de IVA que paga tu cliente no es el mismo que el que pagaste a tu proveedor. Los costes que están vinculados a tu servicio toman el tipo de tu servicio, independientemente del tipo que aparezca en el recibo.

• Pasar por alto el IVA soportado: cuando un coste forma parte de tu servicio sujeto a impuestos, puedes reclamar el IVA que pagaste. Olvidarte de hacerlo hace que pierdas dinero.

• Omitir las exenciones específicas del sector: los servicios educativos, sanitarios y financieros están exentos del IVA. Aplica el IVA cuando corresponda y omítelo cuando no corresponda.

• Documentación deficiente: las facturas vagas y los recibos no incluidos invitan a los problemas. Mantén registros detallados y emite notas de crédito con prontitud si descubres un error. Un papeleo bien organizado facilita la prueba de si se debía o no IVA y protege tu derecho a reclamarlo.

Preguntas frecuentes: IVA sobre los costes repercutidos

A la hora de averiguar cómo aplicar el IVA a los costes repercutidos, es habitual que surjan ciertas preguntas. Esto es lo que debes saber.

¿Cómo puedo calcular el tipo de IVA correcto?

Fíjate en el tipo que utilizas para tu trabajo principal. Si eres un arquitecto que carga un 21 %, tus gastos de viaje y software también tributan al 21 %. Solo los costes vinculados a servicios exentos, como los seguros, no incluyen el IVA.

¿Puedo reclamar el IVA de los costes que repercuto?

Sí, siempre y cuando esos costes formen parte de tu servicio sujeto a impuestos. Deduces el IVA que pagaste, añades IVA a tu factura y pagas la diferencia en la oficina fiscal. Si el coste es no deducible o está exento, no puedes reclamarlo y debes incluir el importe total.

¿Qué pasa con los clientes de la UE?

El mecanismo de inversión del sujeto pasivo suele aplicarse a los clientes empresariales de otros países de la UE. En lugar de añadir el IVA neerlandés, tu factura debe mostrar tanto los números de IVA como una nota que indique que el cliente responde ante el impuesto.

¿El programa para pequeñas empresas (KOR) cambia algo?

Si participas en el KOR, no cargas el IVA y no puedes reclamar el IVA soportado. Simplemente repercutes el importe bruto. Evalúa si es lógico permanecer en el KOR, si sueles recargar grandes gastos.

¿Una factura puede combinar diferentes tratamientos del IVA?

Absolutamente. Simplemente debes separar cada categoría: servicios gravables a sus tasas, cargos exentos con breves explicaciones y partidas de transferencia enumeradas en el coste. Una separación clara mantiene tus libros ordenados y ayudará a tus clientes a mantenerse mejor informados.

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