In den Niederlanden ist die Rechnungsstellung an Kundinnen und Kunden für Auslagen komplizierter, als einfach einen Posten auf die Rechnung zu setzen. Der Unterschied zwischen der Einbeziehung von Kosten in Ihre Dienstleistung und der der Weitergabe einer Gebühr eines Dritten – oft als Auslage bezeichnet – kann darüber entscheiden, ob Mehrwertsteuer (MwSt.) anfällt. Deshalb ist es wichtig, dies korrekt zu handhaben – sowohl für den Cashflow als auch für die Compliance. Im Folgenden erklären wir, wie Mehrwertsteuerkosten weitergegeben werden können („doorbelasten kosten“ auf Niederländisch).

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind weiterberechnete Kosten im niederländischen Geschäftsumfeld?
  
• Wann fällt bei weitergegebenen Kosten Mehrwertsteuer an?
  
• Wie stellt man weiterberechnete Kosten korrekt in Rechnung?
  
• Welche Fehler sollten Unternehmen vermeiden?
  
• FAQ: Mehrwertsteuer auf weitergegebene Kosten
  
• Wie kann Sie Stripe Tax dabei unterstützen
  

Was sind weiterberechnete Kosten im niederländischen Geschäftsumfeld?

Wenn Sie Projekte für Kundinnen und Kunden bearbeiten, zahlen Sie häufig für Reisen, Materialien, professionelle Dienstleistungen oder sogar das Catering bei einer Produkteinführung. Später stellen Sie diese Ausgaben der Kundin bzw. dem Kunden in Rechnung. In der niederländischen Mehrwertsteuer-Terminologie wird dies als Weiterberechnung oder Weitergabe von Mehrwertsteuerkosten bezeichnet.

Um die Mehrwertsteuer korrekt zu handhaben, müssen Sie wissen, ob Sie diese Kosten in Ihre eigene Leistung einbeziehen oder eine Rechnung weiterleiten.

Die niederländischen Steuervorschriften unterscheiden zwischen diesen beiden Situationen:

• Weiterberechnung von Kosten (kostendoorberekening): Dies ist der Fall, wenn Sie Waren oder Dienstleistungen für Ihr Unternehmen kaufen und anschließend ganz oder teilweise an jemand anderen weiterberechnen. Beispiele hierfür sind Farben und Pinsel für ein Wandgemälde, Ihre Fahrtkosten zum Büro einer Kundin bzw. eines Kunden oder die von Ihnen beauftragte Rechtsberatung. Die Ausgaben gehen zunächst zu Ihren Lasten, werden jedoch anschließend von Ihrer Kundin/Ihrem Kunden erstattet.

• Kostenweitergabe (doorlopende post): In diesem Fall agieren Sie ausschließlich als Vermittler. Sie begleichen eine Rechnung eines Dritten im Namen Ihrer Kundin/Ihres Kunden und erhalten genau diesen Betrag zurück. Da Sie keine eigene Dienstleistung erbringen, fallen Sie nicht unter das Mehrwertsteuersystem.

Diese Unterscheidung ist wichtig, da die reine Weitergabe von Kosten keine steuerpflichtige Leistung darstellt. Die Mehrwertsteuer wird nur erhoben, wenn die Kosten mit Ihrer eigenen Arbeit in Verbindung stehen. Selbst wenn auf der ursprünglichen Rechnung ein anderer Mehrwertsteuersatz ausgewiesen ist, ist die Ausgabe steuerpflichtig, sobald sie Teil Ihrer Dienstleistung wird.

Wann berechnen Sie Mehrwertsteuer auf weiterberechnete Kosten?

In den Niederlanden sind die Richtlinien klar. Wenn eine Ausgabe Teil Ihrer eigenen steuerpflichtigen Dienstleistung ist, enthält sie die Mehrwertsteuer. Wenn Sie lediglich eine Rechnung im Namen Ihrer Kundin/Ihres Kunden weiterleiten, ist dies nicht der Fall.

So werden die einzelnen Kategorien definiert.

Kosten, die mit Ihrer Hauptdienstleistung einhergehen

Betrachten Sie Ihre Rechnung als ein Gesamtpaket. Unabhängig davon, ob Sie eine Website erstellen, einen Film produzieren oder eine Veranstaltung organisieren, alle Ausgaben, die Sie dabei tätigen – von Softwarelizenzen bis hin zu Bahntickets – sind Teil dieses Pakets.

Wenn Sie diese Posten zu Ihrer Rechnung hinzufügen (ohne die von Ihnen gezahlte Mehrwertsteuer), wenden Sie denselben Mehrwertsteuersatz an, den Sie für Ihre Hauptdienstleistung berechnen. Wenn Ihre Dienstleistung mit 21 % besteuert wird, werden auch die Kosten für Reisen und Materialien, die Sie weiterberechnen, mit 21 % besteuert, selbst wenn diese Posten ursprünglich zu einem anderen Satz gekauft wurden. Sie können dann die Mehrwertsteuer, die Sie auf diese Kosten gezahlt haben, in Ihrer eigenen Steuererklärung zurückfordern.

Kosten, die Sie weitergeben

In manchen Fällen begleichen Sie lediglich eine Rechnung eines Drittanbieters für Ihre Kundin bzw. Ihren Kunden und bitten um Erstattung. Im niederländischen Mehrwertsteuerrecht werden diese als „doorlopende posten“ oder durchlaufende Posten bezeichnet.

Damit dies zutrifft, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

• Die Zahlung erfolgt im Namen und auf Rechnung Ihrer Kundin bzw. Ihres Kunden.

• Ihre Kundin bzw. Ihr Kunde erstattet Ihnen genau den Betrag, den Sie gezahlt haben.

Wenn die Kosten die Voraussetzungen erfüllen, fällt der Betrag nicht unter Ihren steuerpflichtigen Umsatz. Sie berechnen darauf keine Mehrwertsteuer und können keine Mehrwertsteuer zurückfordern. Typische Beispiele sind von Rechtsanwältinnen/Rechtsanwälten vorab entrichtete Gerichtsgebühren, staatliche Abgaben und andere Gebühren, bei denen der Kundenname auf der Originalrechnung angegeben ist.

Die richtige Unterscheidung treffen

Missverständnisse entstehen, wenn Unternehmen eine Ausgabe als durchlaufende Kosten behandeln, obwohl sie eigentlich Teil ihrer eigenen Dienstleistungen ist, oder umgekehrt.

Zwei häufige Fehler sind:

• Anwendung des Mehrwertsteuersatzes aus der Rechnung des Lieferanten anstelle des Satzes für Ihre eigene Dienstleistung

• Nichtberücksichtigung, dass auch nicht abzugsfähige Posten als Teil Ihres steuerpflichtigen Umsatzes weiterberechnet werden müssen

Am sichersten ist es, sich zu fragen, ob die Kosten mit der Arbeit in Verbindung stehen, die Sie für die Kundin/den Kunden ausführen. Wenn die Antwort ja lautet, folgt dies der Mehrwertsteuerbehandlung dieser Arbeit. Wenn Sie lediglich als vorübergehende/r Finanzverwalter/in für Ihre Kundin bzw. Ihren Kunden fungieren, handelt es sich um einen „doorlopende post“.

Wie stellt man weiterberechnete Kosten korrekt in Rechnung?

Wenn Sie diese Best Practices beachten, bleiben Sie bei der Rechnungsstellung für Auslagen compliant und erleichtern Ihrer Kundin bzw. Ihrem Kunden die Abwicklung:

• Seien Sie transparent: Führen Sie jede weiterberechnete Kostenposition in einer eigenen Zeile mit einer klaren Beschreibung auf. Fügen Sie Kopien von Zahlungsbelegen oder Lieferantenrechnungen bei. Wenn eine Kostenposition für eine Weiterberechnung in Frage kommt, weisen Sie darauf hin und vermerken Sie, dass sie im Namen Ihrer Kundin bzw. Ihres Kunden in Rechnung gestellt wird.

• Verwenden Sie den richtigen Mehrwertsteuersatz: Wenden Sie denselben Satz an, den Sie für Ihre Hauptdienstleistung berechnen. Wenn Ihre Rechnung sowohl steuerpflichtige als auch steuerbefreite Posten enthält, trennen Sie diese, damit jeder Teil korrekt behandelt wird. Erläutern Sie bei steuerbefreiten Durchlaufkosten den Grund dafür (z. B. eine Versicherungsprämie).

• Kosten im Voraus abstimmen: Sprechen Sie mit Ihrer Kundin bzw. Ihrem Kunden, bevor Sie erhebliche Ausgaben tätigen. Halten Sie die Vereinbarungen im Vertrag oder im Auftragsschreiben fest, damit es später keine Überraschungen gibt. Geben Sie an, ob Sie einen Aufschlag berechnen oder lediglich den von Ihnen gezahlten Betrag weitergeben.

• Bewahren Sie Ihre Unterlagen auf: Bewahren Sie Quittungen, Rechnungen und Notizen auf, die jede Ausgabe dem jeweiligen Projekt zuordnen. Eine sorgfältige Dokumentation unterstützt Ihren Vorsteuerabzug und hilft nachzuweisen, dass eine durchlaufende Position nicht Teil Ihres Umsatzes ist.

• Beachten Sie die Vorschriften für grenzüberschreitende Transaktionen: Wenn Sie Kosten an Kundinnen und Kunden in der EU weiterberechnen, müssen Sie möglicherweise das Reverse-Charge-Verfahren anwenden und Fremdwährungen umrechnen. Automatisierte Tools können Umsatzsteuersätze, Währungsumrechnungen und den entsprechenden Reverse-Charge-Hinweis korrekt verwalten.

Welche Fehler sollten Unternehmen vermeiden?

Selbst erfahrene Unternehmen können bei der Weiterberechnung von Kosten Fehler bei der Mehrwertsteuer machen.

Achten Sie auf diese Fallstricke:

• Falsche Klassifizierung von Kosten: Wenn Sie eine Leistung erbringen, müssen Sie Mehrwertsteuer berechnen. Leiten Sie hingegen eine Rechnung eines Dritten weiter, fällt keine Mehrwertsteuer an.

• Falschen Steuersatz anwenden: Der Mehrwertsteuersatz, den Ihre Kundin bzw. Ihr Kunde zahlt, entspricht nicht unbedingt dem Satz, den Sie Ihrem Lieferanten gezahlt haben. Kosten, die mit Ihrer Leistung verbunden sind, unterliegen dem Steuersatz Ihrer Leistung, unabhängig vom Steuersatz auf dem Beleg.

• Vorsteuer übersehen: Wenn eine Ausgabe Teil Ihrer steuerpflichtigen Leistung ist, können Sie die gezahlte Mehrwertsteuer zurückfordern. Das Vergessen dieser Geltendmachung führt zu entgangenem Geld.

• Branchenspezifische Steuerbefreiungen ignorieren: Bildungs-, Gesundheits- und Finanzdienstleistungen sind von der Mehrwertsteuer befreit. Wenden Sie die Mehrwertsteuer nur dort an, wo sie zutrifft und lassen Sie sie weg, wenn sie nicht gilt.

• Schlechte Dokumentation: Unklare Rechnungen und fehlende Belege führen zu Problemen. Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen und stellen Sie Gutschriften umgehend aus, wenn Sie einen Fehler entdecken. Eine gut organisierte Dokumentation erleichtert den Nachweis, ob Mehrwertsteuer fällig war und schützt Ihr Recht auf Vorsteuererstattung.

FAQ: Mehrwertsteuer auf weitergegebene Kosten

Wenn Sie überlegen, wie die Mehrwertsteuer auf weitergegebene Kosten anzuwenden ist, tauchen häufig bestimmte Fragen auf. Hier erfahren Sie, was Sie wissen sollten.

Wie ermittele ich den richtigen Mehrwertsteuersatz?

Orientieren Sie sich am Satz, den Sie für Ihre Hauptleistung anwenden. Wenn Sie beispielsweise als Architektin bzw. Architekt 21 % berechnen, unterliegen auch Ihre Reise- und Softwarekosten diesem Satz. Nur Kosten, die mit steuerbefreiten Leistungen verbunden sind, wie etwa Versicherungen, sind von der Mehrwertsteuer ausgenommen.

Kann ich die Mehrwertsteuer auf weitergegebene Kosten zurückfordern?

Ja, solange diese Kosten Teil Ihrer steuerpflichtigen Leistung sind. Sie ziehen die gezahlte Mehrwertsteuer ab, berechnen Mehrwertsteuer auf Ihrer Rechnung und führen die Differenz an das Finanzamt ab. Handelt es sich um nicht abzugsfähige oder steuerbefreite Kosten, können Sie die Mehrwertsteuer nicht zurückfordern und müssen den vollen Betrag berechnen.

Wie verhält es sich bei Kundinnen und Kunden in der EU?

Für Geschäftskundinnen und -kunden in anderen EU-Ländern kommt in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung. Anstelle der niederländischen Mehrwertsteuer muss Ihre Rechnung beide Mehrwertsteuernummern enthalten sowie den Hinweis, dass die Kundin bzw. der Kunde die Steuer selbst abführt.

Ändert das Kleinunternehmenssystem (KOR) etwas?

Wenn Sie am KOR teilnehmen, berechnen Sie keine Mehrwertsteuer und können keine Vorsteuer geltend machen. Sie geben einfach den Bruttobetrag weiter. Prüfen Sie, ob die Teilnahme am KOR sinnvoll ist, insbesondere wenn Sie häufig hohe Auslagen weiterberechnen.

Ist es möglich, in einer Rechnung unterschiedliche Mehrwertsteuerregelungen zu kombinieren?

Absolut. Trennen Sie einfach jede Kategorie: steuerpflichtige Leistungen mit den entsprechenden Sätzen, steuerbefreite Posten mit kurzer Erläuterung und durchlaufende Posten zum Kostenpreis. Eine klare Trennung hält Ihre Buchführung übersichtlich und trägt dazu bei, dass Ihre Kundinnen und Kunden besser informiert sind.

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