Na Holanda, faturar clientes para despesas diretas é mais complicado do que apenas adicionar um item de linha à sua conta. A diferença entre dobrar os custos em seu serviço e encaminhar uma tarifa de terceiros, geralmente chamada de desembolso, pode determinar se você pagaimposto de valor agregado (IVA). É por isso que acertar é importante, pois influencia no seu fluxo de caixa e conformidade. Abaixo, explicaremos como repassar os custos do IVA (doorbelasten kosten btw em holandês).

O que vamos abordar neste artigo?

• Quais são os custos de recarga nas empresas holandesas?
  
• Quando cobrar IVA sobre custos repassados?
  
• Como faturar os custos recarregados corretamente?
  
• Quais erros as empresas devem evitar?
  
• Perguntas frequentes: IVA sobre custos repassados
  
• Como o Stripe Tax pode ajudar
  

Quais são os custos de recarga nas empresas holandesas?

Quando você trabalha em projetos para clientes, geralmente paga por viagens, materiais, honorários profissionais ou até mesmo o serviço de bufê em um lançamento. Posteriormente, você fatura ao cliente essas despesas. Na terminologia de IVA neerlandês, isso é conhecido como recarga ou repasse de custos de IVA.

Para gerenciar o IVA corretamente, você precisa saber se está incluindo esses custos em seu próprio serviço ou encaminhando uma cobrança.

As regras tributar neerlandesas distinguem entre estas duas situações:

• Recarga de custos (kostendoorberekening): é quando você compra bens ou serviços para sua empresa e depois fatura outra pessoa para parte ou todo esse gasto. Pense em tintas e pincéis para um mural, sua quilometragem para chegar ao escritório de um cliente ou o aconselhamento jurídico que você encomenda. A despesa é sua e você está a recuperando de seu cliente.

• Repasse de custos (doorlopende post): é quando você age puramente como intermediário. Você paga uma fatura a terceiros no nome do seu cliente e recupera esse valor exato. Não há serviço próprio, então você está fora do sistema IVA.

Essa distinção é importante porque apenas repassar os custos não é uma oferta tributável. O IVA se aplica apenas quando o custo está vinculado ao seu próprio trabalho. Mesmo que a fatura original tenha uma taxa de IVA diferente, uma vez que a despesa faz parte do seu serviço, ela é tributável.

Quando cobrar IVA sobre os custos repassados?

Na Holanda, as diretrizes são diretas. Se um custo fizer parte de seu próprio serviço tributável, ele inclui IVA. Se você está simplesmente encaminhando uma fatura em nome de seu cliente, isso não acontece.

Veja como cada categoria é definida.

Custos que seguem seu serviço principal

Pense na sua fatura como um único pacote. Esteja você construindo um site, produzindo um filme ou organizando um evento, todas as despesas que você paga ao longo do caminho, de licenças de software a passagens de trem, tornam-se parte desse pacote.

Ao adicionar esses itens à sua fatura (excluindo o IVA pago), vocêaplica a mesma taxa de IVA que você cobra para seu serviço principal. Se o seu serviço for tributado em 21%, os custos de viagem e materiais que você recarregar também serão tributados em 21%, mesmo que esses itens tenham sido originalmente comprados com uma taxa diferente. Você pode então recuperar o IVA pago sobre esses custos em sua própria declaração.

Custos que você repassa

Às vezes, você está simplesmente pagando uma fatura de terceiros para seu cliente e pedindo para ser reembolsado. Na lei holandesa do IVA, eles são conhecidos como doorlopende posten ou itens de passagem.

Para se qualificar, duas condições precisam ser atendidas:

• O pagamento é feito em nome do seu cliente e por sua conta.

• Seu cliente reembolsa o valor exato que você pagou.

Quando os custos se qualificam, o valor fica fora do seu faturamento tributável. Você não cobrar IVA nisso e não reclama nenhum IVA de volta. Exemplos típicos incluem taxas de registro judicial adiantadas por advogados, cobranças governamentais e outras taxas em que o nome do cliente aparece na fatura original.

Acertar a distinção

Os mal-entendidos surgem quando as empresas tratam uma despesa como um custo de repasse quando na verdade faz parte de seus próprios serviços, ou vice-versa.

Dois erros comuns são:

• Aplicar o IVA da fatura do fornecedor em vez da taxa do seu próprio serviço

• Esquecer que mesmo os itens não dedutíveis devem ser recarregados como parte de seu faturamento tributável

A abordagem mais segura é perguntar a si mesmo se o custo está relacionado ao trabalho que você está fazendo para o cliente. Em caso afirmativo, segue-se o tratamento em matéria de IVA desse trabalho. Se você está simplesmente agindo como um banqueiro temporário para o seu cliente, então é um poste doorlopende.

Como faturar os custos recarregados corretamente?

Seguir estas práticas recomendadas irá mantê-lo em conformidade ao faturar despesas e facilitar a vida do seu cliente:

• Seja transparente: liste cada custo recarregado em sua própria linha com uma descrição clara. Anexe cópias de recibos ou faturas de fornecedores. Se um custo se qualificar para repasse, informe e observe que ele é cobrado em nome do seu cliente.

• Use a taxa de IVA correta: aplique a mesma taxa que você cobra pelo seu serviço principal. Se sua fatura incluir itens tributáveis eitens isentos, separe-os para que cada parte receba o tratamento correto. Para custos de repasse isentos, explique o motivo (por exemplo, um prêmio de seguro).

• Combine os custos antecipadamente: converse com seu cliente antes de incorrer em despesas substanciais. Coloque seus arranjos no contrato ou na carta de compromisso para que não haja surpresas mais tarde. Diga a eles se você adicionará uma margem ou encaminhará o valor pago.

• Guarde sua papelada: salve recibos, faturas e notas que vinculam cada despesa ao projeto. Bons registros suportam sua dedução de IVA e ajudam a provar que um custo de repasse não faz parte do seu faturamento.

• Lembre-se das regras de transações internacionais: se você recarregar os custos para clientes da UE, talvez seja necessário usar omecanismo de autoliquidação e converter moedas estrangeiras. As ferramentas automatizadas podem lidar com taxas de IVA, conversão de moedas e redação de autoliquidação.

Quais erros as empresas devem evitar?

Mesmo empresas experientes podem cometer erros com IVA quando recarregam os custos.

Fique atento a essas armadilhas:

• Classificação incorreta de um custo: se você fornecer um serviço, deverá cobrar IVA. Se você encaminhar uma contas de terceiros, não o fará.

• Aplicar a taxa errada: a taxa de IVA que seu cliente paga não é a mesma que você pagou ao seu fornecedor. Os custos vinculados ao seu serviço usam a taxa do serviço, independentemente da taxa no recibo.

• Ignorar o IVA de entrada: quando um custo faz parte do seu serviço tributável, você pode recuperar o IVA pago. Esquecer de fazer isso é perca de dinheiro.

• Ignorar isenções específicas do setor: educação, saúde e serviços financeiros estão isentos de IVA. Aplique o IVA quando apropriado e o ignore quando não se aplicar.

• Documentação ruim: faturas vagas e recibos ausentes são um convite a problemas. Mantenha registros detalhados e notas de crédito de problemas imediatamente após descobrir um erro. A papelada bem organizada facilita a comprovação do IVA devido ou não e protege seu direito de recuperá-lo.

Perguntas frequentes: IVA sobre custos repercutidos

Quando você está descobrindo como aplicar o IVA aos custos repassados, é comum que surjam certas perguntas. Aqui está o que você deve saber.

Como faço para descobrir a taxa correta de IVA?

Veja a taxa que você usa para o seu trabalho principal. Se você é um arquiteto que cobra 21%, seus custos de viagem e software também são tributados em 21%. Apenas os custos vinculados a serviços isentos, como seguros, excluem o IVA.

Posso recuperar o IVA sobre os custos que repassei?

Sim, desde que esses custos façam parte do seu serviço tributável. Você deduz o IVA pago, adiciona IVA à sua fatura e paga a diferença ao órgão tributário. Se o custo não for dedutível ou isento, você não poderá recuperá-lo e deverá incluir o valor total.

E os clientes da UE?

O mecanismo de autoliquidação aplica-se normalmente a clientes noutros países da UE. Em vez de adicionar o IVA holandês, sua fatura deve mostrar os números de IVA e uma observação de que o cliente contabiliza o imposto.

O esquema de pequenas empresas (KOR) muda alguma coisa?

Se você participar do KOR, você não cobra IVA e não pode recuperar IVA de entrada, então você simplesmente repassa o valor bruto. Avalie se ficar no KOR faz sentido, se você costuma recarregar grandes despesas.

Uma fatura pode misturar diferentes tratamentos de IVA?

Com certeza. Basta separar cada categoria: serviços tributáveis em suas taxas, taxas isentas com breves explicações e itens de repasse listados a custo. A separação clara mantém seus livros organizados e ajudará seus clientes a se manterem mais bem informados.

Como o Stripe Tax pode ajudar

O Stripe Tax simplifica a conformidade tributária, permitindo que sua empresa se concentre no crescimento. Ele ajuda a acompanhar obrigações fiscais e envia alertas quando o limite de imposto sobre vendas (GST) definido nas transações é ultrapassado. Além disso, ele calcula e recolhe automaticamente impostos como imposto sobre vendas, IVA e GST, tanto para serviços digitais quanto para bens físicos, nos Estados Unidos e em mais de 100 países.

Comece a recolher impostos globalmente adicionando uma única linha de código à sua integração existente, clicando em um botão no Stripe Dashboard ou usando nossa interface de programação de aplicativos (API).

O Stripe Tax pode te ajudar a:

• Identificar onde registrar e recolher impostos: descubra em quais locais você deve recolher impostos com base nas transações feitas pela Stripe. Depois de registrar-se, habilite a arrecadação em um novo estado ou país em poucos segundos. É possível iniciar o recolhimento adicionando apenas uma linha de código na sua integração Stripe ou ativando a função com um clique no Stripe Dashboard.

• Se registrar para recolher impostos: permita que a Stripe administre seus registros fiscais globais e aproveite um procedimento simplificado, que preenche automaticamente os dados de inscrição, economizando tempo e facilitando a conformidade com normas locais.

• Fazer a cobrança automática de impostos: o Stripe Tax calcula e recolhe o valor exato do imposto devido, independentemente do que você venda ou de onde atue. Ele é compatível com centenas de serviços e produtos, além de estar sempre atualizado quanto a mudanças em regras fiscais e alíquotas.

• Facilitar a entrega das declarações: o Stripe Tax integra-se de forma direta a parceiros especializados em declaração, garantindo que seus relatórios globais sejam corretos e entregues dentro do prazo. Assim, você pode deixar que nossos parceiros cuidem das declarações enquanto dedica sua energia ao crescimento da empresa.

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