En los Países Bajos, facturar a los clientes por gastos reembolsables es más complicado que simplemente agregar una partida a tu factura. La diferencia entre incorporar los costos a tu servicio y repercutir un gasto de terceros, a menudo llamado desembolso, puede determinar si debes pagar el impuesto al valor agregado (IVA). Por eso, hacerlo correctamente es importante para tu flujo de caja y para cumplir con la normativa. A continuación, te explicaremos cómo repercutir los costos del IVA (doorbelasten kosten btw en holandés).

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son los gastos repercutidos en empresas en Países Bajos?
  
• ¿Cuándo se cobra IVA sobre los gastos repercutidos?
  
• ¿Cómo facturar correctamente los gastos repercutidos?
  
• ¿Qué errores deben evitar las empresas?
  
• Preguntas frecuentes: IVA sobre los costos repercutidos
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  

¿Qué son los gastos repercutidos en empresas en Países Bajos?

Cuando trabajas en proyectos para clientes, a menudo pagas gastos de viaje, materiales, comisiones profesionales o incluso el catering de un evento de lanzamiento. Más adelante, facturas esos gastos al cliente. En la terminología del IVA en Países Bajos, esto se conoce como repercusión o traslado de los costos del IVA.

Para gestionar correctamente el IVA, debes saber si estás incorporando esos gastos a tu propio servicio o si los estás repercutiendo en una factura al cliente.

Las normas fiscales en Países Bajos distinguen entre estas dos situaciones:

• Gastos repercutidos (kostendoorberekening): esto ocurre cuando compras bienes o servicios para tu empresa y luego los facturas a otra persona por parte o la totalidad de ese gasto. Piensa en la pintura y los pinceles para un mural, el kilometraje para llegar a la oficina de un cliente o la asesoría legal que contratas. El gasto es tuyo, y lo estás recuperando de tu cliente.

• Gastos repercutidos directamente (doorlopende post): esto ocurre cuando actúas puramente como intermediario. Pagas una factura de un tercero a nombre de tu cliente y recuperas exactamente ese importe. No hay servicio propio, por lo que estás fuera del sistema de IVA.

Esta distinción es importante porque el simple hecho de repercutir los gastos no constituye una entrega sujeta a impuestos. El IVA se aplica únicamente cuando el gasto está vinculado a tu propio trabajo. Incluso si la factura original tiene un tipo de IVA diferente, una vez que el gasto forma parte de tu servicio, estará sujeto a impuestos.

¿Cuándo se cobra IVA sobre los gastos repercutidos?

En los Países Bajos, las pautas son sencillas. Si un gasto forma parte de tu propio servicio sujeto a impuestos, incluye IVA. Si simplemente repercutes una factura en nombre de tu cliente, no se aplica.

Cada categoría se define de la siguiente manera.

Gastos que se repercuten junto con tu servicio principal

Piensa en tu factura como un único paquete. Ya sea que crees un sitio web, produzcas una película u organices un evento, todos los gastos que pagas a lo largo del proceso, desde licencias de software hasta billetes de tren, forman parte de ese paquete.

Cuando agregas estos conceptos a tu factura (sin incluir el IVA que pagaste), aplicas la misma tasa de IVA que cobras por tu servicio principal. Si tu servicio se grava al 21 %, los gastos de viaje y materiales que repercutas también se gravan al 21 %, incluso si esos artículos se compraron originalmente con otra tasa. Después, puedes reclamar el IVA que pagaste por estos gastos en tu propia declaración.

Gastos que repercutes

A veces, simplemente pagas una factura de un tercero por tu cliente y solicitas el reembolso. En la legislación de Países Bajos sobre el IVA, esto se conoce como doorlopende posten o gastos repercutidos directamente.

Para calificar, se deben cumplir dos condiciones:

• El pago se efectúa a nombre de tu cliente y por su cuenta.

• Tu cliente te reembolsa exactamente el importe que pagaste.

Cuando los gastos cumplen los requisitos, el importe queda fuera de tu facturación sujeta a impuestos. No se cobra IVA sobre él y no se puede reclamar ningún IVA. Ejemplos típicos incluyen las tasas de registro judicial adelantadas por abogados, los cargos gubernamentales y otras tasas en las que el nombre del cliente aparece en la factura original.

Hacer la distinción correctamente

Los malentendidos surgen cuando las empresas tratan un gasto como un gasto repercutido cuando en realidad forma parte de sus propios servicios, o viceversa.

Los siguientes son dos errores frecuentes:

• Aplicar el tipo de IVA de la factura del proveedor en lugar del tipo correspondiente a tu propio servicio

• Olvidar que incluso los gastos no deducibles deben repercutirse como parte de tu facturación sujeta a impuestos

El enfoque más seguro es preguntarte si el gasto se relaciona con el trabajo que realizas para el cliente. Si la respuesta es sí, sigue el tratamiento del IVA de ese trabajo. Si simplemente actúas como intermediario temporal para tu cliente, entonces se trata de un doorlopende post.

¿Cómo facturar correctamente los gastos repercutidos?

Seguir estas prácticas recomendadas te permitirá cumplir con la normativa cuando factures gastos y hará más sencilla la gestión para tu cliente:

• Sé transparente: enumera cada gasto repercutido en su propia línea con una descripción clara. Adjunta copias de los recibos o facturas de los proveedores. Si un gasto corresponde a un doorlopende post, indícalo y señala que se factura en nombre de tu cliente.

• Usa la tasa de IVA correcta: aplica la misma tasa que cobras por tu servicio principal. Si tu factura incluye tanto gastos sujetos a impuestos como exentos, sepáralos para que cada parte reciba el tratamiento adecuado. Para los gastos repercutidos exentos, indica el motivo (p. ej., una prima de seguro).

• Acuerda los gastos por adelantado: conversa con tu cliente antes de asumir gastos importantes. Incluye tus acuerdos en el contrato o en la carta de compromiso para evitar sorpresas más adelante. Indícale si añadirás un recargo o repercutirás el importe que pagaste.

• Conserva la documentación: guarda recibos, facturas y anotaciones que vinculen cada gasto al proyecto. Un buen registro respalda tu deducción del IVA y ayuda a demostrar que un gasto repercutido no forma parte de tu facturación.

• Recuerda las normas sobre transacciones transfronterizas: si repercutes gastos a clientes de la UE, es posible que debas aplicar el mecanismo de inversión del sujeto pasivo y convertir monedas extranjeras. Las herramientas automatizadas pueden gestionar tipos de IVA, conversión de monedas y la indicación de inversión del sujeto pasivo.

¿Qué errores deben evitar las empresas?

Incluso las empresas experimentadas pueden cometer errores con el IVA al repercutir gastos.

Esté atento a estos errores frecuentes:

• Clasificación errónea de un gasto: si prestas un servicio, debes cobrar IVA. Si solo reenvías una factura de un tercero, no corresponde cobrarlo.

• Aplicar la tasa incorrecta: la tasa de IVA que paga tu cliente no es la misma que la que pagaste a tu proveedor. Los costos asociados a tu servicio aplican la tasa de tu servicio, sin importar la tasa que figure en el recibo.

• Pasar por alto el IVA soportado: si un costo forma parte de tu servicio sujeto a impuestos, puedes recuperar el IVA que pagaste. Olvidarlo significa dejar dinero sobre la mesa.

• Ignorar las exenciones específicas por sector: los servicios educativos, de salud y financieros están exentos de IVA. Aplica el IVA cuando corresponda y omítelo cuando no.

• Documentación deficiente: facturas poco claras y recibos faltantes pueden generar problemas. Mantén registros detallados y emite notas de crédito de inmediato si detectas un error. Un papeleo bien organizado facilita demostrar si correspondía o no aplicar IVA y protege tu derecho a recuperarlo.

Preguntas frecuentes: IVA sobre costos repercutidos

Cuando calculas cómo aplicar el IVA a los costos repercutidos, es habitual que surjan algunas preguntas. Esto es lo que debes saber.

¿Cómo determinar la tasa de IVA correcta?

Fíjate en la tasa que aplicas a tu actividad principal. Si eres un arquitecto que cobra un 21 %, tus gastos de viaje y de software también tributan al 21 %. Solo los costos asociados a servicios exentos, como los seguros, no llevan IVA.

¿Puedo recuperar el IVA de los costos que repercuto?

Sí, siempre que esos costos formen parte de tu servicio sujeto a impuestos. Deduce el IVA que pagaste, añade IVA a tu factura y paga la diferencia a la agencia fiscal. Si el costo no es deducible o está exento, no puedes recuperarlo y debes incluir el importe total.

¿Qué pasa con los clientes de la UE?

El mecanismo de inversión del sujeto pasivo suele aplicarse a clientes empresariales de otros países de la UE. En lugar de añadir el IVA en Países Bajos, tu factura debe incluir ambos números de IVA y una nota en la que se indique que el cliente es responsable del impuesto.

¿El régimen para pequeñas empresas (KOR) cambia algo?

Si participas en el KOR, no cobras IVA y no puedes recuperar el IVA soportado. Simplemente repercutes el importe bruto. Evalúa si conviene permanecer en el KOR si sueles trasladar grandes gastos a tus clientes.

¿Puede una factura incluir diferentes tratamientos de IVA?

Claro. Solo separa cada categoría: servicios sujetos a impuestos con sus tasas, cargos exentos con breves explicaciones y partidas repercutidas listadas a costo. Una separación clara mantiene tus registros ordenados y ayuda a tus clientes a estar mejor informados.

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