In Nederland is het factureren van onkosten aan klanten ingewikkelder dan alleen een regel toevoegen aan je factuur. Het verschil tussen het doorberekenen van kosten in je dienstverlening en het doorberekenen van kosten van derden, vaak ‘disbursement’ genoemd, kan bepalen of je belasting over de toegevoegde waarde (btw) moet betalen. Daarom is het belangrijk om dit goed te doen, zowel voor je cashflow als voor de compliance van de regels. Hieronder leggen we uit hoe je btw-kosten kan doorbelasten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn doorbelaste kosten in het Nederlandse bedrijfsleven?
  
• Wanneer breng je btw in rekening over doorbelaste kosten?
  
• Hoe factureer je doorbelaste kosten op de juiste manier?
  
• Welke fouten moeten bedrijven vermijden?
  
• Veelgestelde vragen: btw over doorberekende kosten
  
• Hoe Stripe Tax kan helpen
  

Wat zijn doorbelaste kosten in het Nederlandse bedrijfsleven?

Als je aan projecten voor klanten werkt, betaal je vaak voor reiskosten, materialen, honoraria of zelfs de catering bij een lancering. Later factureer je die kosten aan de klant. In Nederlandse btw-terminologie wordt dat doorberekenen of doorberekenen van btw-kosten genoemd.

Om btw correct te beheren, moet je weten of je die kosten in je eigen dienst opneemt of doorberekent.

De Nederlandse belastingregels maken onderscheid tussen deze twee situaties:

• Kostendoorberekening: Dit is wanneer je goederen of diensten voor je bedrijf koopt en vervolgens een deel of het geheel van die uitgaven aan iemand anders in rekening brengt. Denk aan verf en kwasten voor een muurschildering, je kilometers om naar het kantoor van een klant te rijden of het juridisch advies dat je inhuurt. De uitgaven zijn van jou en je verhaalt ze op je klant.

• Doorlopende post: Dit is wanneer je puur als tussenpersoon optreedt. Je betaalt een factuur van een derde partij in naam van je klant en vraagt precies datzelfde bedrag terug. Je levert zelf geen dienst, dus val je buiten het btw-stelsel.

Dit onderscheid is belangrijk, want het doorberekenen van kosten is geen belastbare levering. Btw is alleen van toepassing als de kosten verband houden met je eigen werk. Zelfs als op de oorspronkelijke factuur een ander btw-tarief staat, is de uitgave belastbaar zodra deze deel uitmaakt van je dienstverlening.

Wanneer breng je btw in rekening over doorbelaste kosten?

In Nederland zijn de richtlijnen duidelijk. Als een kostenpost deel uitmaakt van je eigen belastbare dienst, is deze btwplichtig. Als je alleen maar een factuur namens je klant doorstuurt, is dat niet het geval.

Hieronder volgt een omschrijving van elke categorie.

Kosten die voortvloeien uit je hoofddienst

Beschouw je factuur als één pakket. Of je nu een website bouwt, een film produceert of een evenement organiseert, alle kosten die je daarbij maakt – van softwarelicenties tot treinkaartjes – maken deel uit van dat pakket.

Wanneer je deze posten aan je factuur toevoegt (exclusief de btw die je hebt betaald), pas je hetzelfde btw-tarief toe dat je voor je kernservice in rekening brengt. Als je service wordt belast tegen 21%, dan worden de kosten voor reizen en materialen die je doorberekent ook belast tegen 21%, zelfs als die posten oorspronkelijk tegen een ander tarief zijn gekocht. Je kunt dan de btw die je over deze kosten hebt betaald, terugvragen in je eigen aangifte.

Kosten die je doorberekent

Soms betaal je gewoon een factuur van een derde partij voor je klant en vraag je om terugstorting. In de Nederlandse btw-wetgeving worden deze kosten ‘doorlopende posten’ of ‘doorbelaste artikelen’ genoemd.

Om hiervoor in aanmerking te komen, moet je aan twee voorwaarden voldoen:

• De betaling wordt gedaan op naam van je klant en voor zijn rekening.

• Je klant vergoedt je het exacte bedrag dat je hebt betaald.

Als de kosten in aanmerking komen, valt het bedrag buiten je belastbare omzet. Je brengt er geen btw over in rekening en je vraagt geen btw terug. Typische voorbeelden zijn griffierechten die door advocaten worden voorgeschoten, overheidsheffingen en andere kosten waarbij de naam van de klant op de originele factuur staat.

Het juiste onderscheid maken

Misverstanden ontstaan wanneer bedrijven een uitgave behandelen als een doorberekende kostenpost, terwijl deze in werkelijkheid deel uitmaakt van hun eigen diensten, of vice versa.

Twee veelgemaakte fouten zijn:

• Het btw-tarief van de factuur van de leverancier toepassen in plaats van het tarief van je eigen dienst

• Vergeten dat zelfs niet-aftrekbare posten moeten worden doorberekend als onderdeel van je belastbare omzet

De veiligste aanpak is om jezelf af te vragen of de kosten betrekking hebben op werk dat je voor de klant doet. Als het antwoord ja is, volgt de btw-behandeling van dat werk. Als je gewoon als tijdelijke bankier voor je klant optreedt, dan is het een doorlopende post.

Hoe factureer je doorberekende kosten op de juiste manier?

Door deze best practices te volgen, blijf je compliant wanneer je onkosten factureert en maak je het leven van je klant gemakkelijker:

• Wees transparant: vermeld elke doorberekende kostenpost op een aparte regel met een duidelijke omschrijving. Voeg kopieën van ontvangstbewijzen of facturen van leveranciers toe. Als een kostenpost in aanmerking komt voor doorberekening, vermeld dit dan en noteer dat deze namens je klant wordt gefactureerd.

• Gebruik het juiste btw-tarief: Pas hetzelfde tarief toe dat je voor je hoofddienst in rekening brengt. Als je factuur zowel belastbare als vrijgestelde posten bevat, scheid deze dan zodat elk deel correct wordt behandeld. Leg voor vrijgestelde doorberekende kosten de reden uit (bijvoorbeeld een verzekeringspremie).

• Spreek vooraf kosten af: Overleg met je klant voordat je aanzienlijke kosten maakt. Zet je afspraken in het contract of de opdrachtbevestiging, zodat je later niet voor verrassingen komt te staan. Vertel je klant of je een opslag toevoegt of het door jou betaalde bedrag doorberekent.

• Bewaar je papieren: Bewaar ontvangstbewijzen, facturen en aantekeningen die elke uitgave aan het project koppelen. Een goede administratie ondersteunt je btw-aftrek en helpt aantonen dat doorberekende kosten geen deel uitmaken van je omzet.

• Houd rekening met regels voor grensoverschrijdende transacties: Als je kosten doorberekent aan klanten in de EU, moet je mogelijk gebruikmaken van het verleggingsmechanisme en vreemde valuta omrekenen. Geautomatiseerde tools kunnen btw-tarieven, valuta omwisselen en de formulering van de verleggingsregeling afhandelen.

Welke fouten moeten bedrijven vermijden?

Zelfs ervaren bedrijven kunnen fouten maken met btw wanneer ze kosten doorberekenen.

Let op deze valkuilen:

• Een kostenpost verkeerd classificeren: Als je een dienst levert, moet je btw in rekening brengen. Als je een factuur van een derde partij doorstuurt, hoef je dat niet te doen.

• Het verkeerde tarief toepassen: Het btw-tarief dat je klant betaalt, is niet hetzelfde als het tarief dat je aan je leverancier hebt betaald. Kosten die verband houden met je dienst, vallen onder het tarief van je dienst, ongeacht het tarief op het ontvangstbewijs.

• Voorbelasting over het hoofd zien: Als een kostenpost deel uitmaakt van je belastbare dienst, kun je de btw die je hebt betaald terugvragen. Als je dit vergeet, laat je geld liggen.

• Sectorspecifieke vrijstellingen negeren: Onderwijs, gezondheidszorg en financiële diensten zijn vrijgesteld van btw. Breng btw in rekening waar dat van toepassing is, en laat het achterwege wanneer dat niet het geval is.

• Slechte documentatie: Vage facturen en ontbrekende ontvangstbewijzen kunnen voor problemen zorgen. Houd een gedetailleerde administratie bij en stuur meteen creditnota's als je een fout ontdekt. Een goed georganiseerde administratie maakt het makkelijk om aan te tonen of er btw verschuldigd was en beschermt je recht om deze terug te vragen.

Veelgestelde vragen: btw op doorberekende kosten

Als je uitzoekt hoe je btw moet toepassen op doorberekende kosten, komen er vaak bepaalde vragen bij je op. Hier is wat je moet weten.

Hoe bepaal ik het juiste btw-tarief?

Kijk naar het tarief dat je gebruikt voor je kernactiviteiten. Als je een architect bent die 21% in rekening brengt, worden je reis- en softwarekosten ook belast tegen 21%. Alleen kosten die verband houden met vrijgestelde diensten, zoals verzekeringen, zijn btw-vrij.

Kan ik btw terugvragen over kosten die ik doorbereken?

Ja, zolang die kosten deel uitmaken van je belastbare dienst. Je trekt de btw die je hebt betaald af, voegt btw toe aan je factuur en betaalt het verschil aan het belastingkantoor. Als de kosten niet aftrekbaar of vrijgesteld zijn, kun je ze niet terugvragen en moet je het volledige bedrag opnemen.

Hoe zit het met EU-klanten?

Voor zakelijke klanten in andere EU-landen geldt meestal de verleggingsregeling. In plaats van Nederlandse btw toe te voegen, moet je factuur zowel btw-nummers als een vermelding bevatten dat de klant de belasting moet afdragen.

Verandert er iets door de kleinschaligheidsregeling (KOR)?

Als je deelneemt aan de KOR, reken je geen btw en kun je geen voorbelasting terugvragen. Je geeft gewoon het brutobedrag door. Kijk of het zin heeft om in de KOR te blijven als je vaak grote uitgaven doorberekent.

Kun je verschillende btw-behandelingen op één factuur zetten?

Zeker. Scheid gewoon elke categorie: belastbare diensten tegen hun tarieven, vrijgestelde kosten met korte uitleg en doorberekende posten tegen kostprijs. Een duidelijke scheiding houdt je boekhouding overzichtelijk en helpt je klanten beter geïnformeerd te blijven.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax maakt het makkelijker om aan belastingregels te voldoen, zodat jij je kunt focussen op het laten groeien van je bedrijf. Stripe Tax helpt je om je verplichtingen in de gaten te houden en geeft een seintje als je op basis van je Stripe-transacties de drempel voor omzetbelastingregistratie overschrijdt. Daarnaast berekent en int het automatisch omzetbelasting, btw en goederen- en dienstenbelasting (GST) op zowel fysieke als digitale goederen en diensten, in alle staten van de VS en in meer dan 100 landen.

Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop te klikken in het Stripe-dashboard of onze krachtige applicatieprogrammeerinterface (API) te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Weten waar je je moet registreren en belasting moet innen: zien waar je belasting moet berekenen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden de functie voor het berekenen van belastingen in een nieuw land of nieuwe Amerikaanse staat inschakelen. Eén regel code in je bestaande Stripe-integratie is vaak al voldoende om te starten met het innen van belasting. Of voeg deze functie toe met één klik op de knop in de Stripe Dashboard.

• Je registreren om belasting te betalen: Laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties beheren en profiteer van een simpel proces waarbij de aanvraaggegevens al zijn ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je makkelijker aan de lokale regels voldoet.

• Automatisch belasting innen: Stripe Tax berekent en int de juiste hoeveelheid verschuldigde belasting, waar of wat je ook verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Vereenvoudigen van aangiften: Stripe Tax kan makkelijk worden geïntegreerd met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en op tijd zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je bedrijf.

Meer info over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.