Nei Paesi Bassi, addebitare ai clienti le spese vive è più complesso che aggiungere semplicemente una voce riga all'addebito. La differenza tra includere i costi nel servizio e trasferire un costo di terzi, spesso denominata esborso, può determinare l'obbligo di pagare l'imposta sul valore aggiunto (IVA). Ecco perché è importante gestire correttamente questo aspetto: incide sia sulla liquidità sia sulla conformità fiscale. Di seguito spiegheremo come trasferire i costi IVA (doorbelasten kosten btw in olandese).

Contenuto dell'articolo

• Che cosa sono i costi riaddebitati nelle attività olandesi?
  
• Quando si addebita l'IVA ai costi trasferiti
  
• Come fatturare correttamente i costi riaddebitati?
  
• Quali errori dovrebbero evitare le attività?
  
• Domande frequenti: IVA sui costi trasferiti
  
• Come Stripe Tax può essere d'aiuto
  

Che cosa sono i costi ricaricati nell'attività olandese

Quando lavori a progetti per i clienti, capita spesso di sostenere spese per viaggi, materiali, parcelle professionali o anche per il catering di un evento di lancio. In seguito, fatturi tali spese al cliente. Nella terminologia IVA olandese, questo è noto come riaddebito o trasferimento dei costi IVA.

Per gestire correttamente l'IVA, devi sapere se stai includendo tali costi nel tuo servizio o se li stai addebitando in fattura.

Le norme fiscali olandesi distinguono tra queste due situazioni:

• Riaddebito di costi (kostendoorberekening): si verifica quando acquisti beni o servizi per la tua attività e successivamente addebiti ad altri soggetti una parte o la totalità di tale spesa. Esempi tipici sono vernici e pennelli per un murale, i chilometri percorsi per raggiungere l'ufficio di un cliente o la consulenza legale che hai commissionato. La spesa è sostenuta dalla tua attività e tu ne recuperi l'importo dal cliente.

• Trasferimento di costi (doorlopende post): si verifica quando agisci esclusivamente come intermediario. Paghi la fattura di un fornitore intestata al cliente e recuperi esattamente quell'importo. In questo caso non fornisci un servizio tuo e resti al di fuori del sistema IVA.

Questa distinzione è importante perché il semplice trasferimento dei costi non costituisce una fornitura imponibile. L'IVA si applica solo quando il costo è legato ai tuoi servizi. Anche se la fattura originale riporta un'aliquota IVA diversa, una volta che la spesa diventa parte del tuo servizio, è soggetta a IVA.

Quando addebitare l'IVA sui costi trasferiti

Nei Paesi Bassi le regole sono semplici: se un costo fa parte dei tuoi servizi imponibili, è soggetto a IVA, se stai semplicemente trasferendo una fattura per conto del cliente, non si applica l'IVA.

Di seguito come si definisce ogni categoria.

Costi che seguono il tuo servizio principale

Considera la fattura come un unico pacchetto.Tutte le spese che sostieni lungo il percorso, dalle licenze software ai biglietti del treno, diventano parte di quel pacchetto, sia se realizzi un sito web, produci un film o organizzi un evento.

Quando aggiungi queste voci alla fattura (escludendo l'IVA che hai già pagato), applichi la stessa aliquota IVA che utilizzi per il tuo servizio principale. Se il tuo servizio è soggetto a un'aliquota del 21%, anche i costi di viaggio e materiali che riaddebiti sono tassati al 21%, anche se originariamente acquistati con un'aliquota diversa. Successivamente, puoi recuperare l'IVA pagata su questi costi nella tua dichiarazione.

Costi che trasferisci

A volte paghi semplicemente la fattura di un fornitore per conto del cliente e chiedi poi di ricevere il rimborso. Nel diritto IVA olandese, questi importi sono noti come doorlopende posten o trasferimenti di costi.

Per avere questa possibilità, devi soddisfare due condizioni:

• Il pagamento viene effettuato a nome del cliente e per suo conto.

• Il cliente rimborsa l'importo esatto pagato.

Quando i costi sono ammissibili, l'importo non rientra nel fatturato imponibile. Non si applica l'IVA su tale importo e non si richiede il rimborso dell'IVA. Esempi classici sono le spese di registrazione del tribunale che gli avvocati anticipano, le commissioni statali e altre spese in cui il nome del cliente appare sulla fattura originale.

Definizione corretta della distinzione

Gli errori più comuni nascono quando un'attività considera una spesa come trasferimento di costi mentre, in realtà, fa parte dei propri servizi, o viceversa.

Ecco quali sono due errori comuni:

• Applicare l'aliquota IVA indicata nella fattura del fornitore anziché quella prevista per il tuo servizio

• Dimenticare che anche gli elementi non deducibili devono essere riaddebitati come parte del proprio volume d'affari tassabile

L'approccio più sicuro consiste nel chiederti se il costo è correlato al lavoro svolto per il cliente. Se la risposta è affermativa, si applica il trattamento IVA previsto per quel lavoro. Se agisci semplicemente come banca temporanea per il cliente, si tratta di una transazione continuativa (doorlopende post).

Per fatturare correttamente

Seguire queste best practice ti consentirà di garantire la conformità quando fatturi le spese e semplificherà la vita al tuo cliente:

• Sii trasparente: indica ogni costo riaddebitato su una riga separata, con una descrizione chiara. Allega copie delle ricevute o delle fatture dei fornitori. Se un costo rientra tra i trasferimenti di costi, specifica che è fatturato per conto del cliente.

• Applica l'aliquota IVA corretta: applica la stessa aliquota applichi al tuo servizio principale. Se la fattura include sia voci imponibili sia voci esenti, separale in modo che ciascuna riceva il trattamento fiscale corretto. Per i trasferimenti di costi esenti, spiega il motivo (ad esempio: un premio assicurativo).

• Concorda i costi in anticipo: parla con il cliente prima di sostenere spese significative. Inserisci gli accordi nel contratto o nella lettera di incarico, in modo da evitare sorprese in seguito. Comunica se applicherai un sovrapprezzo o se addebiterai l'importo pagato.

• Conserva la documentazione: conserva ricevute, fatture e note che colleghino ogni spesa al progetto. Una buona tenuta dei registri supporta la detrazione IVA e dimostra che un trasferimento di costi non fa parte del tuo volume d'affari imponibile.

• Ricorda le norme sulle transazioni transfrontaliere: se addebiti i costi a clienti dell'UE, potresti dover utilizzare il meccanismo di inversione contabile e convertire valute estere. Gli strumenti automatizzati possono gestire le aliquote IVA, la conversione delle valute e la formulazione dell'inversione contabile.

Errori che le attività dovrebbero evitare

Anche le attività con maggior esperienza possono commettere errori relativi all'IVA quando ricaricano i costi.

Presta attenzione alle seguenti insidie:

• Classificazione errata di un costo: se fornisci un servizio, devi applicare l'IVA. Se invece trasferisci la fattura di un fornitore per conto del cliente, l'IVA non si applica.

• Applicazione dell'aliquota errata: l'aliquota IVA pagata dal tuo cliente non coincide necessariamente con quella applicata dal tuo fornitore. I costi collegati al tuo servizio seguono l'aliquota del tuo servizio, indipendentemente da quella indicata sulla ricevuta.

• Trascurare l'IVA detraibile: quando un costo fa parte del tuo servizio imponibile, puoi recuperare l'IVA che hai pagato. Dimenticarsene significa rinunciare a un credito fiscale.

• Ignorare le esenzioni settoriali: istruzione, sanità e servizi finanziari sono esenti da IVA. Applica l'imposta solo dove è dovuta e omettila quando non si applica.

• Documentazione inadeguata: fatture poco chiare e ricevute mancanti possono creare problemi. Mantieni registrazioni dettagliate e emetti una nota di credito se scopri un errore. Una documentazione ben organizzata rende semplice dimostrare se l'IVA fosse dovuta o meno e tutela il tuo diritto alla detrazione.

Domande frequenti: IVA sui costi trasferiti

Quando devi stabilire come applicare l'IVA ai costi trasferiti, è comune avere alcune domande. Ecco cosa devi sapere.

Aliquota IVA che è necessario applicare

Applica la stessa aliquota IVA che utilizzi per il tuo servizio principale. Ad esempio, se sei un architetto e applichi il 21%, anche i costi di viaggio e software riaddebitati sono tassati al 21%. Solo i costi collegati a servizi esenti, come l'assicurazione, sono esclusi dall'IVA.

Esistenza della possibilità di detrarre l'IVA pagata sui costi trasferiti

La possibilità esiste, purché quei costi facciano parte del tuo servizio imponibile. Devi detrarre l'IVA pagata, aggiungere l'IVA alla tua fattura e versare la differenza all'ufficio tributario. Se il costo è non deducibile o esente, non puoi recuperare l'IVA e devi includere l'intero importo nella fattura.

Caso dei clienti dell'UE

Il meccanismo dell'inversione contabile si applica di norma ai clienti business in altri Paesi dell'UE. Invece di aggiungere l'IVA olandese, la tua fattura deve riportare entrambi i numeri di partita IVA e una nota che indichi che il cliente è responsabile del pagamento dell'imposta.

Eventuali modifiche nel caso del regime di esenzione le piccole imprese (KOR)

Se partecipi al KOR, non addebiti l'IVA e non puoi recuperare l'IVA pagata. In questo caso trasferisci semplicemente l'importo lordo. Valuta se restare nel KOR conviene, soprattutto se riaddebiti spesso spese consistenti.

Possibilità di includere trattamenti IVA diversi nella stessa fattura

Assolutamente. Basta separare chiaramente ogni categoria: servizi imponibili con la relativa aliquota, oneri esenti con una breve spiegazione, trasferimenti di costi indicati al valore effettivo. Una separazione chiara mantiene la contabilità ordinata e aiuta i clienti a comprendere meglio la composizione delle spese.

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