Aux Pays-Bas, facturer les frais engagés à vos clients est plus compliqué que d’ajouter simplement une ligne à votre facture. La différence entre intégrer les coûts dans votre service et répercuter les frais d’un tiers, souvent appelés « débours », peut déterminer si vous devez payer la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). C’est pourquoi il est important de bien comprendre ce processus, tant pour votre trésorerie que pour votre conformité. Nous vous expliquons ci-dessous comment répercuter les coûts liés à la TVA (doorbelasten kosten btw en néerlandais).

Contenu de l’article

• Que sont les coûts refacturés dans les entreprises néerlandaises?
  
• Quand facturer la TVA sur les coûts répercutés?
  
• Comment facturer correctement les frais refacturés?
  
• Quelles erreurs les entreprises doivent-elles éviter?
  
• FAQ : TVA sur les coûts répercutés
  
• Comment Stripe Tax peut vous aider
  

Que sont les coûts refacturés dans les entreprises néerlandaises?

Lorsque vous travaillez sur des projets pour des clients, vous payez souvent les frais de déplacement, le matériel, les honoraires professionnels ou même la restauration lors d’un lancement. Vous facturez ensuite ces dépenses au client. Dans la terminologie de la TVA néerlandaise, cela s’appelle la refacturation ou la répercussion des coûts de TVA.

Pour gérer correctement la TVA, vous devez savoir si vous incluez ces coûts dans votre propre service ou si vous transmettez une facture.

La réglementation fiscale néerlandaise fait la distinction entre ces deux situations :

• Refacturation des coûts (kostendoorberekening) : il s’agit du cas où vous achetez des biens ou des services pour votre entreprise, puis facturez à quelqu’un d’autre une partie ou la totalité de ces dépenses. Pensez par exemple à la peinture et aux pinceaux pour une fresque murale, au kilométrage parcouru pour vous rendre au bureau d’un client ou aux conseils juridiques que vous demandez. Les dépenses sont à votre charge, mais vous les récupérez auprès de votre client.

• Répercussion des coûts (doorlopende post) : vous agissez uniquement en tant qu’intermédiaire. Vous payez une facture d’un tiers au nom de votre client et récupérez exactement le même montant. Vous ne fournissez aucun service, vous n’êtes donc pas soumis au régime de la TVA.

Cette distinction est importante, car le simple fait de répercuter les coûts ne constitue pas une prestation taxable. La TVA ne s’applique que lorsque le coût est lié à votre propre travail. Même si la facture initiale mentionne un taux de TVA différent, dès lors que la dépense fait partie intégrante de votre prestation, elle est taxable.

Quand facturer la TVA sur les coûts répercutés?

Aux Pays-Bas, les directives sont claires. Si un coût fait partie de votre propre service taxable, il inclut la TVA. Si vous ne faites que transmettre une facture pour le compte de votre client, ce n’est pas le cas.

Voici comment chaque catégorie est définie.

Coûts liés à votre service principal

Considérez votre facture comme un ensemble. Que vous créiez un site web, produisiez un film ou organisiez un événement, toutes les dépenses que vous engagez en cours de route, des licences logicielles aux billets de train, font partie de cet ensemble.

Lorsque vous ajoutez ces éléments à votre facture (hors TVA que vous avez payée), vous appliquez le même taux de TVA que celui que vous facturez pour votre service principal. Si votre service est taxé à 21 %, les frais de déplacement et de matériel que vous refacturez sont également taxés à 21 %, même si ces éléments ont été initialement achetés à un taux différent. Vous pouvez ensuite récupérer la TVA que vous avez payée sur ces frais dans votre propre déclaration.

Coûts que vous répercutez

Parfois, vous payez simplement une facture d’un tiers pour votre client et demandez à être remboursé. Dans la législation néerlandaise sur la TVA, ces opérations sont appelées « doorlopende posten » ou « biens ou services répercutés ».

Pour en bénéficier, deux conditions doivent être remplies :

• Le paiement est effectué au nom de votre client et pour son compte.

• Votre client vous rembourse le montant exact que vous avez payé.

Lorsque les coûts sont admissibles, le montant n’est pas inclus dans votre chiffre d’affaires taxable. Vous ne facturez pas la TVA sur ce montant et vous ne demandez pas le remboursement de la TVA. Parmi les exemples types, citons les frais d’enregistrement auprès du greffe avancés par les avocats, les frais administratifs et autres frais où le nom du client apparaît sur la facture originale.

Comprendre la différence

Des malentendus surviennent lorsque les entreprises traitent une dépense comme un coût répercuté alors qu’elle fait en réalité partie de leurs propres services, ou inversement.

Voici deux erreurs courantes :

• Appliquer le taux de TVA figurant sur la facture du fournisseur au lieu du taux applicable à votre propre service.

• Oublier que même les éléments non déductibles doivent être refacturés dans le cadre de votre chiffre d’affaires taxable.

L’approche la plus sûre consiste à vous demander si le coût est lié au travail que vous effectuez pour le client. Si la réponse est oui, il suit le traitement TVA de ce travail. Si vous agissez simplement en tant que banquier temporaire pour votre client, il s’agit alors d’un doorlopende post.

Comment facturer correctement les frais refacturés?

En suivant ces bonnes pratiques, vous resterez en conformité lorsque vous facturerez vos dépenses et faciliterez la vie de votre client :

• Soyez transparent : indiquez chaque coût refacturé sur une ligne distincte, accompagné d’une description claire. Joignez des copies des reçus ou des factures des fournisseurs. Si un coût est éligible à la répercussion, indiquez-le et précisez qu’il est facturé pour le compte de votre client.

• Utilisez le taux de TVA approprié : appliquez le même taux que celui que vous facturez pour votre service principal. Si votre facture comprend à la fois des éléments taxables et exonérés, séparez-les afin que chaque partie soit traitée correctement. Pour les coûts exonérés répercutés, expliquez la raison (par exemple, une prime d’assurance).

• Convenez des coûts à l’avance : discutez avec votre client avant d’engager des dépenses importantes. Consignez vos accords dans le contrat ou la lettre de mission afin d’éviter toute surprise ultérieure. Indiquez-lui si vous ajouterez une majoration ou si vous lui facturerez le montant que vous avez payé.

• Conservez vos documents administratifs : conservez les reçus, les factures et les notes qui relient chaque dépense au projet. De bons registres justifient votre déduction de TVA et permettent de prouver qu’un coût répercuté ne fait pas partie de votre chiffre d’affaires.

• N’oubliez pas les règles relatives aux transactions transfrontalières : si vous facturez des frais à des clients de l’UE, vous devrez peut-être utiliser le mécanisme de la taxe au preneur et convertir les devises étrangères. Des outils automatisés peuvent gérer les taux de TVA, la conversion des devises et la formulation de la taxe au preneur.

Quelles erreurs les entreprises doivent-elles éviter?

Même les entreprises expérimentées peuvent commettre des erreurs en matière de TVA lorsqu’elles refacturent des coûts.

Méfiez-vous des pièges suivants :

• Classification erronée d’un coût : si vous fournissez un service, vous devez facturer la TVA. Si vous transférez la facture d’un tiers, vous ne devez pas le faire.

• Appliquer un taux incorrect : le taux de TVA que votre client paie n’est pas le même que celui que vous avez payé à votre fournisseur. Les coûts liés à votre service sont soumis au taux applicable à votre service, quel que soit le taux indiqué sur la facture.

• Oublier la TVA déductible : lorsqu’un coût fait partie de votre service taxable, vous pouvez récupérer la TVA que vous avez payée. Oublier de le faire revient à perdre de l’argent.

• Ignorer les exemptions spécifiques à certains secteurs : l’éducation, la santé et les services financiers sont exonérés de TVA. Appliquez la TVA lorsque cela est approprié et ignorez-la lorsqu’elle ne s’applique pas.

• Documentation insuffisante : des factures imprécises et des reçus manquants peuvent entraîner des problèmes. Conservez des registres détaillés et émettez rapidement des notes de crédit si vous constatez une erreur. Une documentation bien organisée permet de prouver facilement si la TVA était due ou non et protège votre droit à la récupérer.

FAQ : TVA sur les coûts répercutés

Lorsque vous cherchez à déterminer comment appliquer la TVA aux coûts répercutés, certaines questions reviennent souvent. Voici ce que vous devez savoir.

Comment trouver le bon taux de TVA?

Vérifiez le taux que vous appliquez à votre activité principale. Si vous êtes architecte et facturez 21 %, vos frais de déplacement et de logiciels sont également taxés à 21 %. Seuls les coûts liés à des services exonérés, tels que les assurances, sont exclus de la TVA.

Puis-je récupérer la TVA sur les coûts que je répercute?

Oui, à condition que ces coûts fassent partie de votre service taxable. Vous déduisez la TVA que vous avez payée, ajoutez la TVA à votre facture et versez la différence au bureau des services fiscaux. Si le coût n’est pas déductible ou est exonéré, vous ne pouvez pas le récupérer et devez inclure le montant total.

Qu’en est-il des clients de l’UE?

Le mécanisme de taxe au preneur s’applique généralement aux clients professionnels situés dans d’autres pays de l’UE. Au lieu d’ajouter la TVA néerlandaise, votre facture doit indiquer les deux numéros de TVA et mentionner que le client est redevable de la taxe.

Le programme pour les petites entreprises (KOR) change-t-il quelque chose?

Si vous participez au KOR, vous ne facturez pas la TVA et ne pouvez pas récupérer la TVA en amont. Vous répercutez simplement le montant brut. Évaluez s’il est judicieux de rester dans le KOR si vous refacturez souvent des dépenses importantes.

Peut-on combiner différents traitements de TVA sur une même facture?

Tout à fait. Il suffit de séparer chaque catégorie : les services imposables à leurs taux respectifs, les frais exonérés accompagnés d’une brève explication et les éléments transférés indiqués à leur coût. Une séparation claire permet de garder vos livres comptables en ordre et aide vos clients à rester mieux informés.

Comment Stripe Tax peut vous aider

Stripe Tax vous simplifie la conformité fiscale afin que vous puissiez vous consacrer à la croissance de votre entreprise. Stripe Tax vous aide à surveiller vos obligations et vous avertit lorsque vous dépassez un seuil d’inscription à la taxe de vente établi selon vos transactions Stripe. De plus, Stripe Tax calcule et prélève automatiquement les taxes de vente, TVA et TPS sur les produits et services numériques et physiques dans tous les États-Unis et dans plus de 100 pays.

Commencez à collecter les taxes dans le monde entier en ajoutant une simple ligne de code à votre intégration, en cliquant sur un bouton du Stripe Dashboard ou en utilisant notre API.

Stripe Tax peut vous aider à :

• *Savoir où vous inscrire et percevoir des taxes : * prenez connaissance des territoires où vous devez percevoir des taxes en fonction de vos transactions Stripe. Une fois inscrit, activez la perception des taxes dans un nouvel État ou un nouveau pays en quelques secondes. Vous pouvez commencer à percevoir des taxes en ajoutant une seule ligne de code à votre intégration Stripe existante, ou ajouter la fonction de perception des taxes en cliquant simplement sur un bouton dans le Dashboard Stripe.

• *S’inscrire pour payer des taxes : * laissez Stripe gérer vos inscriptions fiscales à l’échelle mondiale et vous pouvez profiter d’un processus simplifié qui pré-remplit les détails de l’inscription. Cela vous fait gagner du temps et simplifie la conformité avec les réglementations locales.

• *Percevoir automatiquement les taxes : * Stripe Tax calcule et perçoit le montant exact des taxes dues, quels que soient les produits que vous vendez et les pays dans lesquels vous les vendez. Il prend en charge des centaines de produits et services et est à jour en ce qui concerne les règles fiscales et les modifications des taux.

• *Simplifier les déclarations : * Stripe Tax s’intègre facilement aux systèmes de nos partenaires dans le secteur fiscal, de sorte que vos déclarations mondiales sont exactes et effectuées en temps opportun. Confiez la gestion de vos déclarations à nos partenaires afin que vous puissiez vous consacrer à la croissance de votre entreprise.

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