Aux Pays-Bas, facturer les frais engagés pour le compte du client est plus complexe que de simplement ajouter un poste à votre facture. La distinction entre l'intégration des coûts dans le prix de votre service et la refacturation des frais d'un tiers, souvent appelés débours, peut déterminer si vous êtes redevable de la Taxe sur la valeur ajoutée (TVA). C'est pourquoi il est essentiel de bien comprendre ces règles, tant pour votre trésorerie que pour votre conformité fiscale. Ci-dessous, nous vous expliquons comment refacturer les frais incluant la TVA (doorbelasten kosten btw en néerlandais).

Contenu de cet article

• Que sont les frais refacturés dans les entreprises néerlandaises ?
  
• Quand débitez-vous la TVA sur les coûts refacturés ?
  
• Comment facturer correctement les frais refacturés ?
  
• Quelles erreurs les entreprises doivent-elles éviter ?
  
• FAQ : TVA sur les coûts répercutés
  
• Comment Stripe Tax peut vous aider
  

Que sont les frais refacturés dans les entreprises néerlandaises ?

Lorsque vous travaillez sur des projets pour des clients, vous prenez souvent en charge les frais de déplacement, de matériel, d'honoraires professionnels, voire même les frais de restauration lors d'un événement de lancement. Par la suite, vous facturez ces dépenses au client. Dans la terminologie néerlandaise en matière de TVA, cela s'appelle la refacturation ou la répercussion des coûts de TVA.

Pour gérer correctement la TVA, vous devez savoir si vous incluez ces coûts dans votre propre prestation de service ou si vous les refacturez à votre client.

Les règles fiscales néerlandaises font la distinction entre ces deux situations :

• Refacturation des coûts (kostendoorberekening) : il s'agit du processus par lequel vous achetez des biens ou des services pour votre entreprise, puis facturez à un tiers tout ou partie de ces dépenses. Par exemple, la peinture et les pinceaux pour une fresque murale, vos frais de déplacement pour vous rendre chez un client, ou les conseils juridiques que vous sollicitez. La dépense est initialement à votre charge, et vous la récupérez auprès de votre client.

• Répercussion des coûts (doorlopende post) : c’est lorsque vous agissez uniquement en tant qu'intermédiaire. Vous payez une facture d'un tiers au nom de votre client et vous vous faites rembourser exactement le même montant. Vous ne fournissez aucune prestation de service, vous êtes donc exonéré de TVA.

Cette distinction est importante, car le simple fait de répercuter des coûts ne constitue pas une prestation imposable. La TVA ne s'applique que lorsque le coût est lié à votre propre travail. Même si la facture initiale affiche un taux de TVA différent, dès lors que la dépense fait partie intégrante de vos services, elle est soumise à la TVA.

Quand débitez-vous la TVA sur les coûts refacturés ?

Aux Pays-Bas, les directives sont simples. Si un coût fait partie de votre propre prestation de services imposable, il inclut la TVA. Si vous vous contentez de transmettre une facture au nom de votre client, il n'inclut pas la TVA.

Voici comment chaque catégorie est définie.

Coûts correspondant à votre service principal

Considérez votre facture comme un ensemble unique. Que vous créiez un site Web, produisiez un film ou organisiez un événement, toutes les dépenses que vous engagez en cours de route, des licences de logiciels aux billets de train, font partie intégrante de cet ensemble.

Lorsque vous ajoutez ces postes à votre facture (hors TVA déjà payée), vous appliquez le même taux de TVA que celui que vous facturez pour votre service principal. Si votre service est taxé à 21 %, les frais de déplacement et de matériel que vous refacturez sont également taxés à 21 %, même si ces articles ont été achetés initialement à un taux différent. Vous pouvez ensuite récupérer la TVA que vous avez payée sur ces frais dans votre propre déclaration de TVA.

Coûts que vous répercutez

Parfois, il s'agit simplement de payer une facture d'un tiers pour le compte de votre client et de demander à être remboursé. Dans la législation néerlandaise en matière de TVA, ces dépenses sont appelées « doorlopende posten » ou « frais répercutés ».

Pour être admissible, deux conditions doivent être remplies :

• Le paiement est effectué au nom de votre client et pour son compte.

• Votre client vous rembourse le montant exact que vous avez payé.

Lorsque les coûts sont admissibles, leur montant n'est pas inclus dans votre chiffre d'affaires imposable. Vous ne facturez pas la TVA sur ces coûts et vous ne pouvez pas non plus récupérer la TVA correspondante. Parmi les exemples typiques, on peut citer les frais de greffe avancés par les avocats, les taxes gouvernementales et autres frais pour lesquels le nom du client figure sur la facture originale.

Faire correctement la distinction

Des malentendus surviennent lorsque les entreprises considèrent une dépense comme un coût répercuté sur le client alors qu'elle fait en réalité partie de leurs propres services, ou inversement.

Les deux erreurs courantes sont les suivantes :

• Appliquer le taux de TVA de la facture du fournisseur au lieu du taux de votre propre service

• Oublier que même les éléments non déductibles doivent être refacturés dans le cadre de votre chiffre d’affaires taxable

L'approche la plus sûre consiste à vous demander si le coût est lié au travail que vous effectuez pour le client. Si la réponse est affirmative, il est soumis au même régime de TVA que ce travail. Si vous agissez simplement comme intermédiaire financier temporaire pour votre client, il s'agit alors d'une dépense remboursable.

Comment facturer correctement les frais refacturés ?

Le respect de ces bonnes pratiques vous permettra de rester en conformité lorsque vous facturez des dépenses et simplifiera la vie de votre client :

• Faire preuve de transparent : indiquez chaque coût refacturé sur une ligne distincte avec une description claire. Joignez des copies des reçus ou des factures des fournisseurs. Si un coût fait l’objet d’une répercussion, précisez-le et indiquez qu'il est facturé au nom de votre client.

• Utiliser le bon taux de TVA : appliquez le même taux que celui que vous facturez pour votre service principal. Si votre facture comprend à la fois des éléments taxables et des éléments exonérés, séparez-les afin que chaque partie bénéficie du traitement approprié. Pour les frais refacturés exonérés de TVA, indiquez la raison de l'exonération (par exemple, une prime d'assurance).

• Convenir des coûts à l’avance : discutez avec votre client avant d'engager des dépenses importantes. Incluez vos modalités dans le contrat ou la lettre de mission afin d'éviter toute surprise ultérieure. Précisez-lui si vous appliquiez une majoration ou si vous lui refactureriez le montant exact que vous avez payé.

• Conserver vos documents : conservez les reçus, les factures et les notes qui associent chaque dépense au projet. Une bonne tenue des comptes justifie votre déduction de TVA et permet de prouver qu'un coût répercuté n'entre pas dans votre chiffre d'affaires.

• Ne pas oublier les règles relatives aux transactions transfrontalières : si vous facturez des frais à des clients de l'UE, vous devrez peut-être appliquer le mécanisme d'autoliquidation de la TVA et convertir les devises étrangères. Des outils automatisés peuvent gérer les taux de TVA, la conversion des devises et la formulation relative à l'autoliquidation.

Quelles erreurs les entreprises doivent-elles éviter ?

Même les entreprises expérimentées peuvent commettre des erreurs en matière de TVA lorsqu'elles refacturent des coûts.

Attention à ces pièges :

• Classification erronée d'un coût : si vous fournissez un service, vous devez facturer la TVA. Si vous transmettez une facture d'un tiers, vous n'avez pas à le faire.

• Application d'un taux erroné : le taux de TVA payé par votre client n'est pas le même que celui que vous avez payé à votre fournisseur. Les coûts liés à votre service sont soumis au taux de TVA applicable à ce service, quel que soit le taux indiqué sur le reçu.

• Oubli de la TVA déductible : lorsqu'un coût fait partie de votre prestation de services taxable, vous pouvez récupérer la TVA que vous avez payée. Oublier de le faire revient à perdre de l'argent.

• Ignorer les exemptions sectorielles : l'éducation, les soins de santé et les services financiers sont exonérés de TVA. Appliquez la TVA le cas échéant et omettez-la lorsqu'elle ne s'applique pas.

• Documentation insuffisante : des factures imprécises et des reçus manquants peuvent engendrer des problèmes. Conservez des justificatifs détaillés et émettez rapidement des avoirs si vous constatez une erreur. Une documentation bien organisée permet de prouver facilement si la TVA était due ou non et protège votre droit à son remboursement.

FAQ : TVA sur les coûts répercutés

Lorsque vous essayez de déterminer comment appliquer la TVA aux coûts répercutés, il est fréquent que certaines questions se posent. Voici ce que vous devez savoir.

Comment trouver le bon taux de TVA ?

Examinez le taux que vous appliquez pour vos prestations principales. Si vous êtes architecte et que vous facturez 21 %, vos frais de déplacement et de logiciels sont également soumis à une TVA de 21 %. Seuls les coûts liés aux services exonérés, tels que les assurances, sont exemptés de TVA.

Puis-je récupérer la TVA sur les coûts que je répercute ?

Oui, tant que ces coûts font partie de votre prestation de services imposable. Vous déduisez la TVA que vous avez payée, ajoutez la TVA à votre facture et versez la différence à l’administration fiscale. Si le coût n'est pas déductible ou est exonéré de TVA, vous ne pouvez pas le récupérer et devez inclure le montant total.

Qu’en est-il des clients de l’UE ?

Le mécanisme d'autoliquidation de la TVA s'applique généralement aux clients professionnels situés dans d'autres pays de l'UE. Au lieu d'ajouter la TVA néerlandaise, votre facture doit indiquer les deux numéros de TVA ainsi qu'une mention précisant que le client est redevable de la taxe.

Le régime pour les petites entreprises (KOR) change-t-il quelque chose ?

Si vous participez au régime KOR, vous ne facturez pas la TVA et ne pouvez pas récupérer la TVA déductible. Vous facturez simplement le montant brut. Évaluez s'il est judicieux de rester dans le régime KOR si vous refacturez fréquemment des dépenses importantes.

Est-il possible de combiner différents régimes de TVA sur une même facture ?

Absolument. Il suffit de séparer chaque catégorie : les services imposables avec leurs tarifs respectifs, les frais exonérés avec de brèves explications, et les éléments refacturés au prix coûtant. Cette séparation claire permet de tenir une comptabilité ordonnée et d'assurer une meilleure information à vos clients.

Comment Stripe Tax peut vous aider

Stripe Tax simplifie la gestion de la conformité fiscale et vous permet ainsi de vous concentrer sur le développement de votre entreprise. Stripe Tax vous aide à suivre vos obligations et vous alerte lorsque vous dépassez le seuil d'enregistrement à la TVA en fonction de vos transactions sur Stripe. De plus, l'outil calcule et collecte automatiquement la taxe sur les ventes, la TVA et la taxe sur les produits et services (TPS) pour les biens et services physiques et numériques, dans tous les États américains et dans plus de 100 pays.

Commencez à collecter les taxes dans le monde entier en ajoutant une simple ligne de code à votre intégration, en cliquant sur un bouton du Stripe Dashboard ou en utilisant notre API.

Stripe Tax peut vous aider à :

• Comprendre où vous immatriculer et collecter les taxes : sachez où prélever les taxes liées à vos transactions Stripe. Après votre immatriculation, activez la collecte de taxes dans un nouvel État ou pays en quelques secondes. Vous pouvez commencer à collecter des taxes en ajoutant une seule ligne de code à votre intégration, ou intégrer en un clic une fonction de collecte des taxes dans le Dashboard Stripe.

• _Vous immatriculer pour payer des taxes : confiez à Stripe la gestion de vos immatriculations fiscales à l’international et bénéficiez d’un processus simplifié qui préremplit automatiquement les informations de votre demande, vous faisant gagner du temps et facilitant votre conformité aux réglementations locales

• Prélever automatiquement les taxes : Stripe Tax calcule et prélève précisément le montant des taxes dues, quel que soit le produit vendu ou le lieu de vente. Cette solution prend en charge des centaines de produits et de services, et s’adapte automatiquement à l’évolution des réglementations fiscales et des taux de taxe.

• Simplifier vos déclarations : Stripe Tax s’intègre parfaitement aux systèmes de nos partenaires fiscaux, ce qui vous permet d’effectuer des déclarations fiscales internationales précises et dans les délais. Confiez la gestion de vos déclarations à nos partenaires afin de pouvoir vous consacrer pleinement à la croissance de votre entreprise.

Pour en savoir plus sur Stripe Tax, ou démarrez dès aujourd’hui.