I Nederländerna är det mer komplicerat att fakturera kunder för egna utgifter än att bara lägga till en post på din faktura. Skillnaden mellan att lägga in kostnader i din tjänst och att vidarebefordra en tredjepartsavgift, ofta kallad ersättning, kan avgöra om du betalar mervärdesskatt (moms). Därför är det viktigt att det blir rätt – för ditt kassaflöde och din regelefterlevnad. Nedan förklarar vi hur du överför momskostnader (doorbelasten kosten btw på nederländska).

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är omdebiterade kostnader i nederländska företag?
  
• När tar man ut moms på överförda kostnader?
  
• Hur fakturerar man omdebiterade kostnader på rätt sätt?
  
• Vilka misstag bör företag undvika?
  
• Vanliga frågor: moms på överförda kostnader
  
• Så här kan Stripe Tax hjälpa till
  

Vad är omdebiterade kostnader i nederländska företag?

När du arbetar med projekt för kunder betalar du ofta för resor, material, professionella arvoden eller till och med catering vid en lansering. Senare fakturerar du kunden för dessa utgifter. I nederländsk momsterminologi kallas detta för omdebitering eller överföring av momskostnader.

För att hantera moms på rätt sätt måste du veta om du inkluderar dessa kostnader i din egen tjänst eller vidarebefordrar en faktura.

I nederländska skatteregler skiljer man mellan dessa två situationer:

• Omdebitering av kostnad (kostendoorberekening): Detta är när du köper varor eller tjänster till ditt företag och sedan fakturerar någon annan för en del av eller hela den utgiften. Tänk färg och penslar för en väggmålning, din körsträcka för att nå en kunds kontor eller den juridiska rådgivning du tar in. Utgifterna är dina och du får tillbaka dem från din kund.

• Överföring av kostnad (doorlopende post): Detta är när du agerar enbart som mellanhand. Du betalar en tredje parts faktura i din kunds namn och få tillbaka det exakta beloppet. Det finns ingen egen tjänst så du står utanför momssystemet.

Den här skillnaden är viktig eftersom det inte är en skattepliktig leverans att bara föra över kostnaderna. Moms gäller endast när kostnaden är knuten till ditt eget arbete. Även om den ursprungliga fakturan har en annan momssats är kostnaden skattepliktig när den väl utgör en del av din tjänst.

När tar man ut moms på överförda kostnader?

I Nederländerna är riktlinjerna enkla. Om en kostnad är en del av din egen skattepliktiga tjänst ingår moms. Om du bara vidarebefordrar en faktura för din kunds räkning gör den inte det.

Så här definieras varje kategori.

Kostnader som följer din huvudtjänst

Tänk på din faktura som ett enda paket. Oavsett om du bygger en webbplats, producerar en film eller organiserar ett evenemang blir alla utgifter du betalar på vägen – från programvarulicenser till tågbiljetter – en del av det paketet.

När du lägger till dessa poster på din faktura (exklusive moms som du har betalat) tillämpar du samma momssats som du tar ut för din kärntjänst. Om din tjänst beskattas med 21 % beskattas kostnaderna för resor och material som du omdebiterar också med 21 %, även om dessa varor ursprungligen köptes till en annan skattesats. Du kan sedan få tillbaka den moms som du har betalat för dessa kostnader i din egen deklaration.

Kostnader för överföring

Ibland betalar du helt enkelt en tredjepartsfaktura för din kund och ber om att få ersättning. I nederländsk momslagstiftning är dessa kända som doorlopende posten eller överföringsposter.

För att vara kvalificerade måste två villkor uppfyllas:

• Betalningen sker i din kunds namn och för deras räkning.

• Din kund ersätter dig för det exakta beloppet du betalade.

När kostnaderna är stödberättigande faller beloppet utanför din skattepliktiga omsättning. Du tar inte ut moms på den och du begär inte tillbaka någon moms. Typiska exempel är domstolsavgifter som betalas av advokater, statliga avgifter och andra avgifter där kundens namn står på den ursprungliga fakturan.

Få rätt på distinktionen

Missförstånd uppstår när företag behandlar en kostnad som en överföringskostnad när den i själva verket är en del av deras egna tjänster, eller vice versa.

Två vanliga misstag är:

• Tillämpa momssatsen från leverantörens faktura istället för satsen för din egen tjänst

• Glömma att även icke avdragsgilla poster måste omdebiteras som en del av din skattepliktiga omsättning

Det säkraste tillvägagångssättet är att fråga dig själv om kostnaden är relaterad till arbete du gör för kunden. Om svaret är ja följer det den momsmässiga behandlingen av det arbetet. Om du bara agerar som en tillfällig bankir för din kund är det en doorlopende-post.

Hur fakturerar man omdebiterade kostnader på rätt sätt?

Genom att följa dessa bästa praxis kommer du att följa reglerna när du fakturerar för utgifter och göra livet enklare för din kund:

• Var transparent: Lista varje debiterad kostnad på en egen rad med en tydlig beskrivning. Bifoga kopior på kvitton eller leverantörsfakturor. Om en kostnad kvalificerar sig för överföring säger du det och noterar att den faktureras för din kunds räkning.

• Använd rätt momssats: Använd samma momssats som du tar ut för din huvudtjänst. Om din faktura innehåller både skattepliktiga och undantagna poster, separera dem så att varje del får rätt behandling. För undantagna överföringskostnader, förklara orsaken (t.ex. en försäkringspremie).

• Kom överens om kostnader i förväg: Prata med din kund innan du drar på dig betydande utgifter. Skriv in era arrangemang i kontraktet eller engagemangsbrevet så att det inte kommer några överraskningar senare. Berätta för dem om du kommer att lägga till ett påslag eller vidarebefordra beloppet du betalat.

• Spara dina papper: Spara kvitton, fakturor och anteckningar som knyter varje utgift till projektet. Bra bokföringsmaterial stöder ditt momsavdrag och hjälper till att bevisa att en överföringskostnad inte är en del av din omsättning.

• Kom ihåg regler för gränsöverskridande transaktioner: Om du omdebiterar kostnader för EU-kunder kan du behöva använda mekanismen för omvänd skattskyldighet och konvertera utländska valutor. Automatiserade verktyg kan hantera momssatser, valutaomvandling och formuleringar om omvänd skattskyldighet.

Vilka misstag bör företag undvika?

Även erfarna företag kan göra misstag med moms när de omdebiterar kostnaderna.

Se upp för dessa fallgropar:

• Felklassificera en kostnad: Om du tillhandahåller en tjänst måste du ta ut moms. Om du vidarebefordrar en faktura från tredje part gör du det inte.

• Tillämpa fel skattesats: Momssatsen som din kund betalar är inte densamma som den du betalade till din leverantör. Kostnader som är kopplade till din tjänst har din tjänsts momssats, oavsett momssatsen på kvittot.

• Förbise ingående moms: När en kostnad är en del av din skattepliktiga tjänst kan du återkräva den moms som du har betalat. Om du glömmer att göra detta lämnar du pengar på bordet.

• Ignorera sektorspecifika undantag: Utbildning, sjukvård och finansiella tjänster är undantagna från moms. Tillämpa moms där det är lämpligt och hoppa över det när det inte gäller.

• Dålig dokumentation: Otydliga fakturor och saknade kvitton bjuder in till problem. För detaljerade register och utfärda kreditnotor omedelbart om du upptäcker ett fel. Välorganiserat pappersarbete gör det enkelt att bevisa om moms skulle betalas eller inte och skyddar din rätt att kräva tillbaka den.

Vanliga frågor: moms på överförda kostnader

När du funderar på hur du ska tillämpa moms på överförda kostnader är det vanligt att vissa frågor uppstår. Här är vad du bör veta.

Hur räknar jag ut rätt momssats?

Titta på den sats som du använder för ditt kärnarbete. Om du är en arkitekt som tar ut 21 % beskattas dina rese- och programvarukostnader också med 21 %. Endast kostnader som är knutna till tjänster som är undantagna från skatteplikt, som försäkringar, är exklusive moms.

Kan jag få tillbaka moms på kostnader som jag överför?

Ja, så länge dessa kostnader är en del av din skattepliktiga tjänst. Du drar av den moms du har betalat, lägger till moms på din faktura och betalar mellanskillnaden till skattemyndigheten. Om kostnaden inte är avdragsgill eller undantagen kan du inte återkräva den och måste inkludera hela beloppet.

Hur är det med EU-kunder?

Förfarandet för omvänd skattskyldighet gäller vanligtvis för företagskunder i andra EU-länder. Istället för att lägga till nederländsk moms måste din faktura visa både momsregistreringsnummer och en anteckning om att kunden står för skatten.

Förändrar småföretagsprogrammet (KOR) något?

Om du deltar i KOR debiterar du inte moms och kan inte återkräva ingående moms. Du överför helt enkelt bruttobeloppet. Utvärdera om det är meningsfullt att stanna i KOR om du ofta omdebiterar stora utgifter.

Kan en faktura blanda olika momsbehandlingar?

Absolut. Separera bara varje kategori: skattepliktiga tjänster till deras satser, undantagna avgifter med korta förklaringar och överföringsposter listade med sin kostnad. Tydlig separation håller dina böcker snygga och hjälper dina kunder att hålla sig bättre informerade.

Så här kan Stripe Tax hjälpa till

Stripe Tax gör skatteefterlevnad mindre komplicerat så att du kan fokusera på att få ditt företag att växa. Stripe Tax hjälper dig att ha koll på dina skyldigheter och varnar dig när du går över en tröskel för registrering av moms baserat på dina Stripe-transaktioner. Dessutom beräknar den och samlar automatiskt in moms och GST på både fysiska och digitala varor och tjänster – i alla amerikanska delstater och i mer än 100 länder.

Börja ta ut skatt globalt genom att lägga till en enda rad kod i din befintliga integration, klicka på en knapp i Stripe Dashboard eller använda vårt kraftfulla API (Application Programming Interface).

Stripe Tax kan hjälpa dig att:

• Förstå var du ska registrera dig och ta ut skatt: Se var du behöver ta ut skatt baserat på dina Stripe-transaktioner. När du har registrerat dig kan du aktivera skatteuppbörd i en ny delstat eller ett nytt land på några sekunder. Du kan börja ta ut skatt genom att lägga till en enda rad kod i den befintliga Stripe-integrationen eller lägga till skatter med ett enda klick i Stripe Dashboard.

• Registrera dig för att betala skatt: Låt Stripe hantera dina globala skatteregistreringar och du kan dra nytta av en förenklad process som fyller i ansökningsuppgifter på förhand. Det sparar tid och förenklar efterlevnaden av lokala bestämmelser.

• Ta ut skatt automatiskt: Stripe Tax beräknar och tar ut rätt skatt oavsett vad eller var du säljer. Stripe Tax har stöd för hundratals produkter och tjänster och inkluderar de senaste skattereglerna och skattesatserna.

• Enklare deklaration: Stripe Tax integreras sömlöst med deklarationspartner så att dina globala deklarationer är korrekta och aktuella. Låt våra partner hantera dina deklarationer så att du kan fokusera på att utveckla ditt företag.

Läs mer om Stripe Tax eller börja idag.