Las cuentas por cobrar son el dinero que le deben a tu empresa los clientes que han comprado bienes o servicios a crédito. Las cuentas por cobrar constituyen un resumen de tus facturas sin pagar y representan el valor que has entregado pero por el que no te han pagado. Si envías una factura a un cliente después de finalizar un proyecto, el importe que te debe se considera una cuenta por cobrar hasta que pague la factura.

A continuación, explicaremos por qué las cuentas por cobrar se clasifican como un activo, qué las convierte en un activo líquido y consejos para administrarlas.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Por qué las cuentas por cobrar se clasifican como un activo?
  
• ¿Cómo afectan las cuentas por cobrar al balance de una empresa?
  
• ¿Qué convierte a las cuentas por cobrar en un activo líquido?
  
• ¿Las cuentas por cobrar pueden convertirse en un pasivo?
  
• Consejos para administrar cuentas por cobrar
  
• Cómo puede ayudarte Stripe
  

¿Por qué las cuentas por cobrar se clasifican como activos?

Un activo es algo que posee tu empresa y que tiene valor económico, algo que puede contribuir a tu salud financiera ahora o más adelante. Las cuentas a cobrar son un activo porque representan el efectivo que entrará en tu negocio.

En términos de contabilidad, las cuentas por cobrar se registran como un activo corriente, lo que significa que se espera que se conviertan en efectivo en el plazo de un año. Los activos corrientes representan los recursos que tu empresa tiene disponibles para cumplir con las obligaciones inmediatas y financiar las operaciones. Esta categoría también incluye efectivo, inventario e inversiones a corto plazo.

¿Cómo afectan las cuentas por cobrar al balance general de una empresa?

Las cuentas a cobrar pertenecen a la sección de activos corrientes de tu balance general, normalmente cerca de la parte superior. Se suma a tus activos totales: cuando tus cuentas por cobrar aumentan, también lo hace el valor de tu empresa sobre el papel. Por el contrario, si los clientes no pagan, tus activos disminuyen.

Un balance general es una imagen instantánea de lo que tu empresa posee (activos) y debe (pasivos) en un momento dado. Un número razonable de cuentas por cobrar indica solidez en las ventas y en la demanda de los clientes. Pero si las cuentas por cobrar son demasiadas, puede insinuar problemas de cobro o condiciones de pago demasiado indulgentes. Si gran parte del valor de tus activos está inmovilizado en facturas sin pagar en lugar de en efectivo directo, es posible que tengas dificultades para pagar facturas o financiar el crecimiento, aunque tu balance general parezca bueno.

¿Qué convierte a las cuentas por cobrar en un activo líquido?

La liquidez se refiere a la rapidez y facilidad con la que se puede convertir un activo en efectivo. El efectivo es el activo más líquido, no tienes que hacer nada para convertirlo. Aunque no son un activo tan líquido como el efectivo, las cuentas por cobrar son un activo líquido porque se espera que se conviertan en efectivo en poco tiempo. Cuanto más líquidas sean tus cuentas por cobrar, más fácil te resultará mantener el flujo de caja, cubrir los gastos y reinvertir en tu empresa.

La liquidez de las cuentas por cobrar depende de factores como:

• Las condiciones de pago: Los plazos de pago más cortos (p. ej., 30 [días] netos en lugar de 90 netos) se traducen en un acceso más rápido al efectivo.

• La fiabilidad del cliente: Un cliente con un historial de pago sólido es más fiable que uno con un historial de pago débil o inexistente.

• Las prácticas de cobro: Un seguimiento proactivo y unos procesos de facturación sólidos mejoran tus posibilidades de recibir los pagos a tiempo.

¿Las cuentas por cobrar pueden convertirse en un pasivo?

Aunque las cuentas por cobrar son un activo por definición, pueden convertirse en un pasivo en determinadas circunstancias. Así es como las cuentas por cobrar pueden convertirse en un problema para las empresas:

• Facturas sin pagar: Si los clientes no pagan lo que te deben, tus cuentas por cobrar no se convierten en efectivo. Por el contrario, se convierten en una deuda incobrable, lo que reduce tus ganancias y activos.

• Tensión en el flujo de caja: Si gran parte de tus ingresos está inmovilizado en las cuentas por cobrar, se puede crear un problema de flujo de caja. Es posible que tengas dificultades para cubrir los costes operativos, cumplir con la nómina o aprovechar las oportunidades de crecimiento.

• Gastos de cobro: Perseguir los pagos atrasados cuesta tiempo y dinero, ya sea que contrates a una agencia de cobros o que dediques horas del personal a hacer el seguimiento.

Consejos para administrar cuentas por cobrar

Administrar bien las cuentas por cobrar puede marcar una gran diferencia en la liquidez y la posición financiera de tu empresa.

Sé estratégico con tus condiciones de pago

Es fácil establecer de forma predeterminada las condiciones de pago estándar de 30 netos. Pero, ¿los 30 días netos se ajustan a tus necesidades? Si estás constantemente esperando a que los clientes paguen, considera la posibilidad de ajustar el plazo. Prueba con 15 días netos o solicita pagos por adelantado a determinados clientes. Explica a los clientes en un lenguaje claro por qué los plazos más cortos le ayudan a ofrecer un mejor servicio.

Haz que las facturas sean fáciles de pagar

Una factura mal diseñada puede retrasar los pagos. Tus facturas deben ser claras y prácticas. Incluye un desglose de lo que se debe, las fechas de vencimiento y las instrucciones de pago. Considera la posibilidad de utilizar un software para insertar un botón de «Paga ahora» o un código QR. Haz que sea igual de sencillo para los clientes pagar tus facturas que pagar en una tienda.

Revisa las cuentas por cobrar todas las semanas

Los problemas con las cuentas por cobrar pueden prolongarse y agravarse si esperas hasta fin de mes para revisarlas. Revisa tus facturas pendientes semanalmente para poder tomar medidas inmediatas antes de que aumenten los problemas de pago.

Desarrolla relaciones personales con los clientes

Mantener una relación amistosa con tus clientes hace que sea más fácil tener conversaciones honestas cuando los pagos se retrasan. Un correo electrónico o una llamada personal pueden ser más efectivos que los recordatorios automáticos por sí solos.

Ofrece incentivos por pago anticipado

En lugar de enviar recordatorios y esperar que los clientes paguen a tiempo, dales una razón para pagar pronto. Por ejemplo, «Paga en un plazo de 10 días y obtén un descuento del 2 % en tu próxima factura». Los pequeños descuentos pueden ahorrarte semanas de espera y demostrar a los clientes que aprecias su puntualidad.

No tengas miedo de prescindir de los clientes de alto riesgo

No todos los clientes valen la pena. Si alguien paga tarde constantemente, permítete cortar los lazos. Proteger la salud financiera de tu empresa debe ser tu principal prioridad. Confía en tu instinto cuando el comportamiento de pago de un cliente haga saltar las alarmas.

Usa un software para facilitar la contabilidad

El seguimiento manual de las cuentas por cobrar puede crear más errores y hacer perder un tiempo valioso. Utiliza herramientas de contabilidad o facturación que registren automáticamente los pagos, envían recordatorios y marquen las facturas vencidas. La automatización no reemplaza el buen juicio, pero te ahorra tiempo y energía para que puedas concentrarse en las partes más importantes y difíciles de administrar tu empresa.

Planifica por si hay impagos

No te van a pagar todas las facturas. Ya sea que tu cliente se vaya a la quiebra o se niegue a pagar, hay cosas que no puedes controlar sobre el proceso de facturación. Reserva un pequeño porcentaje de tus ingresos como «fondo para imprevistos» para cubrir estos casos y que no suponga un desbarajuste en tus finanzas.

Cómo puede ayudarte Stripe

Stripe ofrece una serie de soluciones que pueden ayudar a las empresas a gestionar sus procesos de las cuentas por cobrar. Con Stripe Invoicing, puedes enviar facturas a tus clientes con mayor rapidez gracias a funciones sencillas de generación de facturas y animarles a pagar más rápido aceptando distintos métodos de pago, entre los que se incluyen las transferencias bancarias. Stripe facilita a las empresas la aceptación de transferencias bancarias de forma segura de los clientes proporcionando datos de cuentas bancarias virtuales únicas para cada cliente, lo que mantiene la confidencialidad de la información de la cuenta de la empresa.

Las funciones de automatización de Stripe también pueden enviar facturas por correo electrónico a los clientes, ejecutar transacciones y cotejar los pagos con las facturas. Esto reduce el trabajo manual involucrado en la conciliación y el cobro de los pagos entrantes.