Debiteuren (Accounts receivable-AR)is geld dat klanten je verschuldigd zijn aan je bedrijf en die goederen of diensten op krediet hebben gekocht. AR is een momentopname van je onbetaalde facturen en vertegenwoordigt de waarde die je hebt geleverd maar waarvoor niet is betaald. Als je een klant een factuur stuurt na voltooiing van een project, wordt het bedrag dat hij verschuldigd is beschouwd als debiteuren totdat hij de factuur betaalt.

Hieronder leggen we uit waarom debiteuren worden geclassificeerd als activa, wat debiteuren tot een liquide actief maakt en tips voor het beheren van debiteuren.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom wordt debiteuren geclassificeerd als een actief?
  
• Hoe beïnvloedt debiteuren de balans van een bedrijf?
  
• Wat maakt debiteuren tot een liquide actief?
  
• Kan debiteuren een verplichting worden?
  
• Tips voor het beheren van debiteuren
  
• Hoe Stripe kan helpen
  

Waarom wordt debiteuren geclassificeerd als een actief?

Een actief is iets dat je bedrijf bezit en dat economische waarde heeft - iets dat kan bijdragen aan je financiële gezondheid, nu of later. Debiteuren is een actief omdat het de liquide middelen vertegenwoordigt die in je bedrijf zullen worden gestort.

In boekhoudkundige termen wordt AR geregistreerd als een vlottende activa, wat betekent dat je verwacht dat het binnen een jaar in contanten zal worden omgezet. Vlottende activa vertegenwoordigen de middelen die je bedrijf bij de hand heeft om aan onmiddellijke verplichtingen te voldoen en activiteiten te financieren. Deze categorie omvat ook contant geld, inventaris en kortetermijninvesteringen.

Welke invloed hebben debiteuren op de balans van een bedrijf?

Debiteuren hoort thuis in het gedeelte met vlottende activa van je balans, meestal bovenaan. Het draagt bij aan je totale vermogen: wanneer je debiteuren stijgen, stijgt ook de waarde van je bedrijf op papier. Omgekeerd, als klanten niet betalen, daalt je vermogen.

Een balans is een momentopname van wat je bedrijf op een bepaald moment bezit (activa) en verschuldigd is (passiva). Een gezond debiteurengetal duidt op een sterke verkoop- en klantvraag. Maar als AR te groot wordt, kan dit duiden op incassoproblemen of te soepele betalingstermijnen. Als een te groot deel van je activawaarde vastzit in onbetaalde facturen in plaats van direct contant geld, kun je moeite hebben om rekeningen te betalen of groei te financieren, zelfs als je balans er gezond uitziet.

Wat maakt debiteuren tot een liquide actief?

Liquiditeit verwijst naar hoe snel en gemakkelijk je een actief in contanten kunt omzetten. Contant geld is het meest liquide activum - je hoeft niets te doen om het om te zetten. Hoewel niet zo liquide als contant geld, is debiteuren een liquide actief omdat het naar verwachting binnen korte tijd in contanten zal veranderen. Hoe meer liquide je AR, hoe gemakkelijker het voor je is om de cashflow op peil te houden, uitgaven te dekken en opnieuw te investeren in je bedrijf.

De liquiditeit van AR is afhankelijk van factoren zoals:

• Betalingstermijnen: Kortere betaaltermijnen (bijv. 30 [dagen] netto in plaats van 90) zorgen voor snellere toegang tot contant geld.

• Betrouwbaarheid van de klant: Een klant met een sterke betaalgeschiedenis is betrouwbaarder dan een klant met een zwakke of niet-bestaande betalingsgeschiedenis.

• Inningspraktijken: Proactieve follow-ups en krachtige facturatieprocessen vergroten je kansen om op tijd betaald te worden.

Kan debiteuren een verplichting worden?

Hoewel debiteuren per definitie een actief zijn, kan het in bepaalde omstandigheden een verplichting worden. Dit is hoe AR een probleem kan worden voor bedrijven:

• Onbetaalde facturen: Als klanten niet betalen wat ze verschuldigd zijn, wordt je AR niet omgezet in contant geld. In plaats daarvan verandert het in oninbare schulden, wat je winst en vermogen verlaagt.

• Cashflowspanning: Als een te groot deel van je inkomsten vastzit in AR, kan dit een cashflowprobleem veroorzaken. Het kan zijn dat je moeite heeft om de bedrijfskosten te dekken, de loonlijst te betalen of te profiteren van groeimogelijkheden.

• Incassokosten: Het najagen van achterstallige betalingen kost tijd en geld, of je nu een incassobureau inhuurt of personeelsuren besteedt aan follow-ups.

Tips voor het managen van debiteuren

Het goed beheren van debiteuren kan een groot verschil maken voor de liquiditeit en financiële positie van je bedrijf.

Wees strategisch met je betaalvoorwaarden

Het is eenvoudig om standaard 30 betalingstermijnen te gebruiken. Maar past net 30 bij je behoeften? Als je constant moet wachten tot klanten betalen, overweeg dan om het venster strakker te maken. Probeer netto 15 of vraag bepaalde klanten om vooruitbetalingen. Leg klanten in eenvoudige taal uit waarom kortere termijnen je helpen betere service te leveren.

Maak facturen makkelijk te betalen

Een slecht ontworpen factuur kan betalingen vertragen. Je facturen moeten duidelijk en bruikbaar zijn. Voeg een overzicht toe van het verschuldigde bedrag, de vervaldatums en betalingsinstructies. Overweeg software te gebruiken om een 'Nu betalen'-knop of QR-code in te sluiten. Maak het voor klanten net zo eenvoudig om je facturen te betalen als voor hen om af te rekenen in een winkel.

Bekijk AR elke week

Problemen met AR kunnen aanslepen en escaleren als je wacht tot het einde van de maand om te beoordelen. Controleer je openstaande facturen wekelijks, zodat je direct actie kunt ondernemen voordat de betalingsproblemen oplopen.

Bouw persoonlijke relaties op met klanten

Door vriendschappelijke relaties met je klanten te onderhouden, is het gemakkelijker om eerlijke gesprekken te voeren wanneer betalingen te laat zijn. Een persoonlijke e-mail of telefoontje kan effectiever zijn dan alleen geautomatiseerde herinneringen.

Stimulansen bieden voor vroegtijdige aflossing

Geef klanten een reden om eerder te betalen in plaats van herinneringen te sturen en te hopen dat ze op tijd betalen. Bijvoorbeeld: 'Betaal binnen 10 dagen en krijg 2% korting op je volgende factuur'. Kleine kortingen kunnen je weken wachten besparen en klanten laten zien dat je hun tijdigheid waardeert.

Wees niet bang om risicovolle klanten te ontslaan

Niet elke klant is het waard. Als iemand consequent te laat betaalt, geef jezelf dan toestemming om de banden te verbreken. Het beschermen van de financiële gezondheid van je bedrijf moet je topprioriteit zijn. Vertrouw op je instinct wanneer het betalingsgedrag van een klant rode vlaggen oproept.

Gebruik software om je boekhouding makkelijker te maken

Handmatige AR-tracking kan meer fouten veroorzaken en kostbare tijd verspillen. Gebruik boekhoud- of facturatietools waarmee je betalingen automatisch kunt registreren, herinneringen kunt versturen en achterstallige facturen kunt markeren. Automatisering is geen vervanging voor gezond verstand, maar het maakt tijd en energie vrij, zodat je je kunt concentreren op de belangrijkere en moeilijkere onderdelen van het runnen van je bedrijf.

Plannen voor wat niet wordt betaald

Niet alle facturen worden betaald. Of je klant nu failliet gaat of weigert te betalen, er zijn dingen die je niet in de hand heeft in het factuurproces. Zet een klein percentage van je inkomsten opzij als een "regenachtige dag"-fonds om deze gevallen te dekken, zodat ze je financiën niet laten ontsporen.

Hoe Stripe kunnen helpen

Stripe biedt een scala aan oplossingen die bedrijven kunnen helpen bij het beheren van hun debiteurenprocessen. Met Stripe Invoicing kun je met eenvoudige functies voor het genereren van facturen sneller facturen naar je klanten versturen en ze stimuleren sneller te betalen door verschillende betaalmethoden te accepteren, waaronder bankoverschrijvingen. Stripe maakt het eenvoudiger voor bedrijven om veilig bankoverschrijvingen van klanten te accepteren door unieke, virtuele bankrekeninggegevens voor elke klant te verstrekken, waardoor de rekeninggegevens van het bedrijf vertrouwelijk blijven.

De automatiseringsfuncties van Stripe kunnen ook facturen naar klanten e-mailen, transacties uitvoeren en betalingen koppelen aan facturen. Dit vermindert het handmatige werk dat komt kijken bij het reconciliëren en innen van binnenkomende betalingen.