บัญชีลูกหนี้ (AR) คือเงินที่ลูกค้าเป็นหนี้อยู่กับธุรกิจของคุณ ซึ่งลูกค้าซื้อสินค้าหรือบริการด้วยเครดิต AR เป็นข้อมูลสรุปของใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระและแสดงถึงมูลค่าที่คุณส่งมอบแต่ยังไม่ได้รับการชำระเงิน หากคุณส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าหลังจากโครงการเสร็จสมบูรณ์ จํานวนเงินที่ลูกค้าค้างชําระจะถือว่าเป็นหนี้การค้าจนกว่าลูกค้าจะชําระเงินตามใบแจ้งหนี้

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายว่าเหตุใดบัญชีลูกหนี้จึงจัดเป็นสินทรัพย์ อะไรที่ทำให้บัญชีลูกหนี้เป็นสินทรัพย์สภาพคล่อง และเคล็ดลับในการจัดการบัญชีลูกหนี้

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• เหตุใดบัญชีลูกหนี้จึงถูกจัดประเภทเป็นสินทรัพย์
  
• บัญชีลูกหนี้ส่งผลต่องบดุลของธุรกิจอย่างไร
  
• อะไรทําให้บัญชีลูกหนี้การค้าเป็นสินทรัพย์สภาพคล่อง
  
• บัญชีลูกหนี้สามารถกลายเป็นหนี้สินได้หรือไม่
  
• เคล็ดลับในการจัดการบัญชีลูกหนี้
  
• Stripe ช่วยอะไรได้บ้าง
  

เหตุใดบัญชีลูกหนี้จึงถูกจัดประเภทเป็นสินทรัพย์

สินทรัพย์คือสิ่งที่ธุรกิจของคุณเป็นเจ้าของซึ่งมีมูลค่าทางเศรษฐกิจ เป็นสิ่งที่สามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณมีสถานะทางการเงินที่ดีขึ้นได้ในปัจจุบันหรือในอนาคต บัญชีลูกหนี้เป็นสินทรัพย์เนื่องจากเป็นเงินสดที่จะเข้ามาในธุรกิจของคุณ

กล่าวคือ AR จะถูกบันทึกเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน ซึ่งหมายความว่าคุณคาดว่าจะมีการแปลงเป็นเงินสดภายใน 1 ปี สินทรัพย์หมุนเวียนเป็นตัวแทนของทรัพยากรที่ธุรกิจของคุณมีอยู่ในมือเพื่อตอบสนองต่อภาระหน้าที่ทันทีและจัดหาเงินทุนสำหรับการดำเนินงาน หมวดหมู่นี้ยังรวมถึงเงินสด สินค้าคงคลัง และการลงทุนระยะสั้นด้วย

บัญชีลูกหนี้ส่งผลต่องบดุลของธุรกิจอย่างไร

หนี้การค้าอยู่ในส่วนสินทรัพย์หมุนเวียนในงบดุลของคุณ โดยปกติจะอยู่ใกล้ๆ ด้านบน โดยจะเพิ่มเข้าไปในสินทรัพย์รวมของคุณ เมื่อบัญชีลูกหนี้ของคุณเพิ่มขึ้น มูลค่าธุรกิจของคุณในงบดุลก็จะเพิ่มขึ้นตามไปด้วย ในทางกลับกัน หากลูกค้าไม่ชำระเงิน สินทรัพย์ของคุณก็จะลดลง

งบดุลคือข้อมูลสรุปว่าธุรกิจของคุณเป็นเจ้าของ (สินทรัพย์) และติดค้าง (หนี้สิน) อย่างไรในช่วงเวลาหนึ่ง ตัวเลขลูกหนี้การค้าที่ดีบ่งบอกถึงยอดขายที่ดีและความต้องการของลูกค้า แต่หาก AR เติบโตมากเกินไป อาจทำให้เกิดปัญหาในการเรียกเก็บเงินหรือเงื่อนไขการชำระเงินที่ผ่อนปรนมากเกินไป หากมูลค่าสินทรัพย์ของคุณถูกผูกติดอยู่กับใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระแทนที่จะเป็นเงินสดโดยตรงมากเกินไป คุณอาจประสบปัญหาในการชำระบิลหรือระดมทุนเพื่อการเติบโต แม้ว่างบดุลของคุณจะดูมีสถานะดีก็ตาม

อะไรทําให้ลูกหนี้การค้าเป็นสินทรัพย์สภาพคล่อง

สภาพคล่องหมายถึงว่าคุณสามารถแปลงสินทรัพย์เป็นเงินสดได้รวดเร็วและง่ายดายเพียงใด เงินสดเป็นสินทรัพย์ที่มีสภาพคล่องมากที่สุด คุณไม่ต้องทําอะไรเลยเพื่อแปลงมูลค่า แม้ว่าลูกหนี้การค้าจะไม่เป็นสภาพคล่องเท่ากับเงินสด แต่ก็ถือเป็นสินทรัพย์สภาพคล่อง เนื่องจากคาดว่าจะเปลี่ยนเป็นเงินสดภายในระยะเวลาสั้นๆ ยิ่ง AR ของคุณมีสภาพคล่องมากเท่าไร คุณก็จะรักษาเงินสดหมุนเวียน ครอบคลุมค่าใช้จ่าย และนำกลับไปลงทุนใหม่ในธุรกิจของคุณได้ง่ายขึ้นเท่านั้น

สภาพคล่องของ AR ขึ้นอยู่กับปัจจัยต่างๆ เช่น

• เงื่อนไขการชําระเงิน: กรอบเวลาการชำระเงินที่สั้นลง (เช่น ชำระภายใน 30 [วัน]สุทธิแทนที่จะเป็น 90 วันสุทธิ) หมายถึงการเข้าถึงเงินสดได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

• ความน่าเชื่อถือของลูกค้า: ลูกค้าที่มีประวัติการชำระเงินที่ดีจะมีความน่าเชื่อถือมากกว่าลูกค้าที่ประวัติการชำระเงินไม่ดีหรือไม่มีเลย

• แนวทางการเรียกเก็บเงิน: การติดตามเชิงรุกและกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ที่ดีเยี่ยมช่วยเพิ่มโอกาสในการได้รับเงินตรงเวลา

ลูกหนี้การค้าสามารถกลายเป็นหนี้สินได้หรือไม่

แม้ว่าลูกหนี้การค้าจะเป็นสินทรัพย์ตามนิยาม แต่ก็อาจกลายเป็นหนี้สินได้ในบางสถานการณ์ นี่คือปัจจัยที่ AR อาจกลายเป็นปัญหาสำหรับธุรกิจ:

• ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระ: หากลูกค้าไม่จ่ายหนี้ AR ของคุณจะไม่เปลี่ยนเป็นเงินสด แต่จะกลายเป็นหนี้เสียซึ่งลดผลกําไรและสินทรัพย์ของคุณ

• ความเครียดของกระแสเงินสด: หากรายได้ของคุณถูกผูกติดกับ AR มากเกินไป อาจทำให้เกิดปัญหาสภาพคล่องทางการเงินได้ คุณอาจประสบปัญหาในการหาเงินมาใช้จ่ายสำหรับต้นทุนการดำเนินงาน จ่ายเงินเดือน หรือใช้ประโยชน์จากโอกาสในการเติบโต

• ค่าใช้จ่ายในการเรียกเก็บเงิน: การติดตามการชำระเงินที่ค้างชำระนั้นต้องเสียเวลาและเงิน ไม่ว่าคุณจะจ้างบริษัทติดตามหนี้หรือแต่งตั้งพนักงานในการติดตามหนี้โดยเฉพาะก็ตาม

เคล็ดลับในการจัดการลูกหนี้การค้า

การจัดการลูกหนี้การค้าอาจสร้างความแตกต่างอย่างมากต่อสภาพคล่องและสถานะทางการเงินของธุรกิจคุณ

วางกลยุทธ์กับเงื่อนไขการชำระเงินของคุณ

การเปลี่ยนไปใช้เงื่อนไขการชำระเงินสุทธิ 30 วันตามมาตรฐานเป็นเรื่องง่าย แต่สุทธิ 30 วันเหมาะกับความต้องการของคุณหรือไม่ หากคุณต้องรอให้ลูกค้าชำระเงินอยู่เสมอ ควรพิจารณาขยายระยะเวลาให้แคบลง ลองใช้สุทธิ 15 วันหรือส่งคําขอให้ชําระเงินล่วงหน้าจากลูกค้าบางราย อธิบายให้ลูกค้าเข้าใจด้วยภาษาที่ตรงไปตรงมาว่าเหตุใดเงื่อนไขที่สั้นลงจึงช่วยให้คุณให้บริการได้ดีขึ้น

ทําให้ใบแจ้งหนี้ชําระเงินได้ง่าย

ใบแจ้งหนี้ที่ออกแบบมาไม่ดีอาจทําให้การชําระเงินล่าช้า ใบแจ้งหนี้ของคุณควรมีความชัดเจนและดําเนินการได้ รวมรายละเอียดของยอดค้างชำระ วันครบกำหนด และคำแนะนำในการชำระเงิน ลองใช้ซอฟต์แวร์เพื่อผสาน "ชําระเงินตอนนี้" หรือรหัส QR ช่วยให้ลูกค้าชําระเงินตามใบแจ้งหนี้ได้ง่ายเหมือนที่ลูกค้าชําระเงินที่ร้านค้า

ตรวจสอบ AR ทุกสัปดาห์

ปัญหา AR อาจลากยาวและรุนแรงขึ้นได้หากคุณรอจนถึงสิ้นเดือนเพื่อทำการตรวจสอบ ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระทุกสัปดาห์เพื่อให้คุณสามารถดำเนินการได้ทันทีก่อนที่ปัญหาการชำระเงินจะลุกลาม

สร้างความสัมพันธ์ส่วนบุคคลกับลูกค้า

การดูแลรักษาความสัมพันธ์ที่เป็นมิตรกับลูกค้าช่วยให้คุณสนทนาอย่างตรงไปตรงมาได้ง่ายขึ้นเมื่อเกิดการชําระเงินล่าช้า อีเมลหรือการโทรส่วนตัวอาจมีประสิทธิภาพมากกว่าการแจ้งเตือนอัตโนมัติเพียงอย่างเดียว

เสนอรางวัลจูงใจเพื่อให้ชําระเงินก่อนกําหนด:

แทนที่จะส่งคำเตือนและหวังว่าลูกค้าจะชำระเงินตรงเวลา ควรส่งแรงจูงใจในการชำระเงินล่วงหน้าให้พวกเขา ตัวอย่างเช่น "ชําระเงินภายใน 10 วันและรับส่วนลด 2% สําหรับใบแจ้งหนี้ถัดไป" ส่วนลดเล็กๆ น้อยๆ สามารถช่วยประหยัดเวลาการรอคอยของคุณได้เป็นสัปดาห์ และแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าคุณชื่นชมความตรงต่อเวลาของพวกเขา

อย่ากลัวที่จะยกเลิกลูกค้าที่มีความเสี่ยงสูง

ไม่ใช่ว่าลูกค้าทุกคนจะคุ้มค่า หากมีคนจ่ายล่าช้าอย่างต่อเนื่อง ควรตัดความสัมพันธ์นั้น การปกป้องสถานะทางการเงินของธุรกิจของคุณควรเป็นสิ่งสำคัญที่สุด เชื่อสัญชาตญาณของคุณเมื่อพฤติกรรมการชำระเงินของลูกค้าส่งสัญญาณที่เป็นอันตราย

ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อทําให้การทําบัญชีง่ายขึ้น

การติดตาม AR ด้วยตนเองสามารถสร้างข้อผิดพลาดมากขึ้นและเสียเวลาอันมีค่า ใช้เครื่องมือการทําบัญชีหรือการออกใบแจ้งหนี้ที่บันทึกการชําระเงินโดยอัตโนมัติ ส่งการแจ้งเตือน และแจ้งใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระ ระบบอัตโนมัติไม่สามารถทดแทนการตัดสินใจที่ดีได้ แต่จะช่วยประหยัดเวลาและพลังงานของคุณ ทำให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่ส่วนที่สำคัญและยากกว่าในการดำเนินธุรกิจได้

วางแผนสําหรับใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับเงิน

ใบแจ้งหนี้บางฉบับอาจไม่ได้รับการชำระเงิน ไม่ว่าลูกค้าของคุณจะเลิกกิจการหรือปฏิเสธที่จะชำระเงินก็ตาม มีบางสิ่งที่คุณไม่สามารถควบคุมได้เกี่ยวกับกระบวนการเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ แบ่งรายได้ส่วนหนึ่งไว้เป็นกองทุนสำรองฉุกเฉินเพื่อใช้จ่ายในกรณีต่างๆ เหล่านี้ เพื่อไม่ให้กระทบต่อการเงินของคุณ

Stripe จะช่วยได้อย่างไร

Stripe นำเสนอโซลูชันหลากหลายที่สามารถช่วยธุรกิจต่างๆ จัดการกับกระบวนการลูกหนี้การค้าของตนได้ เมื่อใช้ Stripe Invoicing คุณจะส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าได้เร็วขึ้นด้วยฟีเจอร์การสร้างใบแจ้งหนี้ที่ง่ายดาย และกระตุ้นให้ชําระเงินได้เร็วขึ้นด้วยการรับวิธีการชําระเงินที่หลากหลาย รวมถึงการโอนเงินผ่านธนาคาร Stripe ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ รับการโอนเงินผ่านธนาคารจากลูกค้าได้อย่างปลอดภัยยิ่งขึ้น ด้วยการให้รายละเอียดบัญชีธนาคารเสมือนที่ไม่ซ้ำใครสำหรับลูกค้าแต่ละราย ซึ่งจะทำให้ข้อมูลบัญชีของธุรกิจเป็นความลับ

นอกจากนี้ ฟีเจอร์อัตโนมัติของ Stripe ยังส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า ดําเนินการธุรกรรม และจับคู่การชําระเงินกับใบแจ้งหนี้ได้ด้วย ซึ่งช่วยลดการทํางานด้วยตัวเองที่เกี่ยวข้องกับการกระทบยอดและการเรียกเก็บเงินที่เข้ามา