Contas a receber são os valores devidos à sua empresa por clientes que compraram bens ou serviços a prazo. Contas a receber mostram suas faturas não pagas e representam o valor que a empresa entregou, mas pelo qual ainda não foi paga. Se a empresa enviar uma fatura a um cliente após a conclusão de um projeto, o valor devido é classificado em contas a receber até que a fatura seja paga.

Explicamos aqui por que contas a receber são classificadas como ativos e por que são ativos líquidos, com dicas para a gestão de contas a receber.

Neste artigo:

• Por que contas a receber são classificadas como ativos?
  
• Como as contas a receber afetam o balanço patrimonial da empresa?
  
• Por que contas a receber são ativos líquidos?
  
• Contas a receber podem virar passivos?
  
• Dicas de gestão para contas a receber
  
• Como a Stripe pode ajudar
  

Por que contas a receber são classificadas como ativos?

Um ativo é algo que sua empresa possui e tem valor econômico, algo que pode contribuir para sua saúde financeira agora ou mais tarde. Contas a receber são ativos porque representam caixa que entrará na empresa.

Em termos contábeis, registra-se contas a receber como ativo circulante, o que significa que elas devem ser convertidas em caixa dentro de até um ano. O ativo circulante representa recursos disponíveis que a empresa tem para cumprir obrigações imediatas e financiar operações. Essa categoria também inclui caixa, estoque e investimentos de curto prazo.

Como as contas a receber afetam o balanço patrimonial da empresa?

Contas a receber pertencem à seção de ativos circulantes do balancete, geralmente nas primeiras linhas. Elas são acrescentadas ao total de ativos: quanto mais contas a receber, maior o valor da empresa no papel. Por outro lado, se os clientes não pagarem, o valor dos ativos cai.

O balanço patrimonial é retrato do que sua empresa possui (ativos) e deve (passivos) em determinado momento. Um bom número de contas a receber sinaliza boa demanda de vendas e clientes. Mas se esse número crescer demais, pode indicar problemas de cobrança ou prazos de pagamento longos demais. Se uma proporção excessiva do seu valor patrimonial estiver atrelada a faturas não pagas em vez de caixa, você pode ter dificuldades para pagar contas ou financiar o crescimento, mesmo que o balanço patrimonial pareça saudável.

Por que contas a receber são ativos líquidos?

Liquidez é a rapidez e facilidade com que você pode converter um ativo em dinheiro. O dinheiro é o ativo mais líquido, pois não é preciso fazer nada para convertê-lo. Embora não sejam tão líquidas quanto o caixa, contas a receber são ativos líquidos porque devem transformar-se em caixa no curto prazo. Quanto mais líquidas forem suas contas a receber, mais fácil manter o fluxo de caixa, cobrir despesas e reinvestir na empresa.

A liquidez das contas a receber depende de fatores como:

• Prazos de pagamento: prazos mais curtos (como 30 [dias] líquidos, em vez de 90) significam acesso mais rápido ao dinheiro.

• Confiabilidade dos clientes: um cliente com bom histórico de pagamentos é mais confiável do que aquele com um histórico fraco ou inexistente.

• Práticas de cobrança: acompanhamentos proativos e processos de faturamento sólidos aumentam suas chances de receber com pontualidade.

Contas a receber podem virar passivos?

Embora sejam definidas como ativos, contas a receber podem virar passivos em certas situações. Veja como isso pode acontecer:

• Faturas não pagas: se os clientes não pagam o que devem, as contas a receber não se transformam em dinheiro. Elas geram dívida incobrável, reduzindo seus lucros e ativos.

• Dificuldades no fluxo de caixa: se uma fração considerável das receitas estiver em contas a receber, pode haver problemas de fluxo de caixa. A empresa pode não conseguir cobrir custos operacionais e folhas de pagamentos ou aproveitar oportunidades de crescimento.

• Custos de cobrança: correr atrás de pagamentos em atraso demanda tempo e dinheiro, seja para contratar uma agência de cobrança ou dedicar horas da equipe às cobranças.

Dicas de gestão para contas a receber

Gerenciar bem o contas a receber pode fazer uma grande diferença para a liquidez e a posição financeira da empresa.

Use prazos de pagamento estratégicos

É fácil adotar o prazo de pagamento padrão de 30 dias. Mas esse prazo é o melhor para sua empresa? Se você está sempre esperando que os clientes paguem, talvez possa reduzir o prazo. Experimente 15 dias ou solicite pagamentos à vista de alguns clientes. Explique claramente por que um prazo menor ajuda você a melhorar os serviços.

Facilite o pagamento de faturas

Uma fatura confusa pode atrasar os pagamentos. Suas faturas devem ter descrições e instruções claras. Detalhe o valor devido, datas de vencimento e instruções de pagamento. Pode ser interessante usar um software para incorporar um botão ou código QR para pagamento imediato. A sua fatura deve ser tão fácil de pagar quanto uma compra em qualquer loja.

Revise as contas a receber semanalmente

Os problemas com contas a receber podem se arrastar e crescer se você aguardar até o final do mês para revisar. Verifique as faturas pendentes semanalmente e tome providências imediatas antes que os problemas aumentem.

Tenha relacionamentos pessoais com os clientes

Mantenha relacionamentos amigáveis com seus clientes, que permita conversas sinceras em caso de pagamentos atrasados. Um e-mail ou ligação pessoal pode ser mais eficaz do que lembretes automatizados.

Ofereça incentivos para pagamentos à vista

Em vez de enviar lembretes e esperar que os clientes paguem em dia, estimule pagamentos antecipados. Por exemplo, “Pague em até 10 dias e receba 2% de desconto na próxima fatura”. Pequenos descontos podem poupar semanas de espera e mostrar aos clientes que você valoriza a pontualidade.

Não tenha medo de demitir clientes de alto risco

Nem todo cliente vale a pena. Se o cliente sempre atrasa pagamentos, permita-se dispensá-lo. Sua prioridade deve ser a saúde financeira da empresa. Siga seu faro se o comportamento do cliente parecer suspeito.

Use um software para facilitar a contabilidade

Acompanhar contas a receber manualmente pode gerar erros e desperdiçar tempo precioso. Use ferramentas de contabilidade ou faturamento que registram pagamentos, enviam lembretes e sinalizam faturas vencidas. A automação não substitui o bom senso, mas libera seu tempo e energia para as partes mais importantes e difíceis da administração da empresa.

Planeje o que fazer quando não receber

Nem todas as faturas serão pagas. O cliente pode falir ou recusar-se a pagar, e há coisas que você não tem como controlar no faturamento. Separe uma pequena porcentagem de sua receita como um fundo para “imprevistos”, preparando-se para que essas situações não inviabilizem suas finanças.

Como a Stripe pode ajudar

A Stripe oferece uma gama de soluções que podem ajudar empresas a gerenciar seus processos de contas a receber. Com o Stripe Invoicing, você pode enviar faturas com mais agilidade, gerando faturas com facilidade e incentivando os cliente a pagar mais rápido com diversas formas de pagamento, inclusive transferências bancárias. A Stripe facilita a aceitação segura de transferências bancárias de clientes, fornecendo dados exclusivos e virtuais para cada cliente, o que mantém o sigilo dos dados da conta da empresa.

A automação da Stripe também pode enviar faturas por e-mail, realizar transações e associar pagamentos a faturas. Isso reduz o trabalho manual de reconciliação e cobrança de pagamentos recebidos.