La facturación a clientes establecidos en los Estados Unidos (EE. UU.) desde el Reino Unido plantea preguntas sobre el impuesto sobre el valor añadido (IVA), sobre las facturas y sobre el cumplimiento de la normativa que no surgen en la facturación nacional. El IVA del Reino Unido no se aplica de la misma forma al traspasar las fronteras y los pequeños detalles, como el modo en el que se clasifican los servicios, la redacción de las facturas o qué registros conservas, pueden cambiar el resultado fiscal.

A continuación, trataremos cómo funciona la facturación a un cliente de EE. UU. desde el Reino Unido, cuándo se grava y cuándo no se grava el IVA, qué significa «fuera del ámbito de aplicación del IVA» y cómo emitir facturas que cumplan la normativa en dólares estadounidenses (USD).

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Deben las empresas del Reino Unido gravar el IVA cuando facturan a un cliente de EE. UU. desde el Reino Unido?
  
• ¿En qué se diferencian las normas del IVA de los bienes y de los servicios que se venden en EE. UU.?
  
• ¿Qué significa «fuera del ámbito de aplicación del IVA» en una factura para un cliente de EE. UU.?
  
• ¿Qué información debe incluir una factura del Reino Unido a un cliente de EE. UU.?
  
• ¿Pueden las empresas del Reino Unido facturar a clientes de EE. UU. en USD?
  
• ¿Qué registros deben conservar las empresas del Reino Unido en las ventas en EE. UU. y el cumplimiento de la normativa del IVA?
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Deben las empresas del Reino Unido gravar el IVA cuando facturan a un cliente de EE. UU. desde el Reino Unido?

En muchos casos, las empresas del Reino Unido no gravan el IVA del Reino Unido cuando facturan a clientes de EE. UU. El IVA es un impuesto sobre el consumo en el Reino Unido, así que cuando el cliente está establecido en EE. UU. y el producto o el servicio se usa allí, la venta normalmente queda fuera del sistema del IVA del Reino Unido.

Pero el tratamiento del IVA no es automático. El hecho de que se aplique o no el IVA depende de lo que estés vendiendo. En el caso de los servicios, también depende de si el cliente es una empresa o un particular.

¿En qué se diferencian las normas del IVA sobre bienes y sobre servicios vendidos a EE. UU.?

El tratamiento del IVA para los clientes de EE. UU. depende casi exclusivamente de lo que vendas y a quién. Existen varias normas para bienes frente a servicios y transacciones B2B frente a B2C.

Así es como se desglosan los tratamientos del IVA:

Bienes exportados desde el Reino Unido a EE. UU.

Los bienes físicos enviados desde el Reino Unido a EE. UU. se tratan como exportaciones y tienen un tipo cero para el IVA en el Reino Unido, lo que significa que el IVA se cobra al 0 %. Debes conservar una prueba clara de la exportación, como documentos de envío o registros aduaneros. Aunque no se recaude IVA, estas ventas se siguen incluyendo en tu declaración de impuestos como volumen de negocio gravable.

Servicios prestados a clientes de EE. UU.

Los servicios prestados a clientes de EE. UU. tienen más matices y dependen de las normas del lugar de prestación:

• Servicios prestados a empresas de EE. UU.: Por lo general, los servicios B2B se tratan como prestados en el lugar al que pertenece el cliente (es decir, donde está ubicado). Estas prestaciones quedan fuera del ámbito de aplicación del IVA en el Reino Unido y no se cobra el IVA. Dado que las empresas de EE. UU. no tienen números de IVA, debes conservar una prueba comercial que demuestre que el cliente actúa como empresa, como contratos, datos de la empresa o registros de pago.

• Servicios prestados a particulares de EE. UU.: Muchos servicios B2C se consideran por defecto prestados en el lugar donde el proveedor está establecido. En esos casos, se puede aplicar el IVA en el Reino Unido aunque el cliente se encuentre en el extranjero.

• Servicios con normas especiales del lugar de prestación: Ciertos servicios, como la consultoría, los servicios para profesionales y muchos servicios digitales, se tratan como prestados fuera del Reino Unido incluso cuando se venden a particulares. Cuando se aplican estas excepciones, por lo general no se cobra el IVA en el Reino Unido.

¿Qué significa «fuera del ámbito de aplicación del IVA» en una factura para un cliente de EE. UU.?

Cuando no se aplica el IVA a una venta, es importante ser preciso sobre el motivo. «Fuera del ámbito de aplicación del IVA» tiene un significado jurídico específico y no debe usarse indistintamente con el tipo cero.

«Fuera del ámbito de aplicación del IVA» significa que la venta no está sujeta al IVA del Reino Unido porque se considera que se ha realizado fuera del sistema del IVA del Reino Unido. Las ventas de tipo cero siguen siendo suministros del Reino Unido gravables al 0 %. Las ventas fuera del ámbito de aplicación del IVA no se incluyen en tu declaración del IVA, mientras que las de tipo cero sí se incluyen. Etiquetar mal una venta puede dar lugar a errores de información y a incoherencias entre tus facturas y tu declaración del IVA.

Las ventas a clientes de EE. UU. suelen estar fuera del ámbito de aplicación del IVA cuando el lugar de suministro está fuera del Reino Unido (en la mayoría de los casos en el caso de los servicios), mientras que las exportaciones de bienes a EE. UU. son suministros del Reino Unido de tipo cero que se gravan al 0 % de IVA si se proporciona una prueba válida de exportación.

¿Qué información debe incluir una factura del Reino Unido a un cliente de EE. UU.?

Una factura a un cliente de EE. UU. debe cumplir los estándares de Invoicing del Reino Unido, aunque no se aplique ningún IVA. Cuando factures a un cliente de EE. UU., debes incluir varios elementos y detalles.

Asegúrate de incluir lo siguiente:

• Los datos de tu empresa: el nombre de la empresa jurídico, la dirección y la información de contacto, además de tu número de registro a efectos del IVA del Reino Unido si tienes un registro.

  • Datos del cliente: el nombre del cliente y su dirección completa en EE. UU.
    
  • La fecha de la factura y un número de factura único: necesarios para el mantenimiento de registros y el cumplimiento de la normativa.
    
  • Una descripción clara: lo que se ha suministrado, incluidas las cantidades de bienes o la naturaleza de los servicios.
    
  • Importes netos: los precios antes del IVA para cada partida individual y el importe neto total.
    
  • Tipo del IVA e importe del IVA: si el tipo es cero, muestra el IVA al 0 % con un importe del IVA de 0,00 £ y una nota que diga «tipo cero»; si está fuera del ámbito de aplicación, incluye una declaración clara de que el IVA no se aplica.
    
  • Importe total adeudado: en la divisa acordada.
    
  • Condiciones de pago: la fecha de vencimiento, el método de pago y cualquier instrucción para pagos internacionales.
    

¿Pueden las empresas del Reino Unido facturar a clientes de EE. UU. en USD?

La facturación en USD es frecuente y está totalmente permitida según las normas del IVA del Reino Unido. Debes asegurarte de que tu factura y tus registros sigan cumpliendo los requisitos del Departamento de Aduanas y Tributos de Su Majestad (HMRC, por sus siglas en inglés).

Esto es lo que debes recordar:

• Elección de la divisa: puedes facturar íntegramente en USD si no se grava el IVA. Si se grava el IVA, el importe del IVA también se debe mostrar en libras esterlinas (GBP) en la factura, aunque el resto de la factura esté en USD.

• Informes del IVA: en el caso de la declaración del IVA y de los registros contables, los importes en USD se deben convertir a GBP usando los tipos de cambio publicados por el HMRC o un tipo de mercado coherente en la fecha del suministro.

• Claridad para los clientes: etiqueta claramente la divisa en la factura para evitar ambigüedades.

Los proveedores de pago como Stripe gestionan automáticamente la conversión y la conciliación, lo que facilita la facturación en USD a la vez que se liquidan los fondos en GBP.

¿Qué registros deben conservar las empresas del Reino Unido en las ventas en EE. UU. y el cumplimiento de la normativa del IVA?

Cuando no se grava el IVA, tus documentos se convierten en la prueba de que no debería haberse gravado. Una documentación clara te permite explicar el tratamiento que le has dado al IVA de forma rápida y segura.

Puedes hacerlo a través de:

• Facturas y abonos: que muestren el tratamiento correcto del IVA y los datos de contacto en EE. UU.

• Prueba de exportación de bienes: confirmaciones de envío, trámites aduaneros o registros de transporte que demuestren que los bienes salieron del Reino Unido.

• Documentación del servicio: contratos y correspondencia que demuestren que el cliente está establecido en EE. UU. y que el servicio se le suministró allí.

• Registros contables del IVA: notas claras sobre el tratamiento que se le dio a cada venta a efectos del IVA y sobre cómo se gestionaron los cambios de divisas.

Conserva los registros del IVA durante al menos seis años. Se acepta el almacenamiento digital si los registros están completos y son accesibles.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar (AR), desde la creación de facturas hasta el cobro de pagos. Tanto si gestionas facturación puntual como recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y a optimizar sus operaciones:

• Ofrecer tarifas flexibles: responde a las necesidades de tus usuarios más rápido con modelos de tarifas flexibles, como las tarifas por uso, por niveles, tarifas planas con cargos por consumo adicional, etc. Además, admite cupones, pruebas gratuitas, prorratas y extensiones de forma nativa.

• Acelera el flujo de efectivo: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO, por sus siglas en inglés) y recibe pagos más rápido con pagos globales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación del pago impulsadas por IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejorar la experiencia del cliente: ofrece un proceso de pagos moderno con soporte para más de 25 idiomas, 135 divisas y 100 métodos de pago. Los clientes pueden acceder y pagar sus facturas fácilmente desde un portal de clientes.

• Reduce la carga de trabajo administrativo: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado al cobro a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de factura alojada por Stripe.

• Integrarlo con tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) populares, así te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir la entrada manual de datos.

Obtén más información cómo Stripe puede simplificar tu proceso de cuentas por cobrar y empieza hoy mismo.