Voor het factureren van clients in de Verenigde Staten (VS) vanuit het Verenigd Koninkrijk (VK) gelden vragen rond belasting toegevoegde waarde (btw), facturatie en compliance die niet opduiken bij binnenlandse facturatie. De btw van het Verenigd Koninkrijk is niet op dezelfde wijze over de grens van toepassing en kleine details (zoals de classificatie van services, de formulering van de factuur of welke records je bewaart) kunnen de fiscale gevolgen wijzigen.

Hieronder bespreken we hoe je een Amerikaanse client factureert vanuit het Verenigd Koninkrijk, wanneer wel en geen btw in rekening wordt gebracht, wat 'buiten het toepassingsgebied van de btw' betekent en hoe je conforme facturen uitgeeft in Amerikaanse dollar (USD).

Wat staat er in dit artikel?

• Moeten ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk btw belasten wanneer ze een Amerikaanse client vanuit het Verenigd Koninkrijk factureren?
  
• Wat is het verschil tussen btw-regels voor goederen versus services die in de VS worden verkocht?
  
• Wat betekent 'buiten de reikwijdte van de btw' op een factuur voor een Amerikaanse klant?
  
• Welke informatie moet een factuur van het Verenigd Koninkrijk naar een Amerikaanse client bevatten?
  
• Mogen ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk Amerikaanse clients factureren in USD?
  
• Welke documenten moeten ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk bewaren voor verkopen in de VS en voor de compliance in verband met de btw?
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Moeten ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk btw belasten wanneer ze een Amerikaanse client vanuit het Verenigd Koninkrijk factureren?

In veel gevallen brengen ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk geen btw in rekening als ze Amerikaanse clients factureren. Btw is een belasting op verbruik in het Verenigd Koninkrijk, dus wanneer de klant woonachtig is in de VS en het product of de service daar wordt gebruikt, valt de verkoop meestal buiten het btw-systeem van het Verenigd Koninkrijk.

Btw-behandeling is echter niet automatisch. Of er btw van toepassing is, is afhankelijk van wat je verkoopt. In het geval van diensten hangt dit ook af van de vraag of de klant een onderneming of een particulier is.

Hoe verschillen de btw-regels voor goederen in vergelijking met diensten die aan de VS worden verkocht?

De btw-behandeling voor klanten in de VS hangt bijna volledig af van wat je verkoopt en aan wie. Er zijn verschillende regels voor goederen in vergelijking met diensten en voor b2b- in vergelijking met b2c-transacties.

Hier is hoe de btw-behandelingen zijn opgebouwd:

Goederen geëxporteerd van het Verenigd Koninkrijk naar de VS

Fysieke goederen die vanuit het Verenigd Koninkrijk naar de VS worden verzonden, worden behandeld als export en zijn onderworpen aan een nultarief voor de Britse btw. Dit betekent dat er 0% btw in rekening wordt gebracht. Je moet duidelijk bewijs van export bewaren, zoals verzenddocumenten of douaneregistraties. Hoewel er geen btw wordt geïnd, worden deze verkopen nog steeds in je btw-aangifte opgenomen als belastbare omzet.

Diensten geleverd aan klanten in de VS

Diensten die aan klanten in de VS worden geleverd, zijn genuanceerder en hangen af van de regels voor de plaats van levering:

• Diensten geleverd aan ondernemingen in de VS: B2b-diensten worden over het algemeen behandeld als geleverd waar de klant gevestigd is. Deze leveringen vallen buiten de reikwijdte van de Britse btw en er wordt geen btw in rekening gebracht. Omdat ondernemingen in de VS geen btw-nummer hebben, moet je commercieel bewijs bewaren waaruit blijkt dat de klant als onderneming handelt, zoals contracten, bedrijfsgegevens of betalingsgegevens.

• Diensten geleverd aan particulieren in de VS: Veel b2c-diensten worden standaard beschouwd als geleverd op de plaats waar de leverancier is gevestigd. In die gevallen kan de Britse btw van toepassing zijn, zelfs als de klant in het buitenland woont.

• Diensten met speciale regels voor de plaats van levering: Bepaalde diensten, zoals advies, zakelijke dienstverlening en veel digitale diensten, worden behandeld als geleverd buiten het Verenigd Koninkrijk, zelfs als ze aan particulieren worden verkocht. Wanneer deze uitzonderingen van toepassing zijn, wordt de Britse btw doorgaans niet in rekening gebracht.

Wat betekent 'buiten het toepassingsgebied van de btw' op een factuur voor een Amerikaanse klant?

Wanneer btw niet van toepassing is op een verkoop, is het belangrijk om duidelijk te maken waarom dat zo is. 'Buiten de reikwijdte van de btw' heeft een specifieke juridische betekenis en moet niet door elkaar worden gebruikt met de term nultarief.

Buiten het toepassingsgebied van de btw betekent dat de verkoop niet onderhevig is aan de btw in het Verenigd Koninkrijk, aangezien het buiten het btw-systeem van het Verenigd Koninkrijk valt. Verkopen met een nultarief zijn nog steeds belastbare leveringen in het Verenigd Koninkrijk tegen 0%. Verkopen buiten het toepassingsgebied van de btw worden niet in je btw-aangifte opgenomen. Bij verkopen tegen het nultarief is dit wel het geval. Als een verkoop onjuist wordt geëtiketteerd, kan dit leiden tot fouten in de rapportage en inconsistenties tussen de facturen en de btw-aangifte.

Verkopen aan Amerikaanse klanten vallen over het algemeen buiten het toepassingsgebied van de btw wanneer de plaats van levering buiten het Verenigd Koninkrijk ligt (meestal in het geval van services). Export van goederen naar de VS zijn over het algemeen leveringen in het Verenigd Koninkrijk waarbij er 0% btw in rekening wordt gebracht als een geldig bewijs van export wordt overlegd.

Welke informatie moet een factuur van het Verenigd Koninkrijk naar een Amerikaanse client bevatten?

Een factuur naar een Amerikaanse klant moet voldoen aan factureringsstandaarden van het Verenigd Koninkrijk, zelfs wanneer er geen btw in rekening wordt gebracht. Als je een Amerikaanse client factureert, moet je een aantal elementen en gegevens opnemen.

Zorg dat je het volgende opneemt:

• Gegevens van je onderneming: Juridische bedrijfsnaam, adres en contactgegevens, plus je btw-nummer in het Verenigd Koninkrijk in geval van registratie

  • Klantgegevens: De naam van de klant en het volledige Amerikaanse adres
    
  • Factuurdatum en uniek factuurnummer: Vereist voor de administratie en compliance
    
  • Duidelijke beschrijving: Wat er is geleverd, inclusief de hoeveelheden voor de goederen of de aard van de diensten
    
  • Nettobedragen: Prijzen vóór btw voor elke factuurregel en het totale nettobedrag
    
  • Btw-tarief en btw-bedrag: Als het nultarief van toepassing is, geef je 0% btw aan met een btw-bedrag van £ 0,00 en de notitie dat er een nultarief geldt. Als het buiten het toepassingsgebied valt, neem je een duidelijke verklaring op dat de btw niet van toepassing is
    
  • Totaal verschuldigd bedrag: In de overeengekomen valuta
    
  • Betalingsvoorwaarden: Vervaldatum, betaalmethode en eventuele instructies voor de internationale betaling
    

Mogen ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk Amerikaanse clients factureren in USD?

Facturatie in USD is heel gebruikelijk en volledig toegestaan in het kader van de btw-regels in het Verenigd Koninkrijk. Zorg ervoor dat je factuur en je records nog altijd voldoen aan de vereisten van de His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC).

Dit is wat je moet onthouden:

• Keuze van valuta: Je kunt volledig in USD factureren als er geen btw in rekening wordt gebracht. Als er wel btw wordt berekend, moet het btw-bedrag ook in Britse ponden (GBP) op de factuur worden vermeld, zelfs als de rest van de factuur in USD luidt.

• Btw-rapportage: Voor je btw-aangifte en boekhouding moeten USD-bedragen naar GBP worden omgezet, aan de hand van de door de HMRC gepubliceerde wisselkoersen of een consistente marktprijs op de datum van levering.

• Helderheid voor de klant: Label de valuta op de factuur duidelijk om dubbelzinnigheid te voorkomen.

Betaalproviders zoals Stripe regelen de conversie en reconciliatie automatisch. Dit maakt het gemakkelijker om in USD te factureren en het geld in GBP over te maken.

Welke documenten moeten ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk bewaren voor verkopen in de VS en voor de compliance in verband met de btw?

Als er geen btw in rekening wordt gebracht, is je papierwerk het bewijs dat dit terecht niet is gebeurd. Met duidelijke documentatie kun je de behandeling van de btw snel en betrouwbaar uitleggen.

Je kunt dat als volgt doen:

• Facturen en creditnota's: Door de correcte afhandeling van de btw en Amerikaanse contactgegevens aan te tonen

• Bewijs voor de export van de goederen: Bevestigingen van de verzending, papierwerk voor de douane of documenten voor vrachtvervoer waaruit blijkt dat de goederen uit het Verenigd Koninkrijk zijn verstuurd

• Documentatie over de service: Contracten en correspondentie waaruit blijkt dat de klant woonachtig is in de VS en dat de dienst daar is geleverd

• Btw-administratie: Duidelijke aantekeningen over de wijze waarop de btw voor elke verkoop is berekend en de wijze waarop het ruilen van valuta's is afgehandeld

Bewaar btw-gegevens gedurende minstens zes jaar. Digitale opslag is toegestaan als de records volledig en toegankelijk zijn.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Meer informatie over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.