El proceso de facturación dirigido a clientes en EE. UU. y realizado desde el Reino Unido plantea preguntas acerca del impuesto al valor agregado (IVA), de la facturación y del cumplimiento de la normativa que no suelen surgir en la facturación a nivel nacional. El IVA del Reino Unido no se aplica de la misma manera de forma transfronteriza y los pequeños detalles (por ejemplo, cómo se clasifican los servicios, cómo se formulan las facturas o qué registros conservas) pueden afectar el resultado impositivo.

A continuación, explicaremos cómo funciona la facturación de un cliente en EE. UU. realizada desde el Reino Unido, en qué casos se cobra el IVA (y en qué casos no), qué significa que el impuesto quede «fuera de su ámbito de aplicación» y cómo emitir facturas en dólares estadounidenses (USD) que cumplan con la normativa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Deben las empresas del Reino Unido cobrar el IVA cuando le facturan a un cliente en EE. UU. desde el Reino Unido?
  
• ¿Cómo difieren las reglas del IVA para los bienes frente a los servicios vendidos a EE. UU.?
  
• ¿Qué significa que el IVA quede «fuera de su ámbito de aplicación» en una factura para un cliente en EE. UU.?
  
• ¿Qué información debe incluir una factura del Reino Unido dirigida a un cliente de EE. UU.?
  
• ¿Pueden las empresas del Reino Unido facturar a clientes en EE. UU. en USD?
  
• ¿Qué registros deben guardar las empresas del Reino Unido sobre las ventas a EE. UU. y el cumplimiento de la normativa del IVA?
  
• Cómo puede ayudar Stripe Invoicing
  

¿Deben las empresas del Reino Unido cobrar el IVA cuando le facturan a un cliente en EE. UU. desde el Reino Unido?

En muchos casos, las empresas del Reino Unido no cobran el IVA del Reino Unido al emitir facturas a clientes de EE. UU. El IVA es un impuesto al consumo en el Reino Unido, por lo que, cuando el cliente está establecido en EE. UU. y el producto o servicio se usa en dicho país, la venta por lo general queda por fuera del sistema del IVA del Reino Unido.

Pero el tratamiento del IVA no es automático. La aplicación (o no) del IVA depende del producto que vendas. En el caso de los servicios, también depende de si el cliente es una empresa o un particular.

Cómo difieren las reglas del IVA para bienes frente a servicios vendidos a EE. UU.

El tratamiento del IVA para clientes de EE. UU. depende casi en su totalidad de lo que vendas y a quién. Existen varias reglas para bienes frente a servicios y transacciones B2B frente a B2C.

Así es como se desglosan los tratamientos del IVA:

Bienes exportados desde el Reino Unido a EE. UU.

Los bienes físicos enviados desde el Reino Unido a EE. UU. se tratan como exportación y tienen tasa cero para el IVA del Reino Unido, lo que significa que el IVA se cobra al 0 %. Debes conservar evidencia clara de la exportación, como documentos de envío o registros aduaneros. Aunque no se recauda IVA, estas ventas aún se incluyen en tu declaración de impuestos como volumen de ventas sujeto a impuestos.

Servicios prestados a clientes de EE. UU.

Los servicios prestados a clientes de EE. UU. tienen más matices y dependen de las reglas del lugar de suministro:

• Servicios prestados a empresas de EE. UU.: los servicios B2B suelen tratarse como prestados en el lugar al que pertenece el cliente, es decir, donde está ubicado. Estos suministros quedan fuera del alcance del IVA del Reino Unido y no se cobra IVA. Dado que las empresas de EE. UU. no tienen números de IVA, debes conservar evidencia comercial que demuestre que el cliente actúa como empresa, como contratos, detalles de la empresa o registros de pago.

• Servicios prestados a particulares de EE. UU.: muchos servicios B2C se prestan de forma predeterminada en el lugar donde el proveedor está establecido. En esos casos, se puede aplicar el IVA del Reino Unido a pesar de que el cliente se encuentre en el extranjero.

• Servicios con reglas especiales sobre el lugar de suministro: ciertos servicios, como consultoría, servicios profesionales y muchos servicios digitales, se consideran suministrados fuera del Reino Unido incluso cuando se venden a particulares. Cuando se aplican estas excepciones, por lo general no se cobra el IVA del Reino Unido.

¿Qué significa «fuera del alcance del IVA» en una factura para un cliente de EE. UU.?

Cuando el IVA no se aplica a una venta, es importante ser precisos sobre el motivo. «Fuera del alcance del IVA» tiene un significado legal específico y no debe usarse indistintamente con la tasa cero.

«Fuera del alcance del IVA» significa que la venta no está sujeta al IVA del Reino Unido porque se considera que tiene lugar fuera del sistema del IVA del Reino Unido. Las ventas con tasa cero siguen siendo suministros del Reino Unido sujetos a impuestos al 0 %. Las ventas fuera del alcance del IVA no se incluyen en tu declaración del IVA, mientras que las ventas con tasa cero sí. Etiquetar mal una venta puede generar errores en los informes e inconsistencias entre tus facturas y tu declaración del IVA.

Las ventas a clientes de EE. UU. suelen estar fuera del alcance del IVA cuando el lugar de suministro está fuera del Reino Unido (lo más común en los servicios), mientras que las exportaciones de bienes a EE. UU. son suministros del Reino Unido con tasa cero que se cobran al 0 % de IVA si se proporciona evidencia válida de exportación.

¿Qué información debe incluir una factura del Reino Unido dirigida a un cliente de EE. UU.?

Una factura para un cliente en EE. UU. debe cumplir con los estándares de facturación del Reino Unido, incluso cuando no se cobre el IVA. Al facturar a un cliente en EE. UU., debes incluir varios elementos y detalles.

Asegúrate de incluir:

• Datos de tu empresa: nombre de la empresa legal, dirección e información de contacto, además del número de registro de IVA del Reino Unido en caso de registro.

  • Datos del cliente: nombre y dirección completa en EE. UU. del cliente.
    
  • Fecha y número único de la factura: necesarios para el registro y el cumplimiento de la normativa.
    
  • Descripción clara: detalles de lo suministrado, lo que incluye cantidades de bienes o la naturaleza de los servicios.
    
  • Importes netos: precios antes del IVA para cada partida y el importe neto total.
    
  • Tasa e importe del IVA: en caso de tasa cero, debe figurar el IVA al 0 % con un importe de £0.00 y una nota que indique «tasa cero»; si queda fuera de su ámbito de aplicación, debe incluirse una declaración clara de que el IVA no se aplica.
    
  • Importe total adeudado: en la moneda acordada.
    
  • Condiciones de pago: fecha de vencimiento, método de pago y cualquier instrucción internacional de pago.
    

¿Pueden las empresas del Reino Unido facturar a clientes en EE. UU. en USD?

La facturación en USD es algo habitual y está permitido plenamente en virtud de las reglas del IVA del Reino Unido. Asegúrate de que tanto tus facturas como tus registros sigan cumpliendo con los requisitos de la Administración de Ingresos y Aduanas de Su Majestad (HMRC, por sus siglas en inglés).

Debes tener en cuenta lo siguiente:

• Elección de la moneda: puedes facturar íntegramente en USD si no se cobra ningún IVA. Si se cobra el IVA, el importe de ese impuesto también deberá detallarse en libras esterlinas (GBP) dentro de la factura, incluso cuando el resto de la factura esté en USD.

• Informes del IVA: para tu declaración del IVA y tus registros contables, los importes en USD deben convertirse a GBP de acuerdo con las tasas de cambio publicadas por la HMRC o un tipo de mercado estable en la fecha del suministro.

• Claridad para los clientes: indica de forma clara las monedas en la factura para evitar ambigüedades.

Proveedores de servicios de pago como Stripe gestionan automáticamente el cambio y la conciliación, lo que facilita el cobro de facturas en USD a la vez que los fondos se liquidan en GBP.

¿Qué registros deben guardar las empresas del Reino Unido sobre las ventas a EE. UU. y el cumplimiento de la normativa del IVA?

Cuando no se cobra el IVA, tu documentación se convierte en la prueba de que no debería haberse cobrado. Contar con documentación clara te permite explicar el tratamiento que le diste al IVA de manera rápida y segura.

Puedes hacerlo a través de:

• Facturas y notas de crédito: documentación que muestra un tratamiento correcto del IVA y los datos de contacto en EE. UU.

• Evidencia de exportación de bienes: confirmaciones de envío, trámites aduaneros o registros de transporte de carga que comprueben que los bienes salieron del Reino Unido.

• Documentación de servicios: contratos y correspondencia que muestren que el cliente está establecido en EE. UU. y que el servicio se le suministró allí.

• Registros de contabilidad del IVA: notas claras acerca de cómo se trató cada venta en términos del IVA y cómo se gestionaron los cambios de divisas.

Conserva los registros del IVA durante un mínimo de seis años. Se acepta el almacenamiento digital si los registros están completos y son accesibles.

Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar, desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápidamente y a optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápidamente con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos con tecnología de IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.

• Reduce la carga de trabajo de la oficina administrativa: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de facturas alojadas en Stripe.

• Integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra en el software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) popular, lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.

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