Die Rechnungsstellung an Clients in den Vereinigten Staaten (USA) aus dem Vereinigten Königreich wirft Fragen zu Mehrwertsteuer, Rechnungsstellung und Compliance auf, die bei inländischer Abrechnung nicht auftreten. Die britische Mehrwertsteuer wird grenzüberschreitend nicht auf dieselbe Weise angewendet, und kleine Details – wie die Klassifizierung von Dienstleistungen, die Formulierung von Rechnungen oder die Aufbewahrung von Aufzeichnungen – können das steuerliche Ergebnis verändern.

Im Folgenden erläutern wir, wie die Rechnungsstellung an einen US-Client aus dem Vereinigten Königreich funktioniert, wann Mehrwertsteuer berechnet wird und wann nicht, was „außerhalb des Anwendungsbereichs der Mehrwertsteuer“ bedeutet und wie Sie konforme Rechnungen in US-Dollar (USD) ausstellen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Müssen britische Unternehmen Mehrwertsteuer berechnen, wenn sie einem US-Client aus dem Vereinigten Königreich eine Rechnung stellen?
  
• Wie unterscheiden sich die Mehrwertsteuerregeln für Waren und Dienstleistungen, die in die USA verkauft werden?
  
• Was bedeutet „außerhalb des Anwendungsbereichs der Mehrwertsteuer“ auf einer Rechnung an einen US-Endkunden?
  
• Welche Informationen muss eine britische Rechnung an einen US-Client enthalten?
  
• Können britische Unternehmen US-Clients in USD Rechnungen stellen?
  
• Welche Aufzeichnungen müssen britische Unternehmen für US-Verkäufe und Mehrwertsteuer-Compliance aufbewahren?
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Müssen britische Unternehmen Mehrwertsteuer berechnen, wenn sie einem US-Client aus dem Vereinigten Königreich eine Rechnung stellen?

In vielen Fällen berechnen britische Unternehmen keine britische Mehrwertsteuer, wenn sie US-Clients eine Rechnung stellen. Die Mehrwertsteuer ist eine Steuer auf den britischen Verbrauch. Wenn der Endkunde also in den USA ansässig ist und das Produkt oder die Dienstleistung dort genutzt wird, fällt der Verkauf in der Regel außerhalb des britischen Mehrwertsteuersystems.

Die umsatzsteuerliche Behandlung erfolgt jedoch nicht automatisch. Ob die Mehrwertsteuer anfällt, hängt davon ab, was Sie verkaufen. Bei Dienstleistungen hängt es auch davon ab, ob der Endkunde ein Unternehmen oder eine Einzelperson ist.

Wie unterscheiden sich die Mehrwertsteuerregeln für in die USA verkaufte Waren und Dienstleistungen?

Die Behandlung der Mehrwertsteuer für Kundinnen und Kunden in den USA hängt fast vollständig davon ab, was Sie an wen verkaufen. Es gibt verschiedene Regeln für Waren im Vergleich zu Dienstleistungen und für B2B- im Vergleich zu B2C-Transaktionen.

Die Behandlungen der Mehrwertsteuer gliedern sich wie folgt:

Aus dem Vereinigten Königreich in die USA exportierte Waren

Physische Waren, die aus dem Vereinigten Königreich in die USA versandt werden, werden als Exporte behandelt und sind von der britischen Mehrwertsteuer befreit, was bedeutet, dass die Mehrwertsteuer mit 0 % berechnet wird. Sie müssen einen klaren Beweis für den Export aufbewahren, wie z. B. Versanddokumente oder Zollunterlagen. Obwohl keine Mehrwertsteuer erhoben wird, sind diese Verkäufe dennoch als steuerpflichtiger Umsatz in Ihrer Steuererklärung enthalten.

Für Kundinnen und Kunden in den USA erbrachte Dienstleistungen

Für Kundinnen und Kunden in den USA erbrachte Dienstleistungen sind nuancierter und hängen von den Regeln zum Ort der Leistungserbringung ab:

• Für Unternehmen in den USA erbrachte Dienstleistungen: B2B-Dienstleistungen werden in der Regel so behandelt, als ob sie dort erbracht werden, wo die Kundin oder der Kunde ansässig ist. Diese Lieferungen fallen nicht in den Geltungsbereich der britischen Mehrwertsteuer, und es wird keine Mehrwertsteuer berechnet. Da Unternehmen in den USA keine Mehrwertsteuernummern haben, sollten Sie einen kommerziellen Beweis aufbewahren, der zeigt, dass die Kundin oder der Kunde als Unternehmen handelt, wie z. B. Verträge, Unternehmensdaten oder Aufzeichnungen zur Zahlung.

• Für Privatpersonen in den USA erbrachte Dienstleistungen: Viele B2C-Dienstleistungen werden standardmäßig dort erbracht, wo der Anbieter ansässig ist. In diesen Fällen kann die britische Mehrwertsteuer anfallen, auch wenn die Kundin oder der Kunde im Ausland ist.

• Dienstleistungen mit besonderen Regeln zum Ort der Leistungserbringung: Bestimmte Dienstleistungen, wie z. B. Beratung, Fachdienstleistungen und viele digitale Dienstleistungen, werden so behandelt, als ob sie außerhalb des Vereinigten Königreichs erbracht werden, selbst wenn sie an Privatpersonen verkauft werden. Wenn diese Ausnahmen gelten, wird in der Regel keine britische Mehrwertsteuer berechnet.

Was bedeutet „außerhalb des Anwendungsbereichs der Mehrwertsteuer“ auf einer Rechnung an einen US-Endkunden?

Wenn die Mehrwertsteuer auf einen Verkauf nicht anwendbar ist, ist es wichtig, genau zu sein, warum. „Außerhalb des Anwendungsbereichs der Mehrwertsteuer“ hat eine spezifische rechtliche Bedeutung und sollte nicht austauschbar mit der Nullbesteuerung verwendet werden.

„Außerhalb des Anwendungsbereichs der Mehrwertsteuer“ bedeutet, dass der Verkauf nicht der britischen Mehrwertsteuer unterliegt, da er als außerhalb des britischen Mehrwertsteuersystems stattfindend behandelt wird. Nullbesteuerte Verkäufe sind weiterhin steuerpflichtige britische Lieferungen mit 0 %. Verkäufe außerhalb des Anwendungsbereichs der Mehrwertsteuer werden nicht in Ihrer Umsatzsteuererklärung aufgeführt, während nullbesteuerte Verkäufe enthalten sind. Eine falsche Kennzeichnung eines Verkaufs kann zu Meldefehlern und Inkonsistenzen zwischen Ihren Rechnungen und Ihrer Umsatzsteuererklärung führen.

Verkäufe an US-Endkunden liegen in der Regel außerhalb des Anwendungsbereichs der Mehrwertsteuer, wenn der Ort der Lieferung außerhalb des Vereinigten Königreichs liegt (meistens bei Dienstleistungen), während Exporte von Waren in die USA nullbesteuerte britische Lieferungen sind, die mit 0 % Mehrwertsteuer berechnet werden, sofern ein gültiger Beweis für den Export erbracht wird.

Welche Informationen muss eine britische Rechnung an einen US-Client enthalten?

Eine Rechnung an einen US-Endkunden muss den britischen Rechnungsstellungsstandards entsprechen, auch wenn keine Mehrwertsteuer berechnet wird. Wenn Sie einem US-Client eine Rechnung stellen, müssen Sie mehrere Elemente und Details angeben.

Achten Sie darauf, Folgendes anzugeben:

• Ihre Unternehmensdaten: Rechtlicher Unternehmensname, Adresse und Kontaktinformationen sowie Ihre britische USt-IdNr., falls registriert

  • Kundendaten: Name und vollständige US-Adresse des Endkunden
    
  • Rechnungsdatum und eindeutige Rechnungsnummer: Erforderlich für Aufzeichnungs- und Compliance-Zwecke
    
  • Klare Beschreibung: Was geliefert wurde, einschließlich Mengen für Waren oder der Art der Dienstleistungen
    
  • Nettobeträge: Preise vor Mehrwertsteuer für jeden Posten und der Gesamtnettobetrag
    
  • Mehrwertsteuersatz und Mehrwertsteuerbetrag: Wenn mit Nullsatz besteuert, weisen Sie die Mehrwertsteuer mit 0 % und einem Mehrwertsteuerbetrag von 0,00 £ aus und fügen Sie einen Vermerk hinzu, der besagt, dass der Nullsatz gilt; wenn außerhalb des Anwendungsbereichs, fügen Sie eine klare Erklärung hinzu, dass keine Mehrwertsteuer anfällt
    
  • Gesamter fälliger Betrag: In der vereinbarten Währungen
    
  • Zahlungsbedingungen: Fälligkeitsdatum, Zahlungsmethode und etwaige internationale Zahlungsanweisungen
    

Können britische Unternehmen US-Clients in USD Rechnungen stellen?

Die Abrechnung in USD ist üblich und nach den britischen Mehrwertsteuerregeln vollständig zulässig. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Rechnung und Aufzeichnungen weiterhin den Anforderungen von His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) entsprechen.

Folgendes sollten Sie beachten:

• Wahl der Währungen: Sie können die Rechnung vollständig in USD stellen, wenn keine Mehrwertsteuer berechnet wird. Wenn Mehrwertsteuer berechnet wird, muss der Mehrwertsteuerbetrag auch in Britischen Pfund (GBP) auf der Rechnung ausgewiesen werden, auch wenn der Rest der Rechnung in USD ausgestellt ist.

• Mehrwertsteuerberichterstattung: Für Ihre Umsatzsteuererklärung und Buchhaltungsaufzeichnungen müssen USD-Beträge unter Verwendung der von der HMRC veröffentlichten Wechselkurse oder eines konsistenten Marktkurses am Tag der Lieferung in GBP umgerechnet werden.

• Klarheit für Endkunden: Kennzeichnen Sie die Währungen auf der Rechnung eindeutig, um Unklarheiten zu vermeiden.

Zahlungsanbieter wie Stripe übernehmen automatisch die Umrechnung und den Abgleich, was es einfacher macht, in USD Rechnungen zu stellen und gleichzeitig Gelder in GBP abzurechnen.

Welche Aufzeichnungen müssen britische Unternehmen für US-Verkäufe und Mehrwertsteuer-Compliance aufbewahren?

Wenn keine Mehrwertsteuer berechnet wird, werden Ihre Unterlagen zum Beweis dafür, dass sie nicht hätte berechnet werden dürfen. Klare Dokumentation ermöglicht es Ihnen, Ihre umsatzsteuerliche Behandlung schnell und sicher zu erklären.

Dies können Sie tun durch:

• Rechnungen und Gutschriften: Die die korrekte umsatzsteuerliche Behandlung und US-Kontaktdaten zeigen

• Exportnachweise für Waren: Versandbestätigungen, Zolldokumente oder Frachtaufzeichnungen, die beweisen, dass die Waren das Vereinigte Königreich verlassen haben

• Dienstleistungsdokumentation: Verträge und Korrespondenz, die zeigen, dass der Endkunde in den USA ansässig ist und die Dienstleistung ihm dort erbracht wurde

• Mehrwertsteuer-Buchhaltungsaufzeichnungen: Klare Notizen darüber, wie jeder Verkauf umsatzsteuerlich behandelt wurde und wie Währungsumrechnungen gehandhabt wurden

Bewahren Sie Mehrwertsteueraufzeichnungen für mindestens sechs Jahre auf. Digitale Speicherung ist zulässig, wenn die Aufzeichnungen vollständig und zugänglich sind.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich die Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Zahlungseinzug. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Mahntools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

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