Iniciar una agencia puede ser tan emocionante como intimidante. Puedes elegir tus horarios, armar tu lista de clientes y hacer un trabajo que refleje tu visión. Tal vez hayas notado una deficiencia en el mercado o simplemente estés listo para ofrecer un servicio en tus propios términos. Tal vez seas freelance y quieras tener una presencia más establecida. Independientemente de sus objetivos, una agencia puede ser una excelente manera de canalizar tu experiencia en una empresa. El mercado de las agencias globales de marketing digital se valoró en 6,32 $ mil millones en 2024, con una tasa de crecimiento anual compuesta del 14,32 % de 2025 a 2033.

A continuación, describiremos el proceso de iniciar una agencia, que incluye la forma de reservar sus primeros clientes, manejar las tareas diarias y abordar los desafíos de crecer.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una agencia y por qué conviene crear una?
  
• ¿Qué pasos debes seguir para crear una agencia?
  
• ¿Qué herramientas necesitas para dirigir una agencia?
  
• ¿Cómo atraes clientes a tu agencia?
  
• ¿Cuánto deberías cobrar por los servicios de tu agencia?
  
• ¿Cuáles son los mayores desafíos a la hora de crear una agencia?
  
• ¿Cómo se escala eficazmente una agencia?
  

¿Qué es una agencia y por qué conviene crear una?

Una agencia ofrece servicios especializados a los clientes a cambio de una comisión. Las agencias vienen en muchas formas, entre ellas:

• Agencias de marketing: Pueden dedicarse a campañas en redes sociales, marketing por correo electrónico o estrategias de marca.

• Agencias de reclutamiento: Conectan empleadores con postulantes a empleo, a menudo con un enfoque hacia funciones o sectores específicos.

• Agencias creativas: Trabajan en los campos de diseño gráfico y web, ilustración, fotografía o producción de vídeo, entre otros.

Puedes ganarte la vida aplicando tus habilidades al trabajo con el cliente. En lugar de ser un trabajador independiente solitario, puedes establecer una marca reconocible con un nombre, un sitio web y ofertas refinadas. También puedes contratar a un equipo para que te ayude a atender más cuentas a la vez. Puede ser una forma potente de construir una reputación en tu campo que además te permita mantener más control sobre tu vida profesional.

Muchas empresas confían en las agencias. No todas las empresas quieren contratar personal interno para cada especialidad. Por el contrario, las empresas a menudo buscan agencias con antecedentes comprobados, conjuntos de habilidades distintos o la agilidad para entregar resultados rápidamente. Si puedes resolver un problema apremiante con rendimientos constantes, hay una buena posibilidad de que tu agencia tenga éxito.

¿Qué pasos debes seguir para crear una agencia?

Hay un conjunto básico de pasos para crear una agencia. Estas son las tareas principales que normalmente manejarás durante la fase inicial:

Define tus servicios

Primero, aclara los servicios que planeas ofrecer. Si eres especialista en marketing, ¿tu enfoque son las redes sociales, la estrategia de contenido, las campañas por correo electrónico o la estrategia de marca a gran escala? Si eres reclutador, ¿te especializas en tecnología, finanzas, atención médica o un punto de intersección entre esos sectores? Si eres diseñador, ¿haces trabajos web, impresos o de productos? Debes saber cuáles son tus puntos fuertes al elegir tus servicios principales.

Aunque es tentador decir que sí a todo, especialmente en los primeros días, eso puede ser confuso para tu posicionamiento. Los servicios especializados te ayudan a destacar y permiten que los clientes que buscan tus talentos te encuentren más fácilmente.

Elige tu nombre y estructura legal

Piensa en un nombre para tu agencia que refleje tu misión y que sea fácil de recordar. Puede ser tu nombre personal o algo distinto que te posicione como marca. Comprueba la disponibilidad del dominio para asegurarte de que puedes proteger la URL de tu sitio web preferido y, a continuación, elige una estructura legal. Estas son algunas opciones comunes:

• Empresa unipersonal: A menudo es lo más sencillo de establecer, pero asumirás la responsabilidad personal.

• Sociedad de responsabilidad limitada (SRL): Las SRL ofrecen protección de responsabilidad personal y son populares entre las agencias pequeñas.

• Corporación: Fundar una corporación es más común para las entidades más grandes, ya que requieren presentaciones más complejas.

Investiga las normativas locales, considera consultar con un contador o un abogado y cumple con los requisitos de registro.

Construye una cartera simple

Incluso si solo has hecho un puñado de proyectos, reúne esos ejemplos en un portafolio pulido en línea o físico. La gente quiere ver lo que has hecho. Si eres nuevo y no tienes muchas muestras, intenta trabajar en proyectos piloto, de forma gratuita o a un precio reducido, para comenzar a crear un cuerpo de trabajo que muestre tus habilidades. Los clientes potenciales a menudo quieren comprobar tu cartera antes de ponerse en contacto contigo, por lo que debes mantenerla fresca y actualizada.

Haz un seguimiento de tus finanzas

Abre una cuenta bancaria comercial y sigue con atención tus finanzas. Elige un software de contabilidad para registrar gastos y beneficios, y como ayuda durante la temporada de impuestos. Si no estás seguro de cómo proceder, habla con un asesor financiero. Lo más importante es mantener separadas tus finanzas personales y las de tu empresa: será mucho más fácil ver dónde va tu dinero y medir cómo te está yendo en general.

Crea una presencia de marca

Como mínimo, tu agencia necesita un sitio web que describa lo que haces, con qué tipo de clientes trabajas y cómo contactarte. Eso puede adoptar una forma simple, como una página de destino, o más elaborada, como un sitio web completo que presente estudios de casos y un blog. Piensa en una identidad visual: los colores, las fuentes y las imágenes que quieres que los clientes asocien con tu agencia. Puede ser algo mínimo, pero la coherencia es importante. Algunas cuentas de redes sociales también pueden ayudar a atraer trabajo. Preséntate de una manera que encuentre eco en los clientes que quieres atraer.

¿Qué herramientas necesitas para dirigir una agencia?

Dirigir una agencia implica energía creativa y disciplina administrativa. Elegir las herramientas adecuadas para complementar tu trabajo puede ayudarte a administrarlo, conectar con las personas y mucho más. Estas son algunas herramientas a tener en cuenta:

• Software de gestión de proyectos y tareas: Tener una plataforma central para ver quién está trabajando en qué y cuándo hay que entregar cada trabajo te ayuda a evitar incumplimientos. Algunas opciones de software se adaptan a equipos pequeños a un coste bajo o nulo. Busca funciones como la capacidad de asignar tareas, establecer fechas de vencimiento y compartir archivos.

• Aplicaciones de comunicación y colaboración: Es probable que necesites una plataforma de chat y videoconferencias para reunirte con posibles clientes y tu equipo. Aunque los correos electrónicos funcionan mejor para tareas discretas, una reunión rápida puede ser una forma eficaz de establecer expectativas y poner en marcha un trabajo. Grabar elementos de acción después de las videollamadas puede ayudar a mantener los proyectos en el buen camino.

• Facturación y contabilidad: Puedes comenzar con hojas de cálculo, pero vale la pena usar un sistema eficiente que unifique tus procesos de facturación, seguimientos de pagos e informes financieros. Un software de facturación fiable puede minimizar los errores y el trabajo administrativo y ahorrar tiempo. Dicho esto, aún necesitarás otro método (por ejemplo, una plataforma de contabilidad simple) para realizar seguimientos de ingresos, gastos y ganancias.

• Plataformas de pagos: Todas las empresas necesitan un procesador de pagos de confianza. Stripe es conocido por ser fácil para los desarrolladores, pero puedes beneficiarte incluso si no sabes programar. Stripe acepta facturas por única vez, facturación recurrente y enlaces de pago que puedes integrar en tus propuestas o sitio web. También se integra con muchos sistemas que ya puedes estar utilizando para la contabilidad o el e-commerce, a fin de no tener que reclamar pagos atrasados o gestionar depósitos. Una vez que crees una cuenta de Stripe, podrás aceptar fácilmente tarjetas de crédito y débito, transferencias bancarias y otros métodos de pago.

¿Cómo atraes clientes a tu agencia?

Una vez que hayas establecido tus servicios, estructura legal y marca, es hora de asegurar clientes de pago. El marketing puede parecer complicado al principio, pero consiste simplemente en construir relaciones. Estos son algunos enfoques que pueden ser de utiildad:

• Confía en las referencias: Las referencias pueden ser una buena manera de comenzar. Hazle saber a tus contactos que estás disponible para trabajar. Habla con antiguos colegas, compañeros de clase o amigos que puedan necesitar tu ayuda o presentarte a alguien que la necesite. El boca a boca puede generar nuevos clientes, especialmente si has hecho un buen trabajo.

• Utiliza redes sociales estratégicamente: Encuentra una o dos plataformas que parezcan combinar bien con tu marca. Comparte mini casos de estudio o vistazos detrás de escena de tu trabajo. Muestra cómo resuelves problemas. Plantea y responde preguntas en hilos públicos para mostrar tu experiencia. Pero no envíes spam a las personas con contenido irrelevante o en exceso.

• Concentra tus esfuerzos de promoción: Puedes enviar correos electrónicos o mensajes a posibles clientes, pero asegúrate de ser respetuoso con su tiempo. Debes ser conciso para explicar quién eres, qué haces y cómo puedes ayudar. Muestra un interés genuino en el negocio o el área de especialización de una persona. Este enfoque no siempre funciona, pero si te concentras en contactos que podrían ser los adecuados para tu agencia, posiblemente sea un puntapié inicial para establecer relaciones que generen trabajo.

• Considera el marketing de contenido: Publicar en un blog, escribir boletines informativos o guías breves puede aumentar tu visibilidad. Al mostrar tu experiencia en temas relevantes, las personas que desean ayuda para salvar las brechas de habilidades pueden encontrar tu contenido y tener el interés de comunicarse. Si no sobresales en la escritura, piensa en usar vídeos cortos o clips de audio. El objetivo es demostrar tus conocimientos.

• Recurre a tus redes locales: Conocer gente en persona sigue siendo un factor importante para hacer negocios en algunos campos. Si eso se aplica a tu empresa, considera asistir a reuniones locales, asociaciones de empresas o eventos especializados. Hacer conexiones cara a cara puede ayudar a las personas a recordarte más de lo que podría hacerlo un correo electrónico rápido.

¿Cuánto deberías cobrar por los servicios de su agencia?

Las tarifas son uno de los mayores desafíos para los titulares de empresas nuevas. Establecer la mejor tarifa depende de tu experiencia, de la demanda de tu trabajo y de lo valioso que sea lo que haces para cada cliente. A continuación, tres estructuras de precios comunes con sus pros y contras.

Tarifas por hora

Pros

• Cobrar una tarifa por hora es fácil de calcular.

• El cliente paga por el tiempo real trabajado.

Contras

• Este método de fijación de tarifas no recompensa el trabajo eficiente. A medida que desarrolles tus habilidades y trabajes más rápido, es posible que te paguen menos si tu tarifa sigue siendo la misma.

• La facturación por hora puede poner nerviosos a los clientes si no saben cuántas horas tomará un proyecto.

Tarifas por proyecto

Pros

• Las tarifas predecibles benefician a ambas partes.

• El cobro por proyecto recompensa la eficiencia, ya que terminar antes no afecta a tus beneficios.

Contras

• Este método requiere una evaluación cuidadosa de los costes. Si subestimas la complejidad de un proyecto, podrías hacer trabajo extra por la misma comisión fija.

• Es más difícil ajustar tu comisión si los clientes añaden tareas mientras un proyecto está en curso.

Anticipos

Pros

• Los anticipos proporcionan a tu agencia ingresos recurrentes predecibles cada mes.

• Pueden ayudarte a construir una relación de trabajo a largo plazo con un cliente.

Contras

• Esta estructura de tarifas requiere confianza. Los clientes pueden dudar en garantizar pagos mensuales si no te conocen bien a ti o a tu trabajo.

• Tendrás que demostrar cómo añades valor de manera constante cada mes.

¿Cuáles son los mayores desafíos al iniciar una agencia?

Dirigir una agencia implica algo más que una tormenta de ideas creativa y marketing. Puede ser un emprendimiento difícil con obstáculos reales. Estos son los desafíos para los que hay que prepararse:

Encuentra regularmente nuevos clientes

La mayoría de las agencias enfrentan problemas cuando no tienen una forma fiable de atraer nuevos negocios. Es fácil quedarse atrapado en un ciclo de esfuerzos de ventas frenético cuando el efectivo es escaso y pausar las iniciativas de promoción una vez que se asegura un proyecto. Este ciclo de todo o nada puede ser muy estresante, y no elaborar estrategias para el futuro puede limitar tu potencial de crecimiento. Mantén un ritmo constante en tus esfuerzos de marketing y continúa generando contactos para mantener un flujo permanente de clientes potenciales.

Escala a medida que aseguras proyectos más grandes

Entregar un trabajo de calidad puede volverse más difícil a medida que crece tu base de clientes. De repente, se necesitan más personas o más talento especializado para manejar la carga de trabajo. Sin embargo, contratar sin saber qué tan grande debe ser tu equipo (y qué número de empleados puedes pagar) puede hundir tu agencia. Define tus procesos de contratación y el alcance de cada función para que los proyectos no se salgan de control. Unas buenas herramientas de gestión de proyectos y una comunicación clara pueden ser de utilidad, pero la transición de una pequeña tienda a una gran agencia puede ser complicada.

Gestión de las finanzas

Muchas agencias aprenden por las malas que las facturas mensuales no siempre se traducen en pagos a tiempo: es posible que el pago de algunos clientes demore semanas o meses. Mientras tanto, debes tener suficiente dinero en reserva para cubrir los gastos generales y los salarios del personal. Hacer un seguimiento de cómo entra y sale el dinero es una prioridad constante y diaria. Adoptar funciones como la facturación recurrente y los depósitos parciales puede ayudarte a evitar problemas de flujo de caja.

¿Cómo se escala eficazmente una agencia?

Si tus ingresos son estables y la demanda es constante, podría ser el momento de expandirse. Pero crecer demasiado rápido o en las áreas equivocadas puede hundir tu agencia. Considera la posibilidad de realizar estas acciones a medida que haces planes para escalar:

Contrata a las personas adecuadas

Al principio, es posible que seas una agencia de una sola persona. A medida que tu empresa crezca, descubrirás que no puede manejar todas las tareas solo, por lo que deberás contratar personas. Plantéate preguntas sobre estos aspectos a medida que lo haces:

• Funciones principales: ¿Qué funciones te faltan? Tal vez manejes bien la estrategia general, pero necesites un redactor sólido o un promotor publicitario experimentado.

• Tipo de empleado: ¿Necesitas ayuda a tiempo completo, a tiempo parcial o por contrato? A algunas agencias les va mejor con una combinación de contratistas, mientras que otras prefieren empleados permanentes para la colaboración interna.

• Calidad: ¿Cómo mantendrás la calidad? Preparar un proceso para la formación y la retroalimentación. Si varias personas producen un trabajo inconsistente, eso puede dañar tu marca.

Crea procesos repetibles

Formalizar la forma en que se entregan los proyectos ahorra tiempo y energía. Anota o graba vídeos para explicar cómo manejas temas que van desde atraer clientes hasta transferir archivos finales. Los procesos deben incluir listas de comprobación, convenciones de nomenclatura de archivos, quién debe ser copiado en los correos electrónicos y cómo administrar revisiones o cambios de alcance. Esto puede sonar tedioso, pero los procedimientos bien documentados te ayudan a asumir un volumen más alto sin dejar de entregar un trabajo de calidad.

Amplia cuidadosamente las líneas de servicio

Una vez que tengas una pequeña lista de clientes satisfechos, es posible que adviertas que tienen necesidades relacionadas. Por ejemplo, si diseñas sitios web, es posible que algunos clientes también quieran una gestión continua del sitio web o ayuda con la optimización de motores de búsqueda (SEO). Considera esto como una oportunidad para expandir los servicios de tu agencia. Pero debes hacerlo con un propósito: añadir demasiadas ofertas nuevas a la vez puede agotar los recursos o afectar a la calidad. Comienza poco a poco para probar la demanda y monitorear la rentabilidad. Si un nuevo servicio es rentable y demandado, podría valer la pena añadirlo a tu lista de servicios.

Fortalece tu marca

El crecimiento a menudo significa actualizar tu sitio web para mostrar cómo está compuesto tu equipo más amplio, renovar tu identidad visual o enfocar tu mensaje en ofertas más especializadas o premium. A medida que creces, es probable que atraigas a clientes más grandes que quieran ver pruebas de tus capacidades, como testimonios, casos de estudio y cobertura mediática. Reúne estos contenidos y muéstralos para que los clientes potenciales se sientan seguros al elegir a tu agencia por sobre otra.

Mantén la calidad y la cultura

Incluso una oficina con solo tres o cuatro empleados debe tener un ethos o un principio rector general. La forma en que se tratan unos a otros, cómo interactúan con los clientes y lo que valoran como agencia se reflejará en su trabajo. Si te preocupas profundamente por tus clientes o desafías los límites creativos, eso forma parte de tu identidad. Asegúrate de que los nuevos empleados se adapten al entorno que estás creando. Y mantén la calidad en las interacciones con los clientes mediante coherencia en las comunicaciones, cumplimiento de plazos y entrega de trabajos que resuelvan problemas reales.