Abrir uma agência pode ser uma grande emoção, mas também intimida. Você pode escolher seus horários, montar sua lista de clientes e fazer um trabalho que reflita sua visão. Talvez haja uma lacuna no mercado ou você pode estar preparado para oferecer serviços com suas próprias condições. Talvez você seja freelancer e queira uma presença mais estabelecida. De qualquer forma, uma agência pode ser ótima para canalizar sua experiência em um empreendimento. O mercado para agências globais de marketing digital foi avaliado em US$ 6,32 bilhões em 2024, com uma taxa composta de crescimento anual de 14,32% de 2025 a 2033.

Descrevemos aqui o processo de abertura de uma agência, como reservar seus primeiros clientes, gerenciar tarefas cotidianas e enfrentar os desafios do crescimento.

Neste artigo:

• O que é e por que abrir uma agência?
  
• O que fazer para abrir uma agência?
  
• Quais as ferramentas necessárias para administrar uma agência?
  
• Como atrair clientes para sua agência?
  
• Quanto cobrar pelos serviços da sua agência?
  
• Quais os maiores desafios ao abrir uma agência?
  
• Como expandir uma agência com eficácia?
  

O que é e por que abrir uma agência?

Uma agência fornece serviços especializados, cobrando honorários dos clientes. Existem muitos formatos de agências, como:

• Agências de marketing: podem se concentrar em campanhas em redes sociais, marketing por e-mail ou estratégias de marca.

• Agências de emprego: conectam empregadores e candidatos, geralmente com foco em setores ou funções específicas.

• Agências criativas: trabalham nas áreas de design gráfico e design para web, ilustração, fotografia ou produção de vídeo, entre outras.

Você pode ganhar a vida usando suas habilidades no trabalho para o cliente. Em vez de ser um freelancer solitário, você pode estabelecer uma marca reconhecível com um nome, um site e produtos especializados. Você também pode contratar uma equipe para ajudar a atender mais contas de uma só vez. Pode ser útil para estabelecer uma reputação na sua área, mantendo mais controle sobre sua vida profissional.

Muitas empresas dependem de agências. Nem toda empresa deseja contratar funcionários internos para cada especialidade, muitas preferem agências com um bom histórico, qualificações específicas ou agilidade para fornecer resultados rapidamente. Se você puder resolver um problema urgente com retornos confiáveis, sua agência tem chances de sucesso.

O que fazer para abrir uma agência?

Há um conjunto básico de etapas para iniciar uma agência. Aqui estão as principais tarefas necessárias na fase inicial:

Defina seus serviços

Primeiro, esclareça os serviços que pretende oferecer. Se você é um profissional de marketing, seu foco é rede social, estratégia de conteúdo, funis de e-mail ou estratégia de marca em larga escala? Se você é um recrutador, você se especializa em tecnologia, finanças, saúde ou na junção desses setores? Se você é um designer, você faz web, impressos ou trabalho de produto? Saiba quais são seus pontos fortes ao escolher seus principais serviços.

Embora seja tentador aceitar qualquer coisa, principalmente no início, isso pode atrapalhar seu posicionamento. Serviços especializados ajudam você a se destacar e permitem que os clientes que encontrem você ao pesquisar o tipo de serviço que você oferece.

Escolha seu nome e estrutura jurídica

Pense em um nome para sua agência que reflita sua missão e seja fácil de lembrar. Pode ser seu nome pessoal ou algo distinto que o posicione como marca. Verifique a disponibilidade do domínio para proteger o URL desejado para seu site e escolha uma estrutura jurídica. Opções comuns:

• Empresário individual: geralmente é o mais simples de configurar, mas você assume responsabilidade pessoal.

• Empresa de responsabilidade limitada (LLC): as LLCs oferecem proteção contra responsabilização pessoal e são populares entre pequenas agências.

• Corporação: abrir uma corporação é mais comum para entidades maiores, pois é um processo mais complexo.

Pesquise a legislação local, consulte um contador ou advogado e cumpra todos os requisitos de cadastro.

Construa um portfólio simples

Mesmo que só tenha feito poucos projetos, monte um pequeno portfólio online ou físico bem apresentado. As pessoas querem ver o que você fez. Se você é novo e não tem muitas amostras, tente fazer alguns projetos-piloto (pode ser de forma gratuita ou com desconto) para começar reunir um histórico de trabalho que mostre suas habilidades. Os clientes geralmente desejam verificar seu portfólio antes de entrar em contato, portanto, mantenha-o afiado e atualizado.

Acompanhe suas finanças

Abra um conta bancária para a empresa e acompanhe cuidadosamente suas finanças. Escolha um software de contabilidade para registrar despesas e receitas e para ajudar a declarar os impostos. Se você não souber como proceder, fale com um consultor financeiro. E, acima de tudo, separe as finanças pessoais das empresariais: será muito mais fácil ver para onde seu dinheiro está indo e medir como você está se saindo no geral.

Crie uma presença de marca

No mínimo, sua agência precisa de um site que descreva o que você faz, com que tipos de clientes você trabalha e como entrar em contato com você. Pode ser só uma página simples, mas também pode ser um site elaborado, com estudos de caso e um blog. Crie uma identidade visual com as cores, fontes e imagens que você deseja que os clientes associem à sua agência. Mesmo que seja minimalista, é importante uniformizar. Algumas contas em redes sociais também podem atrair trabalho. Apresente-se de forma adequada aos clientes que deseja atrair.

Quais as ferramentas necessárias para administrar uma agência?

Administrar uma agência envolve energia criativa e disciplina administrativa. Escolher as ferramentas certas para dar suporte ao seu trabalho pode ajudar a gerenciar seu trabalho, conectar-se com as pessoas e muito mais. Sugestões a serem consideradas:

• _Softwares para gerenciamento de projetos e tarefas: _ uma plataforma central, que mostre quem está trabalhando no quê e para quando, ajuda a evitar atrasos. Alguns softwares funcionam para equipes pequenas com baixo ou nenhum custo. Procure recursos como atribuição de tarefas, prazos e compartilhamento de arquivos.

• Aplicativos para comunicação e colaboração: será preciso usar alguma plataforma para conversar e fazer chamadas com clientes e sua equipe. E-mails funcionam melhor para tarefas específicas, mas uma reunião rápida pode resolver de forma eficaz uma definição de escopo e prazos. Registrar as tarefas após as chamadas em vídeo ajuda a manter o acompanhamento dos projetos.

• Faturamento e contabilidade: você pode começar com planilhas, mas vale a pena usar um sistema eficiente que unifique seus processos de faturamento, rastreamento de pagamentos e relatórios financeiros. Um software de faturamento confiável pode minimizar erros e trabalho administrativo e economizar seu tempo. Dito isso, você ainda precisará de um método separado (por exemplo, uma plataforma de contabilidade simples) para acompanhar receitas, despesas e lucros.

• Plataformas de pagamento: todas as empresas precisam de um processador de pagamentos confiável. A Stripe é conhecida pela facilidade de uso para desenvolvedores, mas mesmo quem não sabe programar pode usar o sistema. É possível lançar faturas avulsas, cobranças recorrentes e links de pagamento que você pode incorporar às propostas ou ao site. Ela também se integra a muitos sistemas populares de contabilidade ou e-commerce, evitando a necessidade de ficar correndo atrás de pagamentos atrasados ou gerenciando depósitos. Depois de criar uma conta Stripe, é fácil aceitar cartões de crédito e débito, transferências bancárias e outras formas de pagamento.

Como atrair clientes para sua agência?

Depois de definir seus serviços, estrutura jurídica e marca, é hora de garantir clientes pagantes. O marketing pode parecer complicado no início, mas no fim, é uma questão de construir relacionamentos. Algumas abordagens que podem ajudar:

• Use referências: referências são uma boa forma de começar. Informe seus contatos que você está de portas abertas. Converse com ex-colegas, colegas de classe ou amigos que possam precisar de sua ajuda ou que possam apresentá-lo a alguém. O boca a boca pode trazer novos clientes, especialmente se você tiver boa reputação.

• Use as redes sociais estrategicamente: escolha uma ou duas plataformas que pareçam adequadas para sua marca. Apresente pequenos estudos de caso ou imagens dos bastidores do seu trabalho. Mostre como você resolve problemas. Faça e responda perguntas em tópicos públicos para mostrar sua experiência. Mas evite enviar spam para as pessoas com muito conteúdo irrelevante.

• _Foco na prospecção: _ você pode enviar e-mails ou mensagens para possíveis clientes, mas respeite o espaço deles. Informe de forma concisa quem você é, o que faz e como pode ajudar. Mostre interesse genuíno pela empresa ou área da pessoa. Essa abordagem não funciona todas as vezes, mas se você se concentrar em contatos que podem ser adequados para sua agência, pode iniciar relacionamentos e trazer contratos.

• Experimente o marketing de conteúdo: postagens em blogs, boletins informativos ou guias curtos podem aumentar sua visibilidade. Demonstrando sua experiência em assuntos relevantes, você chama a atenção de pessoas que precisam de ajuda nas suas especialidades. Se você não se destaca na escrita, pode usar vídeos ou áudios curtos. O objetivo é demonstrar seu conhecimento.

• Aproveite as redes locais: conhecer alguém pessoalmente ainda é importante para os negócios em certas áreas. Se for o caso da sua empresa, você pode participar de encontros locais, associações empresariais ou eventos especializados. O efeito de um encontro presencial é maior do que o de qualquer e-mail rápido.

Quanto cobrar pelos serviços da sua agência?

O preço é um dos maiores desafios para os novos empresários. Os honorários adequados dependem da sua experiência, da demanda pelo seu trabalho e do valor dele para cada cliente. Veja três estruturas de preços comuns, com suas vantagens e desvantagens.

Tarifas por hora

Vantagens

• O preço por hora é fácil de calcular.

• O cliente paga pelo tempo que você efetivamente trabalhou.

Desvantagens

• Esta precificação não recompensa a eficiência. Conforme você desenvolve habilidades e passa a trabalhar mais rápido, pode passar a ganhar menos se continuar cobrando o mesmo.

• Cobrar por hora pode deixar os clientes ansiosos se eles não souberem quantas horas um projeto deve levar.

Tarifas fixas por projeto

Vantagens

• Preços previsíveis beneficiam ambas as partes.

• Cobrar pelo projeto recompensa a eficiência, porque você pode terminar antes sem diminuir sua renda.

Desvantagens

• Este método requer avaliação cuidadosa dos custos. Se você subestimar a complexidade de um projeto, poderá trabalhar demais pela mesma tarifa fixa.

• É mais difícil ajustar a tarifa se os clientes adicionarem tarefas enquanto o projeto estiver em andamento.

Contrato mensal

Vantagens

• Uma mensalidade gera receita recorrente mensal para a agência.

• O contrato ajuda a construir um relacionamento de longo prazo com o cliente.

Desvantagens

• Essa estrutura de preços requer confiança. O cliente pode não querer se comprometer com uma mensalidade se não conhecer bem você ou seu trabalho.

• É preciso que você demonstre como agrega valor todos os meses com confiança.

Quais os maiores desafios para abrir uma agência?

Para administrar uma agência, não bastam brainstorming criativo e marketing. Pode ser um empreendimento difícil com obstáculos reais. Você precisa preparar-se para os seguintes desafios:

Conseguir novos clientes com regularidade

A maioria das agências tem dificuldades quando não consegue atrair trabalhos com regularidade. Você pode se perder no ciclo de desespero de vendas quando o movimento está lento e parar de prospectar quando há projetos garantidos. Esse ciclo de abundância e carência é muito estressante e a falta de estratégias para o futuro pode limitar seu potencial de crescimento. Não deixe de lado o trabalho de marketing e continue a fazer contatos para manter um fluxo constante de leads.

Crescer à medida que você garante projetos maiores

Pode ficar difícil manter a qualidade do trabalho conforme aumenta o número de clientes. De repente, você precisa de mais pessoas ou de especialistas para a nova carga de trabalho. No entanto, contratar sem saber qual deveria ser o tamanho de sua equipe (e quantos funcionários você pode pagar) pode afundar sua agência. Estabeleça processos de contratação e escopos para cada função, para que os projetos não saiam do controle. Boas ferramentas de gerenciamento de projetos e comunicação clara ajudam, mas transformar uma agência pequena em grande empreendimento pode ser complicado.

Gestão financeira

Muitas agências aprendem do pior jeito que as faturas mensais nem sempre resultam em pagamentos pontuais: às vezes leva semanas ou meses para que alguns clientes paguem. Você precisa de reservas suficientes para cobrir despesas gerais e salários nesse meio tempo. Acompanhar a movimentação do dinheiro é uma prioridade contínua e diária. Recursos como cobranças recorrentes e adiantamentos parciais pode evitar problemas de fluxo de caixa.

Como expandir uma agência com eficácia?

Se você tiver receita e demanda estáveis, pode ser hora de expandir. Mas crescer rápido demais ou nas áreas erradas pode afundar sua agência. Previna-se ao fazer planos para crescer:

Contrate as pessoas certas

No início, você pode ser uma agência de uma pessoa só. Conforme a empresa cresce, fica impossível resolver tudo sozinho e é preciso contratar. Faça estas perguntas antes de começar:

• Funções básicas: quais funções estão faltando? Você pode ter facilidade com a estratégia geral, mas precisar de um bom redator ou de um comprador de mídia experiente.

• Tipo de funcionário: você precisa de ajuda em tempo integral, meio período ou contratado? Algumas agências preferem um misto de contratados, outras preferem funcionários permanentes para colaboração interna.

• Qualidade: como garantir a qualidade? Prepare um processo de treinamento e feedback. Se várias pessoas produzirem um trabalho desigual, sua marca será prejudicada.

Crie processos repetíveis

Formalizar a forma como você entrega projetos economiza tempo e energia. Anote ou grave vídeos explicando da integração de clientes à transferência de arquivos finais. Os processos devem ter listas de verificação, convenções de nomenclatura de arquivos, pessoas a serem copiadas nos e-mails e gestão de revisões ou mudanças no escopo. É um processo tedioso, mas a documentação permite assumir maiores volumes de trabalho sem perder a qualidade.

Expanda cuidadosamente as linhas de atendimento

Quando tiver uma pequena lista de clientes satisfeitos, você pode notar que eles têm outras necessidades. Por exemplo, se você projeta sites, alguns clientes também podem querer gestão de sites ou otimização para mecanismos de pesquisa (SEO). São oportunidades de expandir os serviços da sua agência. Mas trabalhe com intenção: ampliar o número de produtos de uma só vez pode sobrecarregar seus funcionários ou afetar a qualidade. Comece pequeno para testar a demanda e monitorar a lucratividade. Se um novo serviço for lucrativo e procurado, pode valer a pena adicioná-lo à sua lista fixa.

Fortaleça sua marca

Quando você cresce, é preciso atualizar o site para mostrar o tamanho da equipe, renovar a identidade visual ou concentrar suas mensagens em produtos mais especializados ou premium. Com o tempo, sua agência deve atrair clientes maiores que desejam ver demonstrações de suas capacidades, como depoimentos, estudos de caso e cobertura da mídia. Reúna e apresente esses materiais para que os clientes sintam confiança ao escolher você em vez de outro fornecedor.

Manter a qualidade e a cultura

Mesmo um escritório com apenas três ou quatro funcionários deve ter um ethos ou princípios básicos. As formas de convivência, de interação com os clientes e o que você valoriza como agência são coisas que transparecem no trabalho. Se você faz questão de cuidar dos interesses do cliente ou se é uma agência criativa de vanguarda, isso faz parte da sua identidade. Novas contratações devem encaixar-se no ambiente que você está construindo. E mantenha a qualidade nas interações com o cliente, com comunicações uniformes, prazos cumpridos e entregas que resolvam problemas reais.