Iniciar una agencia puede ser emocionante e intimidante. Puedes elegir tu horario, armar la lista de clientes y hacer un trabajo que refleje tu visión. Tal vez hayas detectado una brecha en el mercado o simplemente desees ofrecer un servicio a tu medida. Tal vez seas autónomo y quieras tener una presencia más consolidada. Independientemente de tus objetivos, una agencia puede ser una excelente manera de canalizar tu experiencia en una empresa. El mercado de las agencias globales de marketing digital se valoró en 6320 millones de dólares en 2024 con una tasa de crecimiento anual compuesta del 14.32 % de 2025 a 2033.

A continuación, describiremos el proceso de iniciar una agencia, incluido cómo conseguir los primeros clientes, gestionar las tareas diarias y abordar los desafíos que implica el crecimiento.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una agencia y por qué crear una?
  
• ¿Qué pasos debes seguir para iniciar una agencia?
  
• ¿Qué herramientas necesitas para dirigir una agencia?
  
• ¿Cómo puedes atraer clientes a tu agencia?
  
• ¿Cuánto deberías cobrar por los servicios de tu agencia?
  
• ¿Cuáles son los mayores desafíos a la hora de crear una agencia?
  
• ¿Cómo se amplía eficazmente una agencia?
  

¿Qué es una agencia y por qué crear una?

Una agencia ofrece servicios especializados a los clientes por una comisión. Existen muchas formas de agencia, incluyendo las siguientes:

• Agencias de marketing: pueden centrarse en campañas en redes sociales, marketing por correo electrónico o estrategias de marca.

• Agencias de contratación: ponen en contacto a empleadores con solicitantes de empleo, a menudo centrándose en sectores o funciones específicos.

• Agencias creativas: trabajan en los campos del diseño gráfico y web, la ilustración, la fotografía o la producción de video, entre otros.

Puedes ganarte la vida aplicando tus habilidades al trabajo con clientes. En lugar de ser un autónomo solitario, puedes establecer una marca reconocible con un nombre, un sitio web y ofertas refinadas. También puedes contratar a un equipo para que te ayude a trabajar con más cuentas a la vez. Puede ser una forma eficaz de crearse una reputación en tu campo mientras mantienes un mayor control sobre tu vida profesional.

Muchas empresas confían en las agencias. No todas las empresas quieren contratar personal interno para cada especialidad. En cambio, las empresas suelen buscar agencias con trayectoria comprobada, diversos conjuntos de habilidades o la agilidad para entregar resultados con rapidez. Si puedes resolver un problema apremiante con rendimientos constantes, es muy probable que tu agencia tenga éxito.

¿Qué pasos debes seguir para iniciar una agencia?

Existe un conjunto básico de pasos para iniciar una agencia. Estas son las tareas principales que normalmente realizarás durante la fase inicial:

Define tus servicios

En primer lugar, aclara los servicios que piensas ofrecer. Si te dedicas al marketing, ¿te centrarás en las redes sociales, la estrategia de contenidos, los embudos de correo electrónico o la estrategia de marca a gran escala? Si eres reclutador, ¿te especializarás en tecnología, finanzas, salud o donde coincidan estos sectores? Si eres diseñador, ¿te dedicarás a la web, a la impresión o al producto? Conoce cuáles son tus puntos fuertes a la hora de elegir tus servicios principales.

Aunque es tentador decir que sí a todo, especialmente en los primeros días, eso puede confundir tu posicionamiento. Los servicios especializados te ayudan a destacar y permiten que los clientes que buscan tus talentos te encuentren con más facilidad.

Elige tu nombre y la estructura jurídica

Piensa en un nombre para tu agencia que refleje tu misión y que sea fácil de recordar. Puede ser tu nombre personal o algo distinto que te posicione como marca. Comprueba la disponibilidad del dominio para asegurarte de que puedes proteger la URL de tu sitio web preferido y, a continuación, elige una estructura jurídica. Estas son algunas opciones comunes:

• Empresa individual: suele ser lo más sencillo de establecer, pero asumirás la responsabilidad personal.

• Sociedad de responsabilidad limitada (LLC): Las LLC ofrecen protección de la responsabilidad personal y son populares para las agencias pequeñas.

• Sociedad anónima: fundar una sociedad anónima es más común para las entidades más grandes porque requieren presentaciones más complejas.

Investiga las regulaciones locales, considera consultar a un contador o abogado y cumple con los requisitos de registro.

Elabora un portafolio simple

Aunque solo hayas realizado algunos proyectos, reúne esos ejemplos en un portafolio físico o en línea. La gente quiere ver lo que has hecho. Si acabas de empezar y no tienes muchas muestras, intenta trabajar en algunos proyectos piloto, gratis o a un precio reducido, para empezar a crear una cartera de trabajos que muestre tus habilidades. A menudo, los posibles clientes quieren ver tu portafolio antes de ponerse en contacto contigo, así que mantenlo ordenado y actualizado.

Haz un seguimiento de tus finanzas

Abre una cuenta bancaria de empresa y lleva un seguimiento minucioso de tus finanzas. Elige un programa de contabilidad para registrar gastos e ingresos y que te ayude durante la época de impuestos. Si no sabes cómo proceder, habla con un asesor financiero. Y lo que es más importante, mantén separadas tus finanzas personales de las de tu empresa: será mucho más fácil ver adónde se dirige tu dinero y medir cómo te va en general.

Crea una presencia de marca

Como mínimo, tu agencia necesita un sitio web que describa lo que haces, con qué tipo de clientes trabajas y cómo contactar contigo. Puede ser tan sencillo como una página de inicio o tan elaborado como un sitio web completo que incluya estudios de casos y un blog. Piensa en una identidad visual: los colores, las fuentes y las imágenes que quieres que los clientes asocien con tu agencia. Puede ser mínima, pero la coherencia es importante. Algunas cuentas en las redes sociales también pueden ayudar a atraer trabajo. Preséntate de una manera que resuene con los clientes que quieres atraer.

¿Qué herramientas necesitas para dirigir una agencia?

Dirigir una agencia implica energía creativa y disciplina administrativa. Elegir las herramientas adecuadas para respaldar tu trabajo puede ayudarte a gestionar tu trabajo, conectar con las personas y mucho más. Aquí tienes algunos ejemplos a tener en cuenta:

• Software de gestión de proyectos y tareas: tener una plataforma central para ver quién trabaja en qué y cuándo hay que hacerlo ayuda a evitar el incumplimiento de los plazos. Algunas opciones de software se adaptan a equipos pequeños con un costo bajo o nulo. Busca funciones que te permitan asignar tareas, fijar fechas de entrega y compartir archivos.

• Aplicaciones de comunicación y colaboración: es probable que necesites una plataforma de chat y videoconferencias para reunirte con posibles clientes y tu equipo. Aunque los correos electrónicos funcionan mejor para tareas discretas, una reunión rápida puede ser una forma eficaz de establecer expectativas y hacer comprobaciones. Registrar los puntos de acción después de las videollamadas puede ayudar a mantener el rumbo de los proyectos.

• Invoicing y contabilidad: puedes comenzar con hojas de cálculo, pero vale la pena usar un sistema eficiente que unifique los procesos de facturación, realice un seguimiento de los pagos e informes financieros. Un software de facturación confiable puede minimizar los errores y el trabajo administrativo y ahorrarte tiempo. Dicho esto, seguirás necesitando un método independiente (por ejemplo, una sencilla plataforma de contabilidad) para hacer el seguimiento de los ingresos, los gastos y las ganancias.

• Plataformas de pago: todas las empresas necesitan un procesador de pagos de confianza. Stripe es conocido por su facilidad de uso para los desarrolladores, pero tú también puedes beneficiarte aunque no sepas codificar. Stripe admite facturas únicas, facturación recurrente y enlaces de pago que puedes incluir en tus propuestas o sitio web. También se integra con diversos sistemas que puede que ya utilices para la contabilidad o el comercio electrónico, para ahorrarte la tarea de perseguir los pagos atrasados o gestionar los depósitos. Una vez que crees una cuenta de Stripe, podrás aceptar fácilmente tarjetas de crédito y débito, transferencias bancarias y otros métodos de pago.

¿Cómo puedes atraer clientes a tu agencia?

Una vez que hayas establecido tus servicios, tu estructura jurídica y la marca, es hora de conseguir clientes que paguen. El marketing puede parecer complicado al principio, pero se reduce a establecer relaciones. Estos son algunos enfoques que pueden ayudar:

• Confía en las referencias: las referencias pueden ser una buena manera de comenzar. Hazle saber a tus contactos que estás disponible para hacer negocios. Habla con antiguos colegas, compañeros de clase o amigos que puedan necesitar tu ayuda o que puedan presentarte a alguien que la necesite. El boca a boca puede conducir a nuevos clientes, especialmente si has hecho un buen trabajo.

• Usa las redes sociales de forma estratégica: encuentra una o dos plataformas que sean coherentes con tu marca. Comparte breves estudios de casos o muestra el detrás de escena de tu trabajo. Muestra cómo resuelves problemas. Haz y responde preguntas en hilos públicos para mostrar tu experiencia. Pero evita bombardear a los demás con demasiado contenido o contenido irrelevante.

• Concéntrate en tu alcance: podrías enviar correos electrónicos o mensajes a posibles clientes; pero respeta su tiempo. Sé claro sobre quién eres, qué haces y cómo puedes ayudar. Muestra un interés genuino por la empresa o el área de interés de la persona. Este enfoque no funcionará siempre, pero si te centras en contactos que puedan ser adecuados para tu agencia, puedes entablar relaciones y conseguir trabajo.

• Considera el marketing de contenidos: escribir entradas de blog, boletines informativos o guías breves puede aumentar tu visibilidad. Al mostrar tu experiencia en temas relevantes, las personas que buscan ayuda para cubrir lagunas en sus habilidades pueden encontrar tu contenido y querer contactar contigo. Si no sobresales en la escritura, piensa en usar videos cortos o clips de audio en su lugar. El objetivo es demostrar tus conocimientos.

• Aprovecha tus redes locales: conocer gente en persona sigue siendo una parte importante de hacer negocios en algunos campos. Si eso se aplica a tu empresa, considera asistir a reuniones locales, asociaciones de empresas o eventos especializados. Establecer contactos cara a cara puede ayudar a las personas a recordarte más que un correo electrónico breve.

¿Cuánto deberías cobrar por los servicios de tu agencia?

Las tarifas son uno de los mayores desafíos para los nuevos titulares. Establecer la mejor tarifa depende de tu experiencia, de la demanda de lo que haces y del valor que tenga tu trabajo para cada cliente. Aquí encontrarás tres estructuras de tarifas habituales y con sus ventajas y desventajas.

Tarifas por hora

Ventajas

• Cobrar una tarifa por hora es fácil de calcular.

• El cliente paga por el tiempo real que trabajaste.

Desventajas

• Este método de fijación de tarifas no recompensa el trabajo eficiente. A medida que adquieres destreza y trabajas más rápido, es posible que te paguen menos si tu tarifa se mantiene igual.

• La facturación por hora puede inquietar a los clientes si no saben cuántas horas les llevará un proyecto.

Tarifas basadas en proyectos

Ventajas

• Las tarifas predecibles benefician a ambas partes.

• El cobro por proyecto recompensa la eficiencia porque terminar antes no disminuye tus ingresos.

Desventajas

• Este método requiere una evaluación cuidadosa de los costos. Si subestimas la complejidad de un proyecto, podrías hacer trabajo extra por la misma comisión fija.

• Es más difícil ajustar la comisión si los clientes agregan tareas mientras un proyecto está en progreso.

Retenedores

Ventajas

• Los retenedores le proporcionan a tu agencia ingresos recurrentes predecibles cada mes.

• Pueden ayudarte a establecer una relación de trabajo a largo plazo con un cliente.

Desventajas

• Esta estructura de tarifas requiere confianza. Los clientes pueden dudar en fijar pagos mensuales si no te conocen bien a ti o a tu trabajo.

• Tendrás que demostrar cómo aportas valor de manera constante todos los meses.

¿Cuáles son los mayores desafíos al iniciar una agencia?

Dirigir una agencia implica algo más que una lluvia de ideas creativas y marketing. Puede ser una empresa difícil con obstáculos reales. Estos son los desafíos para los que hay que prepararse:

Encontrar nuevos clientes con regularidad

La mayoría de las agencias tienen dificultades cuando carecen de una forma confiable de atraer nuevos clientes. Es fácil quedarse atrapado en un ciclo de esfuerzos frenéticos por vender cuando el dinero escasea y pausar los intentos una vez que se ha conseguido un proyecto. Este ciclo puede ser muy estresante, y si no se diseña una estrategia para el futuro, se puede limitar el potencial de crecimiento. Mantén los esfuerzos de marketing consistentes y continúa estableciendo contactos para mantener un flujo constante de posibles clientes.

Escala a medida que asegures proyectos más grandes

Entregar un trabajo de calidad puede volverse más difícil a medida que crece la base de clientes. De pronto, se necesitan más personas o más talento especializado para manejar la carga de trabajo. Sin embargo, contratar sin saber cuál debe ser el tamaño de tu equipo (y qué número de empleados puedes pagar) puede hacer fracasar a tu agencia. Define los procesos de contratación y el alcance de cada función para que los proyectos no se salgan de control. Unas buenas herramientas de gestión de proyectos y una comunicación clara pueden ayudar, pero la transición de una pequeña empresa a una gran agencia puede ser complicada.

Gestión de las finanzas

Muchas agencias aprenden por las malas que las facturas mensuales no siempre se traducen en pagos a tiempo: es posible que tengas que esperar semanas o meses para que algunos clientes paguen. Mientras tanto, debes tener suficiente dinero en reserva para cubrir los gastos generales y los salarios del personal. Hacer un seguimiento de cómo entra y sale el dinero es una prioridad constante y diaria. Adoptar funciones como la facturación recurrente y los depósitos parciales puede ayudarte a evitar problemas de flujo de caja.

¿Cómo se amplía eficazmente una agencia?

Si tus ingresos son estables y la demanda es constante, podría ser el momento de expandirse. Pero ampliarse demasiado rápido o en las áreas equivocadas puede hacer fracasar a tu agencia. Considera estas medidas cuando planifiques crecer:

Contrata a las personas adecuadas

Al principio, es posible que sea una agencia unipersonal. A medida que tu empresa crezca, descubrirás que no puedes realizar todas las tareas sin ayuda, por lo que deberás contratar personal. Hazte preguntas sobre estos factores a medida que creces:

• Funciones básicas: ¿Qué funciones te faltan? Tal vez manejes bien la estrategia general, pero necesites un redactor sólido o un comprador de medios experimentado.

• Tipo de empleado: ¿Necesitas ayuda a tiempo completo, a tiempo parcial o por contrato? A algunas agencias les va mejor con una combinación de contratistas, mientras que otras prefieren empleados permanentes para la colaboración interna.

• Calidad: ¿Cómo mantendrás la calidad? Prepara un proceso para la capacitación y la retroalimentación. Si varias personas realizan un trabajo inconsistente, eso puede dañar tu marca.

Crea procesos repetibles

Formalizar la forma en que se entregan los proyectos ahorra tiempo y energía. Anota o graba videos de cómo gestionas temas que van desde atraer clientes hasta transferir archivos finales. Los procesos deben incluir listas de comprobación, convenciones de nomenclatura de archivos, quién debe recibir las copias de los correos electrónicos y cómo gestionar las revisiones o los cambios en el alcance. Esto puede sonar tedioso, pero los procedimientos bien documentados te ayudan a asumir un volumen más alto sin dejar de entregar un trabajo de calidad.

Amplía cuidadosamente las líneas de servicio

Una vez que tengas una pequeña lista de clientes conformes, es posible que notes que tienen necesidades relacionadas. Por ejemplo, si diseñas sitios web, es posible que algunos clientes también quieran una gestión continua del sitio web o ayuda con la optimización de los motores de búsqueda (SEO). Considera esto como una oportunidad para expandir los servicios de tu agencia. Pero sé prudente: agregar demasiadas ofertas nuevas a la vez puede agotar los recursos o afectar la calidad. Comienza poco a poco para probar la demanda y monitorear la rentabilidad. Si un nuevo servicio es rentable y buscado, podría valer la pena agregarlo a tu lista de servicios.

Fortalece tu marca

A menudo, el crecimiento implica actualizar el sitio web para reflejar un equipo más amplio, renovar la identidad visual o centrar la comunicación en ofertas más especializadas o de mayor calidad. A medida que crezcas, es probable que atraigas a clientes más grandes que quieran ver pruebas de tus capacidades, como testimonios, estudios de casos y cobertura mediática. Reúnelos y muéstralos para que los posibles clientes se sientan seguros al elegirte a ti y no a alguien más.

Mantén la calidad y la cultura

Incluso una oficina con solo tres o cuatro empleados debe tener una ética general o un principio rector. El trato mutuo, la interacción con los clientes y los valores de la agencia se reflejarán en el trabajo. Si te preocupas mucho por tus clientes o vas más allá de los límites creativos, eso forma parte de tu identidad. Asegúrate de que los nuevos empleados encajan en el entorno que creas. Y mantén la calidad en las interacciones con los clientes al ser coherente en tus comunicaciones, cumplir los plazos y entregar un trabajo que resuelva problemas reales.