Avviare un'agenzia può essere entusiasmante e spaventoso al tempo stesso. Puoi scegliere il tuo programma, assemblare la tua lista di clienti e fare un lavoro che rifletta la tua visione. Magari hai notato una lacuna nel mercato o sei semplicemente disponibile a offrire un servizio secondo le tue condizioni. Forse stai lavorando come freelance e desideri una presenza più consolidata. Qualunque siano i tuoi obiettivi, un'agenzia può essere un ottimo modo per canalizzare la tua esperienza in un'attività. Il mercato delle agenzie di marketing digitale globali è stato valutato a 6,32 miliardi di dollari nel 2024 con un tasso di crescita annuale composto del 14,32% dal 2025 al 2033.

Di seguito, delineeremo la procedura per avviare un'agenzia, incluso come ottenere i primi clienti, gestire le attività quotidiane e affrontare le sfide legate alla crescita.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cos'è un'agenzia e perché avviarne una?
  
• Quale procedura occorre seguire per avviare un'agenzia?
  
• Quali strumenti servono per gestire un'agenzia?
  
• Come attirare i clienti nella propria agenzia?
  
• Qual è il giusto prezzo per i servizi della tua agenzia?
  
• Quali sono le maggiori sfide legate all'avvio di un'agenzia?
  
• Come si può espandere un'agenzia in modo efficace?
  

Cos'è un'agenzia e perché avviarne una?

Un'agenzia fornisce servizi specializzati ai clienti a fronte di una commissione. Le agenzie possono assumere molte forme, tra cui:

• Agenzie di marketing: potrebbero concentrarsi su campagne sui social, email marketing o strategia di branding.

• Agenzie di reclutamento: collegano datori di lavoro con persone che cercano lavoro, spesso con un focus su settori o ruoli specifici.

• Agenzie creative: lavorano, ad esempio, nei campi del graphic design e del web design, illustrazione, fotografia o produzione video.

Puoi guadagnarti da vivere applicando le tue competenze al lavoro per i clienti. Invece di essere un libero professionista solitario, puoi stabilire un marchio riconoscibile con un nome, un sito web e offerte raffinate. Puoi anche assumere un team che ti aiuti a servire più clienti contemporaneamente. Può essere un modo efficace per costruire una reputazione nel tuo campo mantenendo più controllo sulla tua vita professionale.

Molte attività si affidano alle agenzie, poiché non tutte vogliono assumere personale interno per ogni specialità. Al contrario, le attività spesso cercano agenzie con un comprovato track record, set di competenze distinte o la prontezza di fornire risultati rapidamente. Se sei in grado di risolvere un problema urgente con ritorni costanti, ci sono buone possibilità che la tua agenzia avrà successo.

Quale procedura occorre seguire per avviare un'agenzia?

Esiste una procedura di base per avviare un'agenzia. Ecco i passaggi principali che gestirai tipicamente durante la fase di avvio:

Definisci i tuoi servizi

Per prima cosa, chiarisci i servizi che intendi offrire. Se ti occupi di marketing, la tua area di specializzazione sono i social media, la content trategy, i funnel di email marketing o la strategia di branding su larga scala? Se ti occupi di reclutamento, la tua area di specializzazione è la tecnologia, la finanza, la sanità o il punto di incontro di questi settori? Se ti occupi di design, lavori su web, stampa o prodotti? Sii consapevole dei tuoi punti di forza quando scegli i tuoi servizi principali.

Anche se si è tentati di dire di sì a tutto, specialmente all'inizio, questo può confondere il tuo posizionamento. Servizi specializzati ti aiutano a distinguerti e permettono ai clienti alla ricerca dei tuoi talenti di trovarti più facilmente.

Scegli un nome e la struttura legale

Pensa a un nome per la tua agenzia che rifletta la tua missione e sia facile da ricordare. Potrebbe essere il tuo nome personale o qualcosa di distintivo che ti posizioni come brand. Controlla la disponibilità del dominio per assicurarti di poter utilizzare il tuo URL preferito, quindi scegli una struttura legale. Ecco alcune opzioni comuni:

• Ditta individuale: questa è spesso la più semplice da costituire, ma ti assumerai la responsabilità personale.

• Società a responsabilità limitata (LLC): le LLC offrono protezione della responsabilità personale e sono la scelta più comune per le piccole agenzie.

• Società (Corporation): fondare una società è più comune per entità più grandi perché questa struttura richiede dichiarazioni più complesse.

Fai ricerche sulle normative locali, consulta un commercialista o un avvocato e soddisfa eventuali requisiti di registrazione.

Crea un portfolio semplice

Anche se hai concluso solo una manciata di progetti, raccogli quegli esempi in un portfolio online o fisico ben curato. Le persone vogliono vedere cosa hai fatto. Se hai iniziato da poco e non hai molti esempi, prova a lavorare su alcuni progetti pilota (gratuitamente o a tariffa ridotta) per iniziare a costruire un corpus di lavori che mostri le tue abilità. I potenziali clienti spesso vogliono controllare il tuo portfolio prima di contattarti, quindi mantienilo sempre aggiornato.

Monitora le tue finanze

Apri un conto bancario business e monitora le tue finanze con attenzione. Scegli un software di contabilità per registrare spese e utili e per aiutarti durante la stagione fiscale. Se hai dei dubbi su come procedere, rivolgiti a un consulente finanziario. La cosa più importante è mantenere separate le tue finanze personali da quelle aziendali: sarà molto più facile vedere come vengono spesi i tuoi soldi e misurare il tuo andamento nel complesso.

Crea una presenza del brand

Come minimo, la tua agenzia ha bisogno di un sito web di cui si evinca cosa fai, con quali tipi di clienti lavori e come contattarti. Può essere qualcosa di semplice come una pagina di destinazione o di più elaborato come un sito web completo con casi di studio e un blog. Pensa a un'identità visiva: i colori, i caratteri e le immagini che vuoi che i clienti associno alla tua agenzia. Puoi scegliere un aspetto minimal, ma la coerenza è importante. Anche alcuni account sui social media possono aiutare ad attrarre lavoro. Presentati in un modo che sia in linea con i clienti che vuoi attirare.

Quali strumenti servono per gestire un'agenzia?

Per gestire un'agenzia occorre energia creativa e disciplina amministrativa. Scegliere gli strumenti giusti per supportare il tuo lavoro può aiutarti a gestire la tua attività, a connetterti con le persone e altro ancora. Eccone alcuni da prendere in considerazione:

• Software per la gestione di mansioni e progetti: avere una piattaforma centrale per vedere chi sta lavorando a cosa e le date di scadenza ti aiuta a evitare ritardi. Alcuni tipi di software economici o gratuiti sono adatti ai team più piccoli. Cerca funzioni come la possibilità di assegnare compiti, impostare scadenze e condividere file.

• App di comunicazione e collaborazione: avrai probabilmente bisogno di una piattaforma di chat e videoconferenza per incontrare potenziali clienti e il tuo team. Anche se le email sono la soluzione migliore per determinate mansioni, una rapida riunione può essere un modo efficace per definire le aspettative e fare controlli. Registrare gli aspetti su cui intervenire dopo le videochiamate può aiutare a mantenere i progetti in carreggiata.

• Fatturazione e contabilità: potresti iniziare con fogli di calcolo, ma vale la pena utilizzare un sistema efficiente che unifica i tuoi processi di addebito, tracciamento dei pagamenti e rendicontazione finanziaria. Un software di fatturazione affidabile può ridurre al minimo errori e lavoro amministrativo e farti risparmiare tempo. Detto ciò, avrai comunque bisogno di un metodo separato (ad esempio, una semplice piattaforma di contabilità) per monitorare ricavi, spese e profitti.

• Piattaforme di pagamento: tutte le attività hanno bisogno di un elaboratore di pagamento affidabile. La soluzione Stripe è nota per essere perfetta per gli sviluppatori, ma puoi comunque beneficiarne anche se non usi codice. Stripe supporta fatture una tantum, addebiti ricorrenti e link di pagamento che puoi incorporare nelle tue proposte o nel tuo sito web. Si integra anche con molti sistemi che potresti già utilizzare per la contabilità o l'e-commerce per evitare di dover sollecitare continuamente i pagamenti in ritardo o gestire i depositi. Una volta creato un account Stripe, potrai facilmente accettare carte di credito e debito, bonifici bancari e altri metodi di pagamento.

Come attirare i clienti nella propria agenzia?

Una volta che avrai definito i tuoi servizi, la struttura legale e il brand, è tempo di trovare clienti paganti. Il marketing può sembrare complicato all'inizio, ma il tutto si riduce a instaurare relazioni. Ecco alcuni approcci utili:

• Fai affidamento sul passaparola: il passaparola può essere un modo efficace per iniziare. Fai sapere ai tuoi contatti che sei sul mercato. Parla con ex colleghi, compagni di classe o amici che potrebbero aver bisogno del tuo aiuto o che possono presentarti qualcuno di interessato. Il passaparola può portare a nuovi clienti, specialmente se hai fatto un buon lavoro.

• Usa i social media in modo strategico: individua un paio di piattaforme che sembrano coerenti con il tuo brand. Condividi mini casi di studio o qualche immagine del dietro le quinte del tuo lavoro. Mostra come risolvi i problemi; fai domande e rispondi nei thread pubblici per mostrare la tua esperienza, ma evita di infastidire le persone pubblicando troppi contenuti o materiali irrilevanti.

• Concentra la tua comunicazione: puoi inviare email o messaggi a potenziali clienti, ma rispetta sempre i loro tempi. Descrivi in modo conciso chi sei, cosa fai e come puoi essere d'aiuto. Mostra un genuino interesse per l'attività o il settore di cui si occupa una determinata persona. Questo approccio non funzionerà sempre, ma se ti concentri su contatti che potrebbero essere adatti per la tua agenzia, riuscirai a stabilire delle relazioni che potrebbero trasformarsi in lavoro.

• Considera il content marketing: scrivere post su un blog, newsletter o brevi guide può aumentare la tua visibilità. Mostrando la tua esperienza su argomenti rilevanti, le persone alla ricerca di assistenza per le competenze che non hanno potrebbero trovare il tuo contenuto e voler stabilire un contatto. Se non hai molto talento nella scrittura, crea dei brevi video o clip audio. L'obiettivo è dimostrare le tue conoscenze.

• Appoggiati alle tue reti locali: in alcuni settori, incontrare persone dal vivo è ancora una parte importante del fare business. Se questo vale anche per la tua attività, prendi in considerazione la possibilità di partecipare a incontri locali, associazioni imprenditoriali o eventi specializzati. Creare connessioni faccia a faccia può aiutare le persone a ricordarti più di una semplice email.

Qual è il giusto prezzo per i servizi della tua agenzia?

La determinazione dei prezzi è una delle sfide più grandi per i nuovi proprietari. Stabilire la tariffa migliore dipende dalla tua esperienza, dalla domanda per ciò che fai e da quanto è prezioso il tuo lavoro per ogni cliente. Ecco tre strutture di prezzo comuni e i loro pro e contro.

Tariffe orarie

Vantaggi

• La tariffa oraria è semplice da calcolare.

• Il cliente paga per il tempo effettivo che hai lavorato.

Svantaggi

• Questo metodo di applicazione delle tariffe non premia il lavoro efficiente. Man mano che sviluppi le tue competenze e ti velocizzi, potresti ricevere un pagamento inferiore se la tua tariffa rimane la stessa.

• L'addebito di un costo orario può innervosire i clienti che non sanno quante ore di lavoro richiederà un progetto.

Tariffe a progetto

Vantaggi

• La determinazione di prezzi prevedibili avvantaggia entrambe le parti.

• Addebitare un costo a progetto premia l'efficienza perché se finisci prima il tuo reddito non diminuisce.

Svantaggi

• Questo metodo richiede una valutazione attenta dei costi. Se sottovaluti la complessità di un progetto, potresti dover fare lavoro extra per la stessa tariffa fissa.

• È più difficile rettificare la tariffa se i clienti aggiungono attività in fase di esecuzione del progetto.

Pagamenti ricorrenti (retainer)

Vantaggi

• I pagamenti ricorrenti forniscono alla tua agenzia entrate ricorrenti prevedibili ogni mese.

• Possono aiutarti a costruire una relazione lavorativa a lungo termine con un cliente.

Svantaggi

• Questa struttura tariffaria richiede fiducia. I clienti potrebbero esitare a impegnarsi in pagamenti mensili se non ti conoscono bene o non conoscono il tuo lavoro.

• Dovrai dimostrare come aggiungi costantemente valore ogni mese.

Quali sono le maggiori sfide legate all'avvio di un'agenzia?

Gestire un'agenzia implica più di un semplice brainstorming creativo e di operazioni di marketing. Può essere un percorso difficile disseminato di ostacoli. Ecco le sfide per cui prepararsi:

Trovare regolarmente nuovi clienti

La maggior parte delle agenzie si trova in difficoltà quando non ha un modo affidabile per chiudere nuovi contratti. È facile rimanere bloccati in un ciclo di frenetiche operazioni di vendita quando il denaro è scarso e interrompere i contatti una volta che un progetto è assicurato. Questo ciclo del "troppo o troppo poco" può essere molto stressante, e non pianificare per il futuro può limitare il tuo potenziale di crescita. Mantieni le tue operazioni di marketing costanti e continua a stabilire contatti per assicurarti un flusso costante di lead.

Espandersi man mano che si ottengono progetti più grandi

Fornire un lavoro di qualità potrebbe diventare più difficile man mano che la tua base di clienti cresce. Improvvisamente, avrai bisogno di più persone o di talenti più specializzati per gestire il carico di lavoro. Tuttavia, assumere senza sapere quanto grande dovrebbe essere il tuo team (e quanti dipendenti puoi permetterti) può affondare la tua agenzia. Definisci i tuoi processi di assunzione e le responsabilità di ciascun ruolo in modo che i progetti siano sempre sotto controllo. Buoni strumenti di gestione dei progetti e una comunicazione chiara possono aiutare, ma la transizione da una piccola attività a una grande agenzia può essere complicata.

Gestire le finanze

Molte agenzie imparano a proprie spese che le fatture mensili non sempre si traducono in pagamenti puntuali. Infatti, potresti aspettare anche settimane o mesi affinché alcuni clienti paghino. Devi disporre di una riserva sufficiente per coprire le tue spese generali e gli stipendi del personale nel frattempo. Monitorare come il denaro entra ed esce è una priorità continua, quotidiana. Servirsi di funzioni come l'addebito ricorrente e i depositi parziali può contribuire a evitare problemi di flusso di cassa.

Come si può espandere un'agenzia in modo efficace?

Se i tuoi ricavi sono stabili e la domanda è costante, potrebbe essere il momento di espandersi. Se cresci troppo rapidamente o nelle aree sbagliate, però, potresti far affondare la tua agenzia. Prendi i considerazione la possibilità di intraprendere queste azioni mentre pianifichi la tua espansione:

Assumi le persone giuste

All'inizio, la tua agenzia potrebbe essere costituita solo da te. Man mano che la tua attività cresce, scoprirai di non poter gestire tutto in autonomia, quindi dovrai assumere persone. Per farlo, poniti delle domande su questi aspetti:

• Funzioni principali: quali funzioni ti mancano? Forse gestisci bene la strategia generale ma hai bisogno di un buon copywriter o di un media buyer esperto.

• Tipo di dipendente: hai bisogno di aiuto a tempo pieno, part-time o a contratto? Alcune agenzie funzionano meglio con un mix di appaltatori, mentre altre preferiscono dipendenti permanenti per una collaborazione interna.

• Qualità: come manterrai la qualità? Prepara una procedura per la formazione e il feedback. Se più persone producono lavori incoerenti, il tuo brand potrebbe risultarne danneggiato.

Crea processi ripetibili

Formalizzare il modo in cui consegni i progetti ti fa risparmiare tempo ed energie. Scrivi o registra dei video su come gestisci argomenti che vanno dall'accoglienza dei clienti al trasferimento dei file finali. I processi dovrebbero includere liste di controllo, convenzioni di denominazione dei file, i soggetti da includere in copia nelle email e le modalità di gestione delle revisioni o dei cambiamenti dell'ambito di applicazione. Tutto ciò potrebbe sembrare noioso, ma procedure ben documentate ti aiutano a gestire volumi maggiori facendo comunque un lavoro di qualità.

Espandi le linee di servizi in modo ponderato

Quando avrai una piccola cerchia di clienti soddisfatti, potresti notare che hanno esigenze correlate. Ad esempio, se progetti siti web, alcuni clienti potrebbero anche avere bisogno di una gestione continua del sito web o di aiuto con l'ottimizzazione per i motori di ricerca (SEO). Vedila come un'opportunità per espandere i servizi della tua agenzia. Ricordati però di agire in modo pianificato: aggiungere troppi servizi nuovi contemporaneamente può mettere a dura prova le risorse o influenzare la qualità. Inizia in piccolo per testare la domanda e monitorare la redditività. Se un nuovo servizio è redditizio e ricercato, potrebbe valere la pena aggiungerlo alla tua lista di servizi.

Rafforza il tuo brand

Crescere spesso implica aggiornare il tuo sito web per mostrare il tuo team più ampio, rinnovare la tua identità visiva o concentrare la tua comunicazione su offerte più specializzate o premium. Man mano che cresci, attirerai probabilmente clienti più grandi che vogliono vedere prove delle tue capacità, come testimonianze, casi di studio e copertura mediatica. Raccogli questi elementi e mostrali affinché i potenziali clienti si sentano sicuri di sceglierti rispetto a qualcun altro.

Mantieni qualità e cultura

Anche un ufficio con solo tre o quattro dipendenti dovrebbe avere una filosofia aziendale o un principio guida. Come vi trattate l'un l'altro, come interagisci con i clienti e a cosa dai importanza come agenzia emergerà nel tuo lavoro. Se ti prendi profondamente cura dei clienti o cerchi di andare oltre i confini creativi, fa tutto parte della tua identità. Assicurati che i nuovi assunti si adattino all'ambiente che stai costruendo. Ricorda inoltre di mantenere interazioni con i clienti di qualità tramite comunicazioni coerenti, rispettando le scadenze e consegnando lavori che risolvono problemi reali.