Eine Agentur zu gründen, kann aufregend und einschüchternd sein. Sie können Ihren Zeitplan auswählen, Ihre Kundenliste zusammenstellen und Arbeiten ausführen, die Ihre Vision widerspiegeln. Vielleicht haben Sie eine Marktlücke bemerkt oder sind einfach bereit, eine Dienstleistung zu Ihren Konditionen anzubieten. Vielleicht sind Sie freiberuflich tätig und möchten eine etabliertere Präsenz. Unabhängig von Ihren Zielen kann eine Agentur eine hervorragende Möglichkeit sein, Ihr Fachwissen in ein Unternehmen einzubringen. Der Markt für globale Agenturen für digitales Marketing wurde auf im Jahr 2024 auf 6,32 Milliarden USD geschätzt, mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 14,32 % von 2025 bis 2033.

Im Folgenden erläutern wir den Prozess der Gründung einer Agentur, einschließlich der ersten Kundensicherung, der Bearbeitung alltäglicher Aufgaben und der Bewältigung der Herausforderungen beim Wachstum.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Agentur und warum sollte man eine gründen?
  
• Welche Schritte sollten Sie unternehmen, um eine Agentur zu gründen?
  
• Welche Tools benötigen Sie, um eine Agentur zu führen?
  
• Wie gewinnen Sie Kundschaft für Ihre Agentur?
  
• Wie viel sollten Sie für die Dienstleistungen Ihrer Agentur berechnen?
  
• Was sind die größten Herausforderungen bei der Gründung einer Agentur?
  
• Wie skalieren Sie eine Agentur effektiv?
  

Was ist eine Agentur und warum sollte man eine gründen?

Eine Agentur bietet Kundschaft gegen eine Gebühr spezialisierte Dienstleistungen an. Agenturen gibt es in vielen Formen, darunter:

• Marketingagenturen: Diese können sich auf Social-Media-Kampagnen, E-Mail-Marketing oder Markenstrategie konzentrieren.

• Recruitment-Agenturen: Diese verbinden Arbeitgeber mit Arbeitssuchenden, oft mit einem Schwerpunkt auf bestimmten Branchen oder Rollen.

• Kreativagenturen: Diese arbeiten unter anderem in den Bereichen Grafik- und Webdesign, Illustration, Fotografie oder Videoproduktion.

Sie können Ihren Lebensunterhalt verdienen, indem Sie Ihre Fähigkeiten für Kundenarbeit einsetzen. Anstatt als einzelne/r Freiberufler/in aufzutreten, können Sie eine erkennbare Marke mit einem Namen, einer Website und verfeinerten Angeboten etablieren. Sie können auch ein Team einstellen, das mehr Kundinnen und Kunden auf einmal betreut. Das kann ein wirksames Mittel sein, um sich in Ihrem Bereich einen Namen zu machen und gleichzeitig mehr Kontrolle über Ihr Berufsleben zu behalten.

Viele Unternehmen verlassen sich auf Agenturen. Nicht jedes Unternehmen möchte für jedes Fachgebiet internes Personal einstellen. Stattdessen suchen Unternehmen oft nach Agenturen mit nachgewiesenen Erfolgsbilanzen, ganz bestimmten Fähigkeiten oder der Agilität, schnell Ergebnisse zu liefern. Wenn Sie ein dringendes Problem mit konstanten Ergebnissen lösen können, besteht eine gute Chance, dass Ihre Agentur erfolgreich sein wird.

Welche Schritte sollten Sie unternehmen, um eine Agentur zu gründen?

Es gibt eine Reihe grundlegender Schritte, um eine Agentur zu gründen. Hier sind die wichtigsten Aufgaben, die Sie in der Regel während der Start-up-Phase ausführen:

Dienstleistungen definieren

Klären Sie zunächst, welche Dienstleistungen Sie anbieten möchten. Wenn Sie im Marketing tätig sind, liegt Ihr Fokus auf Social Media, Contentstrategie, E-Mail-Trichtern oder groß angelegten Markenstrategien? Wenn Sie im Recruiting tätig sind, sind Sie spezialisiert auf Technologie, Finanzen, Gesundheitswesen oder einen Schnittpunkt dieser Sektoren? Wenn Sie Designer/in sind, bieten Sie Web-, Print- oder Produktarbeiten an? Beachten Sie Ihre Stärken, wenn Sie Ihre Kerndienstleistungen auswählen.

Obwohl es verlockend ist, zu allem Ja zu sagen (besonders zu Beginn), kann das Ihre Positionierung schwächen. Spezialisierte Dienstleistungen helfen Ihnen, sich von der Masse abzuheben, während Kundinnen und Kunden, die auf der Suche nach Ihren Talenten sind, Sie leichter finden.

Ihren Namen und Ihre rechtliche Struktur auswählen

Überlegen Sie sich einen Namen für Ihre Agentur, der Ihre Mission widerspiegelt und leicht zu merken ist. Das kann Ihr persönlicher Name oder etwas Eindeutiges sein, das Sie als Marke positioniert. Überprüfen Sie die Verfügbarkeit der Domain, um sicherzustellen, dass Sie Ihre bevorzugte Website-URL erhalten können, und wählen Sie dann eine rechtliche Struktur aus. Dies sind gängige Optionen:

• Einzelunternehmen: Dies ist oft am einfachsten einzurichten, aber Sie übernehmen die persönliche Haftung.

• Limited Liability Company (LLC, Gesellschaft mit beschränkter Haftung): LLCs bieten Schutz vor persönlicher Haftung und sind bei kleinen Agenturen beliebt.

• Corporation (Kapitalgesellschaft): Die Gründung einer Kapitalgesellschaft ist bei größeren Unternehmen üblicher, da sie komplexere Einreichungen erfordern.

Recherchieren Sie die örtlichen Vorschriften, ziehen Sie eventuell einen Buchhaltungs- oder Rechtsfachkraft zurate und erfüllen Sie alle Registrierungsanforderungen.

Einfaches Portfolio erstellen

Selbst wenn Sie nur eine Handvoll Projekte durchgeführt haben, sammeln Sie diese Beispiele in einem ausgefeilten Online- oder physischen Portfolio. Die Menschen möchten sehen, was Sie gemacht haben. Wenn Sie neu sind und nicht viele Beispiele haben, arbeiten Sie an ein paar Pilotprojekten (kostenlos oder zu einem reduzierten Preis), um Arbeiten zu erstellen, die Ihre Fähigkeiten unter Beweis stellen. Potenzielle Kundschaft möchte oft Ihr Portfolio überprüfen, bevor sie sich mit Ihnen in Verbindung setzt, also halten Sie es auf dem neuesten Stand.

Finanzen verfolgen

Eröffnen Sie eine Geschäftskonto und verfolgen Sie Ihre Finanzen sorgfältig. Wählen Sie eine Buchhaltungs-Software, um Ausgaben und Einnahmen zu erfassen und während der Steuersaison zu helfen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie vorgehen sollten, sprechen Sie mit einem/einer Finanzberater/in. Am wichtigsten ist, dass Sie Ihre persönlichen und geschäftlichen Finanzen getrennt halten: Dann können Sie viel einfacher ermitteln, wohin Ihr Geld fließt, und messen, wie Sie insgesamt dastehen.

Markenpräsenz aufbauen

Ihre Agentur benötigt mindestens eine Website, auf der beschrieben wird, was Sie tun, mit welchen Kundenarten Sie zusammenarbeiten und wie Sie kontaktiert werden können. Dazu können Sie eine einfache Landing Page oder eine vollständige Website mit Fallstudien und einem Blog nutzen. Denken Sie an eine visuelle Identität – die Farben, Schriftarten und Bilder, die Kundschaft mit Ihrer Agentur assoziieren soll. Sie können das minimal halten, aber Konsistenz ist wichtig. Ein paar Social-Media-Konten können auch dazu beitragen, Arbeit anzuziehen. Präsentieren Sie sich auf eine Weise, die bei der Kundengruppe Anklang findet, die Sie anziehen möchten.

Welche Tools benötigen Sie, um eine Agentur zu führen?

Eine Agentur erfordert kreative Energie und administrative Disziplin. Die Auswahl der richtigen Tools für Ihre Arbeit kann Ihnen helfen, Ihre Arbeit zu verwalten, sich mit Menschen zu verbinden und vieles mehr. Hier sind einige, die Sie in Betracht ziehen sollten:

• Projekt- und Aufgabenmanagement-Software: Eine zentrale Plattform, auf der Sie sehen können, wer woran arbeitet und wann das Projekt fällig ist, hilft Ihnen, verpasste Fristen zu vermeiden. Einige Software-Optionen eignen sich für kleine Teams zu geringen oder gar keinen Kosten. Achten Sie auf Funktionen wie die Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen, Fälligkeitsdaten festzulegen und Dateien freizugeben.

• Kommunikations- und Zusammenarbeits-Apps: Sie benötigen wahrscheinlich eine Chat- und Videokonferenzplattform, um sich mit potenzieller Kundschaft und Ihrem Team zu treffen. Obwohl E-Mails am besten für bestimmte Aufgaben geeignet sind, kann ein kurzes Meeting eine effektive Möglichkeit sein, Ziele festzulegen und den aktuellen Stand abzufragen. Das Aufzeichnen von Aktionspunkten nach Videoanrufen kann dazu beitragen, Projekte auf Kurs zu halten.

• Rechnungsstellung und Buchhaltung: Sie beginnen vielleicht mit Tabellenkalkulationen, aber es lohnt sich, ein effizientes System zu verwenden, das Ihre Abrechnungs-, Zahlungsverfolgungs- und Finanzberichterstattungsprozesse vereinheitlicht. Zuverlässige Rechnungsstellungs-Software kann Fehler und Verwaltungsaufwand minimieren und Ihnen Zeit sparen. Allerdings benötigen Sie immer noch eine separate Methode (z. B. eine einfache Buchhaltungsplattform), um Umsatz, Ausgaben und Gewinne zu erfassen.

• Zahlungsplattformen: Alle Unternehmen benötigen einen vertrauenswürdigen Zahlungsabwickler. Stripe ist dafür bekannt, entwicklerfreundlich zu sein, aber Sie können auch dann davon profitieren, wenn Sie nicht eigenen Code programmieren. Stripe unterstützt einmalige Rechnungen, wiederkehrende Abrechnung und Zahlungslinks, die Sie in Ihre Angebote oder Ihre Website einbetten können. Es lässt sich auch in viele Systeme integrieren, die Sie möglicherweise bereits für die Buchhaltung oder den E-Commerce verwenden, sodass Sie nicht verspätete Zahlungen verfolgen oder Einzahlungen verwalten müssen. Sobald Sie ein Stripe-Konto erstellt haben, können Sie problemlos Kredit- und Debitkarten, Banküberweisungen und andere Zahlungsmethoden akzeptieren.

Wie gewinnen Sie Kundschaft für Ihre Agentur?

Sobald Sie Ihre Dienstleistungen, rechtliche Struktur und Marke etabliert haben, ist es an der Zeit, zahlende Kundschaft zu gewinnen. Marketing mag auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, aber eigentlich geht es nur darum, Beziehungen aufzubauen. Hier sind ein paar Ansätze, die helfen können:

• Empfehlungen nutzen: Empfehlungen können ein guter Anfang sein. Lassen Sie Ihre Kontakte wissen, dass Sie für Projekte bereit sind. Sprechen Sie mit ehemaligen Kolleginnen und Kollegen, Klassenkameradinnen und -kameraden oder Bekannten, die Ihre Hilfe brauchen könnten oder Sie jemandem vorstellen können, der sie braucht. Mundpropaganda kann zu neuer Kundschaft führen, besonders, wenn Sie gute Arbeit geleistet haben.

• Social Media strategisch einsetzen: Finden Sie eine oder zwei Plattformen, die zu Ihrer Marke passen. Teilen Sie kleine Fallstudien oder Einblicke hinter die Kulissen Ihrer Arbeit. Zeigen Sie, wie Sie Probleme lösen. Stellen und beantworten Sie Fragen in öffentlichen Threads, um Ihr Fachwissen zu zeigen. Vermeiden Sie es jedoch, Menschen mit zu vielen oder irrelevanten Inhalten zu spammen.

• Auf Kontaktaufnahme konzentrieren: Sie könnten potenzieller Kundschaft E-Mails oder Nachrichten senden. Beanspruchen Sie dabei aber nicht zu viel Zeit. Teilen Sie kurz und bündig mit, wer Sie sind, was Sie tun und wie Sie helfen können. Zeigen Sie echtes Interesse am Unternehmen oder Schwerpunktbereich einer Person. Dieser Ansatz funktioniert nicht jedes Mal, aber wenn Sie sich auf Kontakte konzentrieren, die zu Ihrer Agentur passen könnten, kann dies Beziehungen aufbauen und zu Aufträgen führen.

• Content-Marketing in Betracht ziehen: Das Schreiben von Blogbeiträgen, Newslettern oder kurzen Leitfäden kann Ihre Sichtbarkeit erhöhen. Indem Sie Ihr Fachwissen zu relevanten Themen präsentieren, könnten Menschen, die Hilfe beim Schließen von Qualifikationslücken benötigen, Ihre Inhalte finden und sich mit Ihnen verbinden. Wenn Sie nicht besonders gut schreiben können, sollten Sie stattdessen kurze Videos oder Audioclips verwenden. Ziel ist es, Ihr Wissen unter Beweis zu stellen.

• Lokale Netzwerke nutzen: Persönliche Begegnungen mit Menschen sind in einigen Bereichen immer noch ein wichtiger Bestandteil der Geschäftsführung. Wenn dies auf Ihr Unternehmen zutrifft, sollten Sie in Erwägung ziehen, an lokalen Treffen, Unternehmensverbänden oder speziellen Veranstaltungen teilzunehmen. Persönliche Kontakte zu knüpfen, kann dazu beitragen, dass sich die Menschen besser an Sie erinnern, als bei einer kurzen E-Mail.

Wie viel sollten Sie für die Dienstleistungen Ihrer Agentur berechnen?

Die Preisgestaltung ist eine der größten Herausforderungen für neue Inhaber/innen. Die Festlegung des besten Preises hängt von Ihrer Erfahrung, der Nachfrage nach dem, was Sie tun, und dem Wert Ihrer Arbeit für die Kundschaft ab. Hier sind drei gängige Preisstrukturen und deren Vor- und Nachteile.

Stundensätze

Vorteile

• Ein Stundensatz ist einfach zu berechnen.

• Kundinnen und Kunden zahlen für die Zeit, die Sie tatsächlich gearbeitet haben.

Nachteile

• Diese Preisgestaltung belohnt nicht effiziente Arbeit. Wenn Sie Ihre Fähigkeiten ausbauen und im Laufe der Zeit schneller arbeiten, werden Sie möglicherweise weniger bezahlt, wenn Ihr Tarif gleich bleibt.

• Eine stündliche Abrechnung kann die Kundschaft nervös machen, wenn sie nicht weiß, wie viele Stunden ein Projekt in Anspruch nehmen wird.

Gebühren auf Projektbasis

Vorteile

• Vorhersehbare Preise kommen beiden Parteien zugute.

• Die Abrechnung nach Projekt belohnt die Effizienz, da eine frühere Fertigstellung Ihr Einkommen nicht senkt.

Nachteile

• Diese Methode erfordert eine sorgfältige Abwägung der Kosten. Wenn Sie die Komplexität eines Projekts unterschätzen, können Sie für die gleiche Pauschalgebühr zusätzliche Arbeit leisten.

• Es ist schwieriger, Ihre Gebühr anzupassen, wenn Kundinnen und Kunden während eines Projekts Aufgaben hinzufügen.

Vorschüsse

Vorteile

• Vorschüsse versorgen Ihre Agentur jeden Monat mit vorhersehbarem wiederkehrenden Umsatz.

• Sie können Ihnen helfen, eine langfristige Arbeitsbeziehung mit Kundinnen und Kunden aufzubauen.

Nachteile

• Diese Preisstruktur erfordert Vertrauen. Kundinnen und Kunden zögern möglicherweise, sich für monatliche Zahlungen zu verpflichten, wenn sie Sie oder Ihre Arbeit nicht gut kennen.

• Sie müssen zeigen, wie Sie jeden Monat konsistent einen Mehrwert schaffen.

Was sind die größten Herausforderungen bei der Gründung einer Agentur?

Eine Agentur zu führen, beinhaltet mehr als kreatives Brainstorming und Marketing. Es kann ein hartes Unterfangen mit echten Hindernissen sein. Hier sind Herausforderungen, auf die Sie sich vorbereiten sollten:

Regelmäßig neue Kundschaft finden

Die meisten Agenturen haben Schwierigkeiten, wenn sie keine zuverlässige Möglichkeit haben, neue Kundschaft zu gewinnen. Man gerät leicht in den Teufelskreis hektischer Verkaufsbemühungen, wenn die Liquidität knapp ist, und Unterlassen der Kontaktaufnahme, sobald ein Projekt gesichert ist. Dieser Zyklus kann sehr stressig sein. Wenn Sie zudem keine Strategie für die Zukunft entwickeln, kann dies Ihr Wachstumspotenzial einschränken. Halten Sie Ihre Marketingbemühungen konsistent und knüpfen Sie weiterhin neue Kontakte, damit Sie einen stetigen Strom von Leads aufrechterhalten.

Skalierung, wenn Sie größere Projekte erhalten

Es kann schwieriger werden, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten, wenn Ihr Kundenstamm wächst. Plötzlich brauchen Sie mehr Leute oder spezialisiertere Talente, um die Arbeitslast zu bewältigen. Wenn Sie jedoch einfach Personal einstellen, ohne zu wissen, wie groß Ihr Team sein sollte (und wie viele Mitarbeiter/innen Sie sich leisten können), kann dies Ihre Agentur zum Scheitern bringen. Definieren Sie Ihre Einstellungsprozesse und den Umfang der einzelnen Rollen, damit Projekte nicht außer Kontrolle geraten. Gute Projektmanagementtools und eine klare Kommunikation können helfen, aber der Übergang von einem kleinen Geschäft zu einer großen Agentur kann schwierig sein.

Finanzen verwalten

Viele Agenturen lernen auf die harte Tour, dass monatliche Rechnungen nicht immer zu pünktlichen Zahlungen führen. Bei manchen Kundinnen und Kunden kann es sein, dass man Wochen oder Monate auf die Zahlung wartet. Sie müssen genügend Geld in Rückstellung haben, um in der Zwischenzeit Ihre Gemeinkosten und Mitarbeitergehälter zu decken. Die Verfolgung, wie Geld ein- und ausgeht, ist eine fortlaufende, tägliche Priorität. Die Nutzung von Funktionen wie wiederkehrende Abrechnung und Teileinzahlungen kann Ihnen helfen, Cashflowprobleme zu vermeiden.

Wie skalieren Sie eine Agentur effektiv?

Wenn Ihr Umsatz stabil und die Nachfrage konstant ist, ist es möglicherweise an der Zeit, zu expandieren. Zu schnelles oder auf die falschen Bereiche ausgerichtetes Wachstum kann Ihre Agentur aber zum Scheitern bringen. Erwägen Sie, die folgenden Maßnahmen zu ergreifen, wenn Sie die Skalierung planen:

Die richtigen Mitarbeiter/innen einstellen

Auf den ersten Blick sind Sie vielleicht eine Einzelunternehmeragentur. Wenn Ihr Unternehmen wächst, werden Sie feststellen, dass Sie nicht jede Aufgabe alleine bewältigen können, also müssen Sie Mitarbeiter/innen einstellen. Stellen Sie dabei Fragen zu diesen Faktoren:

• Kernfunktionen: Welche Funktionen fehlen Ihnen? Vielleicht haben Sie die allgemeine Strategie gut unter Kontrolle, brauchen aber solide Texter/innen oder erfahrene Medienkäufer/innen.

• Mitarbeitertyp: Benötigen Sie Vollzeit-, Teilzeit- oder Vertragshilfe? Einige Agenturen arbeiten am besten mit verschiedenen Auftragnehmer/innen, während andere festangestellte Mitarbeiter/innen für die interne Zusammenarbeit bevorzugen.

• Qualität: Wie erhalten Sie die Qualität aufrecht? Stellen Sie einen Prozess für Schulungen und Feedback auf. Wenn mehrere Personen inkonsistente Arbeit leisten, kann das Ihrer Marke schaden.

Wiederholbare Prozesse erstellen

Die Formalisierung der Art und Weise, wie Sie Projekte durchführen, spart Zeit und Energie. Schreiben Sie Dokumente oder nehmen Sie Videos auf, in denen Sie zeigen, wie Sie mit Themen von Kunden-Onboarding bis hin zu Übertragung der endgültigen Dateien umgehen. Die Prozesse sollten Checklisten, Dateinamenskonventionen, Cc-Empfänger von E-Mails und Verwaltung von Revisionen oder Änderungen des Umfangs umfassen. Das mag mühsam klingen, aber gut dokumentierte Verfahren helfen Ihnen, ein höheres Volumen zu bewältigen und dennoch qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten.

Dienstleistungen durchdacht erweitern

Sobald Sie eine kleine Liste zufriedener Kundinnen und Kunden haben, stellen Sie möglicherweise fest, dass sie ähnliche Bedürfnisse haben. Wenn Sie beispielsweise Websites entwerfen, brauchen einige Kundinnen und Kunden möglicherweise auch eine laufende Websiteverwaltung oder Hilfe bei der Suchmaschinenoptimierung (SEO). Sehen Sie dies als Chance, die Dienstleistungen Ihrer Agentur zu erweitern. Gehen Sie dabei aber bedacht vor: Wenn Sie zu viele neue Angebote auf einmal hinzufügen, könnte dies Ressourcen belasten oder die Qualität beeinträchtigen. Fangen Sie klein an, um die Nachfrage zu testen und die Rentabilität zu überwachen. Wenn eine neue Dienstleistung profitabel und gefragt ist, kann es sich lohnen, sie in Ihre Liste von Dienstleistungen aufzunehmen.

Marke stärken

Wachstum bedeutet oft, Ihre Website zu aktualisieren, um Ihr breiteres Team widerzuspiegeln, Ihre visuelle Identität zu überarbeiten oder Ihre Botschaften auf spezialisiertere oder hochwertigere Angebote zu konzentrieren. Wenn Sie wachsen, ziehen Sie wahrscheinlich größere Kunden an, die Beweise für Ihre Fähigkeiten sehen möchten, wie z. B. Testimonials, Fallstudien und Medienberichterstattung. Sammeln Sie diese und präsentieren Sie sie, damit potenzielle Kundschaft sich sicher fühlt, Sie gegenüber jemand anderem zu wählen.

Qualität und Kultur bewahren

Auch ein Büro mit nur drei oder vier Angestellten sollte ein übergreifendes Ethos oder Leitbild haben. Wie Sie miteinander umgehen, wie Sie mit Kundinnen und Kunden interagieren und was Sie als Agentur schätzen, spiegelt sich in Ihrer Arbeit wider. Wenn Sie sich sehr um Ihre Kundschaft kümmern oder durch Kreativität hervorstechen, ist das Teil Ihrer Identität. Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeiter/innen zu der Umgebung passen, die Sie aufbauen. Halten Sie außerdem die Qualität von Kundeninteraktionen aufrecht, indem Sie stets klar kommunizieren, Fristen einhalten und Arbeit leisten, die echte Probleme löst.