El software de punto de venta (POS) para automóviles ha recorrido un largo camino desde sus inicios con terminales engorrosos y sistemas desconectados. Hoy en día, ejecuta operaciones de atención al público, vincula el historial de servicio con los pagos, se sincroniza con el inventario en tiempo real y ayuda a los talleres de automoción a ofrecer una experiencia superior al cliente.

El sector automovilístico mundial tuvo una valoración de unos 4,36 billones de dólares en 2024; por otro lado, el software POS es la columna vertebral de las operaciones minoristas. A continuación explicamos cómo funcionan estos modernos sistemas, qué es lo que hay que tener en cuenta a la hora de elegir el adecuado para tu empresa y cómo plataformas como Stripe pueden ayudar a los talleres de automoción.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es el software POS para automóviles?
  
• ¿Cómo funciona el software POS para automóviles?
  
• ¿Qué deben buscar las empresas en un software de sistema POS para automóviles?
  
• ¿Cómo se integra Stripe con los sistemas POS para automóviles?
  

¿Qué es un software de sistema POS para automóviles?

El software de sistema POS para automóviles es la herramienta que mantiene en funcionamiento los concesionarios de automóviles, los talleres de reparación y las tiendas de repuestos. Gestiona el proceso de pago (recibir pagos y emitir recibos), realiza un seguimiento del inventario de piezas, gestiona los registros de vehículos y servicios, organiza las órdenes de trabajo y almacena la información del cliente.

A diferencia de los sistemas POS de uso general, las versiones para automóviles se construyen en torno a las realidades de las empresas automotrices y de servicios. Eso significa que incluyen herramientas para presupuestar reparaciones, vincular compras a vehículos específicos y extraer el historial de servicio por número de identificación del vehículo. A menudo se conectan a sistemas más grandes, como catálogos de piezas, guías de reparación y software de concesionarios. Al centralizar los datos de inventario, transacciones y servicios, el software POS para automoción puede minimizar errores, acelerar el trabajo diario y mejorar la experiencia del cliente.

¿Cómo funciona el software POS para automóviles?

El software de punto de venta para automóviles conecta todo lo que sucede en el mostrador, en el lote y en la bahía de servicio con los sistemas que mantienen el negocio en funcionamiento. Es el motor del flujo de trabajo para los talleres de reparación, los mostradores de piezas y las operaciones de los concesionarios. Se ejecuta en un ordenador o en una plataforma en la nube y, por lo general, se conecta con escáneres de códigos de barras, impresoras de recibos y terminales de pago.

Así es como funciona el software POS para automóviles durante una transacción típica de un cliente.

Tickets, presupuestos y órdenes de trabajo

Un cliente entra y necesita un servicio o producto. En el sistema POS, el trabajador:

• Crea un ticket u orden de trabajo.

• Selecciona un servicio, como un cambio de neumáticos, un trabajo de frenos o una comprobación de diagnóstico.

• Añade las piezas o productos necesarios al trabajo.

• Escanea códigos de barras o busca por número de pieza.

• Elabora un presupuesto que puede aprobarse y convertirse en una factura.

Datos del cliente y del vehículo

A diferencia de una cafetería o una ferretería, la mayoría de las transacciones en los negocios de automóviles están vinculadas a un vehículo específico. Un sistema POS para automóviles solicitará al usuario que vincule el ticket a un perfil de cliente para que pueda obtener datos almacenados del vehículo, marca o modelo, kilometraje e historial de servicio. El sistema POS debe ser capaz de rastrear varios vehículos por cliente si es necesario y hacer referencia a reparaciones anteriores o compras de piezas para informar las recomendaciones actuales. Esta funcionalidad puede dar a los empleados un contexto importante, señalar problemas de garantía y facilitar ventas adicionales más inteligentes. Con el tiempo, construye un historial para cada vehículo.

Procesamiento de pagos

Una vez que se añade todo (por ejemplo, servicios, mano de obra, piezas, tarifas), el sistema POS calcula el total. A partir de ahí, el software cambia al modo de pago. Este acepta los métodos de pago, por ejemplo tarjetas de crédito, tarjetas de débito, monederos digitales (p. ej., Apple Pay, Google Pay) y tarjetas de crédito de la tienda. También calcula impuestos y descuentos y gestiona pagos fraccionados u opciones de financiación.

Con un procesador de pagos integrado, no tienes que cambiar entre sistemas ni introducir manualmente los totales. El terminal de la tarjeta extrae el importe directamente del sistema POS para un proceso de compra más rápido y preciso. Después de la aprobación, el sistema registra el pago y envía o imprime el recibo.

Integración de sistemas

Los sistemas POS de automoción suelen tener integraciones nativas o de interfaz de programación de aplicaciones (API) con:

• Plataformas contables

• Catálogos de proveedores para pedidos de piezas en el sistema o búsquedas de existencias

• Bases de datos de reparación para guías de mano de obra y especificaciones de servicio

• E-Commerce o plataformas de reserva de citas

• Paneles de control o servicios móviles en varias ubicaciones

Una vez completada la transacción, el software puede actualizar todos los demás sistemas en segundo plano. El sistema puede:

• Deducir del inventario las piezas usadas o los artículos vendidos.

• Registrar la mano de obra y los materiales en el historial de servicio del vehículo.

• Actualizar el perfil del cliente con la nueva transacción.

• Marcar los artículos de poco stock y activar automáticamente los flujos de trabajo de reposición.

Todos estos datos están disponibles para su posterior elaboración de informes sobre ventas, uso de piezas, productividad de los técnicos y mucho más.

¿Qué deben buscar las empresas en un software de sistema POS para automóviles?

En el sector del automóvil, un sistema POS es fundamental para el funcionamiento de las empresas, desde la gestión de inventarios complejos hasta el seguimiento de los trabajos de reparación y el cobro de pagos en varios departamentos. A continuación, se analizan más de cerca las capacidades que debes priorizar a la hora de evaluar un sistema POS para automóviles.

Gestión de inventario

El inventario de piezas es una de las cosas más difíciles de administrar en un negocio de automoción. Las unidades de mantenimiento de existencias (SKU) se superponen. La compatibilidad es importante. Algunos objetos se mueven rápido, mientras que otros no se mueven durante meses, pero son irremplazables cuando lo hacen.

Un sistema POS para automóviles debe ser capaz de:

• Realizar un seguimiento de los niveles de inventario en tiempo real a medida que se venden, instalan o transfieren las piezas.

• Manejar variantes (es decir, ajuste por marca, modelo o año), kits y artículos serializados.

• Activar alertas de existencias bajas y automatizar los pedidos si se alcanzan los umbrales.

• Integrarse con los catálogos de proveedores para comprobar la disponibilidad o realizar pedidos directamente desde la interfaz del sistema POS.

Flujo de trabajo del servicio

En un entorno de reparación o servicio, las transacciones se desarrollan en etapas. El sistema POS debe respaldar esa progresión:

• Generando y modificando presupuestos de servicios y piezas.

• Capturando la aprobación de los clientes y convirtiendo los presupuestos en órdenes de trabajo.

• Haciendo un seguimiento del estado del trabajo (por ejemplo, programado, en curso, en espera de piezas, completado).

• Generando la factura final sin ingresar datos redundantes.

Cuando se hace bien, esto crea una clara transferencia de asesor a técnico y a cajero.

Gestión de la relación con el cliente (CRM)

Como mínimo, el sistema POS necesita almacenar nombres y direcciones de correo electrónico para el CRM. Pero también debes buscar sistemas que incluyan:

• Registros del vehículo vinculados a cada cliente.

• Historial de compras y frecuencia de visitas.

• Campos para notas, preferencias, garantías e identificadores de flota.

Muchas plataformas de sistemas POS modernas también se están inclinando por la personalización mejorada por IA, como:

• Etiquetado automático de clientes basado en el comportamiento del servicio.

• Recordatorios de servicio predictivos basados en el kilometraje, los intervalos o el historial de reparaciones.

• Ofertas de marketing personalizadas activadas por patrones específicos de clientes.

Estas funciones permiten una personalización significativa y crean coherencia en varias visitas, independientemente del empleado encargado de gestionar el ticket.

Pagos

Las transacciones en el sector del automóvil varían mucho, desde ambientadores de 5 € hasta reparaciones de la transmisión de 3000 €. La configuración del pago tiene que adaptarse a esa diferencia. Tu sistema POS debe:

• Aceptar efectivo, tarjetas y monederos digitales.

• Aceptar opciones de código QR o enlace de pago para interacciones remotas o en la calle.

• Gestionar de forma segura transacciones de todos los tamaños.

• Procesar las transacciones directamente dentro de sí mismo, no como un flujo separado.

• Incluir terminales POS móviles para que los asesores de servicio puedan recibir el pago en cualquier lugar.

• Aceptar opciones como las de compra ahora y paga después y opciones de financiación interna.

Estas funcionalidades pueden mejorar el flujo de caja, reducir los cuellos de botella y ofrecer a los clientes más opciones en el proceso de compra.

Usabilidad

Los sistemas POS son utilizados por una gran variedad de empleados, por ejemplo los técnicos, el personal de mostrador y los gerentes. Eso significa que el sistema debe funcionar para todos ellos. Un buen sistema debe tener:

• Una interfaz sencilla que no requiera una formación exhaustiva.

• Capacidades de búsqueda rápida de piezas, servicios y registros de clientes.

• Diseños aptos para tabletas para equipos móviles o para uso en salas de exposición.

• Una configuración que no se ralentice bajo presión.

Si un nuevo empleado necesita una semana para aprender el sistema o un técnico experimentado evita usar las funciones clave porque no las encuentra en los menús, eso es una señal de advertencia.

Informes

Las empresas de automoción generan datos constantemente, pero los datos solo son útiles si el sistema POS puede mostrarlos de una manera digerible y procesable. Deberás contar con:

• Informes integrados de ventas, ingresos, uso de piezas y rendimiento del servicio.

• Métricas de inventario, como las tasas de rotación y la visibilidad del stock inactivo.

• Vistas personalizables para gerentes, propietarios y equipos financieros.

• Capacidad de exportación para conectarse a sistemas de contabilidad o herramientas de inteligencia empresarial.

Los informes deben ser capaces de mostrar lo que es rentable, lo que tiene un rendimiento inferior y lo que se pasa por alto sin necesidad de pasar horas en una hoja de cálculo.

Soporte en múltiples ubicaciones

Si tienes más de una tienda o tienes planes de expansión en el futuro, tu sistema POS debe escalar sin convertirse en un mosaico de sistemas desconectados. Considera la posibilidad de incorporar estas opciones:

• Inventario compartido entre ubicaciones, con seguimiento de transferencias.

• Registros consolidados de clientes y vehículos.

• Informes centralizados en todas las tiendas o bahías de servicio.

• Permisos basados en funciones y coherencia de precios a escala.

Los sistemas basados en la nube suelen estar mejor equipados para esto, ya que proporcionan actualizaciones en tiempo real en toda la red. De todos modos, incluso los negocios con una sola ubicación deben pensar en el futuro, porque migrar desde un sistema rígido más tarde es mucho más difícil que comenzar con uno que pueda crecer.

Integraciones de sistemas

Encuentra un sistema POS que se integre bien con las herramientas que ya usas. Estos pueden incluir:

• Plataformas de contabilidad como QuickBooks y Xero.

• Bases de datos de proveedores para búsquedas de piezas y pedidos directos.

• CRM y herramientas de marketing para flujos de trabajo de retención.

• Sistemas de reservas en línea o plataformas de comercio electrónico para la venta de piezas.

Las integraciones pueden evitar entradas duplicadas, tasas de error más bajas y mantener todo sincronizado, lo cual cobra especial importancia cuando los mismos datos fluyen a través de varios departamentos.

Fiabilidad

Es posible que el software que funciona perfectamente en una demostración no tenga las mismas prestaciones en una tienda con un tráfico elevado en una tarde de mucho trabajo. Averigua:

• Qué sucede si se cae Internet y si el sistema puede funcionar sin conexión.

• El grado de respuesta del soporte técnico, especialmente durante el horario comercial.

• Con qué frecuencia se actualiza el software y si las actualizaciones son automáticas.

• Lo que dicen los usuarios actuales en testimonios, foros y reseñas.

Tu sistema POS se convertirá en la infraestructura central de tu tienda. Elige uno respaldado por un socio que sea estable, receptivo y que no deje de invertir de forma activa en el desarrollo.

Información mejorada con IA

La IA está empezando a aparecer en aplicaciones empresariales reales. En los sistemas POS para automóviles, eso incluye:

• Predecir la demanda de piezas en función de las tendencias históricas y la estacionalidad.

• Marcar intervalos de servicio inusuales u oportunidades de ventas adicionales perdidas.

• Potenciar las interfaces de chat para recordatorios de citas o actualizaciones de estado.

Sincronización omnicanal

La línea entre «online» y «en la tienda» se está desvaneciendo rápidamente. Los sistemas POS se están adaptando con funcionalidades que:

• Sincronizan el inventario en todas las ubicaciones de comercio electrónico y minoristas en tiempo real.

• Permiten que los clientes reserven piezas o servicios en línea y luego finalicen la operación de forma presencial.

• Garantizan la coherencia de los precios, las promociones y los datos de los clientes en todos los canales.

Incluso las tiendas independientes se benefician cuando la reserva de citas, el historial de servicio y la facturación se conectan, tanto si el cliente comienza en un sitio móvil como en el mostrador.

¿Cómo se integra Stripe con los sistemas POS de automoción?

Stripe no es un sistema POS para talleres mecánicos, pero funciona directamente con este software. El software de sistema POS se integra con Stripe Payments, lo que a su vez crea mejores opciones de pago en línea y sin conexión para los clientes de los talleres de automóviles.

Si vas a diseñar o adquirir un sistema POS para automóviles, esto es lo que Stripe puede hacer por tu empresa.

Pagos en persona

Las plataformas POS se integran con Stripe Terminal para el hardware del lector de tarjetas y el procesamiento de pagos. Esto permite que el sistema POS:

• Acepte pagos directamente desde la pantalla principal del proceso de compra sin cambiar de dispositivo ni introducir manualmente los totales.

• Acepte formas de pago modernas como Tap to Pay y monederos digitales.

• Mantenga la información del cliente y del pago en el mismo lugar, lo que es importante para los recibos, los informes y el historial del servicio.

Stripe también se encarga del cifrado, las comprobaciones de fraude y el cumplimiento de la normativa para que la empresa no tenga que hacerlo.

Opciones de pago

Stripe también acepta una gama más amplia de métodos de pago. Eso incluye:

• Las principales tarjetas de crédito y débito.

• Monederos digitales como Apple Pay, Google Pay y Samsung Pay.

• Opciones de tipo «compra ahora, paga después» como Affirm, Klarna y Afterpay o Clearpay.

BNPL es especialmente útil en la reparación de automóviles. Si tienes una reparación de transmisión costosa y el cliente no esperaba ese coste, ofrecer una forma de dividirlo en cuotas, justo en el momento de finalizar la compra, puede marcar la diferencia a la hora de obtener la aprobación.

Datos de pago unificados

Muchas empresas del sector de la automoción tienen algún tipo de componente en Internet, como una tienda de e-commerce para repuestos, un sistema de reservas para citas de servicio o simplemente pago por enlace para transacciones remotas. Stripe combina los pagos por Internet y sin conexión en un único sistema.

Con Stripe, un sistema POS puede procesar pagos por Internet, adaptarlos a la actividad en la tienda e informar de todo en un solo lugar. El mostrador de piezas, el sitio web y la pantalla del proceso de compra móvil se vinculan al mismo back-end de pago, y los perfiles de pago del cliente se transfieren a todas las visitas y plataformas. Stripe puede incluso enviar estos datos de pago a un almacén de datos o a una herramienta de análisis si la empresa quiere ir más allá. Esto puede ser útil para operaciones con múltiples ubicaciones o talleres de rápido crecimiento que desean comprender qué es lo que impulsa los ingresos.

Seguridad y velocidad

Las transacciones en el sector de la automoción suelen generar facturas elevadas, especialmente en los concesionarios o durante reparaciones importantes. Necesitas que tu sistema de pagos funcione de forma rápida y segura.

La infraestructura de Stripe es capaz de gestionar pagos de gran volumen y alto valor sin que se congelen ni se produzcan retrasos. También alivia las partes más problemáticas del cumplimiento de la normativa y la protección contra el fraude, ya que mantiene los datos sin procesar de las tarjetas fuera del sistema POS por completo.

Stripe Radar utiliza el reconocimiento de patrones basado en cientos de miles de millones de puntos de datos. Esto implica una detección del fraude más inteligente que detecta las transacciones sospechosas sin marcar por error cada compra importante como posible fraude.

Fácil integración

Stripe es relativamente fácil de integrar desde el punto de vista del software. Muchas plataformas autocentradas lo utilizan porque no necesitan seis meses de idas y venidas con un procesador heredado para que funcione. Stripe proporciona las soluciones de API y SDK que permiten a los desarrolladores integrar pagos rápidamente, ya sea en persona, en línea o ambos.

Servicios adicionales

Stripe habilita servicios adicionales que van más allá de las transacciones:

• Stripe Capital impulsa las opciones de financiación integradas directamente a través de plataformas POS. Los talleres pueden acceder a financiación, como un préstamo de capital circulante, en función de sus volúmenes de pago. La aprobación depende de sus ventas, no de una aplicación separada, y el reembolso está vinculado al volumen diario de transacciones.

• Stripe admite el procesamiento de pagos en múltiples monedas y países. Esto permite a las empresas abrirse a otros mercados internacionales, ya sea que estén vendiendo piezas en el extranjero o abriendo una segunda ubicación en un nuevo mercado.