POS-software (point-of-sale) voor de autobranche heeft de onhandige betaalterminals en losgekoppelde systemen van vroeger ver achter zich gelaten. Tegenwoordig wordt deze software gebruikt om front-of-house-activiteiten uit te voeren, servicegeschiedenis aan betalingen te koppelen, in real time te synchroniseren met de voorraad en autowerkplaatsen te helpen een superieure klantervaring te bieden.

De wereldwijde auto-industrie werd in 2024 gewaardeerd op ongeveer $ 4,36 biljoen en POS-software vormt de ruggengraat van de retailactiviteiten. Hieronder leggen we uit hoe deze moderne systemen werken, waar je op moet letten bij het kiezen van het juiste systeem voor je onderneming en hoe platforms zoals Stripe autozaken kunnen helpen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is POS-software voor de autobranche?
  
• Hoe werkt POS-software voor de autobranche?
  
• Waar moeten ondernemingen op letten bij POS-software voor de autobranche?
  
• Hoe integreert Stripe met POS-systemen voor de autobranche?
  

Wat is POS-software voor de autobranche?

POS-software voor de autobranche is de tool die autodealers, reparatiewerkplaatsen en onderdelenwinkels draaiende houdt. Het zorgt voor het afrekenproces (het aannemen van betalingen en het uitgeven van ontvangstbewijzen), het bijhouden van de onderdelenvoorraad, het beheren van voertuig- en servicegegevens, het organiseren van werkorders en het opslaan van klantgegevens.

In tegenstelling tot POS-systemen voor algemeen gebruik, zijn de versies voor de autobranche gebouwd rond de realiteit van auto- en servicebedrijven. Dat betekent dat ze tools bevatten voor het opstellen van offertes voor reparaties, het koppelen van aankopen aan specifieke voertuigen en het ophalen van de servicegeschiedenis op voertuigidentificatienummer. Ze zijn vaak gekoppeld aan grotere systemen zoals onderdelencatalogi, reparatiehandleidingen en dealersoftware. Door voorraad-, transactie- en servicegegevens te centraliseren, kan POS-software voor de autobranche fouten minimaliseren, het dagelijkse werk versnellen en de klantervaring verbeteren.

Hoe werkt POS-software voor de autobranche?

POS-software voor de autobranche verbindt alles wat er aan de balie, op het terrein en in het servicestation gebeurt met de systemen die de onderneming draaiende houden. Het is de workflow-engine voor reparatiewerkplaatsen, onderdelendesks en dealeractiviteiten. Het draait op een computer of cloudplatform en maakt meestal verbinding met barcodescanners, kassabonprinters en betaalterminals.

Dit is hoe POS-software voor de autobranche werkt tijdens een typische klanttransactie.

Tickets, offertes en werkorders

Een klant loopt binnen en heeft een dienst of product nodig. De medewerker gebruikt het POS-systeem om:

• Een ticket of werkbon aan te maken

• Een service te selecteren, zoals een bandenwissel, remtaak of diagnostische controle

• Alle benodigde onderdelen of producten aan de taak toe te voegen

• Barcodes te scannen of een onderdeelnummer te zoeken

• Een offerte te maken die kan worden goedgekeurd en omgezet in een factuur

Klant- en voertuiggegevens

Anders dan in een café of bouwmarkt zijn de meeste transacties in autobedrijven gekoppeld aan een specifiek voertuig. Een POS-systeem voor de autobranche vraagt de gebruiker om het ticket te koppelen aan een klantprofiel, zodat de opgeslagen voertuiggegevens, merk of model, kilometerstand en onderhoudsgeschiedenis kunnen worden opgehaald. Het POS-systeem moet in staat zijn om indien nodig meerdere voertuigen per klant te volgen en te verwijzen naar eerdere reparaties of aankopen van onderdelen om de huidige aanbevelingen te onderbouwen. Deze functionaliteit kan werknemers belangrijke context geven, garantieproblemen signaleren en slimmere upsells faciliteren. In de loop van de tijd bouwt het een geschiedenis op voor elk voertuig.

Betalingsverwerking

Zodra alles is toegevoegd (bijv. diensten, arbeid, onderdelen, vergoedingen), berekent het POS-systeem het totaal. Van daaruit schakelt de software over naar de betaalmodus. Er is ondersteuning voor verschillende betaalmethoden, waaronder creditcards, debitcards, digitale wallets (Apple Pay, Google Pay) en winkeltegoed. De software berekent ook belastingen en kortingen en verwerkt gesplitste betalingen of financieringsopties.

Met een geïntegreerde betalingsverwerker hoef je niet tussen systemen te schakelen of handmatig totalen in te voeren. De kaartterminal haalt het bedrag rechtstreeks uit het POS-systeem voor een snellere, nauwkeurigere checkout. Na goedkeuring registreert het systeem de betaling en wordt het ontvangstbewijs verzonden of afgedrukt.

Systeemintegratie

POS-systemen voor de autobranhce hebben doorgaans systeemeigen integraties of API-integraties (Application Programming Interface) met:

• Accounting-platforms

• Leverancierscatalogi voor het bestellen van onderdelen in het systeem of het opzoeken van voorraden

• Reparatiedatabases voor arbeidsgidsen en servicespecificaties

• E-commercesystemen of platforms voor het boeken van afspraken

• Dashboards of mobiele diensten op meerdere locaties

Zodra de transactie is voltooid, kan de software elk ander systeem op de achtergrond bijwerken. Deze software kan:

• Gebruikte onderdelen of verkochte artikelen aftrekken van de voorraad

• De arbeid en materialen registreren in de onderhoudsgeschiedenis van het voertuig

• Het profiel van de klant bijwerken met de nieuwe transactie

• Artikelen die weinig voorraad hebben markeren en automatisch workflows voor opnieuw bestellen activeren

Al deze gegevens komen beschikbaar voor latere rapportage over verkoop, gebruik van onderdelen, productiviteit van monteurs en meer.

Waar moeten ondernemingen op letten bij POS-software voor de autobranche?

In de autobranche staat een POS-systeem centraal in de manier waarop een onderneming werkt, van het beheren van complexe voorraden tot het bijhouden van reparatieopdrachten en het innen van betalingen voor meerdere afdelingen. Hieronder gaan we dieper in op de mogelijkheden waaraan je prioriteit moet geven als je een POS-systeem voor de autobranche evalueert.

Voorraadbeheer

Onderdelenvoorraad is een van de moeilijkste dingen om te beheren in een autobedrijf. Voorraadeenheden (SKU's) overlappen elkaar. Compatibiliteit is belangrijk. Sommige artikelen verkopen snel, terwijl andere maandenlang op het schap blijven liggen, maar onvervangbaar zijn als dat gebeurt.

Een capabel POS-systeem voor de autobranche moet:

• Voorraadniveaus in real time volgen naarmate onderdelen worden verkocht, geïnstalleerd of overgedragen

• Overweg kunnen met varianten (d.w.z. montage per merk, model of jaar), kits en geserialiseerde items

• Waarschuwingen afgeven voor een lage voorraad en automatisch nabestellingen plaatsen als drempels worden bereikt

• Integreren met leverancierscatalogi om de beschikbaarheid te controleren of bestellingen rechtstreeks vanuit de POS-interface te plaatsen

Serviceworkflow

In een reparatie- of serviceomgeving ontvouwen transacties zich in fasen. Het POS-systeem moet die progressie ondersteunen door:

• Offertes te maken en bewerken voor diensten en onderdelen

• De goedkeuring van de klant vast te leggen en offertes om te zetten in werkorders

• De taakstatus bij te houden (bijv. gepland, in uitvoering, wachten op onderdelen, voltooid)

• De definitieve factuur te genereren zonder overbodige gegevensinvoer

Als het goed wordt gedaan, zorgt dit voor een duidelijke overdracht van adviseur naar monteur naar kassier.

Klantrelatiebeheer (CRM)

Het POS-systeem moet op zijn minst namen en e-mailadressen opslaan voor CRM. Maar je moet ook op zoek gaan naar systemen die het volgende bieden:

• Voertuiggegevens gekoppeld aan elke klant

• Aankoopgeschiedenis en bezoekfrequentie

• Velden voor opmerkingen, voorkeuren, garanties en vloot-ID's

Veel moderne POS-platforms maken ook steeds vaker gebruik van AI-verbeterde aanpassingen, zoals:

• Automatische klanttagging op basis van servicegedrag

• Voorspellende serviceherinneringen op basis van kilometerstand, intervallen of reparatiegeschiedenis

• Gepersonaliseerde marketingaanbiedingen die worden geactiveerd door specifieke klantpatronen

Deze functies maken zinvolle personalisatie mogelijk en zorgen voor consistentie bij meerdere bezoeken, ongeacht welk personeelslid het ticket afhandelt.

Betalingen

Transacties binnen de autobranche lopen sterk uiteen, van een luchtverfrisser van 5 dollar tot de revisie van een versnellingsbak voor 3.000 dollar. De betalingsconfiguratie moet daarop berekend zijn. Je POS-systeem moet:

• Contant geld, betaalkaarten en digitale wallets accepteren

• QR-codes en betaallinkopties accepteren voor interacties op afstand of op locatie

• Transacties van elke omvang veilig verwerken

• Transacties direct op zichzelf verwerken, niet als een aparte flow

• Mobiele POS-betaalterminals omvatten, zodat serviceadviseurs overal betalingen kunnen ontvangen

• Ondersteuning bieden voor opties zoals koop nu, betaal later (BNPL) en interne financiering

Deze mogelijkheden kunnen de cashflow verbeteren, knelpunten verminderen en klanten meer opties bieden bij het afrekenen.

Bruikbaarheid

Verschillende soorten medewerkers gebruiken POS-systemen, waaronder monteurs, baliemedewerkers en managers. Dat betekent dat het systeem voor hen allemaal moet werken. Een goed systeem moet beschikken over:

• Een eenvoudige interface die geen diepgaande training vereist

• Snelle zoekmogelijkheden voor onderdelen, diensten en klantgegevens

• Tabletvriendelijke lay-outs voor mobiele teams of gebruik in de showroom

• Een setup die niet vertraagt onder druk

Als een nieuwe medewerker een week nodig heeft om het systeem te leren kennen of als een doorgewinterde medewerker het gebruik van belangrijke functies vermijdt omdat ze bedolven liggen onder menu's, is dat een waarschuwingssignaal.

Rapportage

Autobedrijven genereren voortdurend gegevens, maar gegevens zijn alleen nuttig als het POS-systeem deze op een praktische manier kan weergeven. Je wilt:

• Ingebouwde rapporten voor verkoop, omzet, gebruik van onderdelen en serviceprestaties

• Voorraadstatistieken zoals omloopsnelheid en zichtbaarheid van dode voorraad

• Aanpasbare weergaven voor managers, eigenaren en financeteams

• Exportmogelijkheid voor koppeling met boekhoudsystemen of business intelligence-tools

Rapporten moeten kunnen laten zien welke bedrijfsonderdelen winstgevend zijn of juist ondermaats presteren en wat over het hoofd wordt gezien, zonder dat je uren spreadsheets moet analyseren.

Ondersteuning voor meerdere locaties

Als je meer dan één winkel runt of plannen hebt om in de toekomst uit te breiden, moet je POS-systeem kunnen worden opgeschaald zonder dat het een allegaartje wordt van niet-verbonden systemen. Overweeg ondersteuning voor:

• Gedeelde voorraad op verschillende locaties, met tracking van overdracht

• Geconsolideerde klant- en voertuiggegevens

• Gecentraliseerde rapportage in verschillende winkels of servicebalies

• Op rollen gebaseerde machtigingen en consistente prijzen op schaal

Cloudgebaseerde systemen zijn hier doorgaans beter voor uitgerust, omdat ze realtime updates over het hele netwerk bieden. Maar zelfs winkels met maar één locatie moeten vooruit denken, want later migreren van een rigide systeem is veel moeilijker dan beginnen met een systeem dat kan groeien.

Systeemintegraties

Zoek een POS-systeem dat goed kan worden geïntegreerd met de tools die je al gebruikt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

• Accountingplatforms zoals QuickBooks en Xero

• Leveranciersdatabases voor het opzoeken van onderdelen en directe bestellingen

• CRM- en marketingtools voor retentieworkflows

• Online boekingssystemen of e-commerceplatforms voor de verkoop van onderdelen

Een geïntegreerd systeem kan dubbele invoer van gegevens voorkomen, het foutenpercentage verlagen en alles gesynchroniseerd houden, wat vooral belangrijk is wanneer dezelfde gegevens door meerdere afdelingen stromen.

Betrouwbaarheid

Software die perfect werkt tijdens een demonstratie, valt misschien door de mand in een drukbezochte winkel op een drukke middag. Zoek uit:

• Wat er gebeurt als het internet uitvalt en of het systeem offline kan draaien

• Hoe responsief de ondersteuning is, vooral tijdens kantooruren

• Hoe vaak de software wordt geüpdatet en of updates automatisch zijn

• Wat huidige gebruikers zeggen in getuigenissen, forums en recensies

Je POS-systeem wordt de centrale infrastructuur van je winkel. Kies er een die wordt ondersteund door een partner die stabiel en responsief is en nog steeds actief investeert in ontwikkeling.

AI-verbeterd inzichten

AI begint zijn intrede te doen in echte bedrijfstoepassingen. In POS-systemen voor de autobranche wordt het onder andere gebruikt voor:

• Het voorspellen van de vraag naar onderdelen op basis van historische trends en seizoensinvloeden

• Het markeren van ongebruikelijke service-intervallen of gemiste upsell-kansen

• Het aansturen van chatinterfaces voor afspraakherinneringen of statusupdates

Omnichannel-synchronisatie

De grens tussen 'online' en 'in de winkel' vervaagt snel. POS-systemen passen zich aan door:

• Voorraad in real time te synchroniseren tussen E-commerce- en winkellocaties

• Klanten de mogelijkheid te bieden om onderdelen te reserveren of diensten online te boeken en vervolgens persoonlijk af te ronden

• Voor consistente prijzen, promoties en klantgegevens te zorgen via elk kanaal

Zelfs onafhankelijke winkels profiteren wanneer de afspraakplanning, servicegeschiedenis en facturatie allemaal met elkaar verbonden zijn, ongeacht of het contact met de klant op locatie of aan de balie van de zaak plaatsvindt.

Hoe integreert Stripe met POS-systemen voor de autobranche?

Stripe is geen POS-systeem voor de autobranche, maar het werkt rechtstreeks met deze software. POS-software kan worden geïntegreerd met Stripe Payments, wat vervolgens zorgt voor betere online en offline betaalopties voor klanten van autozaken.

Als je een POS-systeem voor de autobranche bouwt of koopt, lees dan hier wat Stripe voor je onderneming kunt doen.

Fysieke betalingen

POS-platforms integreren met Stripe Terminal voor kaartlezerhardware en betalingsverwerking. Hierdoor kan het POS-systeem:

• Betalingen ontangen rechtstreeks in het hoofdscherm van de afrekenomgeving zonder van apparaat te wisselen of handmatig totalen in te voeren

• Moderne betaalmethoden accepteren zoals Tap to Pay en digitale wallets

• Klant- en betalingsgegevens op dezelfde plek bewaren, wat belangrijk is voor ontvangstbewijzen, rapporten en servicegeschiedenis

Stripe zorgt ook voor versleuteling, fraudecontroles en compliance, zodat de onderneming daar geen omkijken naar heeft.

Betaalmogelijkheden

Stripe ondersteunt ook een breder scala aan betaalmethoden. Dat is inclusief:

• Belangrijkste creditcards en debitcards

• Digitale wallets zoals Apple Pay, Google Pay en Samsung Pay

• 'Koop nu, betaal later'-opties zoals Affirm, Klarna en Afterpay of Clearpay

'Koop nu, betaal later' is vooral handig voor autowerkplaatsen. Als je een dure reparatie van een versnellingsbak hebt en de klant had die kosten niet verwacht, kan het aanbieden van een manier om de betaling in termijnen te doen (direct bij het afrekenen) het verschil maken bij het krijgen van goedkeuring.

Gebundelde betaalgegevens

Veel autobedrijven hebben een online afdeling, zoals een webshop voor onderdelen, een boekingssysteem voor serviceafspraken of zelfs gewoon betaallinks voor transacties op afstand. Stripe combineert offline en online betalingen in één systeem.

Met behulp van Stripe kan een POS-systeem online betalingen verwerken, deze koppelen aan de activiteit in de winkel en alles op één plek rapporteren. De onderdelendesk, de website en het mobiele afrekenscherm zijn allemaal gekoppeld aan dezelfde betalingsbackend, en betaalprofielen van klanten worden overgedragen tussen bezoeken en platforms. Stripe kan deze betaalgegevens zelfs naar een datawarehouse of analysetool sturen als de onderneming dieper wil graven. Dit kan handig zijn voor activiteiten op meerdere locaties of voor snelgroeiende winkels die willen weten hoe ze hun omzet kunnen vergroten.

Beveiliging en snelheid

Bij transacties in de autobranche gaat het vaak om grote bedragen, vooral bij dealerbedrijven of voor grote reparaties. Daarom moet je betaalsysteem snel en veilig werken.

De infrastructuur van Stripe kan grote volumes betalingen van grote bedragen verwerken zonder vast te lopen of vertragingen te veroorzaken. Door onbewerkte betaalkaartgegevens volledig uit het POS-systeem te houden, worden ook de pijnlijkste onderdelen van compliance en fraudebescherming uit handen genomen.

Stripe Radar maakt gebruik van patroonherkenning op basis van honderden miljarden gegevenspunten. Dat betekent slimmere fraudedetectie die verdachte transacties onderschept zonder elke grote aankoop ten onrechte als potentiële fraude te markeren.

Eenvoudige integratie

Stripe is relatief eenvoudig te integreren vanuit een softwareperspectief. Veel autogerichte platforms gebruiken Stripe, omdat ze dan niet zes maanden heen en weer hoeven te gaan met een verouderde verwerker om de integratie aan de praat te krijgen. Stripe biedt API's en SDK's waarmee ontwikkelaars snel betalingen kunnen integreren, of deze nu fysiek, online of beide plaatsvinden.

Extra diensten

Stripe noedt aanvullende diensten die verder gaan dan transacties:

• Stripe Capital biedt financieringsopties die rechtstreeks via POS-platforms zijn geïntegreerd. Winkels hebben op basis van hun betaalvolume toegang tot financiering zoals een werkkapitaallening. Goedkeuring hangt af van de omzet, niet van een afzonderlijke aanvraag, en de terugbetaling is gekoppeld aan het dagelijkse transactievolume.

• Stripe ondersteunt betalingsverwerking in meerdere valuta's en meerdere landen. Hierdoor kunnen bedrijven internationaal opschalen, of ze nu onderdelen in het buitenland verkopen of een tweede locatie openen in een nieuwe markt.