El software de sistema de punto de venta (POS) automotriz ha recorrido un largo camino desde las terminales engorrosas y los sistemas desconectados. En la actualidad, ejecuta operaciones de atención al público, vincula el historial de servicio con los pagos, se sincroniza con el inventario en tiempo real y ayuda a los talleres de automóviles a ofrecer una experiencia superior al cliente.

El sector automotriz mundial se valoró en unos 4,36 billones de dólares en 2024, y el software de sistema POS es la columna vertebral de las operaciones minoristas. A continuación, te explicaremos cómo funcionan estos sistemas modernos, qué debes tener en cuenta al elegir el adecuado para tu empresa y cómo plataformas como Stripe pueden ayudar a los talleres de automóviles.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el software de sistema POS automotriz?
  
• ¿Cómo funciona el software de sistema POS automotriz?
  
• ¿Qué deben buscar las empresas en un software de sistema POS automotriz?
  
• ¿Cómo se integra Stripe con los sistemas POS automotriz?
  

¿Qué es el software de sistema POS automotriz?

El software de sistema POS automotriz es la herramienta que mantiene en funcionamiento los concesionarios de automóviles, los talleres de reparación y las tiendas de piezas de repuesto. Gestiona el proceso de compra (la recepción de pagos y la emisión de recibos), realiza un seguimiento del inventario de piezas, gestiona los registros de vehículos y servicios, organiza las órdenes de trabajo y almacena la información de los clientes.

A diferencia de los sistemas POS de uso general, las versiones para el sector automotriz se basan en las realidades de las empresas de automóviles y de servicios. Eso significa que incluyen herramientas para cotizar reparaciones, vincular compras a vehículos específicos y obtener el historial de servicio por número de identificación del vehículo. A menudo se conectan con sistemas más grandes, como catálogos de piezas, guías de reparación y software de concesionarios. Al centralizar los datos de inventario, transacciones y servicios, el software de sistema POS automotriz puede minimizar los errores, acelerar el trabajo diario y mejorar la experiencia del cliente.

¿Cómo funciona el software de sistema POS automotriz?

El software de sistema POS automotriz conecta todo lo que sucede en el mostrador, en el predio y en el área de mantenimiento con los sistemas que mantienen el negocio en funcionamiento. Es el motor del flujo de trabajo para los talleres de reparación, los mostradores de ventas de piezas de repuesto y las operaciones de los concesionarios. Se ejecuta en una computadora o en una plataforma en la nube y, por lo general, se conecta con escáneres de códigos de barras, impresoras de recibos y terminales de pago.

Así es como funciona el software de sistema POS automotriz durante una transacción típica de un cliente.

Boletos, estimaciones y órdenes de trabajo

Un cliente entra y necesita un servicio o producto. En el sistema POS, un miembro del personal hace lo siguiente:

• Crea un boleto o una orden de trabajo.

• Selecciona un servicio, como una rotación de neumáticos, un cambio de frenos o una verificación de diagnóstico.

• Añade las piezas o los productos necesarios al trabajo.

• Escanea códigos de barras o realiza búsquedas por número de pieza.

• Crea un presupuesto que se puede aprobar y convertir en una factura.

Datos del cliente y del vehículo

A diferencia de una cafetería o ferretería, la mayoría de las transacciones en las empresas de automóviles están vinculadas con un vehículo específico. Un sistema POS automotriz solicitará al usuario que vincule el boleto a un perfil de cliente para que pueda obtener datos almacenados del vehículo, marca o modelo, kilometraje e historial de servicio. El sistema POS debe ser capaz de rastrear varios vehículos por cliente si es necesario y hacer referencia a reparaciones anteriores o compras de piezas de repuesto para informar las recomendaciones actuales. Esta funcionalidad puede proporcionar a los empleados un contexto importante, señalar problemas de garantía y facilitar ventas adicionales más inteligentes. Con el tiempo, crea un historial para cada vehículo.

Procesamiento de pagos

Una vez que se agrega todo (por ejemplo, servicios, mano de obra, piezas de repuesto, tarifas), el sistema POS calcula el total. A partir de ahí, el software pasa al modo de pago. Acepta métodos de pago como tarjetas de crédito, tarjetas de débito, carteras digitales (p. ej., Apple Pay, Google Pay) y crédito de la tienda. También calcula impuestos y descuentos, y gestiona pagos divididos u opciones de financiación.

Con un procesador de pagos integrado, no tienes que cambiar de sistema ni ingresar los totales manualmente. El terminal de la tarjeta extrae el importe directamente del sistema POS para un proceso de compra más rápido y preciso. Después de la aprobación, el sistema registra el pago y envía o imprime el recibo.

Integración del sistema

Los sistemas POS automotrices suelen tener integraciones nativas o de interfaz de programación de aplicaciones (API) con lo siguiente:

• Plataformas de contabilidad.

• Catálogos de proveedores para pedidos de piezas de repuesto dentro del sistema o búsquedas de existencias.

• Bases de datos de reparación para guías de mano de obra y especificaciones de servicio.

• E-commerce o plataformas de reserva de citas.

• Dashboards o servicios móviles con varias ubicaciones.

Una vez completada la transacción, el software puede actualizar todos los demás sistemas en segundo plano. Puede hacer lo siguiente:

• Deducir del inventario las piezas usadas o los artículos vendidos.

• Registrar la mano de obra y los materiales en el historial de servicio del vehículo.

• Actualizar el perfil del cliente con la nueva transacción.

• Marcar los artículos con pocas existencias y activar los flujos de trabajo de reordenamiento de manera automática.

Todos estos datos están disponibles para su posterior generación de informes sobre ventas, uso de piezas, productividad de los técnicos, entre otros.

¿Qué deben buscar las empresas en un software de sistema POS automotriz?

En el sector automotriz, un sistema POS es fundamental para el funcionamiento de una empresa, desde la gestión de inventarios complejos hasta el seguimiento de los trabajos de reparación y el cobro de pagos en varios departamentos. A continuación, te presentamos un análisis más detallado de las funcionalidades que debes priorizar si estás evaluando un sistema POS automotriz.

Gestión de inventarios

El inventario de piezas es una de las cosas más difíciles de administrar en una empresa automotriz. Las unidades de mantenimiento de existencias (SKU) se superponen. La compatibilidad importa. Algunos artículos se mueven rápido, mientras que otros no se mueven durante meses, pero son irremplazables cuando lo hacen.

Un sistema POS automotriz idóneo debe hacer lo siguiente:

• Realizar un seguimiento de los niveles de inventario en tiempo real a medida que se venden, instalan o transfieren las piezas.

• Manejar variantes (es decir, ajuste por marca, modelo o año), kits y artículos serializados.

• Activar alertas de nivel bajo de existencia y automatizar los nuevos pedidos si se alcanzan los umbrales.

• Integrarse con los catálogos de proveedores para verificar la disponibilidad o realizar pedidos directamente desde la interfaz del sistema POS.

Flujo de trabajo del servicio

En un entorno de reparación o servicio, las transacciones se desarrollan en etapas. El sistema POS debe respaldar esa progresión de esta manera:

• Elaboración y edición de presupuestos de servicios y piezas de repuesto.

• Captura de la aprobación del cliente y conversión de presupuestos en órdenes de trabajo.

• Seguimiento del estado del trabajo (p. ej., programado, en curso, esperando piezas, completado).

• Generación de la factura final sin introducir datos redundantes.

Cuando se hace bien, esto crea una clara transferencia de asesor a técnico y cajero.

Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)

Como mínimo, el sistema POS debe almacenar nombres y direcciones de correo electrónico para CRM. Pero también debes buscar sistemas que incluyan lo siguiente:

• Registros del vehículo vinculados con cada cliente.

• Historial de compras y frecuencia de visitas.

• Campos para notas, preferencias, garantías e identificadores de flotas.

Muchas plataformas de sistemas POS modernas también se están inclinando por la personalización mejorada con inteligencia artificial (IA), tales como las que se mencionan a continuación:

• Etiquetado automático de clientes basado en el funcionamiento del servicio.

• Recordatorios de servicio predictivos basados en el kilometraje, los intervalos o el historial de reparaciones.

• Ofertas de marketing personalizadas activadas por patrones específicos de clientes.

Estas funcionalidades permiten una personalización significativa y crean coherencia en varias visitas, independientemente del miembro del personal que esté manejando el boleto.

Pagos

Las transacciones automotrices varían ampliamente, desde ambientadores de $5 hasta reconstrucciones de transmisiones de $3.000. La configuración del pago tiene que adaptarse a esa diferencia. Tu sistema POS debe hacer lo siguiente:

• Aceptar dinero en efectivo, tarjetas y carteras digitales.

• Aceptar opciones de código QR o enlace de pago para interacciones remotas o en la acera.

• Gestiona transacciones de todos los tamaños de forma segura.

• Procesar las transacciones directamente dentro del mismo sistema, no como un flujo separado.

• Incluir terminales de sistema POS móviles para que los asesores de servicio puedan cobrar en cualquier lugar.

• Admitir opciones como el método «compra ahora, paga después» y financiación interna.

Estas funcionalidades pueden mejorar el flujo de caja, reducir los problemas y ofrecer a los clientes más opciones en el proceso de compra.

Capacidad de uso

Diferentes tipos de empleados utilizan los sistemas POS, incluidos los técnicos, el personal de ventas de mostrador y los gerentes. Eso significa que el sistema debe funcionar para todos ellos. Un buen sistema debe tener lo que se menciona a continuación:

• Una interfaz sencilla que no requiera capacitación profunda.

• Funcionalidades de búsqueda rápida de piezas, servicios y registros de clientes.

• Diseños compatibles con tabletas para equipos móviles o uso en salas de exposición.

• Una configuración que no se ralentiza bajo presión.

Si un empleado nuevo necesita una semana para aprender el sistema o un empleado experimentado evita usar funcionalidades clave porque están escondidas en los menús, esa es una señal de advertencia.

Informes

Las empresas automotrices generan datos constantemente, pero los datos solo son útiles si el sistema POS puede mostrarlos de una manera que puedan asimilarse y procesarse. Querrás estas características:

• Informes integrados de ventas, ingresos, uso de piezas y rendimiento del servicio.

• Métricas de inventario, como las tasas de rotación y la visibilidad de las existencias muertas.

• Vistas personalizables para gerentes, propietarios y equipos financieros.

• Funcionalidad de exportación para conectarse a sistemas de contabilidad o herramientas de inteligencia empresarial.

Los informes deben ser capaces de mostrar lo que es rentable, lo que tiene un rendimiento inferior y lo que se está pasando por alto sin necesidad de pasar horas en una hoja de cálculo.

Soporte en varias ubicaciones

Si tienes más de una tienda o tienes planes de expandirte en el futuro, tu sistema POS debe escalar sin convertirse en un mosaico de sistemas desconectados. Considera la posibilidad de admitir lo siguiente:

• Inventario compartido entre ubicaciones, con seguimiento de transferencias.

• Registros consolidados de clientes y vehículos.

• Informes centralizados en todas las tiendas o áreas de mantenimiento.

• Permisos basados en funciones y coherencia de precios a escala.

Los sistemas basados en la nube suelen estar mejor equipados para esto, ya que proporcionan actualizaciones en tiempo real en toda la red. Pero incluso las tiendas con una sola ubicación deben pensar en el futuro, ya que migrar desde un sistema rígido más adelante es mucho más difícil que comenzar con uno que puede crecer.

Integraciones del sistema

Busca un sistema POS que se integre bien con las herramientas que ya utilizas. Estas pueden incluir las siguientes:

• Plataformas de contabilidad como QuickBooks y Xero.

• Bases de datos de proveedores para búsquedas de piezas y pedidos directos.

• Herramientas de CRM y marketing para flujos de trabajo de retención.

• Sistemas de reservas en línea o plataformas de e-commerce para la venta de piezas de repuesto.

Las integraciones pueden evitar entradas duplicadas, disminuir las tasas de error y mantener todo sincronizado, lo cual es particularmente importante cuando los mismos datos fluyen a través de varios departamentos.

Confiabilidad

Es posible que el software que funciona a la perfección en una demostración no se sostenga en una tienda de alto tráfico en una tarde ajetreada. Averigua lo siguiente:

• Qué sucede si se cae Internet y si el sistema puede ejecutarse sin conexión.

• Qué tan receptivo es el soporte, especialmente durante el horario comercial.

• Con qué frecuencia se actualiza el software y si las actualizaciones son automáticas.

• Lo que dicen los usuarios actuales en testimonios, foros y reseñas.

Tu sistema POS se convertirá en la infraestructura central de tu tienda. Elige una empresa respaldada por un socio que sea estable, receptivo, y que siga invirtiendo en el desarrollo de manera activa.

Información mejorada con IA

La IA está empezando a aparecer en aplicaciones empresariales reales. En los sistemas POS automotrices, eso incluye lo siguiente:

• Predecir la demanda de piezas en función de las tendencias históricas y la temporada.

• Marcar intervalos de servicio inusuales u oportunidades de ventas adicionales perdidas.

• Potenciar las interfaces de chat para recordatorios de citas o actualizaciones de estado.

Sincronización omnicanal

La diferencia entre «en línea» y «en la tienda» se está desvaneciendo rápidamente. Los sistemas POS se están adaptando con funcionalidades que permiten lo siguiente:

• Sincronizar el inventario en todas las tiendas minoristas y de e-commerce en tiempo real.

• Permitir que los clientes reserven piezas o servicios en línea y, luego, finalicen el proceso en persona.

• Garantizar la coherencia de los precios, las promociones y los datos de los clientes en todos los canales.

Incluso las tiendas independientes se benefician cuando la reserva de citas, el historial de servicio y la facturación se conectan, ya sea que el cliente comience en un sitio móvil o en el mostrador.

¿Cómo se integra Stripe con los sistemas POS automotrices?

Stripe no es un sistema POS para talleres de automóviles, pero funciona directamente con este software. El software de sistema POS se integra con Stripe Payments, lo que a su vez crea mejores opciones de pago en línea y fuera de línea para los clientes de los talleres de automóviles.

Si estás desarrollando o comprando un sistema POS automotriz, esto es lo que Stripe puede hacer por tu empresa.

Pagos en persona

Las plataformas de sistema POS se integran con Stripe Terminal para el hardware del lector de tarjetas y el procesamiento de pagos. Eso le permite al sistema POS:

• Aceptar pagos desde la pantalla principal del proceso de compra sin tener que cambiar de dispositivo ni ingresar los totales manualmente.

• Aceptar formas de pago modernas, como Tap to Pay y carteras digitales.

• Mantener la información del cliente y de pago en el mismo lugar, lo que es importante para los recibos, los informes y el historial de servicio.

Stripe también se encarga del cifrado, de las comprobaciones de fraude y del cumplimiento de la normativa para que la empresa no tenga que hacerlo.

Opciones de pago

Stripe también admite una gama más amplia de métodos de pago. Eso incluye lo siguiente:

• Principales tarjetas de crédito y débito.

• Carteras digitales como Apple Pay, Google Pay y Samsung Pay.

• Opciones de BNPL como Affirm, Klarna y Afterpay o Clearpay.

El método BNPL es especialmente útil en la reparación de automóviles. Si tienes un trabajo de transmisión costoso y el cliente no esperaba ese gasto, ofrecer una forma de dividirlo en cuotas, justo en el momento de la compra, puede marcar la diferencia para obtener la aprobación.

Datos de pago unificados

Muchas empresas automotrices tienen algún tipo de componente en línea, como una tienda de e-commerce para piezas de repuesto, un sistema de reservas para citas de servicio o, incluso, simplemente un pago mediante enlaces para transacciones remotas. Stripe combina los pagos en línea y fuera de línea en un solo sistema.

Con Stripe, un sistema POS puede procesar pagos en línea, vincularlos con la actividad en la tienda e informar de todo en un solo lugar. El mostrador de ventas de piezas de repuesto, el sitio web y la pantalla de confirmación de compra móvil se conectan con el mismo back-end de pago, y los perfiles de pago del cliente se transfieren a través de las visitas y las plataformas. Stripe puede, incluso, enviar estos datos de pago a un almacén de datos o a una herramienta de análisis si la empresa quiere profundizar. Esto puede ser útil para operaciones en varias ubicaciones o tiendas de rápido crecimiento que desean comprender qué es lo que está impulsando los ingresos.

Seguridad y velocidad

Las transacciones automotrices a menudo involucran boletos de gran tamaño, especialmente en los concesionarios o durante reparaciones importantes. Necesitas que tu sistema de pagos funcione de forma rápida y segura.

La infraestructura de Stripe puede gestionar pagos de gran volumen y de gran valor sin que se congelen ni se produzcan retrasos. También se encarga de las partes más desagradables del cumplimiento de la normativa y la protección contra fraudes al mantener los datos sin procesar de la tarjeta fuera del sistema POS por completo.

Stripe Radar utiliza el reconocimiento de patrones basado en cientos de miles de millones de puntos de datos. Esto implica una detección del fraude más inteligente que identifique las transacciones sospechosas sin marcar por error cada compra importante como posible fraude.

Fácil integración

Stripe es relativamente fácil de integrar desde el punto de vista del software. Muchas plataformas centradas en el sistema automático lo utilizan porque no necesitan seis meses de idas y vueltas con un procesador heredado para que funcione. Stripe proporciona API y kits de desarrollo de software (SDK) que les permiten a los desarrolladores integrar pagos con rapidez, ya sea en persona, en línea o ambos.

Servicios adicionales

Stripe habilita servicios adicionales que van más allá de las transacciones:

• Stripe Capital impulsa las opciones de financiación integradas directamente a través de las plataformas del sistema POS. Los comercios pueden acceder a financiación, como un préstamo de capital de trabajo, en función de sus volúmenes de pago. La aprobación depende de sus ventas, no de una solicitud independiente, y la devolución está vinculada con el volumen diario de transacciones.

• Stripe admite el procesamiento de pagos en varias monedas y países. Esto permite a las empresas expandirse a nivel internacional, ya sea que vendan piezas en el extranjero o abran una segunda ubicación en un nuevo mercado.