Wenn ein Unternehmen beginnt, grenzüberschreitend Umsatz zu erzielen, können sich seine Steuerpflichten schnell vervielfachen. Eine Studie ergab, dass multinationale Unternehmen durchschnittlich 282 Millionen USD für die Konformität mit ausländischen Körperschaftsteuervorschriften aufwenden. Bereits ein/e einzige/r Mitarbeiter/in in einem fremden Land kann, abhängig von den genauen Umständen, ein Betriebsstättenrisiko für ein Unternehmen begründen.

Im Folgenden erläutern wir, was grenzüberschreitende Steuerkonformitätspflichten auslöst, welche zentralen Bereiche Sie verwalten müssen und wie Steuerabkommen Ihre Steuerlast reduzieren können.

Highlights

• Grenzüberschreitende Steuerpflichten können durch Präsenz, Umsatz und Zahlungen entstehen. Unternehmen stoßen möglicherweise auf mehr Ursachen als erwartet.

• Verrechnungspreise gelten ab dem Moment, in dem verbundene Unternehmen grenzüberschreitend miteinander handeln. Das Vorhandensein einer Dokumentation ist dabei unwesentlich.

• Steuerabkommen senken Quellensteuersätze und engen die Definition der Betriebsstätte ein, gelten jedoch nicht automatisch und decken keine indirekten Steuern ab.

Was ist grenzüberschreitende Steuerkonformität?

Grenzüberschreitende Steuerkonformität ist das Erfüllen aller steuerlichen Verpflichtungen, die entstehen, wenn ein Unternehmen in mehr als einem Land Umsatz erzielt, Personal beschäftigt oder Vermögenswerte hält. Es handelt sich um eine fortlaufende, sich über mehrere rechtliche Zuständigkeitsbereiche erstreckende Verantwortung. Sie umfasst gleichzeitig Körperschaftsteuer, indirekte Steuern wie Sales Tax, Umsatzsteuer (USt.) und Goods and Services Tax (GST), Quellensteuern und Verrechnungspreisregeln. Jedes Land hat eine eigene Abgabenordnung, einen eigenen Einreichungskalender und eigene Strafen für Nichtkonformität.

Wie funktioniert grenzüberschreitende Steuerkonformität?

Damit grenzüberschreitende Steuerkonformität funktioniert, müssen Sie erfassen, wo Ihr Unternehmen Verpflichtungen hat. Anschließend bauen Sie die nötigen Prozesse auf, um diese Verpflichtungen zu erfüllen. Dazu müssen Sie zuallererst wissen, welche Länder einen rechtlichen Anspruch auf einen Teil Ihres Umsatzes oder Gewinns haben.

So funktioniert der Prozess:

Registrierung

Sobald Ihre Verpflichtungen ermittelt sind, registrieren Sie sich in jedem rechtlichen Zuständigkeitsbereich bei den zuständigen Steuerbehörden. Dieser Prozess kann je nach Land Wochen oder Monate dauern.

Einzug

Am Point of Sale berechnen Sie die korrekten Steuern basierend auf dem Standort der Kundinnen und Kunden, der Produktart und Ihrem Registrierungsstatus im jeweiligen rechtlichen Zuständigkeitsbereich und ziehen sie ein.

Einreichung

Erklärungen werden nach dem Zeitplan des jeweiligen rechtlichen Zuständigkeitsbereichs eingereicht (z. B. monatlich, vierteljährlich, jährlich). Oft unterscheiden sich die Regeln, was wie gemeldet wird.

Dokumentation

Führen Sie Aufzeichnungen, die Ihre Steuerpositionen im Falle einer Prüfung belegen. Zeichnen Sie Transaktionsdaten, Nachweise für den Kundenstandort und ggf. konzerninterne Vereinbarungen auf.

Überwachung

Wenn Ihr Unternehmen wächst, kann es bestimmte Schwellenwerte überschreiten, die neue Verpflichtungen mit sich bringen. Das macht Compliance zu einer kontinuierlichen Aufgabe.

Was löst grenzüberschreitende Steuerpflichten für Ihr Unternehmen aus?

Die Ursachen variieren je nach Steuerart und Unternehmen stoßen häufig auf mehr davon als erwartet. Behalten Sie die folgenden Bereiche im Blick.

Betriebsstätte

Bei der Körperschaftsteuer ist der klassische Auslöser ein fester Geschäftssitz in einem fremden Land, z. B. ein Büro, ein Lager oder eine abhängige Vertretung, die üblicherweise Verträge in Ihrem Namen abschließt.

Wirtschaftlicher Nexus

Seit der Entscheidung des US Supreme Court im Jahr 2018 im Fall South Dakota v. Wayfair können Bundesstaaten von außerstaatlichen Verkäuferinnen und Verkäufern auch dann verlangen, Sales Tax auf Basis eines wirtschaftlichen Nexus einzuziehen, wenn sie keine physische Präsenz im Bundesstaat haben. Die Schwellenwerte variieren, am häufigsten aber sind 200 Transaktionen oder 100.000 USD Umsatz pro Jahr.

Schwellenwerte für Umsatzsteuer und GST

Einige Länder mit einem Umsatzsteuer- oder GST-System haben Umsatzschwellen, ab denen ausländische Unternehmen zur Steuererhebung verpflichtet sind. Andere verlangen die Registrierung und Steuererhebung ab dem ersten Verkauf. Für im EU-Raum ansässige B2C-Unternehmen ist eine Umsatzsteuerregistrierung erforderlich, sobald ihre Verkäufe an EU-Kundinnen und Kunden in allen Mitgliedstaaten zusammengenommen 10.000 € überschreiten. Für US-amerikanische B2C-Unternehmen, die in die EU verkaufen, gilt hingegen in der Regel kein Schwellenwert für die Umsatzsteuerregistrierung und sie müssen sich sofort registrieren.

Lizenzgebühren und Dividenden

Wenn Ihr Unternehmen Lizenzgebühren, Dividenden, Zinsen oder Servicegebühren an eine ausländische Einheit zahlt, verlangt das Quellenland häufig die Einbehaltung eines Prozentsatzes, bevor die Mittel das Land verlassen. Diesen Prozentsatz müssen Sie direkt an die Steuerbehörde abführen.

Beschäftigung

Die Einstellung einer einzigen Remote-Mitarbeiterin oder eines einzigen Remote-Mitarbeiters in einem anderen Land kann Registrierungspflichten für die Lohnabrechnung, Sozialversicherungspflichten und in einigen Fällen ein Betriebsstättenrisiko für Ihr Unternehmen begründen.

Was sind Kernbereiche der grenzüberschreitenden Steuerkonformität?

Jeder der folgenden Hauptbereiche hat eigene Registrierungsanforderungen, Einreichungspläne und Strafregelungen und oft kommt es zu Überschneidungen. Das müssen Sie wissen, um sie zu verwalten.

Körperschaftsteuer

Um im Bereich der Körperschaftsteuer grenzüberschreitende Konformität zu wahren, müssen Sie bestimmen, wo Gewinne steuerpflichtig sind, wie viel jedem rechtlichen Zuständigkeitsbereich zuzurechnen ist und ob eine Doppelbesteuerungsentlastung anwendbar ist. Die USA verwenden ein modifiziertes territoriales System, das durch den Tax Cuts and Jobs Act von 2017 eingeführt wurde. Es enthält Bestimmungen wie das Global Intangible Low-Taxed Income (GILTI), die darauf abzielen, die Gewinnverlagerung in Zuständigkeitsbereiche mit niedriger Steuer zu begrenzen.

Der Rahmen Säule zwei (Pillar Two) der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) wird weiterhin in vielen Zuständigkeitsbereichen implementiert und führt einen globalen Mindest-Körperschaftssteuersatz von 15 % für multinationale Unternehmen mit konsolidiertem Umsatz von mindestens 750 Millionen Euro ein. Er betrifft die meisten kleinen oder mittleren Unternehmen nicht direkt, wirkt sich jedoch darauf aus, wie größere Unternehmen ihre internationalen Aktivitäten strukturieren.

Sales Tax

Fünfundvierzig US-Bundesstaaten sowie Washington, D. C. erheben eine Sales Tax, jeweils mit unterschiedlichen Sätzen, Regeln zur Steuerpflicht von Produkten und Einreichungsanforderungen.

Tools wie der Sales Tax-Rechner von Stripe können dabei helfen, für Steuersatzabfragen und Schätzungen während der Planungsphase den richtigen Sales Tax-Satz adressgenau zu ermitteln.

USt. und GST

Die Umsatzsteuer wird auf mehreren Stufen der Lieferkette eingezogen. Unternehmen fordern die gezahlte Vorsteuer zurück, sodass die endgültige Steuerlast bei Endverbraucherinnen und -verbrauchern liegt. Die GST in Ländern wie Australien, Kanada und Neuseeland folgt einer weitgehend ähnlichen Logik, auch wenn sich die Umsetzung in Details unterscheidet.

Für Unternehmen, die in die EU verkaufen, ermöglicht das One Stop Shop (OSS)-Verfahren die Registrierung in einem einzigen EU-Mitgliedstaat und die Meldung aller EU-weiten B2C-Verkäufe über eine einzige Erklärung. Das erspart Unternehmen die separate Registrierung in jedem Land, in dem sie Kundschaft haben. Der Import One Stop Shop (IOSS) ist für in die EU importierte Waren im Wert von 150 € oder weniger zuständig. Der Umsatzsteuerrechner und der GST-Rechner von Stripe können bei Steuersatzabfragen während der Planungsphase helfen.

Quellensteuern

Wenn Sie Lizenzgebühren, Dividenden oder Zinsen an ausländische Empfänger/innen zahlen, verlangt das Quellenland in der Regel, dass Sie vor dem Abschicken der Gelder einen Prozentsatz einbehalten und direkt an die Steuerbehörde abführen. Der/die Empfänger/in macht in seinem/ihrem Heimatland eine Entlastung oder eine Gutschrift geltend. Der Quellensteuersatz kann im Rahmen eines Doppelbesteuerungsabkommens gesenkt werden. Dafür benötigen Sie jedoch in der Regel Dokumentation, z. B. ein W-8BEN oder einen Nachweis über den steuerlichen Sitz. Erst wenn die Berechtigung der Empfängerin oder des Empfängers in dieser Form belegt ist, können Sie den ermäßigten Satz anwenden. Wenn Sie hier Fehler machen, wechselt die Haftung von der Empfänger- auf die Zahlerseite.

Wie wirken sich Verrechnungspreise auf die grenzüberschreitende Steuerkonformität aus?

Verrechnungspreise regeln, wie verbundene Unternehmen innerhalb desselben Konzerns Transaktionen untereinander bepreisen. Da diese Transaktionen innerhalb der Gruppe stattfinden, sind die Preise theoretisch verhandelbar. Das schafft Planungsmöglichkeiten und erhebliche steuerliche Risiken in Bezug darauf, wo Gewinne anfallen. Der Fremdvergleichsgrundsatz (Arm's Length Principle, ALP) der OECD ist ein globaler Standard. Er schreibt vor, dass konzerninterne Transaktionen so bepreist werden sollten, als ob sie zwischen unabhängigen Parteien zu marktüblichen Preisen stattfinden würden.

Länder mit erheblichen grenzüberschreitenden Aktivitäten verlangen in der Regel eine Dokumentation zum Nachweis, dass Ihre konzerninternen Preise diesem Standard entsprechen.

Diese Dokumentation umfasst Folgendes:

• Stammdatei: Eine Übersicht auf Konzernebene über Ihre Geschäftstätigkeit, deren Struktur und darüber, wie Gewinne generiert und verschiedenen Unternehmen zugeordnet werden.

• Lokale Datei: Details auf Unternehmensebene zu spezifischen konzerninternen Transaktionen, den zu ihrer Bepreisung verwendeten Methoden und dazu, wie diese Methoden den Fremdvergleichsgrundsatz widerspiegeln.

• Länderbezogene Berichterstattung: Eine Übersicht des Umsatzes, der Gewinne, der gezahlten Steuern und der Mitarbeiterzahlen in jedem rechtlichen Zuständigkeitsbereich, in dem der Konzern tätig ist.

Zu den häufigsten konzerninternen Transaktionen, die eine Verrechnungspreisanalyse erfordern, betreffen Folgendes:

• Waren: Produkte, die von einer produzierenden Tochtergesellschaft an eine Vertriebsgesellschaft in einem anderen Land verkauft werden.

• Geistiges Eigentum: Lizenzen für Patente, Marken oder Software, die lokalen Betreibergesellschaften von einer Muttergesellschaft in Rechnung gestellt werden.

• Dienstleistungen: Verwaltungsgebühren, Shared Services oder technischer Support, die regionalen Unternehmen vom Hauptsitz in Rechnung gestellt werden.

Strafen für unzureichende Dokumentation sind in der Regel unabhängig von steuerlichen Anpassungen der zugrunde liegenden Transaktionen. Unabhängig davon, ob Sie über eine Dokumentation verfügen, ergeben sich aus grenzüberschreitenden Transaktionen verbundener Unternehmen Verrechnungspreispositionen.

Wie reduzieren Doppelbesteuerungsabkommen das grenzüberschreitende Steuerrisiko?

Doppelbesteuerungsabkommen sind bilaterale Vereinbarungen zwischen Ländern. Sie legen fest, welcher rechtliche Zuständigkeitsbereich primär berechtigt ist, bestimmte Arten von Einkommen zu welchem Steuersatz zu besteuern. Es gibt mehr als 3.000 Doppelbesteuerungsabkommen, die das OECD-Musterabkommen zum Vorbild haben.

Sie funktionieren hauptsächlich auf zwei Arten:

• Definitionen der Betriebsstätte: Abkommen definieren, was in jedem Land eine Betriebsstätte darstellt. Eine engere Definition bedeutet eine geringere Wahrscheinlichkeit, versehentlich Körperschaftsteuerpflichten im Ausland zu begründen.

• Reduzierte Quellensteuersätze: Abkommen reduzieren oder beseitigen Quellensteuern auf Dividenden, Zinsen und Lizenzgebühren, die zwischen ansässigen Personen der beiden Vertragsstaaten gezahlt werden. Das senkt die Standardsätze oft erheblich.

Abkommen setzen keine inländischen Vorschriften zur Bekämpfung der Steuervermeidung außer Kraft. Letztere können unabhängig von Abkommenspositionen gelten und Sie müssen die Berechtigung der Empfängerin oder des Empfängers durch eine ordnungsgemäße Dokumentation belegen, bevor Sie einen ermäßigten Satz anwenden. Abkommen gelten nicht automatisch und decken keine indirekten Steuern wie Umsatzsteuer oder GST ab. Ihr Zusammenwirken kann die Planung erschweren – eine Struktur, die unter einem Abkommen funktioniert, könnte unter einem anderen vor Herausforderungen stehen.

Ist Ihr Unternehmen bereit, der grenzüberschreitende Steuerkonformität zu verwalten?

Die Bereitschaft hängt von einer Reihe spezifischer Fähigkeiten ab. Eine realistische Selbsteinschätzung deckt folgende Bereiche ab.

Nexus-Verfolgung

Sie benötigen einen Prozess, um zu überwachen, wann Ihr Umsatz, die Anzahl Ihrer Mitarbeiter/innen oder Ihre Aktivitäten in einem neuen rechtlichen Zuständigkeitsbereich einen Registrierungsschwellenwert überschreiten. Er sollte automatisiert sein und Sie mit Echtzeit-Updates auf dem Laufenden halten.

Technologie

Ihre Abrechnungs- und Zahlungssysteme müssen Daten wie den Kundenstandort, die Produktart und den Steuerregistrierungsstatus auf Transaktionsebene erfassen. Ein manueller Abgleich über verschiedene rechtliche Zuständigkeitsbereiche hinweg lässt sich nicht skalieren – Sie benötigen ein Steuerverwaltungssystem.

Konzerninterne Dokumentation

Wenn Sie über verbundene Unternehmen in verschiedenen Ländern verfügen, müssen Ihre Verrechnungspreisrichtlinien schriftlich vorliegen und auf aktuellem Stand gehalten werden.

Lokale Beraterinnen und Berater

Ziehen Sie in jedem rechtlichen Zuständigkeitsbereich, in dem Sie wesentliche Aktivitäten verzeichnen, eine Steuerberatung hinzu oder unterhalten Sie zumindest eine Beziehung zu einer internationalen Kanzlei, die Sie absichern kann. Die Auslegungen der Steuerbehörden variieren auf eine Weise, die in veröffentlichten Leitfäden nicht immer erfasst wird.

Einreichungskalender

Übertragen Sie einer Person die Verantwortung für den Hauptkalender für Registrierungsfristen, Einreichungsfristen und Zahlungspläne für alle rechtlichen Zuständigkeitsbereiche. Wenn Sie in einem Land mit strengen Strafregelungen eine Einreichungsfrist verpassen, kann das teuer werden.

So kann Stripe Tax Sie unterstützen

Stripe Tax vereinfacht die Steuerkonformität, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Stripe Tax unterstützt Sie bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen und benachrichtigt Sie, wenn Sie basierend auf Ihren Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für eine Verkaufssteuerregistrierung überschreiten. Darüber hinaus berechnet und erhebt Stripe Tax automatisch Verkaufssteuer, Umsatzsteuer und GST auf physische und digitale Waren und Dienstleistungen – in allen US-Bundesstaaten und in mehr als 100 Ländern.

So können Sie bereits mit minimalem Programmieraufwand, einem Mausklick im Dashboard oder über unsere leistungsstarke API weltweit Steuern einziehen.

Mit Stripe Tax können Sie Folgendes umsetzen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern einziehen müssen, und aktivieren Sie in wenigen Sekunden die Steuereinziehung in einem neuen Staat oder Land. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuereinziehung mit einem Mausklick im Stripe-Dashboard.

• Für die Steuerzahlung registrieren: Überlassen Sie Stripe die Verwaltung Ihrer globalen Steuerregistrierungen und profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem Anmeldeformulare vorausgefüllt werden. Das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Einhaltung lokaler Vorschriften.

• Steuern automatisch einziehen: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Einreichung vereinfachen: Stripe Tax kann nahtlos bei Partnern für die Einreichung integriert werden, sodass Ihre globalen Einreichungen genau und zeitnah erfolgen. Überlassen Sie unseren Partnern die Verwaltung Ihrer Einreichungen, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

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