Mer än 2 miljoner handlare har skyldigheter rörande mervärdesskatt (moms) i Storbritannien. En moms-faktura är ett juridiskt dokument definierat av den brittiska skattemyndigheten His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC). Att göra fel, oavsett om det handlar om saknade uppgifter, missade tidsfrister eller att helt bortse från en begäran, kan skapa problem för båda parterna i en transaktion. Brittiska momsregistrerade företag måste följa specifika regler om vilken information moms-fakturor måste innehålla, när de måste utfärdas och vem som har rätt att ta emot en.

Nedan går vi igenom vad som gör en moms-faktura giltig enligt brittisk lag, när företag har en skyldighet att tillhandahålla en moms-faktura och hur en moms-faktura skiljer sig från en proformafaktura.

Viktiga lärdomar

• En moms-faktura måste innehålla specifika uppgifter bestämda av HMRC, inklusive ett unikt fakturanummer, säljarens momsregistreringsnummer och tillämpad momssats.

• Företag som säljer till andra momsregistrerade företag måste utfärda en moms-faktura på begäran, men det finns inget sådant krav när man säljer till konsumenter om de inte ber om det.

• HMRC kräver en moms-faktura inom en månad från skattepunkten.

Vad är en momsfaktura?

Enligt VAT Regulations 1995 är en moms-faktura ett dokument som måste innehålla en specifik uppsättning uppgifter definierade av HMRC. Det är den primära posteringen som låter en momsregistrerad köpare återkräva den moms de har betalat in som ingående skatt, vilket HMRC kontrollerar under en momsinspektion.

Moms-fakturor behöver innehålla:

• Unikt fakturanummer: Sekventiellt så att HMRC kan upptäcka luckor eller dubbletter vid en revision

• Säljarens namn, adress och momsregistreringsnummer: Momsregistreringsnumret är det niosiffriga nummer som HMRC tilldelade vid registrering

• Fakturadatum och tidpunkt för leverans: Dessa kan skilja sig åt

• Kundens namn och adress: För business-to-business-försäljning (B2B) identifierar detta vem som har rätt att begära tillbaka den angivna momsen

• Beskrivning av varor eller tjänster: Tillräckligt specifik för att identifiera vad som såldes

• Kvantitet och styckpris per enhet: Antal sålda enheter och belopp att betala exklusive moms

• Momssats för varje enhet: Standardsats (20 %), reducerad sats (5 %), nollsats (0 %) eller undantag, eftersom en faktura kan blanda momssatser

• Totalt momsbelopp och bruttototal (exklusive moms): Separata siffror, inte hopslagna till en

En förenklad och modifierad moms-faktura existerar för försäljning av lägre värde, vanligtvis med en tröskel på 250 GBP inklusive moms. Detaljer varierar beroende på om du är detaljhandlare eller inte.

Måste jag tillhandahålla en moms-faktura?

Om du behöver utfärda en moms-faktura beror på vem som gör köpet. Om du är momsregistrerad och säljer till ett annat momsregistrerat företag är du vanligtvis skyldig att utfärda en på begäran. Din kund kan behöva den för att begära tillbaka ingående moms. VAT Regulations 1995 klargör detta direkt: en registrerad person som "gör en skattepliktig leverans i Storbritannien till en skattepliktig person" måste tillhandahålla en moms-faktura om inte ett undantag gäller.

Försäljning till allmänheten fungerar annorlunda. Det finns inget lagkrav på att tillhandahålla en privatkonsument en fullständig moms-faktura såvida hen inte specifikt begär en, och konsumenttransaktioner sträcker sig sällan längre än till ett kassakvitto. Om en kund ber om en moms-faktura kommer de flesta företag att utfärda en eftersom en vägran kan skapa krångel utan någon egentlig juridisk uppsida.

Några situationer faller utanför den allmänna regeln:

• Undantagna leveranser: Om ingen moms debiteras finns det ingen skyldighet att utfärda moms-faktura. Många företag skapar ändå en kommersiell faktura för sin egen bokföring.

• Export av varor utanför Storbritannien: Reglerna för moms-fakturering gäller fortfarande om ett brittiskt momsregistrerat företag genomför leveransen.

• Leveranser till icke-momsregistrerade företag: Det finns i allmänhet ingen lagstadgad skyldighet för en moms-faktura. Ett kvitto eller en kommersiell faktura är fortfarande standardpraxis för bokföringsändamål.

När måste en moms-faktura utfärdas?

HMRC kräver att en moms-faktura ska gå ut inom 30 dagar efter det datum då varor levereras eller tjänsten slutförs. Om du till exempel slutförde en tjänst den 1 juli åt ett annat momsregistrerat företag är du skyldig att skicka en moms-faktura senast den 31 juli.

Kan ett företag vägra att tillhandahålla en moms-faktura?

Ett momsregistrerat företag som säljer till ett annat momsregistrerat företag kan inte vägra att tillhandahålla en moms-faktura. Om köparen begär en moms-faktura för en skattepliktig leverans kräver HMRC:s regler att säljaren tillhandahåller en. HMRC övervakar i regel inte enskilda tvister kring faktura när de sker, men en vana att undanhålla moms-fakturor kan uppdagas vid en revision.

För försäljning till icke momsregistrerade köpare (t.ex. B2C-försäljning) finns ingen lagstadgad skyldighet att utfärda en fullständig moms-faktura. Ett företag kan avböja en specifik begäran, även om det ändå bör kunna ta fram någon form av kvitto. Att vägra tillhandahålla någon transaktionspostering alls är en dålig praxis ur ett konsumentskyddsperspektiv.

Vad är skillnaden mellan en proformafaktura och en moms-faktura?

En proformafaktura ser ut som en faktura, men det är mer av en kommersiell artighet eller ett förhandlingsdokument. Den skickas vanligtvis innan en försäljning är slutförd, ofta för att bekräfta prissättning, villkor eller beställningsinformation som en kund ännu inte har bundit sig till. Det är inte ett krav på betalning kopplat till en faktisk leverans, den utlöser inte någon momsskyldighet och en momsregistrerad köpare kan inte använda den för att begära tillbaka ingående moms. Proformafakturor kan innehålla en rad som anger "detta är inte en moms-faktura", just för att hindra en köpares redovisningsteam från att felaktigt behandla den som en sådan.

När försäljningen är bekräftad och varorna eller tjänsterna är levererade måste företaget följa upp med en äkta moms-faktura, utfärdad inom 30 dagar efter att försäljningen slutfördes. Verktyg som Stripe Invoicing kan hjälpa till genom att hålla isär proformafakturor och slutförda moms-fakturor som separata dokumenttyper, tillämpa rätt momssats och hjälpa dig att spåra skattepunktsdatumet så att 30-dagarsfönstret är lättare att övervaka över en stor volym transaktioner.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.