Plus de 2 millions de commerçants ont des obligations en matière de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) au Royaume-Uni. Une facture de TVA est un document juridique défini par l'autorité fiscale du Royaume-Uni, His Majesty's Revenue and Customs (HMRC). Le fait de se tromper, que ce soit en omettant des détails, des échéances ou la demande dans son ensemble, peut créer des problèmes pour les deux parties à une transaction. Les entreprises britanniques inscrites à la TVA doivent suivre des règles précises concernant les renseignements que doivent contenir les factures de TVA, le moment où elles doivent être émises et les personnes qui ont le droit d'en recevoir une.

Ci-dessous, nous aborderons ce qui rend une facture de TVA valide en vertu de la loi britannique, les cas où les entreprises ont l'obligation de fournir une facture de TVA et la façon dont une facture de TVA diffère d'une facture pro forma.

Principaux points à retenir

• Une facture de TVA doit contenir des détails précis définis par la HMRC, y compris un numéro de facture unique, le numéro d'inscription à la TVA du vendeur et le taux de TVA appliqué.

• Les entreprises vendant à d'autres entreprises inscrites à la TVA doivent émettre une facture de TVA sur demande, mais il n'y a aucune exigence de ce type lors de la vente aux consommateurs, à moins qu'ils ne le demandent.

• La HMRC exige une facture de TVA dans le mois suivant le point d'imposition.

Présentation d’une facture avec TVA

En vertu du règlement sur la TVA de 1995, une facture de TVA est un document qui doit comprendre un ensemble précis de détails définis par la HMRC. Il s'agit du principal registre qui permet à un acheteur inscrit à la TVA de récupérer la TVA qu'il a payée en tant que taxe en amont, ce que la HMRC vérifie lors d'une inspection de la TVA.

Les factures de TVA doivent contenir les éléments suivants :

• Numéro de facture unique : Séquentiel, afin que la HMRC puisse repérer les lacunes ou les doublons lors d'une vérification

• Nom, adresse et numéro d'inscription à la TVA du vendeur : Le numéro d'inscription à la TVA est le numéro à neuf chiffres attribué par la HMRC au moment de l'inscription

• Date de la facture et heure de la fourniture : Celles-ci peuvent différer

• Nom et adresse du client : Pour les ventes interentreprises (B2B), cela permet d'identifier la personne qui est en droit de récupérer la TVA indiquée

• Description des biens ou des services : Suffisamment précise pour identifier ce qui a été vendu

• Quantité et prix unitaire par poste (de facture) : Le nombre vendu et le montant à payer hors TVA

• Taux de TVA sur chaque poste (de facture) : Taux normal (20 %), taux réduit (5 %), taux zéro (0 %) ou exempté, car une facture peut mélanger les taux de TVA

• Montant total de la TVA et total brut (hors TVA) : Chiffres distincts, et non combinés en un seul

Il existe une facture de TVA simplifiée et modifiée pour les ventes de moindre valeur, généralement un seuil de 250 £, TVA comprise. Les détails varient selon que vous êtes un commerçant ou non.

Suis-je tenu de fournir une facture de TVA?

La nécessité d'émettre une facture de TVA dépend de la personne qui effectue l'achat. Si vous êtes inscrit à la TVA et que vous vendez à une autre entreprise inscrite à la TVA, vous êtes généralement tenu d'en émettre une sur demande. Votre client pourrait en avoir besoin pour récupérer la TVA en amont. Le règlement sur la TVA de 1995 l'indique directement : une personne inscrite qui « effectue une fourniture taxable au Royaume-Uni à une personne imposable » doit fournir une facture de TVA, à moins qu'une exemption ne s'applique.

La vente au grand public fonctionne différemment. Il n'y a aucune obligation légale de fournir à un consommateur privé une facture de TVA complète à moins qu'il n'en fasse expressément la demande, et les transactions avec les consommateurs vont rarement au-delà d'un reçu de caisse. Si un client demande une facture de TVA, la plupart des entreprises en émettront une, car un refus peut créer des problèmes sans aucun avantage juridique réel.

Quelques situations échappent à la règle générale :

• Fournitures exemptées : Si aucune TVA n'est facturée, il n'y a pas d'obligation de facture de TVA. De nombreuses entreprises produisent tout de même une facture commerciale pour leurs propres dossiers.

• Exportations de biens en dehors du Royaume-Uni : Les règles de facturation de la TVA s'appliquent toujours si une entreprise inscrite à la TVA au Royaume-Uni effectue la fourniture.

• Fournitures à des entreprises non inscrites à la TVA : Il n'y a généralement aucune obligation légale d'émettre une facture de TVA. Un reçu ou une facture commerciale demeure une pratique courante à des fins de tenue de livres.

Quand une facture de TVA doit-elle être émise?

La HMRC exige qu'une facture de TVA soit émise dans les 30 jours suivant la date de livraison des biens ou de réalisation du service. Par exemple, si vous avez réalisé un service le 1er juillet pour une autre entreprise inscrite à la TVA, vous êtes tenu d'envoyer une facture de TVA au plus tard le 31 juillet.

Une entreprise peut-elle refuser de fournir une facture de TVA?

Une entreprise inscrite à la TVA qui vend à une autre entreprise inscrite à la TVA ne peut pas refuser de fournir une facture de TVA. Si l'acheteur demande une facture de TVA pour une fourniture taxable, les règles de la HMRC exigent que le vendeur en fournisse une. La HMRC ne surveille généralement pas les litiges liés aux factures individuelles au fur et à mesure qu'ils se produisent, mais une habitude de retenir les factures de TVA peut faire surface lors d'une vérification.

Dans le cas des ventes à des acheteurs non inscrits à la TVA (par exemple, les ventes B2C), il n'y a aucune obligation légale d'émettre une facture de TVA complète. Une entreprise peut refuser cette demande précise, bien qu'elle doive toujours être en mesure de produire une forme de reçu. Le fait de refuser de fournir un quelconque dossier de transaction est une mauvaise pratique du point de vue de la protection des consommateurs.

Quelle est la différence entre une facture pro forma et une facture de TVA?

Une facture pro forma ressemble à une facture, mais il s'agit plutôt d'une courtoisie commerciale ou d'un document de négociation. Elle est généralement envoyée avant la finalisation d'une vente, souvent pour confirmer les prix, les conditions ou les détails d'une commande à laquelle un client ne s'est pas encore engagé. Il ne s'agit pas d'une demande de paiement liée à une fourniture réelle, elle ne déclenche pas d'obligation fiscale et un acheteur inscrit à la TVA ne peut pas l'utiliser pour récupérer la TVA en amont. Les factures pro forma peuvent comporter une ligne indiquant « ceci n'est pas une facture de TVA », précisément pour empêcher l'équipe comptable d'un acheteur de la traiter par erreur comme telle.

Une fois la vente confirmée et les biens ou services fournis, l'entreprise doit faire un suivi avec une véritable facture de TVA, émise dans les 30 jours suivant la finalisation de la vente. Des outils tels que Stripe Invoicing peuvent vous aider en conservant les factures pro forma et les factures de TVA finalisées sous forme de types de documents distincts, en appliquant le taux de TVA approprié et en vous aidant à faire le suivi de la date du point d'imposition afin que la fenêtre de 30 jours soit plus facile à surveiller sur un volume élevé de transactions.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie la gestion des comptes clients, de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à simplifier leurs opérations :

• *Automatisez les comptes clients : * créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et procède aux remboursements, ce qui vous permet d’assurer une bonne gestion de votre trésorerie.

• *Augmenter le flux de trésorerie : * réduisez le délai moyen de recouvrement et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance optimisés par l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.

• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 modes de paiement. Les factures sont faciles d’accès et peuvent être réglées par l’intermédiaire d’un portail client en libre-service.

• Réduisez la charge de travail administrative : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré aux encaissements grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.

• L’intégrer aux systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (PRE) les plus courants, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire la saisie manuelle de données.

Découvrez comment Stripe peut simplifier votre processus de gestion des comptes clients, ou faites vos premiers pas dès aujourd’hui.