Mehr als 2 Millionen Händler unterliegen im Vereinigten Königreich der Mehrwertsteuerpflicht (VAT). Eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer ist ein rechtliches Dokument, das von der britischen Steuerbehörde His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) definiert wird. Fehler wie fehlende Details, Fristversäumnisse oder das völlige Ignorieren der Anfrage können zu Problemen für beide Parteien einer Transaktion führen. Im Vereinigten Königreich ansässige umsatzsteuerpflichtige Unternehmen müssen spezifische Regeln befolgen, welche Informationen auf Rechnungen mit ausgewiesener Mehrwertsteuer enthalten sein müssen, wann sie ausgestellt werden müssen und wer berechtigt ist, eine Rechnung zu erhalten.

Im Folgenden gehen wir darauf ein, was eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer nach britischem Recht gültig macht, wann Unternehmen zur Ausstellung einer Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer verpflichtet sind und wie sich eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer von einer Pro-forma-Rechnung unterscheidet.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer muss spezifische Details enthalten, die von der HMRC festgelegt wurden, einschließlich einer eindeutigen Rechnungsnummer, der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von dem Verkäufer/der Verkäuferin und dem angewandten Mehrwertsteuersatz.

• Unternehmen, die an andere umsatzsteuerpflichtige Unternehmen verkaufen, müssen auf Anfrage eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer ausstellen. Bei Verkäufen an Verbraucher/innen besteht eine solche Verpflichtung jedoch nicht, es sei denn, diese fordern dies an.

• Die HMRC verlangt eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer innerhalb eines Monats nach dem Steuerdatum.

Was ist eine Mehrwertsteuerrechnung?

Gemäß den VAT Regulations 1995 (Mehrwertsteuerverordnungen von 1995) ist eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer ein rechtliches Dokument, das eine Reihe von Details enthalten muss, die von der HMRC festgelegt wurden. Es ist der primäre Nachweis, der es einem umsatzsteuerpflichtigen Käufer oder einer umsatzsteuerpflichtigen Käuferin ermöglicht, die als Vorsteuer gezahlte Mehrwertsteuer zurückzufordern, was die HMRC bei einer Mehrwertsteuerprüfung prüft.

Rechnungen mit ausgewiesener Mehrwertsteuer müssen Folgendes enthalten:

• Eindeutige Rechnungsnummer: Fortlaufend, damit die HMRC bei einer Prüfung Lücken oder Duplikate erkennen kann

• Name, Adresse und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von dem Verkäufer/der Verkäuferin: Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist die neunstellige Nummer, die die HMRC bei der Registrierung zugewiesen hat

• Rechnungsdatum und Zeitpunkt der Lieferung: Diese können voneinander abweichen

• Name und Adresse von Endkund/in: Bei Business-to-Business-Verkäufen (B2B) wird hiermit angegeben, wer berechtigt ist, die ausgewiesene Mehrwertsteuer zurückzufordern

• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen: Spezifisch genug, um zu identifizieren, was verkauft wurde

• Menge und Einzelpreis pro Artikel: Die verkaufte Anzahl und der zu zahlende Betrag ohne Mehrwertsteuer

• Mehrwertsteuersatz für jeden Artikel: Standardsatz (20 %), ermäßigter Satz (5 %), Nullsatz (0 %) oder steuerfrei, da eine Rechnung verschiedene Mehrwertsteuersätze enthalten kann

• Gesamtbetrag der Mehrwertsteuer und Bruttogesamtbetrag (ohne Mehrwertsteuer): Getrennte Zahlen, nicht zusammengefasst

Für Verkäufe mit geringerem Wert gibt es eine vereinfachte und modifizierte Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer, in der Regel ab einem Schwellenwert von 250 £, einschließlich Mehrwertsteuer. Spezifische Einzelheiten variieren je nachdem, ob Sie ein Einzelhändler oder eine Einzelhändlerin sind.

Muss ich eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer vorlegen?

Ob Sie eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer ausstellen müssen, hängt davon ab, wer den Kauf tätigt. Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind und an ein anderes umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen verkaufen, müssen Sie in der Regel auf Anfrage eine Rechnung ausstellen. Möglicherweise benötigt Ihre Kundin oder Ihr Kunde dies, um die Vorsteuer zurückzufordern. In den VAT Regulations 1995 (Mehrwertsteuerverordnungen von 1995) ist dies direkt geregelt: Eine registrierte Person, die „eine steuerpflichtige Lieferung im Vereinigten Königreich an eine steuerpflichtige Person durchführt“, muss eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer vorlegen, es sei denn, es gilt eine Ausnahme.

Der Verkauf an die allgemeine Öffentlichkeit funktioniert anders. Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung, privaten Verbraucher/innen eine vollständige Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer auszustellen, es sei denn, diese fordern dies ausdrücklich an, und Verbrauchertransaktionen gehen selten über einen Kassenbeleg hinaus. Wenn eine Kundin oder ein Kunde nach einer Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer fragt, stellen die meisten Unternehmen eine aus, da eine Ablehnung ohne echten rechtlichen Vorteil zu Ärger führen kann.

Einige Situationen fallen nicht unter die allgemeine Regel:

• Steuerfreie Lieferungen: Wenn keine Mehrwertsteuer erhoben wird, besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer. Viele Unternehmen erstellen weiterhin eine Handelsrechnung für ihre eigenen Unterlagen.

• Warenexporte außerhalb des Vereinigten Königreichs: Die Vorschriften für die Rechnungsstellung bei der Mehrwertsteuer gelten weiterhin, wenn die Lieferung durch ein britisches umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen erfolgt.

• Lieferungen an nicht umsatzsteuerpflichtige Unternehmen: Es besteht im Allgemeinen keine rechtliche Verpflichtung für eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer. Ein Zahlungsbeleg oder eine Handelsrechnung ist für Buchhaltungszwecke weiterhin Standardpraxis.

Wann muss eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer ausgestellt werden?

Die HMRC verlangt, dass eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer innerhalb von 30 Tagen nach dem Datum ausgestellt wird, an dem die Waren geliefert oder die Dienstleistung abgeschlossen wurde. Wenn Sie beispielsweise am 1. Juli eine Dienstleistung für ein anderes umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen abgeschlossen haben, müssen Sie bis zum 31. Juli eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer senden.

Kann ein Unternehmen die Ausstellung einer Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer verweigern?

Ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen, das an ein anderes umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen verkauft, kann die Ausstellung einer Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer nicht verweigern. Wenn der Käufer bzw. die Käuferin bei einer steuerpflichtigen Lieferung eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer verlangt, verlangen die Vorschriften der HMRC, dass der Verkäufer bzw. die Verkäuferin eine solche Rechnung ausstellt. Die HMRC prüft einzelne Rechnungsstreitigkeiten normalerweise nicht, sobald sie auftreten, aber die Angewohnheit, Rechnungen mit ausgewiesener Mehrwertsteuer zurückzuhalten, kann bei einer Rechnungsprüfung ans Licht kommen.

Bei Verkäufen an nicht umsatzsteuerpflichtige Käufer/innen (z. B. B2C-Verkäufe) besteht keine gesetzliche Verpflichtung, eine vollständige Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer auszustellen. Ein Unternehmen kann diese spezifische Anfrage ablehnen, sollte aber dennoch in der Lage sein, eine Form von Zahlungsbeleg zu erstellen. Die Verweigerung jeglicher Aufzeichnungen von Transaktionen ist aus Sicht des Verbraucherschutzes eine schlechte Praxis.

Was ist der Unterschied zwischen einer Pro-forma-Rechnung und einer Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer?

Eine Pro-forma-Rechnung sieht wie eine Rechnung aus, ist aber eher eine kommerzielle Höflichkeitsgeste oder ein Dokument für Verhandlungen. Sie wird in der Regel gesendet, bevor ein Verkauf abgeschlossen ist, oft um Preise, Konditionen oder Bestelldetails zu bestätigen, auf die sich eine Kundin oder ein Kunde noch nicht festgelegt hat. Sie ist keine Zahlungsaufforderung im Zusammenhang mit einer tatsächlichen Lieferung, sie löst keine Mehrwertsteuerpflicht aus, und ein umsatzsteuerpflichtiger Käufer oder eine umsatzsteuerpflichtige Käuferin kann sie nicht zur Rückforderung der Vorsteuer verwenden. Pro-forma-Rechnungen können den Hinweis „Dies ist keine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer“ enthalten, um genau zu verhindern, dass das Buchhaltungsteam von Käufer/innen sie fälschlicherweise als solche verarbeitet.

Sobald der Verkauf bestätigt ist und die Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden, muss das Unternehmen innerhalb von 30 Tagen nach Abschluss des Verkaufs eine echte Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer ausstellen. Tools wie Stripe Invoicing können helfen, indem sie Pro-forma-Rechnungen und endgültige Rechnungen mit ausgewiesener Mehrwertsteuer als unterschiedliche Dokumenttypen behandeln, den korrekten Mehrwertsteuersatz anwenden und Ihnen helfen, das Steuerdatum zu verfolgen, sodass das 30-Tage-Fenster bei einem hohen Transaktionsvolumen leichter überwacht werden kann.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich die Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Zahlungseinzug. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Mahntools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

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