ผู้ค้ากว่า 2 ล้านรายมีภาระผูกพันด้านภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ในสหราชอาณาจักร ใบกำกับภาษีเป็นเอกสารทางกฎหมายที่กำหนดโดยหน่วยงานด้านภาษีของสหราชอาณาจักร คือ กรมสรรพากรและศุลกากร (His Majesty’s Revenue and Customs หรือ HMRC) การดำเนินการผิดพลาด ไม่ว่าจะโดยการกรอกรายละเอียดหรือกำหนดเวลาไม่ครบถ้วน หรือไม่สนใจคำขอเลย ล้วนอาจทำให้เกิดปัญหากับทั้งสองฝ่ายในการทำธุรกรรม ธุรกิจในสหราชอาณาจักรที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องปฏิบัติตามกฎที่เฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับข้อมูลที่ต้องรวมไว้ในใบกำกับภาษี เวลาที่ต้องออกใบกำกับภาษี และผู้ที่มีสิทธิ์ได้รับใบกำกับภาษี

ต่อไปนี้ เราจะพูดถึงเรื่องสิ่งที่ทำให้ใบกำกับภาษีใช้ได้อย่างสมบูรณ์ภายใต้กฎหมายของสหราชอาณาจักร กรณีที่ธุรกิจมีภาระผูกพันที่จะต้องออกใบกำกับภาษี และความแตกต่างระหว่างใบกำกับภาษีและใบแจ้งหนี้ชั่วคราว

ประเด็นสำคัญ

• ใบกำกับภาษีต้องระบุรายละเอียดเฉพาะที่กำหนดโดย HMRC ซึ่งรวมถึงหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน หมายเลขจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มของผู้ขาย และอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้

• ธุรกิจที่ขายให้กับธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มรายอื่นจะต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อมีการร้องขอ แต่ไม่มีข้อกำหนดดังกล่าวเมื่อขายให้กับผู้บริโภค เว้นแต่ว่าจะมีการร้องขอ

• HMRC กำหนดให้ออกใบกำกับภาษีภายในหนึ่งเดือนนับจากจุดความรับผิดทางภาษี

ใบกํากับภาษีมูลค่าเพิ่มคืออะไร

ภายใต้ข้อบังคับด้านภาษีมูลค่าเพิ่มปี 1995 ใบกำกับภาษีคือเอกสารที่ต้องมีรายละเอียดเฉพาะตามที่ HMRC กำหนด โดยเป็นบันทึกหลักที่ให้ผู้ซื้อที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่มที่จ่ายไปแล้วในฐานะภาษีซื้อ ซึ่ง HMRC จะตรวจสอบระหว่างการตรวจสอบภาษีมูลค่าเพิ่ม

ใบกำกับภาษีจำเป็นต้องประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้

• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน: ต้องเป็นไปตามลำดับ เพื่อให้ HMRC ตรวจสอบช่องว่างหรือรายการที่ซ้ำกันระหว่างการตรวจสอบบัญชีได้

• ชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มของผู้ขาย: หมายเลขจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มคือหมายเลขเก้าหลักที่ HMRC กำหนดให้ตอนที่ลงทะเบียน

• วันที่ในใบแจ้งหนี้และเวลาที่จัดหาสินค้าหรือบริการ: อาจแตกต่างกันได้

• ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า: สำหรับการขายแบบ B2B จะเป็นส่วนที่ระบุว่าใครมีสิทธิ์ในการขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่มที่แสดงในใบแจ้งหนี้

• คำอธิบายสินค้าหรือบริการ: ต้องระบุให้ชัดเจนพอที่จะระบุสิ่งที่ขายได้

• ปริมาณและราคาต่อหน่วยของแต่ละรายการ: จำนวนที่ขายและจำนวนเงินที่ต้องชำระซึ่งไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม

• อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มในแต่ละรายการ: อัตรามาตรฐาน (20%), อัตราที่ปรับลด (5%), อัตราร้อยละศูนย์ (0%) หรือได้รับการยกเว้น เนื่องจากใบแจ้งหนี้ใบเดียวอาจรวมอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มได้หลายอัตรา

• ยอดรวมของภาษีมูลค่าเพิ่มและยอดรวมทั้งหมด (ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม): แยกเป็นแต่ละยอด ไม่รวมเข้าด้วยกัน

ใบกำกับภาษีแบบปรับปรุงและแบบง่ายมีไว้สำหรับการขายที่มีมูลค่าต่ำ โดยปกติจะมีเกณฑ์ 250 ปอนด์ รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม ข้อมูลเฉพาะจะแตกต่างกันไปโดยขึ้นอยู่กับว่าคุณเป็นผู้ค้าปลีกหรือไม่

ฉันจำเป็นต้องออกใบกำกับภาษีหรือไม่

คุณจะต้องออกใบกำกับภาษีหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นผู้ทำการซื้อ หากคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มและขายให้กับธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มรายอื่น โดยทั่วไปคุณจะต้องออกเอกสารดังกล่าวเมื่อมีการร้องขอ ลูกค้าของคุณอาจจำเป็นต้องใช้เอกสารดังกล่าวเพื่อขอคืนภาษีซื้อ ข้อบังคับด้านภาษีมูลค่าเพิ่มปี 1995 ระบุไว้โดยตรงว่าผู้ลงทะเบียนที่ “จัดหาสินค้าหรือบริการที่ต้องเสียภาษีในสหราชอาณาจักรให้แก่บุคคลที่ต้องเสียภาษี” จะต้องออกใบกำกับภาษีให้ เว้นแต่จะมีข้อยกเว้น

การขายให้กับบุคคลทั่วไปจะแตกต่างออกไป ไม่มีข้อกำหนดตามกฎหมายที่ต้องออกใบกำกับภาษีแบบเต็มให้ผู้บริโภคทั่วไป เว้นแต่จะมีการร้องขอโดยเฉพาะ และการทำธุรกรรมของผู้บริโภคแทบไม่เคยมีอะไรมากไปกว่าใบเสร็จรับเงิน หากลูกค้าขอใบกำกับภาษี ธุรกิจส่วนใหญ่ก็จะออกให้ เนื่องจากการปฏิเสธอาจสร้างความยุ่งยากโดยไม่มีผลดีทางกฎหมายแต่อย่างใด

มีบางสถานการณ์ที่อยู่นอกเหนือจากกฎทั่วไป ได้แก่

• สินค้าหรือบริการที่ได้รับการยกเว้น: หากไม่มีการเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม ก็จะไม่มีภาระผูกพันด้านใบกำกับภาษี ธุรกิจหลายแห่งยังคงออกใบแจ้งหนี้การค้าสำหรับเก็บบันทึกของตนเอง

• การส่งออกสินค้าออกนอกสหราชอาณาจักร: กฎระเบียบในการออกใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มยังคงบังคับใช้หากธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มในสหราชอาณาจักรเป็นผู้จัดหาสินค้าหรือบริการ

• การจัดหาสินค้าหรือบริการให้กับธุรกิจที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม: โดยทั่วไปแล้วจะไม่มีข้อผูกพันทางกฎหมายสำหรับใบกำกับภาษี การออกใบเสร็จหรือใบแจ้งหนี้การค้ายังคงเป็นแนวทางปฏิบัติมาตรฐานสำหรับวัตถุประสงค์ในการทำบัญชี

ต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อใด

HMRC กำหนดให้ออกใบกำกับภาษีภายใน 30 วันนับจากวันที่ส่งมอบสินค้าหรือให้บริการเสร็จสมบูรณ์ ตัวอย่างเช่น หากคุณให้บริการเสร็จสมบูรณ์ในวันที่ 1 กรกฎาคมสำหรับธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มรายอื่น คุณจะต้องส่งใบกำกับภาษีภายในวันที่ 31 กรกฎาคม

ธุรกิจสามารถปฏิเสธการออกใบกำกับภาษีได้หรือไม่

ธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่งขายให้กับธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มรายอื่นไม่สามารถปฏิเสธการออกใบกำกับภาษีได้ หากผู้ซื้อขอใบกำกับภาษีสำหรับรายการที่ต้องเสียภาษี กฎของ HMRC กำหนดให้ผู้ขายต้องออกเอกสารดังกล่าวให้ โดยทั่วไปแล้ว HMRC จะไม่ตรวจสอบข้อโต้แย้งเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้แต่ละรายการที่เกิดขึ้น แต่พฤติกรรมการไม่ยอมออกใบกำกับภาษีอาจปรากฏขึ้นในระหว่างการตรวจสอบ

สำหรับการขายให้กับผู้ซื้อที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (เช่น การขายแบบ B2C) จะไม่มีภาระผูกพันตามกฎหมายที่จะต้องออกใบกำกับภาษีแบบเต็ม ธุรกิจสามารถปฏิเสธคำขอดังกล่าวได้ แม้ว่าควรจะออกใบเสร็จให้ได้ก็ตาม การปฏิเสธที่จะออกบันทึกการทำธุรกรรมใดๆ เลยเป็นแนวทางปฏิบัติที่ไม่ดีนักในแง่ของการคุ้มครองผู้บริโภค

ใบแจ้งหนี้ชั่วคราวและใบกำกับภาษีต่างกันอย่างไร

ใบแจ้งหนี้ชั่วคราวมีลักษณะคล้ายใบแจ้งหนี้ แต่เป็นเอกสารเชิงมารยาททางการค้าหรือใช้ในการเจรจาต่อรองมากกว่า โดยปกติจะส่งก่อนการขายจะเสร็จสิ้น มักใช้เพื่อยืนยันราคา ข้อกำหนด หรือรายละเอียดคำสั่งซื้อที่ลูกค้ายังไม่ได้ยืนยัน ทั้งยังไม่ใช่การทวงถามการชำระเงินที่ผูกกับการจัดหาสินค้าหรือบริการที่เกิดขึ้นจริง ไม่ได้ทำให้เกิดภาระภาษีมูลค่าเพิ่ม และผู้ซื้อที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจะไม่สามารถนำไปใช้ขอคืนภาษีซื้อได้ ใบแจ้งหนี้ชั่วคราวอาจมีบรรทัดระบุว่า “นี่ไม่ใช่ใบกำกับภาษี” เพื่อป้องกันไม่ให้ทีมบัญชีของผู้ซื้อเข้าใจผิดและนำไปดำเนินการประมวลผล

เมื่อยืนยันการขายและได้จัดหาสินค้าหรือบริการแล้ว ธุรกิจจำเป็นต้องติดตามผลด้วยใบกำกับภาษีจริง ซึ่งออกให้ภายใน 30 วันนับจากวันที่การขายเสร็จสมบูรณ์ เครื่องมืออย่าง Stripe Invoicing ช่วยได้โดยจัดเก็บใบแจ้งหนี้ชั่วคราวและใบกำกับภาษีที่สรุปผลแล้วให้เป็นประเภทเอกสารที่แตกต่างกัน ตลอดจนใช้อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ถูกต้อง และช่วยคุณติดตามวันจุดความรับผิดทางภาษีเพื่อให้สามารถตรวจสอบระยะเวลา 30 วันได้ง่ายขึ้นในกรณีที่มีธุรกรรมจำนวนมาก

Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Invoicing ทำให้กระบวนการบัญชีลูกหนี้ (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ:

• สร้างการจัดการบัญชีลูกหนี้แบบอัตโนมัติ: สร้าง ปรับ และส่งใบแจ้งหนี้อย่างเป็นมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนการชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณสามารถควบคุมกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่ผสานรวม การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายได้ได้มากขึ้น

• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับมากกว่า 25 ภาษา 135 สกุลเงิน และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบบริการตนเอง

• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติ และหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบ Stripe

• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้ขั้นตอนการจัดการลูกหนี้การค้าของคุณง่ายขึ้นได้ หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้