Más de dos millones de comerciantes tienen obligaciones relacionadas con el impuesto al valor agregado (IVA) en el Reino Unido. Una factura con IVA es un documento legal definido por la autoridad fiscal del Reino Unido, His Majesty's Revenue and Customs (HMRC). Hacerlo de forma incorrecta, ya sea omitiendo detalles, pasando por alto los plazos o si se pierde por completo la solicitud, puede crear problemas para ambas partes en una transacción. Las empresas del Reino Unido registradas a los efectos del IVA deben cumplir normas específicas sobre la información que deben incluir las facturas con IVA, cuándo se deben emitir y quién tiene derecho a recibir una.

A continuación, detallaremos qué hace que una factura con IVA sea válida en virtud de la legislación del Reino Unido, cuándo las empresas tienen la obligación de proporcionar una factura con IVA y en qué se diferencia una factura con IVA de una factura proforma.

Puntos clave

• Una factura con IVA debe incluir detalles específicos establecidos por HMRC, incluido un número único de factura, el número de registro de IVA del vendedor y la tasa de IVA aplicada.

• Las empresas que venden a otras empresas registradas a los efectos del IVA tienen que emitir una factura con IVA cuando se lo soliciten, pero no existe tal requisito cuando venden a los consumidores a menos que lo soliciten.

• HMRC exige que se emita una factura con IVA en un plazo de un mes a partir de la fecha de devengo.

¿Qué es una factura con IVA?

Según las Normas de IVA de 1995, una factura con IVA es un documento que debe incluir un conjunto específico de detalles definidos por HMRC. Es el registro principal que permite a un comprador registrado a los efectos del IVA reclamar el IVA que pagó como impuesto soportado, que HMRC comprueba durante una inspección del IVA.

Las facturas con IVA deben contener lo siguiente:

• Número único de factura: de forma secuencial, para que HMRC pueda detectar vacíos o duplicados durante una auditoría

• Nombre, dirección y número de registro de IVA del vendedor: el número de registro a los efectos del IVA es el número de nueve dígitos que asignó HMRC en el momento del registro

• Fecha de la factura y hora del suministro: pueden variar

• Nombre y dirección del cliente: para las ventas de empresa a empresa (B2B), esto identifica quién tiene derecho a reclamar el IVA que se muestra

• Descripción de los bienes o servicios: lo suficientemente específica como para identificar qué se vendió

• Cantidad y precio unitario por partida: la cantidad vendida y el monto que se debe pagar sin incluir el IVA

• Tasa de IVA en cada partida: tasa estándar (20 %), tasa reducida (5 %), tasa cero (0 %) o exenta, ya que una factura puede combinar tasas de IVA

• Monto total de IVA y total bruto (sin IVA): importes separados, no combinados en uno solo

Existe una factura con IVA modificada y simplificada para las ventas de menor valor, generalmente un límite de 250 GBP, con IVA incluido. Los detalles varían en función de si eres comerciante minorista o no.

¿Tengo que proporcionar una factura con IVA?

La necesidad o no de emitir una factura con IVA depende de quién realice la compra. Si estás registrado a los efectos del IVA y le vendes a otra empresa registrada a los efectos del IVA, por lo general, tienes que emitir una cuando te lo soliciten. Tu cliente podría necesitarla para reclamar el IVA soportado. Las Normas de IVA de 1995 lo indican de manera directa: una persona registrada que «realice una entrega sujeta a impuestos en el Reino Unido a una persona sujeta a impuestos» tiene que proporcionar una factura con IVA, a menos que se aplique una exención.

Vender al público en general funciona de manera diferente. No hay ningún requisito legal para proporcionar a un consumidor privado una factura completa con IVA a menos que la solicite específicamente y las transacciones de los consumidores rara vez van más allá de un recibo de caja. Si un cliente solicita una factura con IVA, la mayoría de las empresas emiten una, ya que negarse puede crear problemas sin ningún beneficio legal real.

Algunas situaciones quedan fuera de la regla general:

• Entregas exentas: si no se cobra IVA, no hay obligación de emitir una factura con IVA. Muchas empresas continúan emitiendo una factura comercial para sus propios registros.

• Exportaciones de bienes fuera del Reino Unido: se siguen aplicando las reglas de facturación con IVA si el suministro lo realiza una empresa registrada a los efectos del IVA en el Reino Unido.

• Suministros a empresas no registradas a los efectos del IVA: por lo general, no existe la obligación legal de emitir una factura con IVA. Un recibo o una factura comercial sigue siendo una práctica estándar para fines contables.

¿Cuándo se debe emitir una factura con IVA?

HMRC exige que se envíe una factura con IVA en un plazo de 30 días a partir de la fecha de entrega de los bienes o la finalización del servicio. Por ejemplo, si completaste un servicio el 1 de julio para otra empresa registrada a los efectos del IVA, debes enviar una factura con IVA a más tardar el 31 de julio.

¿Puede una empresa negarse a proporcionar una factura con IVA?

Una empresa registrada a los efectos del IVA que vende a otra empresa registrada a los efectos del IVA no puede negarse a proporcionar una factura con IVA. Si el comprador solicita una factura con IVA por una entrega sujeta a impuestos, las normas de HMRC exigen que el vendedor proporcione una. Generalmente, HMRC no controla las disputas de facturas individuales a medida que ocurren, pero el hábito de retener las facturas con IVA puede salir a la luz durante una auditoría.

Con las ventas a compradores no registrados a los efectos del IVA (p. ej., ventas B2C), no existe una obligación legal de emitir una factura completa con IVA. Una empresa puede rechazar esa solicitud específica, aunque debería poder emitir algún tipo de recibo. Negarse a proporcionar un registro de la transacción en absoluto es una mala práctica desde el punto de vista de la protección al consumidor.

¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y una factura con IVA?

Una factura proforma parece una factura, pero es más bien una cortesía comercial o un documento de negociación. Se suele enviar antes de que se finalice una venta, a menudo para confirmar precios, condiciones o detalles del pedido con los que el cliente aún no se ha comprometido. No es una exigencia de pago vinculada a un suministro real, no desencadena una obligación de IVA y un comprador registrado a los efectos del IVA no puede usarla para reclamar el IVA soportado. Las proformas podrían incluir una línea que diga «esto no es una factura con IVA», precisamente para evitar que el equipo de cuentas de un comprador la procese por error como si lo fuera.

Una vez confirmada la venta y suministrados los bienes o servicios, la empresa debe hacer un seguimiento con una verdadera factura con IVA, emitida en un plazo de 30 días tras la finalización de la venta. Las herramientas como Stripe Invoicing pueden ser de ayuda, ya que mantienen las facturas proforma y las facturas con IVA finalizadas como tipos de documentos distintos, aplican la tasa de IVA correcta y te ayudan a hacer un seguimiento de la fecha del devengo para que sea más fácil supervisar el plazo de 30 días a través de un alto volumen de transacciones.

Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar, desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápidamente y a optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápidamente con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos con tecnología de IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

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