Plus de 2 millions de marchands sont assujettis à la TVA au Royaume-Uni. Une facture de TVA est un document juridique défini par l'administration fiscale britannique, le HMRC (His Majesty's Revenue and Customs). En cas d'erreur, qu'il s'agisse de détails manquants, de délais non respectés ou d'une demande ignorée, cela peut créer des problèmes pour les deux parties impliquées dans une transaction. Les entreprises britanniques immatriculées à la TVA doivent respecter des règles spécifiques concernant les informations que doivent inclure les factures de TVA, la date à laquelle elles doivent être émises et les personnes habilitées à les recevoir.

Nous verrons ci-dessous ce qui rend une facture de TVA valide au regard du droit britannique, dans quels cas les entreprises sont tenues de fournir une facture de TVA, et en quoi une facture de TVA diffère d'une facture pro forma.

L’essentiel à retenir

• Une facture de TVA doit contenir des informations spécifiques définies par le HMRC, notamment un numéro de facture unique, le numéro d'immatriculation à la TVA du vendeur et le taux de TVA appliqué.

• Les entreprises qui vendent à d'autres entreprises immatriculées à la TVA doivent émettre une facture de TVA sur demande, mais il n'y a pas d'obligation de ce type en cas de vente à des consommateurs, à moins qu'ils ne le demandent.

• Le HMRC exige une facture de TVA dans un délai d'un mois à compter de la date de création de la taxe.

Qu'est-ce qu'une facture avec TVA ?

En vertu de la réglementation VAT Regulations 1995, une facture de TVA est un document qui doit comporter un ensemble de détails spécifiques définis par le HMRC. Il s'agit du principal document permettant à un client assujetti à la TVA de récupérer la TVA qu'il a payée en tant que taxe en amont, ce que le HMRC vérifie lors d'un contrôle de la TVA.

Les factures de TVA doivent contenir :

• Numéro de facture unique : séquentiel, afin que le HMRC puisse repérer les omissions ou les doublons lors d'un audit

• Nom, adresse et numéro d'immatriculation à la TVA du commerçant : le numéro d'immatriculation à la TVA est le numéro à neuf chiffres attribué par le HMRC lors de l'immatriculation

• Date de la facture et heure de livraison : celles-ci peuvent différer

• Nom et adresse du client : pour les ventes B2B, cela permet d'identifier la personne habilitée à récupérer la TVA indiquée

• Description des biens ou des services : suffisamment précise pour identifier ce qui a été vendu

• Quantité et prix unitaire par élément : le nombre d'éléments vendus et le montant à payer hors TVA

• Taux de TVA sur chaque élément : taux standard (20 %), taux réduit (5 %), taux zéro (0 %) ou exonéré, puisqu'une même facture peut combiner plusieurs taux de TVA

• Montant total de la TVA et total brut (hors TVA) : montants distincts, non combinés

Il existe une facture de TVA simplifiée et modifiée pour les ventes de faible valeur, généralement un seuil de 250 £, TVA comprise. Les détails varient selon que vous êtes un commerçant.

Suis-je dans l'obligation de fournir une facture de TVA ?

L'obligation d'émettre une facture de TVA dépend de la personne qui effectue l'achat. Si vous êtes immatriculé à la TVA et que vous vendez à une autre entreprise immatriculée à la TVA, vous êtes généralement tenu d'en émettre une lorsqu'on vous le demande. Votre client peut en avoir besoin pour récupérer la TVA en amont. Le VAT Regulations 1995 le précise : une personne immatriculée qui « effectue une opération taxable au Royaume-Uni pour une personne imposable » doit fournir une facture de TVA, sauf si une exemption s'applique.

La vente au grand public fonctionne différemment. Il n'y a pas d'obligation légale de fournir une facture de TVA complète à un consommateur privé, sauf s'il le demande spécifiquement, et les transactions avec les consommateurs vont rarement au-delà d'un reçu de caisse. Si un client demande une facture de TVA, la plupart des entreprises en émettent une, car un refus peut créer des problèmes sans aucun avantage juridique réel.

Quelques situations dérogent à la règle générale :

• Opérations exemptées : si aucune TVA n'est facturée, il n'y a pas d'obligation de fournir une facture de TVA. De nombreuses entreprises éditent tout de même une facture commerciale pour leurs propres dossiers.

• Exportations de biens en dehors du Royaume-Uni : les règles de facturation de la TVA s'appliquent toujours si une entreprise britannique immatriculée à la TVA effectue la livraison.

• Ventes à des entreprises non immatriculées à la TVA : il n'y a généralement aucune obligation légale de fournir une facture de TVA. Un reçu ou une facture commerciale reste une pratique courante à des fins comptables.

Quand une facture de TVA doit-elle être émise ?

Le HMRC exige qu'une facture de TVA soit envoyée dans les 30 jours suivant la date de livraison des biens ou de réalisation du service. Par exemple, si vous avez réalisé un service le 1er juillet pour une autre entreprise immatriculée à la TVA, vous devez envoyer une facture de TVA avant le 31 juillet.

Une entreprise peut-elle refuser de fournir une facture de TVA ?

Une entreprise immatriculée à la TVA qui vend à une autre entreprise immatriculée à la TVA ne peut pas refuser de fournir une facture de TVA. Si le client demande une facture de TVA sur une opération taxable, les règles du HMRC obligent le vendeur à en fournir une. Le HMRC ne gère généralement pas les litiges individuels relatifs aux factures au fur et à mesure qu'ils surviennent, mais la rétention habituelle des factures de TVA peut ressortir lors d'un audit.

Dans le cas des ventes à des clients non immatriculés à la TVA (par exemple, des ventes B2C), il n'y a pas d'obligation légale d'émettre une facture de TVA complète. Une entreprise peut refuser une demande spécifique, mais doit tout de même pouvoir produire une forme de reçu. Refuser de fournir la moindre trace d'une transaction est une mauvaise pratique du point de vue de la protection des consommateurs.

Quelle est la différence entre une facture pro forma et une facture de TVA ?

Une facture pro forma ressemble à une facture, mais il s'agit davantage d'une courtoisie commerciale ou d'un document de négociation. Elle est généralement envoyée avant la finalisation d'une vente, souvent pour confirmer les tarifs, les conditions ou les détails d'une commande qu'un client n'a pas encore acceptée. Il ne s'agit pas d'une demande de paiement liée à une livraison effective, elle ne déclenche pas d'assujettissement à la TVA, et un client immatriculé à la TVA ne peut pas l'utiliser pour récupérer la TVA en amont. Les factures pro forma peuvent comporter une ligne indiquant « il ne s'agit pas d'une facture de TVA », précisément pour empêcher l'équipe comptable du client de la traiter comme telle par erreur.

Une fois la vente confirmée et les biens ou services fournis, l'entreprise doit envoyer une véritable facture de TVA, émise dans les 30 jours suivant la conclusion de la vente. Les outils tels que Stripe Invoicing peuvent vous aider en conservant les factures pro forma et les factures de TVA finalisées comme des types de documents distincts, en appliquant le taux de TVA approprié et en vous aidant à suivre la date de création de la taxe afin que la fenêtre de 30 jours soit plus facile à surveiller sur un grand volume de transactions.

Comment Stripe Invoicing peut aider

Stripe Invoicing simplifie les processus liés à vs créances clients, de la création de la facture au recouvrement du paiement. Que vous gériez un modèle de facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe vous aide à vous faire payer plus rapidement et à simplifier vos opérations. Avec Invoicing, vous pouvez :

• Automatiser la gestion des créances clients : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans avoir à écrire une seule ligne de code. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, ce qui vous aide à garder le contrôle de vos flux de trésorerie.

• Accélérer les flux de trésorerie : réduisez le délai d’encaissement des ventes (DSO) et recevez vos paiements plus rapidement grâce aux paiements mondiaux intégrés, aux rappels automatiques et aux outils de relance alimentés par l’IA qui vous aideront à maximiser vos revenus.

• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont faciles à consulter et à régler grâce à un portail client en libre-service.

• Réduire la charge de travail du back-office : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.

• Stripe Invoicing s’intègre à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources de l’entreprise (ERP) les plus répandus, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire les saisies manuelles de données.

En savoir plus sur la manière dont Stripe peut simplifier la gestion de vos comptes clients, ou commencer dès aujourd’hui.