Mais de 2 milhões de comerciantes têm obrigações de imposto sobre valor agregado (IVA) no Reino Unido. Uma fatura com IVA é um documento legal definido pela autoridade fiscal do Reino Unido, a His Majesty's Revenue and Customs (HMRC). Um erro, seja por falta de detalhes, prazos perdidos ou a solicitação em si, pode criar problemas para ambas as partes em uma transação. As empresas cadastradas para o IVA no Reino Unido devem seguir regras específicas sobre quais informações as faturas com IVA devem incluir, quando elas precisam ser emitidas e quem tem direito a recebê-las.

Abaixo, explicaremos o que torna uma fatura com IVA válida de acordo com a legislação do Reino Unido, quando as empresas têm a obrigação de fornecer uma fatura com IVA e como uma fatura com IVA difere de uma fatura proforma.

Principais conclusões

• Uma fatura com IVA deve conter detalhes específicos definidos pela HMRC, incluindo um número de fatura exclusivo, o número de cadastro de IVA do vendedor e a alíquota de IVA aplicada.

• As empresas que vendem para outras empresas cadastradas para o IVA precisam emitir uma fatura com IVA mediante solicitação, mas não há esse requisito ao vender para consumidores, a menos que eles solicitem.

• A HMRC exige uma fatura com IVA no prazo de um mês a partir do fato gerador do imposto.

O que é uma fatura de IVA?

De acordo com os Regulamentos de IVA de 1995, uma fatura com IVA é um documento que deve incluir um conjunto específico de detalhes definidos pela HMRC. Ela é o registro principal que permite que um comprador cadastrado para o IVA recupere o IVA pago como imposto de entrada, o que a HMRC verifica durante uma inspeção de IVA.

As faturas com IVA precisam conter:

• Número de fatura exclusivo: sequencial, para que a HMRC possa identificar lacunas ou duplicatas durante uma auditoria.

• Nome, endereço e número de cadastro de IVA do vendedor: o número de cadastro de IVA é o número de nove dígitos atribuído pela HMRC no cadastro.

• Data da fatura e data de fornecimento: elas podem ser diferentes.

• Nome e endereço do cliente: em vendas B2B, isso identifica quem tem direito de recuperar o IVA indicado.

• Descrição dos bens ou serviços: suficientemente específica para identificar o que foi vendido.

• Quantidade e preço unitário por item: o número vendido e o valor a pagar, excluindo o IVA.

• Alíquota de IVA em cada item: alíquota padrão (20%), alíquota reduzida (5%), alíquota zero (0%) ou isenta, já que uma fatura pode combinar alíquotas de IVA.

• Valor total de IVA e total bruto (excluindo IVA): valores separados, não combinados em um só.

Existe uma fatura com IVA simplificada e modificada para vendas de menor valor, normalmente no limite de £ 250, incluindo IVA. As especificações variam dependendo se você é um varejista.

Sou obrigado a fornecer uma fatura com IVA?

A necessidade de emitir uma fatura com IVA depende de quem está fazendo a compra. Se você tem cadastro de IVA e vende para outra empresa cadastrada para o IVA, geralmente é obrigado a emitir uma fatura quando solicitado. O cliente pode precisar dela para recuperar o IVA de entrada. Os Regulamentos de IVA de 1995 esclarecem isso diretamente: uma pessoa registrada que "faz um fornecimento tributável no Reino Unido a um sujeito passivo" deve fornecer uma fatura com IVA, a menos que haja uma isenção.

A venda ao público em geral funciona de maneira diferente. Não há exigência legal de fornecer a um consumidor final uma fatura com IVA completa, a menos que ele solicite especificamente, e as transações de consumidores raramente vão além de um recibo de caixa. Se o cliente solicitar uma fatura com IVA, a maioria das empresas a emitirá, já que a recusa pode criar problemas sem qualquer benefício legal real.

Algumas situações não se enquadram na regra geral:

• Fornecimentos isentos: se não for cobrado nenhum IVA, não há obrigação de emitir fatura com IVA. Muitas empresas ainda produzem uma fatura comercial para seus próprios registros.

• Exportação de bens para fora do Reino Unido: as regras de faturamento de IVA ainda se aplicam se uma empresa com cadastro de IVA no Reino Unido fizer o fornecimento.

• Fornecimentos a empresas sem cadastro de IVA: em geral, não há obrigação legal de emitir uma fatura com IVA. Um recibo ou fatura comercial ainda é a prática padrão para fins de contabilidade.

Quando uma fatura com IVA deve ser emitida?

A HMRC exige que a fatura com IVA seja enviada em até 30 dias da data em que os produtos são entregues ou o serviço é concluído. Por exemplo, se você concluiu um serviço em 1º de julho para outra empresa cadastrada para o IVA, precisará enviar uma fatura com IVA até 31 de julho.

Uma empresa pode se recusar a fornecer uma fatura com IVA?

Uma empresa cadastrada para o IVA que vende para outra empresa cadastrada para o IVA não pode se recusar a fornecer uma fatura com IVA. Se o comprador solicitar uma fatura com IVA para um fornecimento tributável, as regras da HMRC exigem que o vendedor a forneça. A HMRC normalmente não fiscaliza disputas individuais de faturas à medida que ocorrem, mas o hábito de reter faturas com IVA pode vir à tona durante uma auditoria.

Em vendas para compradores não cadastrados para o IVA (por exemplo, vendas B2C), não há obrigação legal de emitir uma fatura com IVA completa. A empresa pode recusar essa solicitação específica, embora ainda deva conseguir produzir algum tipo de recibo. Recusar-se a fornecer qualquer registro da transação é uma má prática do ponto de vista da proteção ao consumidor.

Qual é a diferença entre uma fatura proforma e uma fatura com IVA?

Uma fatura proforma se parece com uma fatura, mas é mais uma cortesia comercial ou um documento de negociação. Normalmente, ela é enviada antes da finalização de uma venda, muitas vezes para confirmar preços, termos ou detalhes de um pedido com o qual o cliente ainda não se comprometeu. Ela não é uma exigência de pagamento vinculada a um fornecimento real, não aciona uma responsabilidade de IVA e um comprador cadastrado para o IVA não pode usá-la para recuperar o IVA de entrada. As faturas proforma podem conter uma linha informando "esta não é uma fatura com IVA", justamente para impedir que a equipe contábil do comprador a processe erroneamente como tal.

Depois que a venda é confirmada e os bens ou serviços são fornecidos, a empresa precisa enviar uma fatura com IVA original, emitida em até 30 dias após a conclusão da venda. Ferramentas como o Stripe Invoicing podem ajudar, mantendo as faturas proforma e as faturas com IVA finalizadas como tipos de documentos distintos, aplicando a alíquota de IVA correta e ajudando a rastrear a data do fato gerador do imposto, para que a janela de 30 dias seja mais fácil de monitorar em um alto volume de transações.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

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