Más de dos millones de comerciantes tienen obligaciones relacionadas con el impuesto sobre el valor añadido (IVA) en el Reino Unido. Una factura con IVA es un documento legal definido por la autoridad fiscal del Reino Unido, His Majesty's Revenue and Customs (HMRC). Cometer errores, ya sea por omitir detalles, plazos o la solicitud en sí, puede crear problemas para ambas partes de una transacción. Las empresas del Reino Unido registradas a efectos del IVA deben cumplir normas específicas sobre qué información deben incluir las facturas con IVA, cuándo deben emitirse y quién tiene derecho a recibirlas.

A continuación, explicaremos qué hace que una factura con IVA sea válida en virtud de la legislación del Reino Unido, cuándo tienen las empresas la obligación de emitirla y en qué se diferencia de una factura proforma.

De un vistazo

• Una factura con IVA debe incluir información específica establecida por el HMRC, como un número de factura único, el NIF del vendedor y el tipo de IVA aplicado.

• Las empresas que venden a otras empresas registradas a efectos del IVA tienen que emitir una factura si se les solicita, pero no existe tal requisito si venden a consumidores, a menos que estos lo pidan.

• El HMRC exige que se emita una factura con IVA en el plazo de un mes desde el devengo del impuesto.

¿Qué es una factura con IVA?

Según la normativa del IVA de 1995 (VAT Regulations 1995), una factura con IVA es un documento legal que debe incluir un conjunto específico de detalles definidos por el HMRC. Es el registro principal que permite a un comprador registrado a efectos del IVA recuperar el IVA que ha pagado como impuesto soportado, que el HMRC comprueba durante una inspección del IVA.

Las facturas con IVA deben contener lo siguiente:

• Número de factura único: secuencial, para que el HMRC pueda detectar lagunas o duplicados durante una auditoría.

• Nombre, dirección y número de identificación fiscal (NIF) del vendedor: el NIF a efectos del IVA es el número de nueve dígitos que asignó el HMRC en el momento del registro.

• Fecha de la factura y fecha de la entrega: pueden ser diferentes.

• Nombre y dirección del cliente: en el caso de las ventas B2B, identifica quién tiene derecho a recuperar el IVA que se muestra.

• Descripción de los bienes o servicios: lo suficientemente específica como para identificar lo que se ha vendido.

• Cantidad y precio unitario por artículo: la cantidad vendida y el importe a pagar sin IVA.

• Tipo de IVA de cada artículo: tipo general (20 %), tipo reducido (5 %), tipo cero (0 %) o exento, ya que una factura puede combinar diferentes tipos de IVA.

• Importe total del IVA e importe total bruto (sin IVA): cifras separadas, no combinadas en una sola.

Existe una factura simplificada y modificada con IVA para las ventas de menor valor, normalmente de un umbral de 250 £, IVA incluido. Los detalles varían en función de si eres minorista o no.

¿Tengo que emitir una factura con IVA?

La necesidad de emitir una factura con IVA depende de quién realice la compra. Si estás registrado a efectos del IVA y vendes a otra empresa también registrada a efectos del IVA, por lo general se te exige que emitas una factura cuando te lo soliciten. Puede que tu cliente la necesite para recuperar el IVA soportado. La normativa del IVA de 1995 lo indica directamente: una persona registrada que «realice una entrega sujeta a impuestos en el Reino Unido a un sujeto pasivo» debe proporcionar una factura con IVA, a menos que se aplique una exención.

Vender al público en general funciona de forma diferente. No existe ningún requisito legal de proporcionar a un consumidor particular una factura completa con IVA a menos que la solicite específicamente, y las transacciones de los consumidores rara vez van más allá del recibo de caja. Si un cliente solicita una factura con IVA, la mayoría de las empresas emitirán una, ya que negarse puede crear problemas sin ningún beneficio legal real.

Hay algunas situaciones que quedan fuera de la regla general:

• Entregas exentas: si no se cobra IVA, no hay obligación de emitir una factura. Muchas empresas siguen elaborando una factura comercial para sus propios registros.

• Exportaciones de bienes fuera del Reino Unido: se siguen aplicando las normas de facturación del IVA si la entrega la realiza una empresa del Reino Unido registrada a efectos del IVA.

• Entregas a empresas no registradas a efectos del IVA: por lo general, no existe la obligación legal de emitir una factura con IVA. Un recibo o una factura comercial sigue siendo una práctica habitual a efectos de contabilidad.

¿Cuándo debe emitirse una factura con IVA?

El HMRC exige que se emita una factura con IVA en un plazo de 30 días a partir de la fecha de entrega de los bienes o de finalización del servicio. Por ejemplo, si finalizaste un servicio el 1 de julio para otra empresa registrada a efectos del IVA, deberás enviar una factura con IVA antes del 31 de julio.

¿Puede una empresa negarse a emitir una factura con IVA?

Una empresa registrada a efectos del IVA que vende a otra empresa también registrada a efectos del IVA no puede negarse a emitir una factura. Si el comprador solicita una factura con IVA por una entrega sujeta a impuestos, la normativa del HMRC (Hacienda del Reino Unido) exige que el vendedor la emita. El HMRC no suele supervisar las disputas individuales sobre facturas en el momento en que se producen, pero la práctica habitual de retener facturas con IVA puede salir a la luz durante una auditoría.

En el caso de las ventas a compradores no registrados a efectos del IVA (por ejemplo, las ventas B2C), no existe la obligación legal de emitir una factura completa con IVA. Una empresa puede rechazar esa solicitud concreta, aunque debe poder presentar algún tipo de recibo. Negarse a facilitar cualquier tipo de comprobante de la transacción es una mala práctica desde el punto de vista de la protección del consumidor.

¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y una factura con IVA?

Una factura proforma parece una factura, pero es más bien un documento de cortesía comercial o de negociación. Suele enviarse antes de que se formalice una venta, a menudo para confirmar los precios, las condiciones o los detalles de un pedido con el que el cliente aún no se ha comprometido. No es una exigencia de pago vinculada a una entrega real, no desencadena una obligación en relación con el IVA y un comprador registrado a efectos del IVA no puede usarla para recuperar el IVA soportado. Las facturas proforma pueden incluir una línea en la que se indique «esto no es una factura con IVA», precisamente para evitar que el equipo de contabilidad del comprador la procese por error como tal.

Una vez confirmada la venta y entregados los bienes o servicios, la empresa debe enviar una factura original con IVA, emitida en los 30 días siguientes a la finalización de la venta. Las herramientas como Stripe Invoicing pueden ser útiles, ya que mantienen las facturas proforma y las facturas con IVA finalizadas como tipos de documentos distintos, aplican el tipo de IVA correcto y te ayudan a realizar un seguimiento de la fecha de devengo, de modo que resulta más fácil supervisar el plazo de 30 días en un volumen elevado de transacciones.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar (AR, por las siglas en inglés de «accounts receivable»), desde la creación de facturas hasta el cobro de pagos. Tanto si gestionas facturación puntual como recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y a optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales fácilmente, sin necesidad de programación. Stripe rastrea automáticamente el estado de las facturas, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos para ayudarte mantener tu flujo de caja bajo control.

• Acelera el flujo de efectivo: reduce el plazo medio de cobro (DSO, por las siglas en inglés de «días de ventas pendientes de cobro») y recibe pagos más rápido con pagos globales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación del pago impulsadas por IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejorar la experiencia del cliente: ofrece un proceso de pagos moderno con soporte para más de 25 idiomas, 135 divisas y 100 métodos de pago. Los clientes pueden acceder y pagar sus facturas fácilmente desde un portal de clientes.

• Reduce la carga de trabajo administrativo: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado al cobro a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de factura alojada por Stripe.

• Integrarlo con tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) populares, así te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir la entrada manual de datos.

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