Meer dan 2 miljoen handelaren hebben belasting toegevoegde waarde (btw)-verplichtingen in het Verenigd Koninkrijk. Een btw-factuur is een juridisch document dat is gedefinieerd door de Britse belastingdienst, His Majesty's Revenue and Customs (HMRC). Fouten maken, of dit nu komt door ontbrekende details, deadlines of door het verzoek in zijn geheel, kan problemen veroorzaken voor beide partijen bij een transactie. Britse btw-geregistreerde ondernemingen moeten specifieke regels volgen over welke informatie btw-facturen moeten bevatten, wanneer ze moeten worden verstrekt en wie er recht heeft er een te ontvangen.

Hieronder bespreken we wat een btw-factuur geldig maakt volgens de Britse wetgeving, wanneer ondernemingen een btw-factuur moeten verstrekken en hoe een btw-factuur verschilt van een pro-formafactuur.

Kernpunten

• Een btw-factuur moet specifieke, door HMRC vastgestelde details bevatten, waaronder een uniek factuurnummer, het btw-registratienummer van de verkoper en het toegepaste btw-tarief.

• Ondernemingen die verkopen aan andere btw-geregistreerde ondernemingen moeten op aanvraag een btw-factuur verstrekken, maar deze verplichting geldt niet voor verkopen aan consumenten, tenzij zij erom vragen.

• HMRC vereist een btw-factuur binnen een maand na het belastingpunt.

Wat is een btw-factuur?

Volgens de VAT Regulations 1995 is een btw-factuur een document dat een specifieke set details moet bevatten die door HMRC is gedefinieerd. Het is de primaire registratie waarmee een koper die voor btw is geregistreerd, de betaalde btw kan terugvorderen als voorbelasting, wat HMRC controleert tijdens een btw-inspectie.

Btw-facturen moeten het volgende bevatten:

• Uniek factuurnummer: sequentieel, zodat HMRC hiaten of duplicaten kan ontdekken tijdens een controle

• Naam, adres en btw-registratienummer van de verkoper: het btw-registratienummer is het negen-cijferige nummer dat HMRC bij de registratie heeft toegewezen

• Factuurdatum en tijdstip van levering: deze kunnen verschillen

• Naam en adres van de klant: voor business-to-business-verkopen (b2b) wordt hiermee geïdentificeerd wie het recht heeft de vermelde btw terug te vorderen

• Beschrijving van goederen of diensten: specifiek genoeg om te identificeren wat er is verkocht

• Hoeveelheid en eenheidsprijs per item: het verkochte aantal en het te betalen bedrag exclusief btw

• Btw-tarief op elk item: standaardtarief (20%), verlaagd tarief (5%), nultarief (0%) of vrijgesteld, aangezien één factuur verschillende btw-tarieven kan bevatten

• Totaal btw-bedrag en brutototaal (exclusief btw): afzonderlijke cijfers, niet samengevoegd tot één

Er bestaat een vereenvoudigde en gewijzigde btw-factuur voor verkopen met een lagere waarde, doorgaans met een drempel van £ 250, inclusief btw. De specifieke gegevens variëren afhankelijk van of je een winkelier bent.

Ben ik verplicht een btw-factuur te verstrekken?

Of je een btw-factuur moet uitschrijven, hangt af van wie de aankoop doet. Als je voor btw bent geregistreerd en verkoopt aan een andere onderneming die voor btw is geregistreerd, ben je over het algemeen verplicht er een uit te schrijven wanneer hierom wordt gevraagd. Je klant kan deze nodig hebben om de voorbelasting terug te vorderen. De VAT Regulations 1995 verwoorden dit expliciet: een geregistreerde persoon die "een belastbare levering doet in het Verenigd Koninkrijk aan een belastingplichtige", moet een btw-factuur verstrekken, tenzij er een vrijstelling van toepassing is.

Verkopen aan het grote publiek werkt anders. Er is geen wettelijke vereiste om een particuliere consument een volledige btw-factuur te verstrekken, tenzij deze hier specifiek om vraagt. Daarbij gaan consumententransacties zelden verder dan een kassabon. Als een klant toch om een btw-factuur vraagt, zullen de meeste ondernemingen er een uitschrijven, omdat weigeren gedoe kan opleveren zonder enig juridisch voordeel.

Een paar situaties vallen buiten de algemene regel:

• Vrijgestelde leveringen: Als er geen btw in rekening wordt gebracht, is er geen verplichting voor een btw-factuur. Veel ondernemingen genereren voor hun eigen administratie wel een handelsfactuur.

• Export van goederen naar buiten het VK: De regels voor btw-facturering blijven van toepassing als een in het VK voor de btw geregistreerde onderneming de levering doet.

• Leveringen aan niet voor btw geregistreerde ondernemingen: Er is over het algemeen geen wettelijke verplichting voor een btw-factuur. Een ontvangstbewijs of handelsfactuur is in de praktijk nog steeds standaard voor boekhoudkundige doeleinden.

Wanneer moet een btw-factuur worden uitgeschreven?

HMRC vereist dat een btw-factuur wordt verzonden binnen 30 dagen na de datum waarop de goederen zijn geleverd of de dienst is voltooid. Als je bijvoorbeeld op 1 juli een dienst hebt voltooid voor een andere voor btw geregistreerde onderneming, moet je uiterlijk 31 juli een btw-factuur sturen.

Kan een onderneming weigeren een btw-factuur te verstrekken?

Een voor btw geregistreerde onderneming die aan een andere voor btw geregistreerde onderneming verkoopt, mag niet weigeren een btw-factuur te verstrekken. Als de koper een btw-factuur vraagt voor een belastbare levering, vereisen de regels van HMRC dat de verkoper er een verstrekt. HMRC controleert over het algemeen geen individuele geschillen over facturen, maar als regelmatig wordt geweigerd btw-facturen te verstrekken, kan dit tijdens een audit aan het licht komen.

Bij verkopen aan niet voor btw geregistreerde kopers (bijv. B2C-verkopen) is er geen wettelijke verplichting om een volledige btw-factuur uit te schrijven. Een onderneming kan een dergelijk verzoek weigeren, hoewel de onderneming nog steeds in staat zou moeten zijn om een soort ontvangstbewijs te genereren. Vanuit het oogpunt van consumentenbescherming is het slechte praktijk om te weigeren een transactiebewijs te verstrekken.

Wat is het verschil tussen een pro-formafactuur en een btw-factuur?

Een pro-formafactuur lijkt op een factuur, maar is meer een commerciële service of een document om over te onderhandelen. Hij wordt meestal gestuurd voordat een verkoop is afgerond, vaak om de prijzen, voorwaarden of de details van de bestelling te bevestigen waarmee de klant nog niet akkoord is gegaan. Het is geen verzoek om betaling gekoppeld aan een daadwerkelijke levering, hij roept geen btw-plicht in het leven en een voor de btw geregistreerde koper kan hem niet gebruiken om voorbelasting terug te vorderen. Op een pro-formafactuur staat soms de regel 'dit is geen btw-factuur', precies om te voorkomen dat de boekhouding van een koper deze per ongeluk toch zo verwerkt.

Zodra de verkoop is bevestigd en de goederen of diensten zijn geleverd, moet de onderneming alsnog een echte btw-factuur sturen, binnen 30 dagen na het afronden van de verkoop. Tools zoals Stripe Invoicing kunnen helpen door pro-formafacturen en definitieve btw-facturen als aparte soorten documenten te bewaren, het juiste btw-tarief toe te passen en je te helpen bij het bijhouden van de datum waarop de belasting wordt geheven, zodat je de periode van 30 dagen makkelijker kunt bewaken voor een groot aantal transacties.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

[Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.