Più di 2 milioni di commercianti hanno obblighi in materia di imposta sul valore aggiunto (IVA) nel Regno Unito. Una fattura con IVA è un documento legale definito dall'autorità fiscale del Regno Unito, His Majesty's Revenue and Customs (HMRC). Sbagliare, omettendo dettagli, scadenze o l'intera richiesta, può creare problemi per entrambe le parti in una transazione. Le attività del Regno Unito con partita IVA devono seguire regole specifiche in merito alle informazioni che le fatture con IVA devono includere, a quando devono essere emesse e a chi ha il diritto di riceverne una.

Di seguito, illustreremo cosa rende valida una fattura con IVA ai sensi della legge del Regno Unito, quando le attività hanno l'obbligo di fornire una fattura con IVA e in che modo una fattura con IVA differisce da una fattura proforma.

In sintesi

• Una fattura con IVA deve contenere dettagli specifici stabiliti dall'HMRC, tra cui un numero di fattura univoco, il numero di partita IVA del venditore e l'aliquota IVA applicata.

• Le attività che vendono ad altre attività con partita IVA devono emettere una fattura con IVA su richiesta, ma non c'è alcun requisito del genere quando si vende ai consumatori, a meno che non lo chiedano.

• L'HMRC richiede una fattura con IVA entro un mese dalla data di esigibilità dell'imposta.

Che cos'è una fattura con IVA?

Ai sensi dei VAT Regulations 1995, una fattura con IVA è un documento che deve includere una serie specifica di dettagli definiti dall'HMRC. È la registrazione principale che consente a un acquirente con partita IVA di recuperare l'IVA pagata come imposta a credito, che l'HMRC verifica durante un'ispezione IVA.

Le fatture con IVA devono contenere:

• Numero di fattura univoco: sequenziale, in modo che l'HMRC possa individuare lacune o duplicati durante un audit.

• Nome, indirizzo e numero di partita IVA del venditore: il numero di partita IVA è il numero di nove cifre assegnato dall'HMRC al momento della registrazione.

• Data della fattura e ora della fornitura: queste possono differire.

• Nome e indirizzo del cliente: per le vendite business-to-business (B2B), identifica chi ha il diritto di recuperare l'IVA indicata.

• Descrizione dei beni o dei servizi: sufficientemente specifica da identificare ciò che è stato venduto.

• Quantità e prezzo unitario per voce: il numero di voci vendute e l'importo da pagare IVA esclusa.

• Aliquota IVA su ogni voce: aliquota standard (20%), aliquota ridotta (5%), aliquota zero (0%) o esente, poiché una fattura può combinare aliquote IVA.

• Importo totale IVA e totale lordo (IVA esclusa): cifre separate, non combinate in una sola.

Esiste una fattura con IVA semplificata e modificata per le vendite di valore inferiore, in genere entro una soglia di 250 £, IVA inclusa. I dettagli specifici variano a seconda che tu sia un venditore al dettaglio.

Devo fornire una fattura con IVA?

La necessità di emettere una fattura con IVA dipende da chi effettua l'acquisto. Se hai la partita IVA e vendi a un'altra attività con partita IVA, in genere sei tenuto a emetterne una quando ti viene richiesta. Il tuo cliente potrebbe averne bisogno per recuperare l'IVA a credito. I VAT Regulations 1995 lo spiegano in modo diretto: un soggetto registrato che "effettua una fornitura imponibile nel Regno Unito a un soggetto passivo" deve fornire una fattura con IVA, a meno che non si applichi un'esenzione.

Vendere al pubblico funziona diversamente. Non vi è alcun obbligo di legge di fornire a un consumatore privato una fattura completa con IVA, a meno che non lo richieda specificamente, e le transazioni con i consumatori raramente vanno oltre uno scontrino di cassa. Se un cliente richiede una fattura con IVA, la maggior parte delle attività ne emetterà una, poiché il rifiuto può creare fastidi senza alcun reale vantaggio legale.

Alcune situazioni non rientrano nella regola generale:

• Forniture esenti: se non viene addebitata alcuna IVA, non vi è alcun obbligo di fattura con IVA. Molte attività producono comunque una fattura commerciale per i propri registri.

• Esportazioni di beni al di fuori del Regno Unito: le regole di fatturazione IVA si applicano comunque se la fornitura viene effettuata da un'attività del Regno Unito con partita IVA.

• Forniture ad attività senza partita IVA: in genere non vi è alcun obbligo legale per una fattura con IVA. Una ricevuta o una fattura commerciale sono ancora una pratica standard per scopi di contabilità.

Quando deve essere emessa una fattura con IVA?

L'HMRC richiede l'emissione di una fattura con IVA entro 30 giorni dalla data di consegna dei beni o dal completamento del servizio. Ad esempio, se hai completato un servizio il giorno 1 luglio per un'altra attività con partita IVA, devi inviare una fattura con IVA entro il giorno 31 luglio.

Un'attività può rifiutarsi di fornire una fattura con IVA?

Un'attività con partita IVA che vende a un'altra attività con partita IVA non può rifiutarsi di fornire una fattura con IVA. Se l'acquirente richiede una fattura con IVA su una fornitura imponibile, le regole dell'HMRC impongono al venditore di fornirne una. In genere l'HMRC non controlla le singole controversie relative alle fatture man mano che si verificano, ma l'abitudine di non emettere fatture con IVA può emergere durante un audit.

Con le vendite ad acquirenti senza partita IVA (ad esempio, vendite B2C), non vi è alcun obbligo di legge di emettere una fattura completa con IVA. Un'attività può rifiutare tale richiesta specifica, sebbene debba comunque essere in grado di produrre una qualche forma di ricevuta. Rifiutarsi di fornire qualsiasi registrazione della transazione è una pratica sconsigliata dal punto di vista della protezione dei consumatori.

Qual è la differenza tra una fattura proforma e una fattura con IVA?

Una fattura proforma ha l'aspetto di una fattura, ma è più una cortesia commerciale o un documento di negoziazione. In genere viene inviata prima che una vendita venga finalizzata, spesso per confermare i prezzi, i termini o i dettagli di un ordine per il quale un cliente non si è ancora impegnato. Non è una richiesta di pagamento legata a una fornitura effettiva, non fa scattare una responsabilità IVA e un acquirente con partita IVA non può usarla per recuperare l'IVA a credito. Le fatture proforma potrebbero contenere una riga in cui si afferma "questa non è una fattura con IVA", proprio per evitare che il team contabile di un acquirente la elabori per errore come tale.

Una volta confermata la vendita e forniti i beni o i servizi, l'attività deve far seguire una fattura con IVA autentica, emessa entro 30 giorni dal completamento della vendita. Strumenti come Stripe Invoicing possono essere d'aiuto mantenendo proforma e fatture con IVA finalizzate come tipi di documenti distinti, applicando l'aliquota IVA corretta e aiutandoti a monitorare la data in cui sorge il debito d'imposta in modo che la finestra di 30 giorni sia più facile da monitorare su un volume elevato di transazioni.

In che modo Stripe Invoicing può esserti d'aiuto

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione del credito, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire sia addebiti singoli sia addebiti ricorrenti, per ricevere pagamenti più rapidamente e semplificare le operazioni. Con Stripe Invoicing puoi:

• Automatizzare la gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.

• Accelerazione del flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.

• Migliora l'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.

• Riduci il carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina dei pagamenti delle fatture in hosting su Stripe.

• Integrazione dei sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.

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